حسابداری مهم‌ترین ابزار کار کارکنان و مدیران سازمان‌ها به شمار می‌آیند. در دهه‌های اخیر نرم افزار حسابداری آنلاین یا تحت وب با امکانات بیشتر، کمک بزرگی به مدیریت بهتر امور مالی سازمان‌ها کرده است.
حسابداری تحت وب ضمن دارا بودن امکانات نرمافزارهای سنتی، قابلیت‌های بیشتری در اختیار کسبوکارها قرار می‌دهد. با این حال، برخی از مدیران شرکتها هنوز هم سوالاتی درباره‌ی کارکردها و مزایای آن دارند که در این مقاله به آنها می‌پردازیم.
حسابداری آنلاین چیست و چه کاربردهایی دارد؟
فناوری رایانش ابری و ارائه نرمافزار بر این بستر به اثربخشی و ارزش‌آفرینی فرایندها کمک زیادی می‌کند. رایانش ابری برای صنعت مالی فراتر از یک تکنولوژی و به عنوان یک مقصد محسوب می‌شود. گزارش‌ها نشان می‌دهد این فناوری به کسبوکارها به ویژه سازمان‌های فعال در حوزه مالی کمک است درآمد خود را افزایش دهند و دید دقیق‌تری از مشتریان و کسب‌و‌کارشان داشته باشند. ( Delloitte، 2019).
سال 2019 گزارشی در ERP NEWS منتشر شد که در آن پیش‌بینی‌هایی برای آینده مالی انجام شده بود. اولین پیش‌بینی به موضوع رایانش ابری پرداخته بود. بر اساس این گزارش در آینده رایانش ابری در واحد مالی و حسابداری در همه کسبوکارها به یک فرایند کاملا ضروری و رایج تبدیل می‌شود. مهم‌ترین دلیل آن، این است که سازمان‌ها با به‌کارگیری نرم افزارهای ابری می‌توانند بدون پیچیدگی‌های تکنولوژی و هزینه‌های آن، همیشه از به روزترین نسخه نرمافزار استفاده کنند.
دومین پیش‌بینی با این تیتر بیان شد که مالی در لحظه خواهد شد. از این طریق در آینده گزارش‌های دوره‌ای کاملا حذف می‌شود. واحد مالی با کارکردهای اتوماتیک شده و گزارش‌های در لحظه، نقش خود را به تحلیل کننده و پیش‌بینی کننده وضعیت سازمان و بازار تغییر خواهد داد.
پیش بینی سوم به این موضوع پرداخته بود که داده‌های کل سازمان با واحد حسابداری به اشتراک گذاشته می‌شود. بر اساس این گزارش مدیران مالی و تیم مالی برای اینکه بتوانند دید جامعی کسب کنند و پیش‌بینی‌های دقیق‌تری داشته باشند، با همه واحدهای سازمان ارتباط می‌گیرند و داده‌های بخش‌های متفاوت مثل فروش، تدارکات، تولید و کل عملکرد کسبوکار را دریافت می‌کنند. از این طریق به مدیریت سازمان کمک می‌کنند تصمیمات استراتژیک بگیرند.
طبق تحقیقات MarketsandMarkets، درآمد صنعت رایانش ابری تا پایان سال ۲۰۲۱ به ۳۰۳ میلیارد دلار خواهد رسید که ۲۹.۴۷ میلیارد دلار آن متعلق به خدمات مالی خواهد بود. در واقع با توجه به اینکه خدمات ابری از زمان ظهور خود تا امروز توانسته به روشهای گوناگون باعث بهبود فرایند کسبوکارها شود، این پیش‌بینی بعید و عجیب به نظر نمی‌رسد.
حسابداری آنلاین یا حسابداری تحت وب خدمات نرم‌افزاری سیستم‌های سنتی را به شیوه آنلاین و در بستر اینترنت ارائه می‌کند. کاربران می‌توانند با وصل شدن به اینترنت و به وسیله‌ی مرورگر از نرم افزار حسابداری تحت وب استفاده کنند.
این نرم افزارها معمولا کارکردهای بیشتری نسبت به نمونه سنتی خود دارند. حسابداری آنلاین نیازی به نصب فیزیکی ندارد و به روش از راه دور توسط یک شرکت نرم‌افزاری ارائه می‌شود.
