پیاده‌سازی سیستم ERP جزو پرهزینه‌ترین و وقت‌گیرترین کارها در حوزه فناوریاطلاعات است و پتانسیل بالایی برای مواجه شدن با تاخیرها و هزینه‌های غیرمنتظره در هر بخش از برنامه‌ریزی را دارد. برای کمک به شما برای جلوگیری از اشتباهاتی که هزینه‌های بالایی را به همراه دارند، سایت CIO.com به پرسش از مدیران ارشد IT، ارائهدهندگان خدمات ERP و مشاوران در حوزه تکنولوژی پرداخته و از جمع‌بندی نظرات آن‌ها به ارائه راهکارهایی پرداخته که با بهکارگیری آن‌ها از تبدیل ERP به یک تجربه ناموفق در سازمان شما جلوگیری شود.
سیستم‌های ERP در یک سازمان جزء سرمایه‌گذاری‌های عظیم در زمینه مالی، تخصیص منابع و زمان محسوب می‌شود. اگرچه اجرای موفق این سیستم می‌تواند باعث کاهش قابل توجه در هزینه‌ها شود و گردش کار را کارآمد و ساده کند اما برنامه‌ریزی و اجرای ضعیف در این زمینه می‌تواند از طریق تاخیرها و کاهش بهره‌وری بهشدت برای سازمان هزینهبر باشد. برای کمک به اطمینان شما از نحوه پیاده‌سازی ERP یا به حداقل رساندن مشکلات بالقوه، CIO.COM به مصاحبه با متخصصان در این حوزه پرداخته و درمورد رایجترین اشتباهات مبتنی بر ERP که یک سازمان مرتکب می‌شود و نحوه پیشگیری یا حل آن به پرسش پرداخته که رایجترین این اشتباهات- و راه‌حلهای آن‌ها- در زیر آمدهاست:
اشتباه ۱: برنامه‌ریزی ضعیف
اریک کاس، مسئول مدیریت محصولات ERP در شرکت «سیج»، معتقد است اگر میخواهید پروژه ERP شما موفق شود، برخورداری از یک برنامه‌ریزی منسجم کاملا ضروری است. شما نمی‌توانید به راحتی یک پروژه ERP را آغاز کنید.”
کوین بیستلی، از تولیدکنندگان نرم‌افزارها و راه‌حلهای ERP برای سازمان‌های سطح بالا و متوسط، معتقد است:
“بسیاری از سازمان‌ها قبل از شروع به ارزیابی نرم‌افزارهای ERP برنامه منسجمی برای گامهای بعدی خود ندارند، این ویژگی باعث سردرگمی در این مسیر می‌شود چراکه ممکن است این عدم برنامه‌ریزی باعث شود از فرآیندهایی که درحال انجامشان هستند درک کاملی نداشته باشند و اینکه چگونه این فرآیندها به تکامل آن‌ها در مسیر حداکثر کردن منافع و کاراییشان کمک میکنند.”
برای حل این مشکل سازمان باید یک بررسی داخلی از تمام فرآیندها و سیاست‌های خود قبل از انتخاب سیستم ERP انجام دهد. بهعلاوه بیسلی توصیه می‌کند یک تیم ارزیابی ERP متشکل از دستاندرکارانی در سراسر کسبوکار خود تشکیل دهید و اگر احساس می‌کنید داخل سازمان خود ظرفیت کافی برای ارزیابی درست سیستم‌های ERP ندارید، می‌توانید به استخدام گروهی باتجربه و کاملا بی‌طرف بپردازید که تجربه پیاده‌سازی راه‌حلهای ERP در شرکت‌هایی فعال در حیطه صنعت شما را داشته باشند.
اشتباه ۲: عدم بررسی درست صلاحیت ارائهدهندگان خدمات ERP
شاون کیسمور، مدیر Casemore & Co است که به مشتریان خود در زمینه بهبود عملکرد عملیاتی آن‌ها مشاوره می‌دهد،” بسیاری از بهترین کسانی که به آن‌ها مشاوره داده‌ام کسانی بوده‌اند که این خدمات توسط تیم بازاریابی فروشندگان به آن‌ها فروخته شده، با این حال به محض اینکه اجرای طرح کامل می‌شود مواجه شدن با محدودیت‌های عملکرد سیستم، کم بودن ظرفیت‌های آن و نحوه تاثیرگذاری آن بر بهترین شیوه‌های عملکرد داخلی آن‌ها را شگفت‌زده می‌کند.” او توصیه می‌کند: “همیشه درمورد منابع دیگری که از این خدمات استفاده کردهاند سوال کنید و قبل از خرید حداقل نام سه شرکت که حوزه کاری آن‌ها مشابه شماست را بخواهید که بتوانید با آن‌ها تماس گرفته و درمورد ویژگی‌ها، عملکرد و چالش‌های آن به بحث و گفتگو بنشینید. اگر فروشنده نتواند (یا نخواهد) حداقل سه نام را که قبلا نیز از محصولات آن‌ها استفاده کردهاند ارائه دهد، آن را کنار بگذارید.”
