چگونه انتخاب یک راهکار کسب و کار مدرن می‌تواند ضامن رشد و افزایش بهره‌وری شرکت شما باشد؟
اوضاع اقتصادی خوب باشد یا بد، چندان اهمیتی ندارد. کارمندان شرکت همواره برای اخذ تصمیم‌های درست و دقیق باید به اطلاعات درست کسب و کار دسترسی داشته باشند. مدیران شرکت شما برای رشد شرکت و حفظ سهم از بازار، باید از نزدیک‌ترین و ساده‌ترین راه از اتفاقات و مسائل مشتریان، کارمندان، ذخایر انبار شرکت و اهداف درآمدی آگاه شوند.
شرکت‌ها همواره با چالش‌های جدیدی رو به رو خواهند شد. در نتیجه لازم است مدیران به طور مستمر ارزیابی دقیقی از فرآیند‌ها و نرم افزارهای شرکت داشته باشند تا اطمینان حاصل کنند که آن‌ها به رشد کسب و کارشان کمکی می‌کنند یا اینکه به مانعی بر سر راه پیشرفت شرکت تبدیل شده‌اند و در صورت لزوم و در راستای کمک بیشتر به رشد کسب و کار، این راهکار‌ها را بهبود بخشیده و نواقص آن را برطرف نمایند.
شما با ارزیابی‌های دوره‌ای و تجزیه و تحلیل دقیق، دورنمای کسب و کار خود را ترسیم کرده و راه‌ها و ابزار رسیدن به آن را مهیا خواهید ساخت.
چه قصد داشته باشید نرم افزارهای حسابداری کسب و کار کوچک خود را توسعه ببخشید و یا از راهکار فعلی ERP خود استفاده نمایید، این مقاله ۶ موضوع کلیدی را به شما معرفی می‌کند که شامل موارد زیر است:
چگونه برای دستیابی به بهره‌وری و سودآوری بیشتر، عملیات شرکت را ساده‌تر کنید.
چگونه به نیازمندهای شرکت پاسخ داده و آن‌ها را برطرف کنید.
چگونه قدرت تصمیم گیری خود را بهبود ببخشید.
چگونه امکان فعالیت کارمندان را در هر زمان و مکان با بهره گیری از فناوری موبایل مهیا سازید.
چگونه میزان همکاری با شرکای تجاری خود را افزایش دهید.
چگونه کسب و کار خود را در سطح جهانی توسعه ببخشید.
این مقاله به شما کمک خواهد کرد که یک تحلیل مقایسه‌ای با شرایط آرمانی را در هر کدام از این بخش‌ها انجام دهید. این مقاله همچنین به شما در تبیین این موضوع کمک خواهد کرد که آیا لازم است برای پاسخگویی به نیازهای فعلی و تطبیق با نیازهای آیندهٔ شرکت راهکارهای آی تی کنونی را به روز رسانی کرده یا به یک سیستم ERP جدید‌تر مهاجرت کنید.
بسیاری از شرکت‌ها برای هدایت و رهبری سازمان و کسب و کارشان به ترکیبی از برنامه‌های واحد‌ها به صورت جداگانه، گردش کارهای دستی و اتوماتیک و پایگاه‌های دادهٔ موجود اکتفا می‌کنند. این روش ممکن است در ابتدای راه مثمرثمر باشد اما ممکن است برنامهٔ شرکت در ادامه دچار انحراف شده و این روش مانعی برای رشد، سودآوری و فعالیت‌های بهینهٔ شرکت باشد.
زمانی که این روش‌ها و سیستم‌های ناکارآمد مانعی برای رشد، سودآوری و فعالیت‌های شرکت شدند، یکی از راه حل‌های پیشنهادی برای شرکت‌ها بهره گیری از راهکار مدرن ERP است. این راهکار به صنایع کمک خواهد کرد که با بازتعریف فعالیت‌ها به بهترین شکل آن‌ها را انجام دهند و کنترل بهتر و بیشتری روی فرآیندهای شرکت داشته باشند.
از مزایای بهره گیری از سیستم‌های ERP مدرن برای شرکت‌ها و صنایع می‌توان به اتوماتیک شدن فرآیندهای کسب و کار، افزایش صحت و درستی اطلاعات، سرعت بخشیدن به گردش اطلاعات، تمرکز بیشتر کارکنان به مسائل و مشکلات و حل آن‌ها و شناسایی فرصت‌های جدید اشاره کرد. به عبارت دیگر استفاده از ابزار‌های ERP به شرکت‌ها در بهبود انجام فعالیت‌ها و کاهش هزینه‌های اجرایی کمک شایانی خواهد کرد.
همچنین بسیاری از راهکارهای ERP ارائه شده با سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، مدیریت منابع انسانی (HRM) و هوشمندی تجاری (BI) یکپارچه هستند. راهکار مدیریت ارتباط با مشتری با ساده سازی و یکپارچگی فرآیندهای مرتبط با مشتریان اطلاعات جامع‌تری را در اختیار تیم‌های فروش، بازاریابی و خدمات پشتیبانی قرار خواهد دارد و بدین نحو در زمان و هزینه صرفه جویی و به استحکام رابطه با مشتری کمک خواهد شد. سیستم مدیریت منابع انسانی نیز به مدیریت مؤثر نیروی کار منجر می‌شود.