کاربردها و مزایای نرمافزار حسابداری آنلاین نسبت به روشهای سنتی چیست؟
نرمافزارهای تحت وب به طور کلی مزایایی دارند که نرمافزار حسابداری ابری نیز از این قاعده مستثنی نیست. با توجه به اهداف شرکتها، میتوان مزایای زیر را برای آن در نظر گرفت:
دسترسی در هر لحظه و از هر مکان
تقریبا تمامی نرمافزارهای ارائه شده در بستر وب این قابلیت را دارند که افراد از راه دور و در هر زمان و نقطه جغرافیایی با استفاده از اینترنت به نرمافزار دسترسی داشته باشند. بنابراین محدودیت‌های مربوط به مکان و زمان از بین خواهد رفت.
این در حالی است که در گذشته، نرمافزار بر روی سیستمی در محل شرکت نصب می‌شد. بنابراین دسترسی به آن نیازمند حضور فیزیکی در محل بود. ضمن آنکه معمولا یک یا چند شخص محدود می‌توانستند از آن استفاده کنند.
با بکارگیری سیستم حسابداری آنلاین، مدیران و حسابداران یک مجموعه می‌توانند در زمان ماموریت‌های کاری خود یا در خانه و هر نقطه دیگر از نرمافزار استفاده کنند، اطلاعات خود را رد و بدل کرده و گزارش‌ها را دریافت کنند.
کاهش هزینه‌های استقرار و پشتیبانی
در گذشته علاوه بر هزینه‌های نصب و استقرار، معمولا شرکتها باید هزینه‌هایی برای بروزرسانی و رفع خطاهای احتمالی نرمافزار پرداخت می‌کردند. اما امروز با استفاده از نرمافزارهای آنلاین، نیاز به هزینه و زمان زیاد برای استقرار نیست و به این دلیل این سیستمها صرفه‌جویی قابل‌توجهی برای کسبوکارها ایجاد می‌کنند.
دسته‌بندی مناسب دادهها
با استفاده از نرمافزار حسابداری آنلاین ثبت و بایگانی دادهها به‌شکل آنلاین و سیستمی انجام می‌شود و این کار پیچیدگی ثبت و بایگانی اسناد را کاهش و سرعت انجام کار را افزایش می‌دهد.
از طرفی دسترسی به اطلاعات نیز بسیار راحت‌تر است. بایگانی اطلاعات در سیستم سنتی، دسترسی و بازیابی دوباره آنها را با مشکل مواجه می‌کرد. اما در حالت آنلاین این کار با صرف کمترین زمان و به روش تحت وب انجام می‌شود.
یکپارچه کردن فعالیت‌ها و سیستمها
از دیگر مزایای نرمافزار حسابداری آنلاین، امکان یکپارچه کردن آن با دیگر سیستم‌های موجود در یک شرکت مانند سیستم انبار، تدارکات، منابع انسانی و موارد دیگر است.
این کار فهم و دید مشترکی به مدیران مجموعه خواهد داد تا همه اجزای یک سیستم را به طور یکپارچه مدیریت کرده و در صورت نیاز اطلاعات اجزاء را با هم به اشتراک بگذارند.
افزایش دقت در ثبت داده‌ه
دقت در حسابداری اهمیت ویژه‌ای در ثبت اسناد و اطلاعات دارد. هر اندازه که از روشهای سنتی و دستی فاصله گرفته و به سمت روشهای تحت وب پیش برویم، دقت در ثبت اطلاعات حسابداری نیز بیشتر می‌شود.
مقیاس‌پذیری
صاحبان کسبوکارها معمولا سخت‌افزار و نرمافزار را بیش از حد نیاز خود تهیه می‌کنند؛ زیرا به چشم‌انداز شرکت خود توجه می‌کنند و می‌خواهند از وجود فضای کافی برای ذخیره‌سازی دادهها در آینده اطمینان حاصل کنند. در حالی که بسته‌های خدماتی ابری گزینه‌هایی متناسب با ظرفیت فعلی کسبوکارها را ارائه میدهند که امکان ارتقا آنها در صورت نیاز در کمترین زمان وجود دارد.
استفاده از خدمات ابری به کسبوکارها این امکان را می‌دهد تا صرفا برای آنچه که نیاز دارند هزینه پرداخت کنند. به عبارت دیگر، پرداخت بر مبنای میزان استفاده از خدمات (Pay As You Go) خواهد بود. این موضوع به شرکتها در کاهش هزینه‌ها کمک خواهد کرد. مطالعات نشان می‌دهد که ۶۵ درصد از سازمان‌ها به دلیل هزینه کمتر خدمات ابری به استفاده از آن علاقه نشان میدهند.
