افزایش رقابت و تحولات بازار و محیط کسبوکار، روش‌های تامین اقلام و ارتباط میان خریداران و تامینکنندگان را تغییر داده است. این تغییرات باعث شده تا مدیریت ارتباط با تامین کنندگان (SRM) برای کسب‌وکارها اهمیت بیشتری نسبت به قبل داشته باشد.
تامینکنندگان می‌توانند به شکل مستقیم بر عملکرد مالی و سودآوری شرکت از طریق فعالیت خرید تاثیر بگذارند. تاثیرات نفوذ آنها در هزینه‌های توسعه محصول، سطح موجودی‌ها، برنامه‌ریزی تولید، میزان تولید، تحویل به‌هنگام محصول و خدمات خواهد بود.
در دهه‌های اخیـر، رویکـرد جدیـد و مهمی کـه در مـدیریت زنجیـره تامین مطـرح شـده، تقویت و گسترش ارتباطات بـا تامین‌کننـدگان سـازمان در قالب سیستم مدیریت روابط تامین کنندگان است.
توجه این مفهوم به کـل زنجیـره تامین از تهیـه مـواد اولیـه تـا مصرف‌کننده نهایی معطوف شده است، به‌طوری‌کـه بتوانـد امکان افزایش رضایت مشتری و کـاهش هزینـه‌هـا را فـراهم آورد.
SRM چیست و چه کاربردی دارد؟
کسب‌وکارها برای بقا و رشد خود نیاز دارند که با گروه‌ها و ذینفعان مختلفی همواره در ارتباط باشند. مشتریان، نیروی انسانی، رقبا و تامینکنندگان از جمله این گروه‌ها هستند که تنظیم روابط با هر کدام از آنها نیاز به سازوکارهای مخصوص خود دارد.
مدیریت ارتباط با تامینکننده یا SRM مخفف عبارت Supplier Relationship Management و بخشی از مدیریت زنجیره تامین است که روابط هر شرکت را با تامینکنندگان مختلف تنظیم و مدیریت میکند. در واقع این سیستم کمک میکند تا عملکرد تامینکنندگان به حداکثر رسیده و فرایندهای مابین آنها با شرکت بهبود و تسهیل یابد.
تامینکنندگان معمولا با تامین مواد اولیه، کالاهای واسطه‌ای و مکمل؛ نقش ویژه‌ای را در توسعه و پیش‌برد اهداف یک شرکت دارند. خصوصا آنکه ماهیت بسیاری از کسب‌وکارها به نحوی است که وابستگی شدیدی به این کالاها و خدمات دارند.
در این میان توسعه تکنولوژی و فناوری اطلاعات به سیستمی کردن مدیریت ارتباط با تامینکنندگان (SRM) در شبکه زنجیره تامین کمک شایانی کرده است. انواع نرم‌افزارهای SRM کسب‌وکارها را در مدیریت بهتر ارتباط با تامینکننده کمک می‌کنند.
مدیریت ارتباط با تامینکنندگان یا SRM به بهبود ارتباط تامینکنندگان با شرکت‌ها و کسب‌وکارها کمک میکند و عملکرد آنها را به حداکثر می‌رساند.
جایگاه SRM در مدیریت زنجیره تامین چیست؟
مطالعات انجام شده نشان میدهد که فناوری اطلاعات به عنوان بستر اساسی یکپارچه‌سازی تمام فعالیت‌های زنجیره تامین از مرحله‌ی تهیه ماده خام تا رساندن کالا به مصرف‌کننده نهایی مطرح است.
یکی از اهداف مدیریت زنجیره تامین به منظور حذف محدودیت‌های زمانی و مکانی، دسترسی به بازارهای جهانی، کاهش زمان و هزینه‌های عملیاتی، مسطح‌سازی ساختار زنجیره، افزایش قابلیت انعطاف‌پذیری زنجیره است.