اشتباه ۳: نفهمیدن یا استفاده نکردن از ویژگی‌های کلیدی
جان هوبلر، مدیر شرکت MorganFranklin Corp، ارائه‌دهنده مشاوره و راه‌حلهای تکنولوژیک برای کسب و کارها، می‌گوید: در نظرسنجی سالانه ما تنها 46 درصد از پاسخ‌دهندگان گزارش داده‌اند که نسبت به امکاناتی که در سیستم ERP خود استفاده میکنند درک خوبی دارند. این یک آمار شوکه کننده در میان میلیون‌ها شرکتی است که در سیستم‌ها ERP خود سرمایهگذاری کردهاند. بدون دانستن ویژگی‌های این سیستم، کمپانی‌ها فرصت خود را برای اتوماتیک کردن فرآیندهای کسب و کار، اجرای سریع‌تر توابع خود و دستیابی به اهداف کسب و کار از دست می‌دهد. بهعلاوه ارتقاء، پیشرفت و نگهداری این سیستم پرهزینه و احتمال موفقیت آن کم است.
برای حل این مشکل پیشنهاد می‌شود یک لیست اصلی از تمام ویژگی‌ها و کاربردها تهیه کرده و به صورت دوره‌ای به مرور بپردازید تا معین کنید کدام ویژگی‌ها مورد استفاده قرار گرفته‌اند و مفیدترین آن‌ها کدام یک بوده است. سپس این فایل دانش می‌تواند برای آموزش کارمندان جدید مورد استفاده قرار گیرد و به بررسی، انطباق و گزارش نیازمندی‌های شرکت کمک کند.
اشتباه ۴: دستکم گرفتن زمان و امکانات مورد نیاز
جیمز مالوری، مدیر بازاریابی در e2b technologies معتقد است: اکثر شرکت‌ها زمان و منابع مورد نیاز برای پیاده‌سازی یک سیستم ERP جدید را به شدت دست کم می‌گیرند. چگونه می‌توانید زمانی که باید درگیر این برنامه باشید را محاسبه کنید؟ او معتقد است این زمان را می‌توان با تقسیم هزینه‌های نرمافزار بر صد بدست آورد و اینگونه توضیح می‌دهد: برای مثال صرف بیست هزار دلار برای نرمافزار حدودا به ۲۰۰ ساعت کار یا پنج هفته، البته با استفاده از یک مشاور تایید شده، نیاز دارد. در صورتیکه خود تصمیم به اجرای آن را دارید دوبرابر این زمان لازم است. البته وی بر اهمیت اختصاص یک مدیر پروژه در این فرآیند تاکید می‌کند.
اشتباه ۵: عدم برخورداری از افراد مناسب در تیم اجرایی در آغاز به کار
پیاده‌سازی ERP از بزرگترین پروژه‌هایی است که یک سازمان عهده‌دار می‌شود در نتیجه اگر دستاندرکاران مناسبی در تمام مراحل فرآیند تصمیم‌گیری حضور نداشتهباشند، می‌تواند اشتباهاتی رخ دهد یا برنامه از مسیر خود خارج شود. برای مثال بسیاری از سازمان‌ها بر بدستآوردن تصویب اجرایی(جلب موفقت مدیران ارشد برای اجرای برنامه) این برنامه تمرکز دارند، بهجای اینکه شرکت‌کنندگان کلیدی در سراسر سازمان، شامل امور مالی، عملیاتی، تولید، خرید و انبار و همچنین IT را گرد هم جمع آورند.
اشتباه ۶: عدم تعیین اولویت‌ها
مهم‌ترین چیزی که با انجام آن می‌توان تاخیرات را به حداقل رساند و به زمان اتمام برنامه سرعت بخشید، کاهش عملکرد چندتکلیفی است. زمانیکه افراد دائما با وظایف متعددی رو به رو هستند بسیار آهسته‌تر کار میکنند چراکه مرتبا باید از کاری به کار دیگر سوئیچ کنند. بنابراین ایجاد یک سیستم اولویت‌بندی شده باید بالاترین اولویت مدیران IT باشد. در این سیستم نباید تنها زمان انجام وظایف را مشخص کرد بلکه باید مسائلی که مدیران در هر اولویت نیاز به حل آن‌ها دارند را در اختیارشان قرار داد. بعلاوه مدیران اجرایی ERP باید به اجرای یک فرآیند حل مساله دقیق بپردازند و براساس سیگنال‌های آن عمل کنند تا مشکلات را سریعا برطرف کرده و از تاخیر جلوگیری کنند.
