شما به عنوان یک مدیر، علاقه‌مندید که بتوانید سرعت انجام کارهای جاری و روزمره را در سازمان خود بالا ببرید. اما واقعیت این است که معمولا زمان زیادی صرف انجام مکاتبات و رسیدگی به درخواست‌ها و نامه‌ها می‌شود. در این بین سیستم اتوماسیون اداری می‌تواند نقش بسزایی در کاهش این زمان داشته باشد.
تحقیقات گروه WFMC (تحقیقات انجمن مدیریت جریان کار – ۲۰۰۶) نشان می‌دهد سازمانها و شرکت‌های سنتی عملا تنها از ۳۰٪ زمانی که صرف فرایندهای خود کرده‌اند، ارزش افزوده دریافت می‌کنند و از ۷۰٪ باقیمانده غیر از اتلاف وقت و هزینه چیزی عایدشان نمی‌شود.
اتوماسیون اداری چیست، این سیستم با خودکارسازی بخش‌های متنوعی از فرایندهای اداری، راه‌حلی جهت رفع مشکلات مطرح شده در بالا محسوب می‌شود. در ادامه، برخی از تعاریف متعددی که در زمینه‌ی اتوماسیون اداری ارائه شده است را مرور می‌کنیم.
اتوماسیون اداری چیست؟
سیستم اتوماسیون اداری دارای تعاریف متعددی است که برخی از آنها عبارت است از:
اتوماسیون اداری یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیوتر است که وظیفهی جمعآوری، ذخیره و توزیع مستندات، پیامهای الکترونیک و سایر فرمهای ارتباطات اداری را بین افراد، گروههای کاری و سازمانها را بر عهده دارد. بخشهایی از این سیستم‌ها عموما شامل نرم‌افزارهای پردازش کلمه، تصویربرداری مستندات، تقویم و غیره است.
در ویکی‌پدیا در تعریف واژه office automation آمده است: «نرم‌افزارهای متنوعی که برای ایجاد، جمعآوری، ذخیره و تغییر اطلاعات اداری مورد نیاز برای انجام کارهای اصلی سازمان به صورت الکترونیکی مورد استفاده قرار می‌گیرند. ذخیره‌سازی داده‌های خام، انتقال الکترونیک و مدیریت اطلاعات کسبوکار الکترونیک، فعالیتهای اصلی یک سیستم اتوماسیون اداری را تشکیل میدهند. اتوماسیون اداری به خودکارسازی و بهینه‌سازی رویه‌های جاری سازمانها کمک می‌کند.»
در سایت ویکی‌پدیای فارسی از اتوماسیون اداری با عنوان «خودکارسازی اداری» یاد شده است و به عنوان مجموعه‌ای از روش‌های کاری و نرم‌افزار و سخت‌افزار رایانه‌ای که برای ذخیره و بازیابی و مبادله اسناد و اطلاعات اداری به کار می‌رود تعریف شده است.
عبارت اتوماسیون اداری در خارج از ایران به تمامی ابزارها و روش‌هایی که برای فعالیتهای دفتری به کار برده می‌شود اطلاق می‌شود که امکان پردازش داده‌های نوشتاری، دیداری و شنیداری را با استفاده از کامپیوتر امکانپذیر می‌سازند.
اتوماسیون اداری به منظور فراهم آوردن ابزاهایی جهت ساده‌سازی، بهبود و خودکارسازی فعالیتهای سازمان از جمله مدیریت داده‌های اداری، هماهنگی جلسات و غیره به وجود آمده است. امروزه سیستمهای اتوماسیون اداری محدود به نگهداری تصویر نوشته‌های دستی نیستند؛ بلکه امکاناتی نظیر تبادل اطلاعات، مدیریت مستندات اداری، کنترل داده‌های عددی، برنامه‌ریزی جلسات و مدیریت برنامه‌های کاری را نیز پوشش میدهند.
از جمله بسته‌های نرم‌افزاری که در دنیا به عنوان اتوماسیون اداری مطرح می‌شوند عبارتند از AppleWorks، Corel WordPerfect، Microsoft Office وSun StarOffice.
