احتمالا بارها اصطلاح کارگزینی را شنیده‌اید. بسیاری از ما به اشتباه کارگزینی را معادل کل واحد منابع انسانی سازمان یا بخش جذب و استخدام آن می‌دانیم.
واحدهای کارگزینی معمولا در شرکت‌ها و سازمان‌های متوسط و بزرگ وجود دارد. از آنجا که افراد از همان بدو ورود به سازمان با این واحد سروکار دارند، بنابراین اکثرا آشنایی نسبی با آن دارند.
وظایف کارگزینی طیف قابل‌توجهی از مسئولیت‌ها را در بر می‌گیرد که معمولا به عنوان یکی از زیرمجموعه‌های بخش منابع انسانی در سازمان فعالیت می‌کند. اما این وظایف کدامند و اساسا کارگزینی چیست و چه کارکردی برای سازمان دارد. در این مقاله با ما همراه باشید تا به این سوالات پاسخ دهیم.
کارگزینی چیست؟
یکی از اصلی‌ترین دغدغه‌های شرکت‌ها و سازمان‌ها، جدا از اندازه و حوزه‌ی فعالیت آنها، مدیریت منابع انسانی به شیوه‌ای بهنیه و کارآمد است. چرا که امروزه از نیروی انسانی به عنوان باارزش‌ترین دارایی سازمان یاد می‌شود.
بخش کارگزینی به دنبال به‌کارگیری و حفظ این دارایی‌ها است. تعاریف زیادی از کارگزینی وجود دارد. اما در یک تعریف ساده می‌توان گفت کارگزینی مجموعه عملیات مربوط به استخدام, به‌کارگماری، ارتقاء شغلی و تعیین میزان دستمزد کارمندان است. هر چند این تعریف یک بیان ساده و خلاصه است.
مدیریت اطلاعات کارکنان شامل جمع‌آوری، نگهداری، به‌روزرسانی و استفاده از مجموعه‌ای منسجم از اطلاعات مرتبط با کارمند (که آن را به عنوان پرونده پرسنلی می‌شناسیم)، نیز از جمله رسالت‌های مهم کارگزینی در هر سازمانی است.
چه تفاوتی میان مدیریت منابع انسانی و کارگزینی وجود دارد؟
طبق بسیاری از مدل‌های بلوغ منابع انسانی (از جمله مدل بلوغ قابلیت‌های منابع انسانی)، کارگزینی به عنوان یکی از سطوح اولیه و زیربنایی بلوغ مدیریت منابع انسانی در نظر گرفته شده است.
کارگزینی یکی از ابزارهایی است که به مدیر منابع انسانی در پیش‌برد فعالیت‌های اولیه مدیریت منابع انسانی سازمان کمک می‌کند. مسئول کارگزینی می‌تواند گزارشی از سطح درآمد کارمندان را در اختیار مدیر منابع انسانی قرار دهد تا بتواند تصمیم درستی در خصوص بهبود درآمد مالی کارکنان اتخاذ کند.
برنامه‌ریزی دوره‌های آموزشی به عهده‌ی واحد کارگزینی نیست. اما اینکه چه افرادی با معیارهای برنامه‌ریزی شده، باید در دوره‌های آموزشی شرکت کنند و اینکه تاثیرات این برنامه‌ها بر ارتقاء شغلی، مزایای دریافتی و سایر موارد چیست و چگونه اعمال می‌شود، معمولا بر عهده مسئول کارگزینی است.
مسئولیت‌ها و وظایف کارگزینی چیست؟
بسته به اندازه سازمان‌ها، تعداد نیروهای شاغل در آن و همچنین بسته به اینکه مدیریت کل مجموعه تا چه اندازه به کارگزینی و به طور کل به واحد منابع انسانی سازمان اهمیت می‌دهد، وظایف کارگزینی نیز می‌تواند متفاوت است.
با این حال مسئول کارگزینی فارغ از اینکه در چه سازمانی مشغول به فعالیت است، مجموعه وظایفی را بر عهده دارد که در ادامه به آنها اشاره می‌کنیم.
اطلاع‌رسانی و هماهنگی جذب و استخدام: کارهایی مانند انتشار آگهی استخدام در نشریات، رسانه‌ها و پلتفرم‌های کاریابی از جمله وظایف کارگزینی است.
انعقاد قرارداد کارکنان: واحد کارگزینی وظیفه دارد که مطابق با توافقاتی که با کارکنان شده و همچنین براساس الزامات حقوقی و پروتکل‌های اداری سازمان، با نیروی کار قرارداد امضاء کند. همچنین امور مربوط به خاتمه همکاری و قرارداد نیز بر عهده‌ی این واحد است.
