کنترل و مدیریت هزینه از دغدغه‌های اصلی مدیران کسب‌وکارها در محیط پرتلاطم اقتصاد امروز است. تغییرات محیطی، نیازهای جدید نیروی کار، نوسانات اقتصادی و از همه مهم‌تر رقابت شدید بین کسب‌وکارهای مختلف آنها را ناگزیر می‌کند تا بیش از گذشته به فکر روش‌های کنترل هزینه‌ها باشند.
از مفاهیم نزدیک به این مفهوم، بحث تقلیل هزینه است که گاه برخی افراد آنها را اشتباه به جای یکدیگر به کار می‌برند. در این مقاله قصد داریم در مورد کنترل هزینه‌ها در حسابداری و اینکه اساسا مدیریت هزینه چیست و چه تفاوتی با تقلیل هزینه دارد؛ بیشتر صحبت کنیم.
کنترل و مدیریت هزینه چیست چه تفاوتی با تقلیل هزینه دارد؟
تعاریف گوناگونی برای «کنترل هزینه» وجود دارد ولی به زبان ساده می‌توان گفت، شناسایی و کنترل هزینه‌های کسب‌وکار برای افزایش سودآوری و با فرآیند بودجه‌ریزی آغاز می‌شود. در ادامه مدیران و صاحبان کسب‌وکار هزینه‌های واقعی را با بودجه مقایسه می‌کنند و اگر هزینه‌های واقعی بیشتر از برنامه‌ریزی باشد، مدیریت اقدام مناسب را انجام می‌دهد.
از سوی دیگر، «تقلیل هزینه» یک فرآیند است و در آن حداقل بها برای بهای تمام شده‌ی واحد محصول در نظر گرفته می‌شود که تاثیری در کیفیت محصول یا خدمت ارائه شده نداشته باشد و اغلب از طریق به‌کارگیری روش‌های جدید یا بهبود روش‌های قبلی تحقق می‌یابد. تقلیل هزینه، حذف تمام هزینه‌های غیرضروری که در فرآیند تولید، انبارش و فروش محصول وجود دارد را هدف‌گذاری می‌کند.
به طور خلاصه، فعالیت نگهداشت بهای تمام شده در سطح استاندارد از پیش تعیین شده را «کنترل هزینه» می‌نامند، در حالی که «تقلیل هزینه»، فعالیت کاهش هزینه‌های واحد محصول از طریق روش‌های جدید تولید است.
کنترل و مدیریت هزینه بر روی کاهش بهای تمام شده‌ی کل محصولات تمرکز دارد، اما تقلیل هزینه بر روی کاهش قیمت واحد محصول متمرکز است. کنترل هزینه ذاتا ماهیت موقت دارد و برخلاف آن تقلیل هزینه یک مفهوم دائمی است.
روش کنترل هزینه‌ها هنگام دستیابی به هدف خاصی به پایان می‌رسد. برعکس آن، تقلیل هزینه هیچ‌گاه به پایان نمی‌رسد و همیشه ادامه خواهد داشت.
کنترل هزینه حفظ کیفیت را تضمین نمی‌کند، در حالی که در تقلیل هزینه می‌بایست کیفیت در حد مطلوب حفظ شود.
کنترل هزینه‌ها در حسابداری یک عمل بازدارنده است، درحالی‌که کاهش هزینه یک عمل اصلاحی است.
کنترل و مدیریت هزینه بخشی از عملکرد حسابداری صنعتی است، درحالی‌که تقلیل هزینه می‌تواند حتی زمانی تحقق یابد که هنوز حسابداری صنعتی فعالیت خود را شروع نکرده است.