در این زمینه می‌توان از طریق به‌کارگیری فناوری اطلاعات تمام سیستم‌های درونی زنجیره از قبیل مدیریت موجودی، تضمین کیفیت، برنامه‌ریزی تولید، انبارداری و حمل‌ونقل، همچنین سیستم‌هایی که با بیرون از زنجیره در ارتباط هستند، از قبیل سیستم مدیریت روابط مشتریان و سیستم مدیریت روابط تامین کنندگان، مشتریان را یکپارچه کرد.
سیستم یکپارچه مدیریت زنجیره تامین تمام اطلاعات را از سراسر زنجیره جمعآوری میکند و در قالب گزارشهای مدیریتی در اختیار مدیران ارشد زنجیره قرار میدهد تا این مدیران با دید وسیع و همه جانبه، تصمیمات استراتژیک را در زمان مقتضی برای کل زنجیره اتخاذ کنند.
به‌طور کلی نقش SRM در مدیریت زنجیره تامین عبارت است از:
- فراهم آوردن تجزیه و تحلیل کارشناسی درباره‌ی پیش‌بینی، خدمت‌رسانی، تحویل و اطلاعات تامینکننده در طول زنجیره تامین
- فراهم آوردن اطلاعات اصلی و کلیدی برای مدیریت استراتژیک در زمینه هزینه مواد، میزان آنها و مسائل مربوط به تامین کننده
- شکل‌دهی ارتباطات طولانی‌مدت و موثر با تامین کنندگان کلیدی
- در اختیار گذاشتن پیش‌بینی دقیق نیازها برای تامینکنندگان
- حفظ ماکزیمم ارزش ممکن در هزینه‌های ممکن از طریق اجرای مهندسی ارزش و تجزیه و تحلیل ارزش
- مذاکره درباره بهترین روش حمل‌ونقل و توزیع
- کاهش هزینه‌ها و زمان‌های ظرفیت پذیرش از طریق فناوری تبادل الکترونیکی داده‌ها که برنامه ریزی تامین و سیستم‌های اطلاعاتی را پشتیبانی می‌کنند
- اطمینان از اینکه آموزش کارکنان بخش خرید، درک و فهمی را از عناصر زنجیره تامین و جنبه‌های مختلف خرید جهانی برای آنان به‌دنبال دارد.
گام‌ها و مراحل اجرای موفقیت‌آمیز SRM
برای اجرای موفقیت‌آمیز سیستم مدیریت ارتباط با تامین کننده ،باید یک سری گام‌های اجرایی را برداشت. براساس نظر شرکت اوراکل گام‌های اساسی برای اجرای موفقیت‌آمیز SRM شامل موارد زیر است:
یکپارچه‌سازی
در گام اول برای اجرای موفقیت‌آمیز SRM ابتدا باید فعالیت‌های داخلی را در سازمان خود، خودکار و یکپارچه‌سازی کنید. برای این کار نیاز است که ابتدا با مدیران و مسئولان واحدهای مختلف مشورت کنید.
نیاز تامین کنندگان برای متصل شدن به سازمان
سازمان‌ها باید به منظور پرس‌و‌جو و مشاهده دادوستد خود، بتوانند به شکل مستقیم با خریدار ارتباط برقرار کنند. روش‌های اتصال باید مقرون‌به‌صرفه و اجرایی باشد. طیف وسیعی از گزینه‌های موجود در این ارتباط XML، EDI، خدمات وب پرتال یا ایمیل است.
فعال‌سازی نمای زنجیره تامین
اضافه شدن ابزار تحلیلی باعث شناسایی نقاط فرصت برای تامینکننده و خریدار می‌شود و عملکرد هر دو را نمایش میدهد. ابزار اطلاعاتی کسبوکار در تصمیم‌گیری‌ها و افزایش سودآوری بین شرکا موثر است.
