ضرورت فرآیندمحوری در کسب‌وکارهای امروزی چیست؟
تحولات سریع محیطی، تمرکز بر مشتری‌مداری، افزایش پیچیدگی‌های تصمیم‌گیری در سازمان‌ها، کاربرد روزافزون فناوری، افزایش رقابت در صنایع و نیاز به چابکی در انجام عملیات و تصمیمات از ویژگی‌های ثابت کسب‌وکارهای کنونی است. در این شرایط توجه به خروجی مشخص از فعالیت‌های سازمانی از اولویت‌های هر کسب‌و‌کاری است که تحقق آن نیاز به وجود یک رویکرد فرآیندی دارد.
رویکرد فرآیندی در کسبوکار، یک بینش نوین است که ساختار «وظیفه‌گرا»ی کسبوکارها را به «فرآیندگرا» و «سازمان‌های عمودی» را به «سازمان‌های افقی» تبدیل می‌کند. در فرآیندمحوری خروجی و نتیجه‌ی کار و فرآیندهای آن مهم‌تر از اجزای تشکیل‌دهنده‌ی آن است. امروزه کسبوکارها نیاز دارند تا به جای تمرکز بر وظایف عملکردی به شکل جداگانه، فرآیند انجام کار را به شکل منظم و دقیق رصد کنند. این کار موجب کاهش دوباره‌کاری‌ها و فعالیت‌های اضافه و بهبود چابکی عملیات و فرآیندهای کسبوکار می‌شود. از طرفی؛ با امکان مرور و بازنگری فرآیندها، ضمن و پس از اجرای آن‌ها، در اجرای فرآیندها و فعالیت‌ها انعطاف ایجاد می‌شود. در سازمان‌های فرآیندمحور، سطح رضایت کارکنان، به دلیل اینکه به جای انجام بخش کوچکی از کار، یک فرایند کامل را انجام می دهند، بالاتر است. در واقع آنان احساس می‌کنند یک کار مشخص را به پایان رسانده‌اند.
منظور از فرآیندهای کسبوکار چیست؟
فرآیند، مجموعه‌ای از فعالیت‌های مرتبط است که در هر مرحله با مصرف یک یا چند منبع، ورودی‌ها را به خروجی‌ها تبدیل می‌کند. این خروجی‌ها به عنوان ورودی‌های سایر فرآیندها درنظر گرفته می‌شوند تا در نهایت به نتیجه‌ی نهایی یا یک هدف مشخص دست یابد. فرآیند را می‌توان یک زنجیره به‌هم‌پیوسته در نظر گرفت که هر قطعه از این زنجیره، ارزشی را به قطعه‌ی بعدی اضافه می‌کند و در نهایت به یک خروجی ارزش‌آفرین خواهد رسید. فرآیندهای کاری و ارتباط آن‌ها با بهبود تعاملات بین -کارکردی، حدود بیست سال پیش توسط مایکل پورتر ارائه شده است. او با ارائه رویکرد«زنجیره ارزش» تصویر ارتباطات داخلی و بیرونی سازمان را از عرضه‌کننده تا مشتری ارائه کرده است.
هر کسب‌و‌کاری شامل تعدادی واحد وظیفه‌ای مانند مالی و حسابداری، فروش، انبار، اداری و … است. فرآیندهای کسبوکار موجب می‌شود یک رویه خاص داخل سازمان که ممکن است با مشارکت دو یا چند واحد وظیفه‌ای انجام شود، مانند قطعات یک زنجیره‌ی یکپارچه، به هم متصل شوند و خروجی مشخص و ارزشمندی را بر اساس نتیجه موردنظر به دست آورند. نمونه‌ای از این فرآیندهای کسبوکار را می‌توان در فرآیند مدیریت تأمین کالا در شرکت‌های بازرگانی، مدیریت عرضه کالا به مشتریان، مدیریت جذب تا توسعه‌ی شغلی در سازمان‌ها و … مشاهده کرد.
مدیریت درست فرآیندهای بیان شده؛ نیازمند تعریف دقیق فرآیندهای سازمان، تعیین مالک هر فرآیند، مستندسازی فرآیندها، تعریف بازیگران اصلی، انتظارات از خروجی‌های هر مرحله و خروجی کلان فرآیند و به شکل کلی مدیریت فرآیندهای کسب و کار است.