امنیت نرمافزار حسابداری آنلاین چگونه است؟
حفاظت از دادهها اولویت اول تیمهای مالی و حسابداری است و بسیاری از ارائهدهندگان خدمات ابری که کیفیت بالایی دارند، سیستمها و پروتکلهای امنیتی مطابق با استانداردها را ارائه میدهند. طبق مطالعات، بیشترین میزان رخنه به دادهها مربوط به نرمافزارها و سختافزاری درونسازمانی است و حمله به دادهها در انواع سرویسهای ابری بهندرت به موفقیت میرسد. پیش‌بینی می‌شود تا پایان سال ۲۰۲۰ تعداد حملات به شرکت‌هایی که از فناوری ابری برای زیرساخت استفاده می‌کنند در مقایسه با یک مرکز داده سنتی حداقل ۶۰ درصد کمتر باشد.
در فناوری‌های مبتنی بر ابر، پشتیبان‌گیری از داده در چندین سرور در مکان‌های جغرافیایی مختلف انجام می‌شود تا در صورت سرقت، از کار افتادن یک سرور و یا بد عمل کردن یک سخت افزار اطلاعات در امان باشند. علاوه بر این، بسیاری از ارائهدهندگان خدمات ابری برای ایمن‌سازی ارتباطات، ابزارهایی داخلی دارند که ویروس‌ها، هرزنامه‌ها و بدافزارها را دفع می‌کنند.
کاربران همچنین می‌توانند روشهای دقیق احراز هویت را جهت دسترسی به دادهها در فضای ابری را تنظیم کنند. با ذخیره سازی داده‌های در فضای ابری، کاربران هرگز نگران سرقت فیزیکی یا آسیب دیدن آنها نخواهند بود و در زمان حملات سایبری میتوان از راه دور آنها را حذف یا جابه‌جا کرد. علاوه بر این تدوین یک برنامه استراتژیک جهت پیشبرد پروژه ابری و توجه به تمامی جوانب کار می‌تواند احتمال موفقیت حملات سایبری به دادهها را به شکل قابل‌توجهی کاهش دهد.
ریسک‌های امنیتی در واحد مالی می‌تواند سازمان را با خسارت‌های جبران‌ناپذیری مواجه کند. در سیستم‌های سنتی حسابداری، امکان سرقت و از بین رفتن اطلاعات، یکی از چالش‌های سازمان‌ها است.
در نرمافزارهای آنلاین تا حد امکان تلاش شده این ریسک‌ها به حداقل برسد. شرکت‌های ارائه دهنده نرمافزار حسابداری تحت وب معمولا از سرورهای قوی‌تر و بهتری برخوردار هستند که امنیت اطلاعات را تضمین خواهد کرد.
ضمن آنکه در گذشته و در نرمافزارهای سنتی حسابداری این امکان وجود داشت که بنا به دلایل مختلف مثل حوادث طبیعی، اطلاعات از بین برود اما در این حالت، به دلیل وجود نسخه پشتیبان امکان از بین رفتن داده به حداقل میرسد.
در نهایت نباید این نکته را فراموش کرد که شرکت‌های ارائه‌دهنده نرمافزارهای حسابداری آنلاین از وجود نیروهای متخصص بهره می‌برند که می‌توانند دادهها و اطلاعات سیستم را از حملات سایبری و نفوذ امنیتی محافظت کنند.
حسابداری آنلاین چگونه به تصمیم‌گیری مدیران کمک می‌کند؟
در دنیای امروز تصمیم‌گیری‌های در لحظه از مهم‌ترین چالش‌هایی است که مدیران با آن روبرو هستند. ریسک تصمیم‌گیری میزان موفقیت تصمیم را تعیین می‌کند. اما تصمیم‌گیری کم‌ریسک نیاز به اطلاعات دقیق دارد.
یکی از مهم‌ترین قابلیت‌هایی که حسابداری آنلاین و تحت وب برای مدیران کسبوکار دارد، دسترسی به اطلاعات دقیق و در لحظه است که هر زمان می‌توانند به آن دسترسی پیدا کنند.
دسترسی در لحظه به اطلاعات علاوه بر کاهش ریسک تصمیم‌گیری، به روند اتخاذ تصمیم نیز سرعت می‌بخشد و دیگر نیازی به اتلاف وقت برای دسترسی به اطلاعات نیست.
جمع‌بندی
همکاران سیستم از سال 1395، محصولات خود را بر بستر رایانش ابری عرضه کرده است. نرم افزار حسابداری یکی از سیستم‌های این مجموعه نرمافزار است که راهکاران ابری نام دارد.
راهکاران ابری، با سیستم‌های حوزه‌های پخش، فروش، تدارکات، منابع انسانی و هوش تجاری در کنار حسابداری آنلاین به یکپارچگی و بهبود فرایندهای کسب‌وکارهای متوسط کمک می‌کند.