آقای هوگارد و خانم کارتر که تجربه‌ی مشاوره در حوزه‌ی توسعه‌ی رهبری و مدیریت در شرکت‌هایی مانند مایکروسافت، سیسکو و اکسنچر را دارند، گفته‌اند که چند سال پیش با مدیر یک شرکت داروسازی چندملیتی سروکار داشتند که در تعامل با کارکنان و اثربخشی مدیریتی نمرات ضعیفی گرفته بود و هرچه سعی می‌کرد خود را تغییر دهد، اما هیچ تفاوتی به چشم نمی‌آمد. او با ناامیدی، شروع به بررسی رفتار خود در جلسات ارائه گزارش‌های مستقیم کرد، اما هر بار بازخوردهای منفی دریافت می‌کرد. او داده‌های مرتبط را جمع‌آوری کرد و متوجه شد که چقدر زمان طولانی را با هر شخص، سپری کرده است.
او شروع به تمرین ذهنی ده دقیقه‌ای در روز کرد و به مرور این مشکلات برطرف شد و بعد از چند ماه، برای مردم جذاب‌تر و در کارهایش الهام‌بخش‌تر شد. او از نتایج به‌دست‌آمده، شگفت‌زده شده بود. اما تعجب‌برانگیزتر آن بود که با بررسی اکسل زمانبندی روزانه‌ی خود متوجه شد که به‌طور متوسط ۲۱% کمتر با مردم زمان گذرانده است.
تفاوت در چه بود؟ اینکه او واقعاً «حاضر» بود.
مدیر مربوطه متوجه شده بود که حتی اگر در یک اتاق با شخصی گفت‌وگو می‌کرد، حضورش همیشه کامل نبود. او به خودش اجازه می‌داد که به فعالیت‌های دیگری مشغول شود یا به ذهنش اجازه می‌داد تا به سمت چیزهای دیگر منحرف شود و بیشتر از همه، زمانی‌که شخصی با او صحبت می‌کرد، بیشتر به ندای درونی خودش گوش می‌داد. به خاطر غیاب ذهنی‌اش، افراد احساس می‌کردند که صحبت‌های ایشان به خوبی شنیده نمی‌شود و ناامید و دلسرد می‌شدند.
ندای درونی ما، قضاوت‌ها و تفسیرهایی است که برای تجربیات‌مان انجام می‌دهیم. مثلاً اغلب با خود می‌گوییم: «امیدوارم صحبتش متوقف شود» یا «من می‌دانم که او قصد گفتن چه چیزی را دارد» یا «من قبلاً این چیزها را شنیده‌ام».
برای درک افراد و داشتن ارتباط معنی‌دار، لازم است ندای درونی خودمان را ساکت کنیم و بهشکل مؤثری گوش دهیم و تمرکز بیشتر به ما کمک خواهد کرد.
یک پژوهش در نمونه‌ی آماری بیش از هزار مدیر انجام شده که نشان می‌دهد، حضور ذهنی بیشتر و گوش‌دادن مؤثر، راهکار بهینه‌ای است که ارتباطات بیشتر و بهتری با مردم ایجاد می‌کند و عملکرد اشخاص را بهبود می‌دهد.
در یک پژوهش که از دو هزار کارمند انجام شده است، نتیجه‌ی به‌دست آمده نشان داد که در میان سی‌و‌سه ویژگی رهبری، از جمله تعیین اهداف قانع‌کننده، توضیح ایده‌ها بهشکل واضح و پذیرش نسبت به بازخوردها، «توانایی حضور ذهن و تمرکز» از همه ضروری‌تر است.
پژوهش‌ها همچنین نشان می‌دهد که ارتباط مستقیمی بین تمرکز مدیران و عملکرد کارکنان وجود دارد؛ به‌عبارت‌دیگر، هر چقدر یک مدیر حضور بیشتری داشته باشد و به‌طور مؤثری گوش دهد، افرادی که با او کار می‌کنند عملکرد بهتری خواهند داشت.
در اینجا چند راهکاری مطرح می‌کنیم تا به کمک آنها در زندگی روزانه، حضور ذهنی بیشتری داشته باشید.
