هم‌زمان با پیشرفت و توسعه بکارگیری انواع نرم افزار BI ، راهکارهای نرمافزاری یکپارچه سازمانی مانند سیستمهای برنامه ریزی منابع سازمانی یا ERPها نیز در حال توسعه بوده‌اند و طبیعتا ابزارهای گزارشسازی و گزارشگیری در این سیستمهای نرمافزاری عملیاتی نیز پیشرفت قابل توجهی داشته‌اند. در چنین شرایطی دو سوال اساسی مطرح می شود: هر یک از این دو گروه امکانات نرمافزاری یعنی ابزارهای گزارش سازی داخل سیستم ERP سازمان و امکانات مشابه در راهکار نرم افزاری هوشمندی تجاری قرار است چه بخشی از نیازهای اطلاعاتی سازمان را پوشش دهند؟ آیا این دو جایگزین هم هستند یا مکمل یکدیگرند؟
در ادامه به بررسی طیف نیازهایی که در هر یک از این دو نرم‌افزار پوشش داده می شود، خواهیم پرداخت و مقایسه‌ای دقیق تر بین ماهیت و قابلیتهای آنها بیان خواهد شد.
مقایسه سطح اطلاعات گزارش‌ها در ERP با هوشمندی تجاری
ابزارهای گزارشسازی که در داخل سیستمهای عملیاتی نرم افزار ERP تعبیه شده برای ساخت گزارش‌هایی که وضعیت عملیات روزمره سازمان و رویدادهای اتفاق افتاده را نشان دهند ضروری هستند. بدون این گزارش‌ها، حتی چرخش عادی کسب و کار سازمان در عملیات‌های مختلف مانند مالی، فروش، انبار و لجستیک، منابع انسانی، نگهداری و تعمیرات دستگاه‌ها، ساخت و تولید و غیره با مشکل مواجه خواهد شد. از جمله این گزارش‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- گزارش محصولاتی که قرار است امروز به مشتریان تحویل شوند یا گزارش موادی که قرار است امروز از طرف تامین کننده خاصی به انبار برسد برای کنترل ورود و خروج کالا ها به انبار توسط مسئول انبار.
- گزارش لیست مرخصی‌های پرسنل برای هفته پیش رو برای مدیر منابع انسانی جهت اطمینان از مختل نشدن عملیات روزمره سازمان.
- گزارش مانده مطالبات از هر مشتری در کنار مقدار محصولات تحویلی و مانده سفارش وی برای مدیر فروش به منظور مدیریت مذاکره با مشتریان و نمایندگان
در یک پروژه استقرار هوشمندی تجاری، ابزارهای گزارشسازی داخل ERP ها نیز به کار گرفته می شود و گزارش های خروجی آنها نیز در راستای دستاوردهای هوشمندی تجاری قابل کاربرد است، لذا این دو گروه نرم افزار در یک پروژه استقرار راهکار هوشمندی تجاری مکمل یکدیگرند.
