حسابداری ابری چیست و چه کاربردی دارد؟

در حوزه حسابداری هم سال‌هاست برخی شرکت‌های نرم‌افزاری، سیستم‌های حسابداری را بر بستر رایانش ابری ارائه می‌دهند. اما حسابداری ابری چیست و آیا مفهومی متفاوت از شکل سنتی است؟

چه دغدغه‌هایی در این زمینه وجود دارد و شرکت‌های ارائه‌دهنده از چه راهکارهایی برای حل این چالش‌ها استفاده می‌کنند؟ در این مقاله ضمن پاسخ به این پرسش‌ها، مهم‌ترین مزایای نرم‌افزار حسابداری ابری را شرح می‌دهیم.

مهم‌ترین مزایای حسابداری ابری چیست؟

اگرچه اقتصاد جهانی اقدامات جدی برای مهار تاثیر ویروس کرونا در نظر گرفته است اما شواهد نشان می‌دهد بسیاری از مشاغل در حال تغییر اولویت‌های خود هستند. به نظر می‌رسد مهاجرت به خدمات ابری یکی از مهم‌ترین تصمیماتی است که در این شرایط توجه کسب‌وکار‌ها را به خود جلب کرده است.

برخی معتقدند این تغییرات موقتی است و بعد از پایان بحران کرونا شرایط به حالت عادی برمی‌گردد، اما بسیاری از تحلیل‌ها نشان می‌دهند از این پس کسب‌و‌کارها دلایل محکم‌تری برای استفاده از خدمات رایانش ابری خواهند داشت که یکی از مهم‌ترین آنها نرم افزار به عنوان سرویس (saas) است. حسابداری مبتنی بر اینترنت از یا حسابداری ابری در همین راستا است.

در به‌کارگیری سیستم‌های حسابداری ابری، سازمان‌ها از سرورهایی که از راه دور میزبانی می‌شوند، استفاده می‌کنند. بنابراین استفاده از این نوع نرم‌افزار‌ها، کسب‌و‌کار‌ها را از تجهیز و نگهداری از زیرساخت بی‌نیاز می‌کند.

نرم‌ افزار حسابداری ابری همان کارکرد‌های سیستم‌های حسابداری سنتی با مزایای بیشتر را در اختیار شما قرار می‌دهد. مزایایی که تنها به وسیله‌ی فناوری‌های آنلاین امکان‌پذیر است.

حسابداری مبتنی بر اینترنت به ویژه به سازمان‌هایی که پراکندگی جغرافیایی یا شعب متفاوت دارند کمک می‌کند که همه کارکنان به یک نسخه یکپارچه از نرم‌افزار دسترسی داشته باشند. در نتیجه نیازی به دوباره کاری، ثبت اطلاعات در دو جای مختلف یا استفاده از چند سرور برای ارتباط یکپارچه نیست.

مدل‌های پرداخت از دیگر مزایای به‌کارگیری حسابداری ابری برای کسب‌و‌کار‌ها است، در این مدل شرکت‌ها به جای هزینه‌های سنگین اولیه به میزان استفاده، حق اشتراک ماهانه یا یک ساله پرداخت می‌کنند.

علاوه بر این با استفاده از حسابداری ابری (Cloud Accounting)، سازمان‌ها بدون نیاز به هزینه‌ی اضافه یا تخصص فنی، همیشه جدیدترین به روزرسانی‌های نرم‌افزار را دریافت می‌کنند.

استفاده از نرم‌افزار حسابداری ابری مزایای دیگری نیز دارد که هر کسب‌وکاری متناسب با نیازها و انتظارات خود از آنها استفاده می‌کند. با این حال، می‌توان مزایای حسابداری مبتنی بر اینترنت را در موارد زیر خلاصه کرد:

کاهش هزینه‌های مربوط به ایجاد زیرساخت و سخت‌افزار

دسترسی به نرم‌افزار حسابداری ابری از راه دور

تسهیل شرایط دورکاری برای کارکنان خصوصا در پاندمی کرونا

پرداخت هزینه به ازای میزان استفاده

صرفه‌جویی در زمان و تمرکز بر اهداف اصلی کسب‌وکار

امکان اشتراک اطلاعات و داده‌های نرم‌افزار حسابداری ابری با سایر نرم‌افزارها

کاهش زمان صرف شده برای نگهداری و تجهیز سیستم و اختصاص این زمان بر روی فعالیت‌های اصلی

بروزرسانی خودکار نرم‌افزار حسابداری ابری و عدم نیاز به پرداخت هزینه بیشتر

تفاوت بین نرم‌افزار حسابداری ابری و غیر ابری چیست؟

چندین تفاوت اساسی بین حسابداری ابری با حسابداری غیرابری وجود دارد. اولین تفاوت در میزان انعطاف‌پذیری دسترسی به داده‌های حسابداری است.

برخلاف نرم‌افزارهای حسابداری سنتی که دسترسی به داده‌های آن تنها به وسیله‌ی چند کامپیوتر درون‌سازمانی ممکن است، در حسابداری ابری می‌توان از هر مکانی و به وسیله‌ی هر دستگاهی که به اینترنت متصل است، به داده‌های حسابداری دسترسی داشت.