همین الان، اینجا باشید!
یکی از مدیران فروش شرکتی فناوری معتقد است که زمانبندی مشخصی برای جلسات روزانه‌ی خود دارد. تمام جلسات مهم هستند. در همگی، اطلاعات پیچیده‌ای ردو‌بدل می‌شود و نیاز به تصمیم‌گیری دارد. با این شرایط، داشتن حضور ذهنی در جلسات متوالی، دغدغه‌ی مهمی است. اما حاضر بودن یک انتخاب نیست، یک ضرورت است. این مدیر می‌گوید که وقتی من در طول روز با کارمندان هستم، حداکثر توانم را به کار می‌بندم تا حاضر باشم. بخشی از این موضوع به خاطر آن است که من از بودن با آدم‌ها انرژی می‌گیرم. اما بخش دیگر به خاطر آن است که اگر تمرکز نکنم، اگر حضور نداشته باشم، دیگران دلسرد خواهند شد. آنها انگیزه‌شان را از دست می‌دهند. من فکر می‌کنم اگر حاضر نباشید، شما جلسه‌ی خوبی نخواهید داشت. این موضوع ممکن است سخت به نظر بیاید ولی اهمیت زیادی دارد.
شخصی که در مقابل شماست، نمی‌داند که شما یک دقیقه پیش چه دغدغه‌ای داشتید و نباید هم بداند. این مسئولیت شماست که حضورتان را کاملاً نشان دهید، برای اینکه در زمان ملاقات با یک شخص، از زمان محدودی که در اختیار دارید استفاده‌ی مؤثری بکنید.
حضور ذهن کامل، نیازمند انضباط و مهارت است. انضباط، نیاز دارد که برای انجام آن استمرار داشته باشید و به خودتان اجازه ندهید که چالش‌های ناخوشایند بر روی شما تأثیر بگذارد یا با پراکندگی ذهنی، پریشان و آشفته شوید. به مهارت هم نیاز دارد تا توانایی ذهنی برای تمرکز داشته باشید. زمانی که سرتاسر روز حضور داشته باشید، کاملاً لذت‌بخش خواهد بود. حاضر بودن، دلیلی می‌شود برای اینکه که بیشترین بازدهی را از هر لحظه‌ی بودن با اشخاص به‌دست آورید.
برای حضور، برنامه‌ریزی داشته باشید
یکی از مدیران در تجربه‌ی خود بیان می‌کند که رویه‌ای برای ارتباط فیزیکی و روانی با افراد شرکتش در همه‌ی رده‌ها طراحی کرده که آن را «نقاط تماس» نامیده است. صبح هر روز، وی زمان خوبی را در طول روز به قدم‌زدن در کارخانه و احوالپرسی با کارکنان اختصاص می‌دهد و تلاش می‌کند که آنها را بشناسد. او اسامی آنها و اعضای خانواده‌شان را به خاطر می‌سپارد و علاقه‌ی واقعی ـ‌نه ظاهری‌ـ را به زندگی آنها نشان می‌دهد. با دستخط خودش، نامه‌های قدردانی برای تقدیر از تلاش‌های مضاعف آنها می‌نویسد و زمانی که افراد در شرکت مشکل پیدا می‌کنند، برای آنها پیغام‌های شخصی می‌نویسد. در دوران مدیریتش، او بیش از سی هزار از این نامه‌ها، ارسال کرده است. این رفتارها، فقط تکنیک‌هایی برای بهبود بهره‌وری و انگیزه‌ی کارمندان نیستند، بلکه تلاش‌های دلسوزانه‌ای برای پشتیبانی از آنها هستند.
کمتر اقدام کنید، بیشتر حاضر باشید
یکی از مدیران متوجه شده بود زمانی که یک کارمند برای مشکلش به سراغ وی می‌آید، گاهی فقط به یک راهکار ساده نیاز دارد، یا فقط می‌خواهد مشکلش شنیده شود. در بسیاری از مواقع گرفتاری، مردم فقط نیازمند یک گوش شنوا هستند نه یک اقدام. بیشتر مشکلات نیازمند راه‌حل نیستند، بلکه به حضور و زمان نیاز دارند. داشتن توانایی برای حضور ذهنی کامل و گوش‌دادن با یک ذهن باز، اغلب قدرتمندترین روش برای حل مسائل مدیران است.