برای نمونه، اگر ۵۰ درصد از موجودی کالا در هفته اول فروخته شود، تامینکننده از این فروش مطلع می‌شود و با ابزار کنترل موجودی که این سیستم در اختیار او قرار داده، می‌تواند با آگاهی از کالای انبار شده خود، تقاضای فروشنده را تامین کند و در همان زمان افزایش درآمد داشته باشد.
ابزار هوشمند کسبوکار نیز می‌تواند برای بازبینی عملکرد تامینکنندگان در مقابل اهداف کسبوکار منهای بحث قیمت، مورد استفاده قرار گیرد. در تحقیقی که گروه آبردین انجام داده، شرکت‌ها بدون این روش‌های اندازه‌گیری در طول زنجیره تامین، راهی برای آگاهی از چگونگی صرف شدن پول و تلاش خود ندارند.
فرهنگ‌سازی
فرهنگ همکاری باید در طول زنجیره تامین ترویج شود و تامینکنندگان، کسب مزیت رقابتی را در برابر هزینه‌های خود مشاهده کنند. در یادداشت‌های گارتنر آمده که استفاده از مدیریت روابط تامین کننده می‌تواند به رشد مشارکت و نوآوری در سازمان منجر شود.
در حالی‌که مدیریت غلط آن، افزایش هزینه و کاهش ابداعات را به همراه دارد، یکپارچه‌سازی و جهانی‌سازی منابع نرم‌افزاری اجازه میدهد که یک شرکت اساس تامین را بهینه کند، هزینه‌های منبع‌یابی را کاهش دهد، روابط تامینکننده را بهبود بخشد و بهترین منبع را با بیش‌ترین ارزش ایجاد کند.
تفاوت SRM و CRM در چیست؟
اگرچه هر دو سیستم SRM و CRM برای کمک به مدیریت کسب‌وکارها و بهبود تعاملات آنها با مشتریان و ذی نفعان طراحی شده‌اند، دارای تفاوت‌های کلیدی در عملکرد و حوزه تحت تمرکز هستند.
CRM ها اصولا پیرامون فرایندهای مرتبط با درآمد و فروش طراحی شده‌اند که اساسا با فرایندهای تعاملی متفاوت هستند. سیستم‌های SRM به طور خاص برای تعامل با ذینفعان، نظارت و تقویت روابط، گروه‌بندی و دسته‌بندی ذینفعان و همچنین برقراری ارتباط و تعامل با آنها به روشی استراتژیک طراحی شده‌اند.
نرم افزار CRM پیرامون دنبال‌کردن مشتری در قیف فروش ساخته شده است و SRM حول درک تعامل با ذینفعان؛ آنچه آنها می‌گویند، نیازها، اولویت‌ها و نگرانی‌های آنها.
در جدول زیر، تفاوت‌های CRM و SRM به طور خلاصه نشان داده شده‌اند:
| ویژگی | سیستم CRM | سیستم SRM |
| هدف | مدیریت و نظارت بر تعاملات با مشتریان، فرصت‌های فروش و تاریخچه تعاملات | مدیریت، تعامل و بهبود تعاملات و ارتباطات با ذینفعان |
| تمرکز اصلی | درآمد و فروش | تعامل با ذینفعان و ایجاد ارتباط |
| دسته‌بندی | قابلیت محدود برای گروه‌بندی و دسته‌بندی موثر ذینفعان | قابلیت دسته‌بندی موثر ذینفعان برای ایجاد ارتباطات استراتژیک |
| ابزارهای تعاملی | محدود به ارسال ایمیل و مدیریت فرصت‌های فروش | یک مجموعه ارتباطی کامل شامل پرسشنامه، ارسال پیامک، ایمیل، خبرنامه و ابزارهای مدیریت پروژه |
| قابلیت گزارش‌دهی | قابلیت محدود در گزارش‌دهی درخصوص تعامل با ذینفعان | گزارش‌دهی جامع درخصوص تعاملات و اقدامات ارتباطی |
| مناسب برای | کارمندان فروش، بازاریابی، و تیم خدمات مشتریان برای ردیابی عملکرد افراد/ تیم‌ها، مدیریت کمپین، مدیریت شکایت مشتریان و اهداف رقابتی | مدیریت ذینفعان داخلی و خارجی، روابط عمومی، مدیریت تغییر، پشتیبانی و اطمینان از شفافیت پروژه‌ها |
مقایسه CRM و SRM
نرم‌افزار مدیریت روابط تامین کنندگان
مدیریت ارتباط با تامین کنندگان (SRM) می‌تواند کـار پیچیـده‌ای باشد، ولی این فرآینـد بـرای عملکـرد کلـی شـرکت از اهمیـت بالایی برخوردار است. شـرکت‌های تولیدکننـده چنـین نـرم‌افزارهــایی، محصولاتی عرضه می‌کنند که بـرای کمـک بـه اسـتحکام ایـن روابط طراحی شده‌اند.