اگر آموزش و ارتباط مکرر با کاربران را یکی از اولویتهای بالای خود قرار ندهید، پس از اجرای ERP در سازمان خود ، در عمل تنها با یک نسخه بسیار گرانقیمت از اکسل مواجه هستید.
اشتباه ۷: عدم سرمایهگذاری لازم در آموزش و تغییر (بهبود) مدیریت
کمبود آموزش مناسب یکی از رایجترین دلایلی است که پروژه ERP شکست می‌خورد و پیاده‌سازی سیستم جدید می‌تواند باعث بیزاری کارکنان شود چراکه آن‌ها درک درستی از اهداف سیستم جدید و نحوه استفاده از آن در راستای این اهداف را ندارند، پس اطمینان حاصل کنید که کارمندان فرصت کافی برای اینکه با سیستم راحت باشند را یافته‌اند قبل از اینکه به صورت عاملی تهدیدکننده برای موفقیت شما در ERP ظاهر شود.
اگر آموزش و ارتباط مکرر با کاربران را یکی از اولویتهای بالای خود قرار ندهید، پس از اجرای ERP در سازمان خود ، در عمل تنها با یک نسخه بسیار گرانقیمت از اکسل مواجه هستید.
اشتباه ۸: دست کم گرفتن اهمیت اطلاعات دقیق
کیفیت سیستم ERP شما تنها به اندازه دادههای درون آن است. بنابراین اگر میخواهید در روند اجرای این سیستم موفق باشید از ابتدا باید برنامه‌ریزی مناسب داشته باشید و پارامترهای عملی در جای مناسب خود قرار گیرند تا احتمال خطا به حداقل برسد.
اشتباه ۹: استفاده از رویکرد سینک آشپزخانه [۱]
آکان ایزا، معمار نرمافزار در شرکت توسعه وبسایت NetFoliage، معتقد است: یک سیستم ERP هرقدر هم که انعطاف‌پذیر یا قدرت‌مند باشد نمیتواند تمام منطق کسب و کار را در خود فرو برد. برای دوری از این اشتباهات هزینهبر، شرکت‌ها باید بر اجرای ERP برای بهینه‌سازی زنجیره سود و پیگیری هزینه‌ها تمرکز کند و تمام چیزهای دیگر جزء اهدف ثانویه قرار گیرد.
اشتباه ۱۰: عدم از بین بردن برنامه‌های قدیمی و موروثی در سازمان
اگر به موازات پیاده‌سازی مراحل ERP، روش‌های قدیمی از بین نروند، نتیجه نهایی یک سیستم جدید است که تمام روش‌های قدیمی وموروثی از آن آویزان است. John Picciotto، مدیر شرکت مدرینیزه و بهینه سازی اپلیکیشن، معتقد است که در این صورت نتیجه کار تنها یک قطعه نرمافزار است که برای نگهداری و پشتیبانی از آن هزینه می‌کنید و سخت افزار مربوط به آن تهیه می‌کنید، در حالیکه هدف اصلی در اجرای این سیستم ساده‌سازی گردش کار و کاهش هزینه‌ها و تلفات بوده است.
اشتباه ۱۱: نداشتن محیط مناسب برای تست فعال برنامه
شما نمی‌توانید تنها بر اساس آزمون چند کاربر، نتایج صحیح تغییراتی را که بوجود آورده‌اید مشاهده کنید. بلکه باید بتوانید برنامه را با حجم کاربران خود شبیه‌سازی کنید تا اثرات آن در دنیای واقع را مشاهده کرده و از اشتباهات برنامه‌ریزی نشده و هزینهبر جلوگیری کنید.
اشتباه 12: نداشتن استراتژی نگهداری
مشتریانی که از نگهداری‌های پیشگیرانه در سیستم خود استفاده نمی‌کنند درواقع از سرمایهگذاری خود در ERP بهرهگیری کامل ندارند، با این روند سیستم‌های مورد استفاده و فرآیندهای کسب و کار مورد استفاده آن به سرعت از دیدگاه فنی منسوخ می‌شوند. علاوه براین بسیار مهم است که هسته سیستم خود را به روز نگه دارید و تغییراتی که می‌تواند از ایجاد مشکلات بالقوه جلوگیری کند را اعمال کنید، اکنون با پیشرفت در تکنولوژی نصب و راهاندازی، مشتریان هنگام اجرای بسته‌های پشتیبانی تنها با اختلالات محدودی مواجه می‌شوند.
توضیحات
[۱] kitchen sink approach: این اصطلاح بهطور عام به معنی استفاده از تمام گزینه‌ها و متدهای مختلف برای حل مساله یا رسیدن به هدف بهکار می‌رود. در این متن منظور اینکه نباید به EPR به عنوان یک رویکرد سینک آشپزخانه نگاه کرد این است که نباید توقع داشت که توسط ERP بتوان تمام جزئیات کسب و کار را برنامه‌ریزی کرد و بهبود بخشید.