صدور حکم کارگزینی: حکم کارگزینی به منزله‌ی رابطه فرد با سازمان است و مسئولیت‌های او را مشخص می‌کند. صدور این حکم نشان‌دهنده شروع به کار رسمی فرد در سازمان است.
ارتقاء، ترفیع و بازنشستگی کارکنان: معمولا برای هر کدام از این موارد باید فرایندهایی در واحد منابع انسانی سازمان انجام شود که انجام آنها جزء وظایف کارگزینی است.
اجرای قوانین کار،قانون خدمات کشوری و سایر قوانین: براساس خصوصی یا دولتی بودن سازمان، واحد کارگزینی موظف است که در انجام وظایف خود قوانین و مقررات را مدنظر قرار دهد.
آموزش و امور رفاهی: انجام برخی کارها مانند برگزاری دوره‌های آموزشی و همچنین انجام برخی امور رفاهی مانند مسائل مربوط به بیمه، تسهیلات مالی، پاداش و مواردی از این قبیل بر عهده‌ی کارگزینی است.
شیوه‌نامه‌های شغلی: طراحی شیوه‌نامه‌های شغلی به درک بهتر کارکنان از وظایفی که بر عهده دارند کمک می‌کند. این کار معمولا توسط واحد کارگزینی انجام می‌شود.
به این لیست می‌توان موارد دیگری از جمله محاسبه و پرداخت حقوق و دستمزد نیز اضافه کرد. در ادامه به برخی مثال‌ها در انجام وظایف کارگزینی اشاره می‌کنیم.
مثال‌هایی از وظایف کارگزینی در سازمان
افرادی به تازگی جذب سازمان شده‌اند. ما به عنوان مسئول کارگزینی قرار است اطلاعات این افراد را ثبت و طبق مقررات حقوق آنها را تعیین کنیم. همچنین به طور خلاصه مقدمات آن را فراهم کنیم که پرسنل در انتهای هر ماه، فیش حقوقی خود را که در آن حقوق و مزایا درست و عادلانه محاسبه شده، از واحد مالی سازمان دریافت کنند.
برای شروع لازم است فرم‌هایی را طراحی کنیم تا پرسنل با پر کردن آنها، اطلاعات مورد نیاز را در اختیارمان قرار دهند. به ظاهر کار ساده‌ای در پیش داریم. اما چه اطلاعاتی را در فرم از کارمندان بخواهیم؟
معمولا پرسنل در برابر اینکه هر ازگاهی یک فرم جدید را پرکنند، مقاومت نشان می دهند. هر موردی که در فرم قید کنیم و از کارمندان بخواهیم در مورد آن اطلاعاتی به ما بدهند را یک فیلد اطلاعاتی می‌نامیم. برای نمونه فیلد نام خانوادگی یا فیلد تعداد افراد تحت تکفل. پس باید فیلدهایی که واقعا نیاز داریم را در فرم بگنجانیم؛ نه کمتر و نه بیشتر.
اطلاعات شناسنامه‌ای و کد ملی فرد، اولین سری اطلاعاتی است که نیاز داریم. مثلا برای استعلام سوابق بیمه به این اطلاعات نیاز داریم. سوابق تحصیلی و شغلی هم در موقعیت به‌کارگیری افراد و تعیین میزان حقوق آنان مهمی دارند. به طور کلی دستورالعمل محاسبه‌ی حقوق افراد، تعیین می‌کند که چه اطلاعاتی را در این زمینه از پرسنل دریافت کنیم.
اطلاعات مربوط به خدمت وظیفه آقایان، افراد تحت تکفل و مواردی از این قبیل از مجموعه اطلاعاتی است که باید در فرم اطلاعات پرسنل گنجانده شود. حوزه فعالیت سازمان نیز نقش مهمی در این زمینه دارد.
مسئول کارگزینی یک کارخانه، بهتر است از کارگران بخواهد در همان فرم دریافت اطلاعات اولیه، برای نمونه سایز کفش و لباس خود را اعلام کنند تا بتواند در وقت مناسب برای سفارش لباس و کفش کار از آنها استفاده کند. در حالی که در یک سازمان غیرتولیدی دریافت چنین اطلاعاتی ضروری به نظر نمی‌رسد.
در این مقاله تعریف کارگزینی را بیان و وظایف آن اشاره کردیم. اما انجام درست و به موقع این وظایف نیاز به راهکار نرم‌افزاری دارد. نرم افزار کارگزینی همکاران سیستم به عنوان یکی از سیستم‌های راهکار منابع انسانی این شرکت به شما در انجام این وظایف کمک می‌کند.