شرکت‌هایی در اجرای پروژه‌های خود موفق هستند که همگام با افزایش سرمایه‌گذاری برای توسعه IT، برای تربیت مدیران پروژهٔ حرفه‌ای و مسئولیت پذیر نیز اقدام کنند. سازمان‌ها باید بدانند سرمایه‌گذاری در این زمینه می‌تواند کلید پیروزی در رقابت و تفاوت آن‌ها با سایرین باشد.
مدیریت پروژه چه مربوط به پروژه‌های IT باشد یا نه، کار دشواری است و نیازمند برنامه‌ریزی، سازماندهی و اجرای دقیق. اما این روند در پروژه‌های IT دشوار‌تر نیز هست زیرا دنیای فناوری اطلاعات دائما درحال تغییر است و به تناسب آن اهدافی که برای پروژه‌های آن تعریف می‌شود نیز به سرعت تغییر می‌کند و مدیران پروژه در این حوزه دائما با شرایط جدید روبه‌رو هستند از طرفی چون با عناصر محسوس سروکار ندارند و سرمایه‌گذاران و تیم اجرایی آن می‌توانند از سراسر جهان باشند اجرای کارآمد و احاطهٔ کامل بر جزئیات پروژه دشوار‌تر است.
مراحل مدیریت پروژه‌های IT
۱. آغاز به کار: در این مرحله هدف از پروژه مشخص می‌شود و نظارت بر اینکه آیا امکانات لازم برای رسیدن به آن اهداف در دسترس هست یا نه. آشنایی با محیط کسب‌و‌کار و شناسایی نقص‌ها و کمبود‌ها در نیز در این مرحله انجام می‌گیرد.
۲. طرح‌ریزی: پس از مشخص شدن هدف، برنامه‌ریزی باعث می‌شود جزئیات لازم برای عملی شدن پروژه به گونه‌ای موثر در کنار هم قرار گیرند. نکتهٔ قابل تامل این است که برنامه‌ریزی دقیق ممکن است بخش قابل توجهی از زمان کل پروژه را به خود اختصاص دهد اما لازم است این کار انجام گیرد چون برنامهٔ ضعیف روند پروژه را بیشتر به تعویق می‌اندازد. در این فاز از مدیریت پروژه تمام عناصر شامل بودجه، منابع، جدول زمان-بندی، ریسک‌های احتمالی و فعالیت‌هایی که افراد ملزم به انجام آن هستند مشخص می‌شود.
۳.اجرا: در این مرحله برنامه‌ای که در بخش قبل تدوین شده به اجرا درمی‌آید. موفقیت در این مرحله به میزان توانایی در مدیریت منابع انسانی و برقراری روابط موثر با کارکنان وابسته است.
۴. کنترل و نظارت: یک پروژه هرچقدر خوب برنامه‌ریزی شده باشد بازهم در روند اجرا با نقص‌هایی روبه‌رو می‌شود. به همین دلیل است که نظارت کامل بر روند اجرای پروژه برای یافتن سریع مشکلات حتی اگر اطمینان داشته باشیم همه چیز طبق برنامه پیش می‌رود ضروری است زیرا شناسایی سریع مشکلات منجر به حل سریع آن‌ها می‌شود. از طرفی در این مرحله باید همهٔ جزئیات اجرا به لحاظ زمانی و بودجه به طور مرتب مورد بررسی قرار گیرد.
۵. پایان: پایان یک پروژه باید به لحاظ رسمی و قراردادی مطرح و مورد پذیرش طرف‌ها قرار گیرد.
باید توجه داشت که هر پروژه‌ای با محدودیت منابع مالی، زمان تحویل و اهداف روبه‌رو است و مهم‌ترین وظیفهٔ مدیرپروژه نیز این است در این سه حوزه به‌گونه‌ای موثر تعادل ایجاد کند.
بهترین مدیران پروژه کسانی هستند که همیشه کارهای خود را به موقع، در محدودهٔ بودجه تعیین شده و با کیفیتی فرا‌تر از انتظارات سرمایه‌گذاران تحویل می‌دهند. این مدیران پروژه دریافته‌اند که داشتن مهارت‌های رهبری و توانایی در برقراری ارتباطات موثر برای آنان حتی از برخورداری از ابزارهای پیشرفتهٔ پیگیری پروژه نیز مهم‌تر است. باتجربهترین مدیران پروژه فهمیده‌اند که اگر نتوانند جنبه‌های انسانی را در به اجرا در آوردن پروژه‌ها تقویت کنند، دیگر اهمیتی ندارد که چقدر در متدولوژی و ابزارهایی که به کار می‌گیرند خبره باشند، اگر نتوانند نیازهای مصرف‌کنندگان و سرمایه‌گذاران یا سهامداران را به‌درستی مدیریت کنند ممکن است پروژه را به سرانجام برسانند اما احتمالا خواسته‌های آنان به‌طور مطلوب برآورده نشده و این موجب نارضایتی آنان می‌شود.