به طور کلی آنچه از آن به عنوان سیستم اتوماسیون اداری یاد می‌شود، شکل تکامل یافته سیستم دبیرخانه است که برای جایگزین شدن روش دستی ثبت و شماره‌دهی مکاتبات شامل انواع نامه‌های اداری به کار می‌رفت.
امروزه سیستمهای نرم‌افزاری اتوماسیون اداری در ایران با دید مکانیزه کردن مکاتبات سازمانی شامل گردش فرم‌ها، نامه‌ها و به طور کلی مکاتبات اداری داخل و خارج یک سازمان طراحی شده که در سازمان‌هایی مانند سازمان‌های دولتی و خدماتی، بخش مهمی از کار عملیات سازمان محسوب می‌شود.
اتوماسیون اداری یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیوتر است که وظیفهی جمعآوری، ذخیره و توزیع مستندات، پیامهای الکترونیک و سایر فرمهای ارتباطات اداری را بین افراد، گروههای کاری و سازمانها را بر عهده دارد
مزایای اتوماسیون اداری
نرم‌افزار اتوماسیون اداری به‌عنوان یک سیستم یکپارچه شامل ابزارها و نرم‌افزارهای مختلف، مزایای قابل‌توجهی را برای سازمانها به همراه دارد که عملیات اداری سنتی را به طور اساسی تغییر می‌دهد. این مزایا فراتر از خودکارسازی کارهای روزمره هستند و به کسب‌وکارها کمک می‌کنند تا از قدرت فناوری برای افزایش بهره‌وری استفاده کنند.
برخی از مهم‌ترین مزایای اتوماسیون اداری برای سازمانها عبارت‌اند از:
- افزایش بهره‌وری: نرم‌افزار اتوماسیون با کاهش کارهای دستی، به کارمندان اجازه می‌دهد بر فعالیتهای استراتژیک و ایجاد ارزش‌افزوده بیشتر تمرکز کنند،
- افزایش دقت: فرایندهای خودکار خطاهای انسانی را به حداقل می‌رساند، دقت داده ها را بهبود می‌بخشد و اشتباهات را کاهش می‌دهد،
- صرفه‌جویی در زمان: کارهایی که قبلاً ساعت‌ها طول می‌کشید، با اتوماسیون اداری می‌توانند در چند دقیقه انجام شوند و به‌این‌ترتیب در زمان کارکنان و سازمان صرفه‌جویی می‌شود،
- سازگاری: اتوماسیون حفظ یکنواختی در فرایندها را تضمین می‌کند و سطح خروجی ثابتی را حتی در بار کاری بالا، حفظ می‌کند،
- صرفه‌جویی در هزینه: کاهش نیاز به کارهای دستی، در طول زمان منجر به صرفه‌جویی قابل‌توجهی در هزینه‌ها می‌شود،
- ایجاد بینش نسبت به داده ها: سیستم اتوماسیون بینش ارزشمندی نسبت به داده ها ایجاد می‌کند که منجر به شناسایی روندها و تصمیم‌گیری بهتر می‌شود،
- تصمیم‌گیری سریع‌تر: با دردسترس‌بودن داده های در لحظه، تصمیم‌گیرندگان می‌توانند به‌سرعت به سناریوهای در حال تغییر پاسخ دهند،
- بهبود خدمات مشتری: اتوماسیون زمان پاسخگویی سریع‌تر را امکانپذیر و اطلاعات دقیق‌تری را فراهم می‌کند که منجر به تجربه بهتر مشتری می‌شود،
- مقیاس‌پذیری: سیستمهای خودکار اغلب می‌توانند با افزایش حجم کاری و رشد کسبوکار، بدون ایجاد اختلال قابل‌توجه، با شرایط سازگار شوند،
- دسترسی از راه دور: بسیاری از ابزارهای اتوماسیون را می‌توان از راه دور در دسترس کارکنان قرار داد که این موضوع، امکان دورکاری و نظارت از راه دور را فراهم می‌کند،
- ایجاد مزیت رقابتی: سازمان‌هایی که از اتوماسیون استفاده می‌کنند، می‌توانند با عملکرد مؤثرتر، نسبت به رقبای خود مزیت رقابتی کسب کنند،
- تمرکز بر نوآوری: نرم‌افزار اتوماسیون، زمان و منابع موردنیاز برای برنامه‌ریزی استراتژیک و استفاده از نوآوری را آزاد می‌کند.