در حالت غیر ابری هزینه‌های خرید قفل نرم‌افزار و نگهداری از آن بر عهده شرکت استفاده کننده است که در این صورت معمولا هزینه‌های سنگینی به سازمان تحمیل می‌شود، این در حالی است که در سیستم‌های ابری این هزینه‌ها کاملا حذف می‌شود. به ویژه برای شرکت‌هایی که در حال رشد هستند نیازی به خرید سرورهای سنگین نیست.

آیا حسابداری ابری امن است؟

راهکار‌های حسابداری ابری برای ذخیره اطلاعات مالی به همان اندازه سیستم‌های سنتی و حتی گاهی بیشتر از آن امن هستند. به عنوان مثال، ممکن است رایانه یا لپ‌تاپ شرکت با اطلاعات مالی مهم از دست رفته یا سرقت شود که منجر به درز اطلاعاتی می‌شود.

با این حال، حسابداری مبتنی بر اینترنت هیچ اثری از داده‌های مالی را روی رایانه‌های شرکت باقی نمی‌گذارد، داده‌ها در فضای ابری رمزنگاری‌شده محافظت می‌شود که دسترسی به آن‌ها تنها از طریق رمز عبور منحصربه‌فرد ممکن است.

به اشتراک‌گذاری داده‌ها نیز نگران‌کننده نیست. با حسابداری ابری، دو نفر به راحتی با گذرواژه‌های منحصربه‌فرد خود امکان دسترسی به داده‌های یکسان دارند. در روش‌های سنتی اغلب برای انتقال داده به درایوهای فلش نیاز است که احتمال از دست رفتن یا سرقت آن‌ها وجود دارد.

به عنوان آخرین تفاوت در امنیت داده‌ها، ارائه‌دهندگان خدمات ابری معمولا در دو یا چند مکان سرورهای پشتیبان دارند. در صورت وجود مشکل در شبکه یک سرور، شما هنوز به داده‌های خود دسترسی خواهید داشت.

اطلاعاتی که فقط به شکل درون‌سازمانی نگهداری می‌شوند، ممکن است در اثر بلایای طبیعی تخریب شوند یا آسیب ببینند و هرگز بازیابی نشوند.

حسابداری ابری چگونه می‌تواند به کسب‌وکارهای کوچک و متوسط کمک کند؟

صاحبان کسب‌وکارها می‌توانند در هر زمانی و از هر جایی به داده‌های خود دسترسی داشته باشند. چنین افرادی همیشه در حال حرکت هستند و به طور فزاینده‌ای از تبلت و تلفن‌های هوشمند برای دسترسی به آخرین داده‌های مالی خود استفاده می‌کنند.

با حسابداری ابری‌، آن‌ها می‌توانند مانده حساب، فاکتورهای معوقه، وضعیت کلی وجه نقد و موارد دیگر را در تمامی لحظات شبانه‌روز تنها با اتصال به اینترنت مشاهده کنند.

هزینه مالکیت نرم‌افزار‌های حسابداری ابری در مقایسه با نمونه‌های سنتی کمتر است. چیزی برای نصب و نگهداری وجود ندارد و نرم‌افزار بدون دخالت کاربر به طور خودکار به‌روزرسانی می‌شود. این امر منجر به کاهش کلی هزینه‌ها می‌شود و صاحبان کسب‌وکارها را قادر می‌سازد تا بر فعالیت‌های اصلی کسب‌وکار خود تمرکز کنند.

حسابداری مبتنی بر اینترنت امنیت بالایی ایجاد می‌کند. به طور معمول، کسب‌وکارهای کوچک و متوسط اقدامات امنیتی کمتری برای محافظت از داده‌های مالی خود انجام می‌دهند.

اما نرم‌افزار حسابداری ابری استانداردهای امنیتی بالایی دارد. پشتیبان‌گیری از داده‌ها در فواصل زمانی منظم انجام می‌شود، سرورها برای جستجوی نقاط آسیب‌پذیر همواره بررسی می‌شوند و داده‌ها از طریق اتصال رمزنگاری‌شده منتقل می‌شوند.

امکان اتصال حسابداری آنلاین با سایر نرم‌افزار‌ها وجود دارد و این موضوع کمک می‌کند کارکنان تیم‌های مختلف بدون نیاز به جلسه‌های یا انتقال اطلاعات، روی یک دیتابیس واحد کار کنند.

راهکاران ابری همکاران سیستم یک نرم افزار تحت وب برای مدیریت فرایندهای سازمان است. این راهکار یک نرم افزار جامع سازمانی شامل شامل سیستم‌های حسابداری ابری، فروش، پخش مویرگی، تدارکات و لجستیک ابری، خرده‌فروشی، هوش تجاری ابری، منابع انسانی و حسابداری مدیریت است. برای دریافت اطلاعات بیشتر درباره‌ی نرم افزار ERP راهکاران ابری؛ سیستم ابری همکاران سیستم کلیک کنید.