در جدول زیر تفاوت‌های این دو مفهوم با هم مقایسه شده‌اند:
| مبنای مقایسه | تقلیل هزینه | کنترل هزینه |
| مفهوم و معنی | روش مورد استفاده برای اقتصادی کردن هزینه‌ی واحدهای محصول، با حفظ سطح کیفی محصولات یا خدمات | روش مورد استفاده برای نگهداشت هزینه‌ها برمبنای استانداردهای از پیش تعیین شده |
| صرفه‌جویی هزینه | بهای تمام شده‌ی واحد | بهای تمام شده‌ی کل |
| کیفیت محصول یا خدمت | تضمین می‌کند | تضمین نمی‌کند |
| ماهیت | دائمی | موقت |
| موضوع مورد تاکید | هزینه‌ها در زمان حال و آینده | هزینه‌ها در زمان گذشته و حال |
| زمان خاتمه | بدون خاتمه | با رسیدن به هدف مشخص خاتمه می‌یابد |
| نوع عملکرد | اصلاحی | بازدارنده |
با دامنه‌ی فعالیت تقلیل هزینه آشنا شویم
معمولا سطوح یا بخش‌های مختلفی برای تقلیل هزینه در نظر گرفته می‌شود که در ادامه به بررسی آنها می‌پردازیم.
سطح طراحی محصول
طراحی محصول معمولا یکی از سطوحی است که برای کاهش هزینه‌ها مورد غفلت قرار می‌گیرد، درحالی‌که یکی از بهترین محل‌هایی است که می‌توان در آن هزینه‌های تولید را کاهش داد.
برای نمونه، شرکت HTC سوئد، از ابزاری به‌عنوان«نمونه‌سازی اولیه دیجیتال» digital prototyping استفاده می‌کند. استفاده از این ابزار تا ۹۷درصد از هزینه‌های طراحی محصولات جدید را کاهش داده است.
در گذشته برای تولید محصول جدید می‌بایست یک نمونه‌ی فیزیکی از آن با در نظر گرفتن تمام خصوصیات محصول تولید می‌شد، ولی در مدل جدید، تمام این ویژگی‌ها به‌شکل دیجیتالی طراحی می‌شود و به مهندسان شرکت، امکان طراحی و تولید و در نهایت بررسی تمام قسمت‌های محصول جدید را می‌دهد.
در طراحی محصول جدید می‌توان از زوایای مختلفی هزینه‌ها را کاهش داد. برای نمونه، چگونه با به‌کارگیری مواد اولیه‌ی کم‌تر همان محصول را تولید کرد، زمان تولید محصول به نحوی طراحی شود که کم‌ترین زمان ممکن، مورد نیاز باشد یا بسته‌بندی به نحوی باشد که هزینه‌ی آن اقتصادی‌تر باشد.
سطح سازمان
تقلیل هزینه از طریق بهبود سازمان کار کارخانه از جمله شفاف بودن شرح وظایف واحدها، وجود کانال‌های ارتباطی موثر و کارآمد بین واحدها و سایر موارد اینگونه نیز می‌تواند بهبود پیدا کند.
سطح فرآِیند تولید
برای اجرای یک برنامه‌ی تقلیل هزینه در تولید یک محصول، می‌بایست تمام عملیات موجود مورد بررسی قرار گیرد تا بهترین روش انتخاب شود. برای کاهش ضایعات می‌بایست از ابزار با کیفیت بالاتر استفاده شود.
سطح هزینه‌های اداری
کاهش هزینه‌های اداری واحدهای تجاری هم می‌تواند تاثیر درخورتوجهی بر روی قیمت محصولات داشته باشد؛ مانند، مدیریت هزینه‌های ارتباطات نظیر تلفن و اینترنت یا کاهش هزینه‌های ماموریت پرسنل.
سطح هزینه‌های تبلیغات و بازاریابی
با بازنگری روش‌های بازاریابی ، تنظیم مجدد شرح وظایف کارشناسان فروش و مواردی از این قبیل می‌تواند در کاهش هزینه‌ها مفید باشد.