این شـرکت‌هـا خصوصـیاتی را ارائـه می‌کنند که می‌تواند به شکل تکی یا گروهی برای برآورده‌سـازی نیازهای تجارت به‌کار روند. این خصوصیات و ابزارها می‌تواننـد به مدیریت روابط تامین کنندگان ، کاهش هزینه‌های موجـودی و مشارکت‌های میان چند سازمان، همچنین سایر عناصـر کلیـدی ارتباط فروشنده-خریدار کمک کنند.
دلایل فراوانی وجود دارد مبنی بر اینکه شـرکت‌هـایی کـه قـدرت فناوری مدیریت روابط تامینکنندگان را مشاهده کرده‌انـد، مشـتاق هســتند کـه هزینــه مــورد نیـاز بــرای به‌کــارگیری نرم‌افزارSRM را پرداخت کنند.
یکی از دلایـل ایـن اسـت کـه نـرم‌افـزار مـدیریت روابـط تامین کننـدگان بـا نرم افزار ERP موجـود سازگاری داشته و در واقع به این سیستم‌ها کمک مـی‌کنـد پتانسیل کامل و پیش‌بینی شده خود را بازیابند.
سایر دلایل و علل روی آوردن شرکت‌ها و سازمان‌هـا به نرم‌افزار SRM عبارتند از:
- کاهش زمان چرخه در منبع یابی کالاها و خدمات
- ساده‌سازی فرآیند انتخاب تامین کننده مناسب
- دسترسی به عملکرد پیشین تامین کنندگان
- ایجاد ارتباط میان خریدار و فروشـنده، هم‌چنـین انتقـال اطلاعات به‌صورت وب
- پیگیری سفارش و پیش فاکتورهای خرید از طریق اینترنت
- استانداردسازی تصمیمات خرید
در این راستا برخی از شرکت‌های نرم‌افزاری با ارائه راه‌حل‌های جامع و موثر به نام «پرتال تامینکننده» یا «خدمات الکترونیکی تامینکننده» در این زمینه بهبودهای چشم‌گیری را ایجاد کرده‌اند.
برای افزایش سود، شرکت‌ها باید بتوانند در کم‌ترین زمان ممکن، تامین کننده مناسب را انتخاب کنند، رابطه استراتژیک را با تامین کنندگان افزایش دهند و شیوه موثر با آنها در تعامل باشند.
سیستم‌های مدیریت روابط تامین کنندگان ابزارهایی را ارائه می‌کنند که به‌واسطه آن می‌توان روابط تعاملی، گسترده و استراتژیکی را با تامین کنندگان توسعه داد. این سیستم‌ها فرآیند تدارکات و تامین استراتژیک درون سازمان‌ها و بین چند سازمان را مدیریت می‌کنند. تجربه نشان داده است که شرکت‌ها و سازمان‌هایی موفق هستند که روابط مستحکم و پایداری را با تامینکنندگان خود برقرار کنند.