چه مهارت‌هایی لازم است که به یک مدیر پروژهٔ درجه یک تبدیل شوید؟
شرکت Intellilink از شرکت‌های موفق در مشاوره و آموزش به مدیران است که با بررسی مهم‌ترین ویژگی‌های مدیران پروژهٔ موفق در داخل شرکت خود و در میان مشتریانش به شش ویژگی مشترک در میان بر‌ترین مدیران پروژه دست یافته است.
آن‌ها دریافتند مدیران پروژه موفق:
۱. دارای بصیرتی خاص در آینده‌نگری هستند.مدیران پروژهٔ ماهر می‌توانند مشکلاتی را که تحویل به‌موقع پروژه، بودجه و رضایت کاربران را به خطر می‌اندازد پیش‌بینی و برطرف کنند.
توانایی مدیر پروژه در اینکه کارهای تیمش را به نسبت اهمیت آن‌ها اولویت‌بندی کند از حیاتی‌ترین ویژگی‌های یک مدیرپروژهٔ موفق است.
۲. منظم هستند و فکری سازمان‌یافته دارند. این یکی از ویژگی‌های بارز یک مدیرپروژهٔ موفق است و باعث می‌شود بر تمام جزئیات تصویری که از کل روند پروژه دارد تمرکز کند و نیز بتواند به اولویت‌بندی در انجام مسئولیت‌هایش بپردازد. در هر پروژه کارهای بسیار زیادی هست که باید انجام شود و نمی‌توان توقع داشت که یک تیم تمام آن‌ها را به بهترین نحو انجام دهد و همه چیز را تحت کنترل خود داشته باشد. بنابراین توانایی مدیر پروژه در اینکه کارهای تیمش را به نسبت اهمیت آن‌ها اولویت‌بندی کند از حیاتی‌ترین ویژگی‌های یک مدیرپروژهٔ موفق است.
۳. می‌دانند چگونه رهبری کنند. مدیر پروژه باید توانایی تعامل و تاثیرگذاری مناسب بر اعضای تیم و سرمایه‌گذاران پروژه را داشته باشد. تا زمانی که بسیاری از اعضای تیم به ارائهٔ گزارش عملکرد نمی‌پردازند، مدیرپروژه باید بتواند راه‌هایی برای ایجاد انگیزه در کارکنانی که به صورت مستقیم یا غیرمستقیم در موفقیت پروژه نقش دارند بیابد. همچنین در زمان‌هایی که نیاز به تجدیدنظر در بودجه وجدول زمان‌بندی تحویل پروژه است، مدیر پروژه باید بتواند در این باره اطمینان کافی را در میان حامیان مالی و کارکنان خود ایجاد کند.
۴. به‌خوبی ارتباط برقرار می‌کنند. مدیران پروژه موفق به‌گونه‌ای موثر از ایمیل، جلسات و گزارش وضعیت کارکنان خود برای اینکه دیگران را در جریان ایده‌های خود قرار دهند، تصمیمات لازم را بگیرند و مشکلات را برطرف کنند استفاده می-کنند. آن‌ها همچنین می‌دانند که باید با هر گروه از کارکنان خود دربارهٔ ابعادی از پروژه که برایشان بیشترین اهمیت را دارد صحبت کنند.
۵. واقع‌بین هستند. گاهی مدیران پروژه خیلی تحلیلی عمل می‌کنند یعنی قبل از هر اقدامی به تحلیل کامل اوضاع می-پردازند و این باعث کند شدن روند اجرای پروژه می‌شود. یک مدیر پروژهٔ خوب باید بتواند با امکانات موجود هرچند کامل نباشد، بیشترین کارایی را از تیم خود دریافت کند.
۶. حس همدردی دارند. موفقیت مدیر پروژه به اعضای تیم او وابسته است پس تا نداند چه چیزهایی در کارکنان ایجاد انگیزه می‌کند نمی‌تواند به نحوی مطلوب بر آنان تاثیر بگذارد. مدیران باید نگرانی‌هایی را که افراد تیم در روند انجام پروژه دارند شناسایی و آن‌ها را برطرف سازند.
منبع: CIO