یک رهبر می‌تواند به سادگی موقعیتی امن برای مردم به وجود آورد تا ناامیدی‌هایشان را آشکار کنند و مسائلشان را پردازش کنند. با حضور ذهن، شما تبدیل به مخزنی می‌شوید که افراد در آن، فضایی برای پردازش مسائلشان دارند بدون آنکه شما درگیر حل مسئله، اداره‌کردن و کنترل شرایط شوید. حضور، به‌خودی‌خود، می‌تواند به حل مسئله کمک کند. حضور نه فقط مسأله را حل می‌کند، بلکه ارتباط و نزدیکی بیشتری ایجاد می‌کند.
حضور مجسم
یکی از مدیران می‌گوید زمانی‌که وی جلسات مهمی دارد، پنج دقیقه تمرکز می‌کند. او خودش را در حالی تصور می‌کند که هر یک از سلول‌های بدنش به‌طور کامل حضور دارند. وقتی شما تمرکز نکنید، وقتی که با بدنتان و محیط اطراف ارتباط برقرار نکنید، به هدفی که دارید، تمایل قوی نخواهید داشت. شما در محیط شناور می‌شوید. کوچک‌ترین چیز می‌تواند حواس شما را پرت کند. او می‌گوید که این تکنیک به من کمک می‌کند، ذهنم را خالی کنم، انرژی خودم را مجدداً بالا ببرم، غرائزم را قوی کنم و هیجانم را آرام کنم. بعد از این تمرین پنج دقیقه‌ای، می‌توانم با جاذبه و وزن بیشتر و با نیرویی قوی‌تر قدم بر‌دارم؛ در نتیجه قادر خواهم بود کاملاً از نظر ذهنی و فیزیکی با افرادی که اطرافم هستند، ارتباط برقرار کرده و حضور ذهن داشته باشم.
وقتی ما حضور تجسم‌شده داشته باشیم، حرکات بدن و حضور ما متفاوت می‌شود. به جای آنکه بهشکل خمیده، دست‌به‌سینه و به معنای واقعی کلمه در لاک خودمان باشیم، وضعیتی کاملاً متوازن، متمایل رو به بالا و گشوده‌تری خواهیم داشت. این موضوع، راست‌نشستن به سمت جلو و با دستانی باز را هم شامل می‌شود.
این تغییر در وضعیت، می‌تواند بر فکر، رفتار و برقراری ارتباط تأثیر بگذارد. ما همچنین می‌توانیم کیفیت‌هایی چون اعتمادبهنفس را از طریق ارائه‌ی یک موضع جسورانه تقویت کنیم. ما می‌توانیم کیفیت‌هایی مثل آگاهی، تمرکز، ظرفیت و همدلی را از طریق یک وضعیت متعالی و موقر بالا ببریم.
راست‌نشستن به سمت جلو و آماده‌بودن، تأثیر مثبتی بر شیمی مغز ما دارد و ظرفیت ما را در فرایندهای فکری برای عملکرد بالاتر ارتقا می‌دهد. این اقدام به ما حکمت و فرزانگی می‌دهد که از افزایش آگاهی ناشی می‌شود. همچنین توانایی همدلی می‌دهد که از ذهن باز ناشی می‌شود و درنهایت باعث ایجاد اعتمادبهنفس خواهد شد.
منبع: مجله حسابدار
ترجمه و تلخیص: مسعود صادق‌پور؛ کارشناس ارشد MBA و مدیر فروش شرکت همکاران سیستم قزوین
این متن ترجمه و تلخیصی است از مقاله If you aspire to be a great leader, be present ، تألیف Rasmus Hougaard and Jacqueline Carter که دسامبر ۲۰۱۷ در مجله HBR چاپ شده است.