مزایا و معایب ساختار فرآیندی در سازمان‌ها چیست؟
فرآیندمحوری در سازمان‌ها افزون‌بر آن‌چه شرح داده شد، مزایا و معایبی دارد. مهم‌ترین مزایا و معایب ساختار فرآیندی در سازمان‌ها عبارتند از:
مزایا
- بهبود چشم‌گیر سرعت و کارآیی فرآیندها
- ایجاد انعطاف مطلوب برای مطابقت با تغییرات محیطی
- نزدیک‌تر شدن بیش‌تر واحدهای سازمان
- کاهش هزینه‌ها به دلیل کوچک شدن هزینه‌های سربار
- بهبود مشارکت کارکنان
معایب
- دشوارشدن تصمیم‌گیری نهایی به دلیل تعدد نظرات افراد درگیر در فرآیند
- ایجاد چالش سلسله مراتبی در سازمان‌ها
- عدم کارایی در صورت تعریف نادرست فرآیندها
آیا می‌توان فرآیندهای کسبوکارها را به شکل غیرمکانیزه، پیاده‌سازی کرد؟
برای ایجاد و جاری کردن فرآیندهای سازمانی، افزون بر تعریف و مستندسازی فرآیندهای کسبوکار نیاز است تا فرآیندهای موجود در سازمان‌ها و شاخص‌های موفقیت آن‌ها به شکل دقیق رصد و مدیریت شوند. هم‌چنین فرآیندهای سازمان باید مکانیزه شوند و فناوری‌ها و ابزارهای مدیریت فرآیندهای کسبوکار در آن به‌کار گرفته شوند.
در واقع مدیریت فرآیندهای کسبوکار و روتین‌سازی آن‌ها در سازمان‌ها شامل سه مرحله اصلی‌ِ تعریف و یکپارچه کردن فرآیندها، تعریف و یکپارچه کردن افراد مشارکت کننده در فرآیند و بهره‌گیری از فناوری‌های پیاده‌سازی آن‌ها است. فرآیندها در سازمان تعریف و مستند شده، افراد ذی‌نفع و مشارکت‌کننده و مالک فرآیند در آن مشخص می‌شود و در نهایت از طریق به‌کارگیری ابزارهایی، این فرآیندها در سازمان روتین شده و بر اساس شاخص‌های تعریف شده در آن، به‌شکل مستمر بهبود داده می‌شود.
ابزارهای مکانیزه کردن فرآیندهای کسبوکار چیست؟
برای مکانیزه‌سازی فرآیندهای سازمانی نیاز به سیستم‌های اطلاعاتی خاصی وجود دارد. این سیستم‌ها شامل نرم افزارERP و SCM ها هستند که موجب یکپارچه شدن فرآیندهای داخلی سازمان و ایجاد ارتباطات فرآیندی با تأمین‌کنندگان، مشتریان و ذی‌نفعان بیرونی می‌شوند. این سیستم‌های اطلاعاتی با توجه به تنوع نیازمندی‌های هر سازمان و فرآیندهای موردنیاز از طریق ابزارها و سیستم‌هایBPM متناسب‌سازی، یکپارچه‌سازی و توسعه داده می‌شوند. در واقع از طریق پیاده‌سازی آن‌ها، جریان کارها و فرآیندها در سازمان ایجاد می‌شود.
برای فرآیندمحور کردن کامل سازمان، نیاز است در کنار سیستم‌های اطلاعاتی اشاره شده، با استفاده از ابزارهای BPM قواعد و زیرسیستم‌های خاص موردنیاز سازمان ایجاد و توسعه داده شود و با سیستم‌های اطلاعاتی پیاده‌سازی شده، یکپارچه شود. در نهایت نیز بر اساس بررسی شاخص‌ها و KPI های مدنظر در هر فرآیند، گلوگاه‌های سازمان در هر فرآیند شناسایی و شیوه‌های بهبود و سرعت‌بخشی به فرآیندها مشخص می‌شوند. در واقع BPM برخلاف BPR یک پروژه‌ی دائمی و تدریجی است که یکباره همه‌ی فرآیندهای سازمانی را دگرگون نمی‌کند.