نقش اتوماسیون اداری در بهبود تجربه کارکنان
اتوماسیون اداری به‌عنوان یک ابزار قدرتمند برای افزایش تجربه کارکنان ظاهر شده است که با خودکارسازی وظایف معمول و ساده‌سازی فرایندها، به افراد کمک می‌کند بر جنبه‌های معنادارتر و استراتژیک‌تر نقش‌های خود تمرکز کنند. نرم افزار اتوماسیون اداری میزان کارهای دستی و تکراری را کاهش می‌دهد و زمان ارزشمندی را که می‌تواند به سمت حل خلاقانه مسئله و نوآوری هدایت شود، آزاد می‌کند.
علاوه بر این، اتوماسیون به ایجاد یک محیط کاری سازگارتر و بدون خطا کمک می‌کند و دقت کارکنان در انجام وظایفشان را افزایش می‌دهد. این موضوع رضایت شغلی را بهبود می‌بخشد و کارمندان را قادر می‌سازد تا به طور مؤثر در تحقق اهداف سازمان مشارکت کنند.
سیستم اتوماسیون، ارتباطات و همکاری میان اعضای تیم را تسهیل می‌کند، زیرا از طریق آن امکان اشتراک‌گذاری در لحظه داده‌ها و گردش‌های کاری به شکل دیجیتال فراهم می‌شود. استفاده از این سیستم نشان می‌دهد که سازمانها رفاه کارکنان خود را در اولویت قرار میدهند و برای پرورش فرهنگ کاری مثبت و سازنده که با انتظارات مدرن همسو می‌شود، اهمیت قائل هستند.
اتوماسیون اداری شامل چه بخشهایی است؟
یک سیستم اتوماسیون اداری از بخشها و ماژولهای مختلفی تشکیل شده است. همانطور که در بالا نیز اشاره شد، امروزه سیستمهای اتوماسیون اداری تکامل یافتهاند و طیف وسیعی از فعالیتهای سازمانی و برون سازمانی را پوشش میدهند و به همین دلیل شامل ماژولهای متنوعی است که هر کدام بخشهایی از فرایندها یا فعالیتهای یک سازمان را در برمیگیرند.
دبیرخانه
اصلی‌ترین بخش یک سیستم اتوماسیون اداری بخش مربوط به عملیات دبیرخانه شامل فرایندهای ثبت نامه، ارجاع، کارتابل پرسنل و بایگانی است. این بخش هسته‌ی اولیه و اساسی این سیستم‌ها است.
در این بخش عملیات‌های مختلفی از اسکن، ورود اطلاعات، ثبت اندیکاتور، توزیع و پیگیری چرخه نامه‌های دریافتی تا تهیه‌ی پیش‌نویس، گردش، امضاء، ثبت و چاپ نامه‌های ارسالی انجام می‌شود. در این بخش از اتوماسیون اداری، از ابزارهای ورودی و خروجی متعددی مانند اسکنر، چاپگر، قلم نوری، فکس مودم، ایمیل سرور و غیره استفاده می‌شود.
فرم‌ساز و موتور گردش فرم
نامه‌ها، تنها مستندات یک سازمان نیستند و برخی از مکاتبات سازمانها در قالب فرمهای اداری و با جریان کاری معینی در سازمان گردش پیدا می‌کنند. به همین دلیل بخش دیگری به سیستمهای اتوماسیون اداری اضافه شده که به نام «فرم‌ساز و موتور گردش فرم» شناخته می‌شود.
این بخش وظیفهی طراحی انواع فرمهای سازمانی و گردش آنها را در قالب جریان‌های کاری از پیش تعریف شده دارد. ثبت، نگهداری و بازیابی اطلاعات این فرم‌ها به طور کامل در سیستم اتوماسیون اداری مدیریت می‌شوند.