درنتیجه با گزارش‌هایی که در گزارش‌سازهای ERP می‌سازیم، می‌توانیم عملیات روتین و روزمره سازمان را بطور مداوم انجام دهیم. اما آیا صرفاً انجام مرتب و مداوم هر یک از عملیات‌های روزمره می تواند موفقیت کسب‌وکار سازمان را تضمین کند؟ مدیران عالی سازمان به دنبال پاسخ سوالات ِکلان‌تری نیز هستند:
- آیا تمامی فرایندهای سازمان به صورت یکپارچه و در کنار هم، در حال ارزش‌افزایی برای کسب و کار هستند؟
- عملکرد واقعی با عملکرد بودجه شده در فرایندهای مختلفی مانند فروش، تامین، منابع انسانی چقدر فاصله دارد و وضعیت تحقق شاخص‌های کلیدی عملکرد(KPIها) در این مقایسه چگونه است؟
- آیا ادامه چرخش عملیات کسب و‌کار به شکل فعلی آن در بازه‌های زمانی شش‌ماهه، یک‌ساله و دوساله آینده نیز سودآور خواهد بود؟
- فرصت‌ها و مشتریان جدید برای محصولات جدید شرکت کدامند؟
- چگونه از کمبود نقدینگی سازمان برای پرداخت حقوق پرسنل جلوگیری کنیم؟
ابزارهای گزارشسازی داخل ERP ها با پایگاه داده اصلی تراکنشی (OLTP) ارتباط دارند و به دلیل ساختار تراکنشی و جزئی داده‌های مورد استفاده در آنها و شکل و ماهیت امکانات گزارشسازی متناسب با این ساختار داده، قادر به ارائه پاسخ اثربخش به مسائل کلان کاربران کسب و کار (Business Users) نیستند. برای پاسخ به این سوالات نیاز به اطلاعات تحلیل شده و دانش تصمیم‌ساز است، راهکار نرم افزاری هوشمندی تجاری با معماری چند لایه پالایش داده های انبوه، پایگاه داده تجمیعی و تحلیلی ایجاد می کند و با بکارگیری ابزارهای گزارشسازی، داشبوردسازی و تجریه و تحلیل که از این پایگاه دادها استفاده می‌کنند، می‌تواند مدیران سازمان را در دستیابی سریع، قابل اتکا و دقیق به این اطلاعات تحلیل شده و دانش تصمیم ساز توانمند کند. پس اگر سازمان شما به دنبال پاسخ چنین سوالاتی است و یا به عبارتی مدیران سازمان به دنبال اطمینان از موفقیت کلان و بلند مدت کسب‌وکار و اجرای صحیح استراتژی‌های تعیین شده هستند، بی شک علاوه بر گزارش‌سازهای ERP نیاز به راهکار نرمافزاری هوشمندی تجاری نیز خواهید داشت.
مقایسه قابلیتهای نرم افزاری در گزارش سازهای ERP با هوشمندی تجاری
در مقالات گذشته، انواع قابلیتهای قابل ارائه در یک راهکار نرم افزاری هوشمندی تجاری معرفی شدند؛ بسترهای نرم افزاری این حوزه، ۱۷ قابلیت را در قالب سه طبقه کلی زیرساخت های یکپارچه‌سازی، قابلیت های ارائه اطلاعات و قابلیتهای تجزیه و تحلیل را برای سازمان ها فراهم میکند. با مد نظر قرار دادن طیف این قابلیت‌ها همانطورکه در شکل ۱ قابل مشاهده است، راهکار نرمافزاری هوشمندی تجاری علاوه بر قابلیتهای گزارشسازی و گزارشگیری(Reporting) که اصلی‌ترین وجه مشترک آن با گزارش‌سازهای سیستمهای نرمافزاری عملیاتی مانند ERPها محسوب می‌شود، قابلیتهای قدرتمند دیگری نیز در اختیار کاربران کسب و کاری سازمان قرار می‌دهد. سازمان بر حسب نیاز خود می‌تواند از یک یا تمام این قابلیت‌ها پس از استقرار راهکار هوشمندی تجاری استفاده کند.
با این اوصاف، روشن است که نرم‌افزارهای حوزه هوشمندی تجاری، طیف بسیار گسترده‌تری از قابلیت‌ها را نسبت به ابزارهای گزارشسازی سیستمهای عملیاتی و یا نرم‌افزارهای صفحه گسترده(Spreadsheet) مانند Excel فراهم می کنند که به ویژه در حوزه قابلیتهای تحلیلی(Analytics) این تمایز مشهود است. این تمایز طبیعی است زیرا هوشمندی تجاری باید پوشش دهنده سطع کلان‌‌تری از نیازهای اطلاعاتی و دانشی مدیران و تحلیلگران کسب و کار باشد، نیازهایی که هدف آنها «هدایت چرخش چرخ کسب و کار در مسیر تعیین شده» است. بنابراین برای دستیابی به این هدف، علاوه بر قابلیتهای گزارش سازی در ERP، سازمان نیاز به بکارگیری چندین قابلیت دیگر نیز دارد که فقط در راهکار نرمافزاری هوشمندی تجاری وجود دارند.