سطح تامین مالی
همواره واحد تجاری می‌بایست سطح استفاده از هزینه‌های سرمایه‌ای را به‌نحوی تعیین کند که بالاترین بازدهی را داشته باشد.
ابزار و روش کنترل هزینه یا تقلیل هزینه
۱- سیستم بهایابی استاندارد
این سیستم به شکل کلی برای مدیریت هزینه به‌کار برده می‌شود. بهای تمام شده‌ی محصول به شکل استاندارد تخمین زده و با هزینه‌های واقعی مقایسه می‌شود. هم‌چنین، انحرافات و علل آن مورد بررسی قرار می‌گیرند.
۲- کنترل بودجه
یکی دیگر از ابزارهای کنترل هزینه‌ها در حسابداری بحث بودجه‌ریزی است. در این روش به ازای هر فعالیت واحد تجاری بودجه‌ای پیش‌بینی و به طور دائم عملیات واقعی با بودجه مقایسه می‌شود.
۳- کنترل موجودی
کنترل موجودی‌ها تکنیک‌ها و روش‌های خاص خودش را دارد که از طریق آنها می‌توان هزینه‌های انبارداری و موجودی نگهداری شده در انبار را مدیریت کرد.
۴- برنامه‌ریزی تولید و کنترل عملیات تولید
برای تهیه‌ی برنامه‌ی تولید، واحد برنامه‌ریزی تولید نیاز دارد تا همکاری نزدیکی با واحدهای بازاریابی و فروش داشته باشد.
واحد برنامه‌ریزی تولید می‌تواند انواع روش‌های برنامه‌ریزی تولید نظیر تولید یک محصول، تولید براساس روش بچ یا انبوه و سایر روش‌ها را به‌کار ببرد، اما در نهایت تعداد محدودی از گریدها و سایزها برای تولید انتخاب می‌شوند.
ارتباط ERP با کنترل هزینه و تقلیل هزینه
ERP یک بسته‌ی نرم‌افزاری کاربردی درون‌سازمانی، جامع و سازمان‌نگر، ماژولار، استاندارد و شامل یک مجموعه از ماژول‌های یکپارچه، آماده‌ی راه‌اندازی، از پیش طراحی شده و از پیش مهندسی شده ولی قابل تنظیم و پیکربندی براساس نیازهای پویای سازمان‌هاست.
با نگاهی به ماژول‌های تشکیل‌دهنده‌ی یک ERP و مقایسه‌ی آن با ابزارهای مدیریت هزینه نام برده شده در بخش قبل، می‌توان نتیجه‌گیری کرد که به کمک یک ERP قوی در یک سازمان می‌توان ترکیبی از ابزارهای کنترل هزینه، هم‌چنین تقلیل هزینه را در اختیار داشت.
عملیاتی نظیر کنترل عملیات تولید، کنترل موجودی کالا، کنترل بودجه و در نهایت محاسبه‌ی بهای تمام شده به روش استاندارد بدون ERP فرآیندی بسیار زمان‌بر و پُرهزینه است.
جمع‌بندی
دو روش «کنترل هزینه» و «تقلیل هزینه» توسط شرکت‌های تولیدی به‌منظور کاهش هزینه‌ی تولید مورد استفاده قرار می‌گیرند.
«کنترل هزینه» به عنوان یک نقشه‌ی راه برای یک واحد تجاری است و از طریق استانداردسازی هزینه‌ها و فرآیندها و کنترل هزینه‌ها در قالب آن عمل می‌کند. از سوی دیگر «تقلیل هزینه»، استانداردهای ایجاد شده را به چالش کشیده و با به‌کارگیری نگرش‌های جدید سبب کاهش هزینه می‌شود.
مجموعه نرم افزار ERP همکاران سیستم تحت عنوان راهکاران یک راه‌حل جامع سازمانی است که می‌تواند به عنوان یک بستر مناسب، تسهیل‌کننده دو مفهوم فوق عمل کند.