فرم ساز یکی از اجزای اتوماسیون اداری است که وظیفه طراحی انواع فرمهای سازمانی و گردش آنها را در قالب جریان‌های کاری از پیش تعریف شده دارد
مدیریت جلسات و ساماندهی
برنامه‌ریزی جلسات، قرارهای کاری، پیگیری و مدیریت آنها و نگهداری مستندات مربوط به آنها از جمله مهم‌ترین بخش کارهای اداری یک سازمان به شمار می‌آید و زمان زیادی را نیز به خود اختصاص می‌دهد.
یکی از بخش‌های اتوماسیون اداری به تنظیم، ثبت و نگهداری، برگزاری و پیگیری جلسات و مستندات آنها اختصاص می‌یابد. این بخش معمولا شامل تقویم کاری، مدیریت جلسات و قرارهای کاری، مدیریت فعالیت‌ها و پروژه‌ها و غیره است.
آرشیو الکترونیک
با گذشت زمان و افزایش تعداد و حجم مستندات در سازمان، نیاز به ابزاری جهت آرشیو و بایگانی آنها وجود دارد. بسیاری از سیستمهای اتوماسیون اداری بخشی را نیز به عنوان آرشیو الکترونیک و مدیریت مستندات دارند که علاوه بر نگهداری و دسته‌بندی اسناد سازمانی، امکان جستجو و دستیابی سریع و آسان را نیز فراهم می‌کنند.
پرتال مکاتبات برون سازمانی
فراهم آمدن بسترهای جدید ارتباطی بر مبنای شبکه‌های کامپیوتری، موجب شده دولت‌ها و سازمانها به منظور کاهش هزینه‌های ایاب و ذهاب و افزایش رضایت‌مندی و تسریع در ارائه‌ی خدمت به ارباب رجوع، امکان ارسال و پیگیری درخواست و کارهای اداری در محیط خارج از سازمان را یک الزام بدانند.
برای پاسخ به این الزام سازمانها و در راستای طرح تکریم ارباب رجوع بخش پرتال برون سازمانی نیز امروزه به سیستمهای اتوماسیون اداری اضافه شده تا امکان ردگیری مکاتبات را در خارج از سازمان و برای کاربران برون سازمانی فراهم کند.
کارتابل آفلاین
اتوماسیون اداری با توجه به پراکندگی جغرافیایی سازمانها و نوع دسترسی به آنها تنوع یافتهاند. برخی از آنها در شبکه محلی قابل دسترس هستند و برخی دیگر نرم‌افزار اتوماسیون تحت وب هستند.
در سیستم اتوماسیون اداری تحت وب برای قسمت‌هایی از نرم‌افزار که اهمیت ویژه‌ای دارند نوع آفلاین نیز در نظر گرفته می‌شود تا در شرایطی که دسترسی به اینترنت با سرعت مطلوب امکانپذیر نیست بتوان به صورت غیر برخط به اطلاعات دست یافت.
از جمله‌ی آنها می‌توان به کارتابل آفلاین اشاره کرد. شما به عنوان مدیر یک سازمان می‌توانید کارتابل خود را در هر نقطه جغرافیایی مرور کرده و امور مربوط به نامه‌ها را انجام دهید و در اولین برقراری ارتباط با سیستم آنها را به‌روز کنید.
بخش‌های دیگری نیز به تدریج به سیستمهای اتوماسیون اداری اضافه شده که هر کدام از آنها جهت افزایش مکانیزاسیون کار‌ها در سازمان و تسهیل ارائه‌ی خدمات درون و برون سازمانی ایجاد شده‌اند:
- صندوق پیام
- سامانه ارسال پیام کوتاه
- سامانه ارسال و دریافت فکس و پست الکترونیک
- گزارش‌ساز
روندهای آینده در حوزه اتوماسیون اداری
مانند هر حوزه دیگری، فناوری‌های دیجیتال نقش مؤثری در تغییر و پیشرفت اتوماسیون اداری ایفا می‌کنند. اگرچه به‌کارگیری فناوری‌ها با چالش‌هایی نیز همراه است، اما مزایای بالقوه آنها به‌قدری قابل‌توجه است که نمی‌توان نادیده گرفت. در ادامه، به بررسی نقش و تأثیر مهم‌ترین فناوری‌های نوظهور بر این سیستم پرداخته شده است.