بر اساس نتایج مقاله جاری و همچنین بررسی سطح قابل مقایسه بسترهای نرم افزاری هوشمندی تجاری با گزارش سازهای عملیاتی ERP ، در جداول زیر جمع‌بندی مقایسه‌ای جامع بین ابزارهای گزارش سازی داخل ERPها و راهکار نرمافزاری هوشمندی تجاری از منظرهای مختلف به طور خلاصه بیان شده است:
جدول شماره یک – مقایسه ابزارهای گزارشسازی داخل ERP ها و راهکار نرمافزاری هوشمندی تجاری از منظر «رسالت‌ها و اهداف»
جدول شماره دو – مقایسه ابزارهای گزارشسازی داخل ERPها و راهکار نرمافزاری هوشمندی تجاری از منظر «امکانات و قابلیت‌ها»
جدول شماره سه – مقایسه ابزارهای گزارشسازی داخل ERPها و راهکار نرمافزاری هوشمندی تجاری از منظر «نوع داده‌ها و گزارش‌ها»
ابزارهای گزارش سازی ERP در راستای دستاوردهای هوشمندی تجاری
اما آیا ابزارهای گزارشسازی داخل ERP، صرفاً برنامه‌هایی برای ساخت گزارش‌های عملیاتی هستند و کاملاً مجزا از راهکار نرمافزاری هوشمندی تجاری بکار گرفته می‌شوند؟ در پاسخ می‌توان گفت استقرار هوشمندی تجاری در یک سازمان پروژه ای بزرگ و بلند مدت است و در مدت اجرای آن فرایندهای سازمان در تمام سطوح درگیر و نیازهای اطلاعاتی سطح کلان و عالی در کنار نیازهای اطلاعاتی لایه های میانی و عملیاتی سازمان تحلیل می‌شود و حتی می‌توان گفت که این نیازهای اطلاعاتی به یکدیگر گره خورده و یکپارچه می‌شوند و از اطلاعات تمامی برنامه‌های نرمافزاری قبلی مستقر شده در سازمان استفاده خواهد شد؛ در نتیجه بدیهی است در یک پروژه استقرار هوشمندی تجاری، ابزارهای گزارشسازی داخل ERP ها نیز به کار گرفته شده و گزارش های خروجی آنها نیز در راستای دستاوردهای هوشمندی تجاری قابل کاربرد باشد. لذا می‌توان گفت که ابزارهای گزارشسازی سیستم های عملیاتی پایه(مانند ERPها)، در صورت استقرار راهکار نرمافزاری هوشمندی تجاری در سازمان به عنوان بخشی از این راهکار ایفای نقش می‌کنند و طیف خاصی از گزارش‌ها که در حوزه اطلاعات عملیاتی- جزئی و تراکنشی هستند و مورد نیاز پروژه استقرار هوشمندی تجاری است، از طریق این ابزارها و برنامه های نرمافزاری ساخته می شوند؛ لذا این دو گروه نرم افزار، هیچ گاه رقیب یا جایگزین هم نخواهند بود و بلکه در یک پروژه استقرار راهکار هوشمندی تجاری مکمل یکدیگرند.
هوشمندی راهکاران همکاران سیستم چیست؟
هوشمندی راهکاران همکاران سیستم، فراهم ساز بستری برای هوشمندی تجاری(Business Intelligence یا BI) در سازمان‌هاست. این نرم افزار انبوه اطلاعات سیستمهای عملیاتی سازمان را در ساختاری تجمیعی، خلاصه شده، تحلیلی و مناسب برای نیازهای اطلاعاتی مدیران و تحلیلگران کسب و کار آماده میکند تا گزارشگیری، ساخت داشبوردهای مدیریتی و امکانات تجزیه و تحلیل اطلاعات را در محیط کاربری ساده و کاربردی امکان‌‌‌‌پذیر کند.
تدوین شده در ستاد مدیریت محصول و بازاریابی همکاران سیستم