فناوری های تحول آفرین در پیشرفت حوزه اتوماسیون اداری نیز موثر بوده و توسعه قابل توجهی برای آنها به همراه دارند
هوش مصنوعی (AI) و یادگیری ماشین در اتوماسیون اداری
هوش مصنوعی (AI) به‌سرعت خود را به‌عنوان یک تغییردهنده بازی در صنایع مختلف تثبیت کرده است و اتوماسیون اداری نیز از این قاعده مستثنی نیست. امروزه این سیستم‌ها، مبتنی بر هوش مصنوعی نیز ظهور کرده‌اند که نویدبخش کارایی و قابلیت بی‌سابقه‌ای در انجام کارهای اداری است. با وجود الگوریتم‌های یادگیری ماشینی در قلب آنها، این ابزارهای جذاب می‌توانند از تجربه یاد بگیرند و به‌تدریج عملکرد خود را بهبود دهند.
این فناوری‌ها می‌توانند وظایف متعدد کارکنان، از زمان‌بندی خودکار (تصمیم‌گیری هوشمندانه بر اساس متغیرهای متعدد) تا بینش‌های پیش‌بینی‌کننده در مورد عملیات تجاری یا روندهای مالی را پوشش دهند. دستیارهای هوشمندی را تصور کنید که از راه دور سیستم اداری اتوماسیون شما را کنترل و بدون توجه به محدودیت‌های ظرفیت انسانی، شبانه‌روزی کار می‌کنند. علاوه بر این، تصور یک سیستم اداری خودکار که به طرز ماهرانه‌ای حجم زیادی از داده را مدیریت می‌کند، دشوار نیست؛ البته همه اینها به لطف قابلیت‌های یادگیری ماشینی ممکن است.
یکپارچگی با دستگاه‌های اینترنت اشیا (IoT)
یکپارچگی با دستگاه‌های اینترنت اشیا (IoT)، پیشرفت دیگری است که در آینده از اتوماسیون اداری انتظار می‌رود. افزایش دستگاه‌های IoT به‌عنوان حسگرهایی که اطلاعات لحظه را در مورد محیط کسبوکار جمعآوری می‌کند، به مدیریت پویاتر و حتی فعال‌تر سیستمهای اتوماسیون اداری کمک می‌کند. با استفاده از این فناوری می‌توان نقض‌های امنیتی را فوراً شناسایی و مصرف منابع را بادقت ردیابی کرد. این موضوع در نهایت منجر به بهینه‌سازی و صرفه‌جویی قابل‌توجهی در هزینه‌ها می‌شود.
تجزیه‌وتحلیل پیشرفته داده‌ها و قابلیت‌های پیش‌بینی
با حجم عظیمی از داده‌های عملیاتی که توسط سیستمهای اتوماسیون اداری به کار گرفته شده‌اند، سیستمهای آینده می‌توانند با تحلیل داده ها، الگوها را پیش‌بینی کنند و بینش‌هایی را به دست آورند که از طریق روش‌های سنتی ممکن نیست. تجزیه‌وتحلیل داده‌ها و مدل‌سازی پیش‌بینی بهبودیافته، درک بهتری از روند کسبوکار را فراهم کرده و به هدایت استراتژی با رویکرد آینده‌نگر کمک می‌کند.
جمع‌بندی
نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم، ضمن ساماندهی فرایندهای سازمانی، امکان انجام مکاتبات اداری را به شکل الکترونیک از هر نقطه جغرافیایی با سرعت بالا، سهولت کاربری و در محیطی امن فراهم می‌کند.
سیستم اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم با ایجاد بستری مناسب برای ثبت و گردش نامه و انواع فرمهای سازمانی، پیگیری دقیق، گزارش اقدامات لازم و مدیریت بهینهه‌ی جلسات، ضمن سرعت بخشیدن به روند مکاتبات درون سازمانی، امکان تعامل الکترونیک برون سازمانی را نیز فراهم می‌کند. مجموعه این امکانات با بهره‌گیری از بر‌ترین فناوری‌های تولید نرم‌افزار، با کاربری ساده و امنیت بالا ساخته شده است.