در بسیاری از شرکت‌ها راهکارهای ERP موازی با سیستم‌های هوشمندی تجاری در حال کار هستند و این امکان را فراهم می‌آورند که صنایع با تغییرات محیط کسب و کار به سرعت خود را تغییر دهند. در نتیجه با بهره‌گیری از این سیستم‌ها، تصمیم گیرندگان کلیدی شرکت‌ها به سطحی جدید از دادهها دسترسی خواهند داشت که صحت آن‌ها مورد تأیید است. مدیران با استفاده از این سیستم‌ها می‌توانند به سرعت و به شیوه‌ای کاملاً مؤثر به ناهنجاری‌ها و مشکلات پاسخ دهند و در نهایت عملکرد کلی سازمان بهبود پیدا خواهد کرد.
تجزیه و تحلیل مقایسهٔ وضعیت شرکت با شرایط آرمانی و ایده آل
بازار ERP بازاری سرشار از نوآوری و تغییر و تحول است و شرکت شما ممکن است روی این موارد که چه زمانی به ERP مهاجرت کند و یا در حال حاضر این مهاجرت چه مزایایی برایش دارد، دچار شک و تردید شود. به همین منظور لازم است تیم مدیریتی شرکت به صورت دوره‌ای گزارشی تحلیلی از فاصلهٔ شرکت با شرایط ایده آل تهیه نمایند و با کمک آن تعیین کنند که لازم است به آخرین فنآوری موجود در بازار مهاجرت کنند یا اینکه سیستم ERP مدرن‌تری نسبت به سیستم کنونی پاسخگوی نیاز آن‌ها خواهد بود.
این گزارش تحلیلی و مقایسه‌ای می‌تواند شامل دو لیست باشد. اولین لیست شامل ویژگی‌های کلیدی است که معرف وضعیت کنونی شرکت شماست. لیست دوم شامل جدولی از خواسته‌های ما در آینده (wish list) و فاکتورهای لازم برای رسیدن به اهداف آیندهٔ شرکت خواهد بود. تفاوت بین این دو لیست معرف انحراف و فاصلهٔ شما با شرایط ایده آل خواهد بود.
بخش‌هایی که در ادامه می‌آید به شما کمک می‌کند که با توجه به لیست خواسته‌هایی که تهیه کردید (wish list) مشخص کنید که آیا راهکارهای مدرن ERP برای رسیدن به شرایط ایده آل و آرمانی به شما کمک خواهند کرد و آیا چیزی فرا‌تر از نرم افزارهای فعلی برای شما خواهند داشت.
انجام این تحلیل مقایسه‌ای اولین گام برای دانستن پاسخ این پرسش است که آیا فرآیند‌ها و راهکار نرم افزاری کنونی پاسخگوی نیازهای فعلی شما هست؟ و اگر پاسخ منفی است، شما باید برای تصمیم گیری در مورد بهره گیری از یک سیستم ERP مدرن‌تر از یک مشاور حرفه‌ای برای انجام یک ارزیابی دقیق‌تر استفاده نمایید.
۱- شرکت شما برای بهبود بهره‌وری و افزایش سود نیازمند ساده‌تر کردن عملیات و فعالیت‌ها است؟
فرآیندهای دستی بسیار وقت‌گیر هستند علاوه بر آن ضریب اشتباه در سیستم‌های جزیره‌ای به دلیل نگهداری اطلاعات در سیستم‌های مجزا و گوناگون بالاست. سیستم ERP می‌تواند این قبیل مشکلات را تا حدود زیادی کاهش دهد.
یک راهکار ERP از طریق اتوماتیک کردن فرآیندهای کسب و کار دقت و صحت اطلاعات را بهبود خواهد بخشید و گردش اطلاعات در سازمان را تسریع خواهد کرد، همچنین با ساده‌تر کردن انجام فعالیت‌های روزانه این امکان را برای کارمندان فراهم خواهد کرد که انرژی خود را صرف بر طرف کردن چالش‌ها و مشکلات پیچیده‌تر که نیازمند دقت بیشتری هستند، کنند.
راهکار ERP انتخابی شرکت شما باید چه مزایایی داشته باشد؟
سیستم ERP باید کاملاً یکپارچه باشد و قابلیت ادغام با سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، سیستم‌های گزارش گیری تحلیلی مالی و هوشمندی تجاری (BI) را داشته باشد. این قابلیت، قدرت تصمیم گیری مدیران یک شرکت را افزایش خواهد داد و مدیران دیگر نیازی به تمرکز بر روی تهیه زیرساخت‌های مناسب برای نگهداشت برنامه‌های مجزا و جزیره‌ای نخواهند داشت. با این تعریف سیستم ERP شرکت شما به طور کامل یکپارچه شده است؟
باید در یک سیستم ERP تمام داده‌های نرم افزار‌ها و فرآیند‌ها در یک مکان مشترک ذخیره سازی شود به گونه‌ای که کارمندان بتوانند هر زمان می‌خواهند به این دادهها دسترسی داشته باشند. این ویژگی بهره‌وری کارمندان شرکت را افزایش خواهد داد. سیستم ERP انتخابی شما این ویژگی را دارد؟
تنظیمات گردش کار یک روش آسان و سریع برای تغییر یا بازتعریف جریان اطلاعات و فرآیند‌ها در شرکت بدون صرف منابع بیشتر است و از فرآیندهای کنونی و آیندهٔ شرکت شما پشتیبانی می‌کند. راهکار ERP مورد استفادهٔ شما روشی ساده برای تغییر گردش کار در سازمان دارد؟
ویژگی چند شعبه‌ای در ERP به شما کمک خواهد کرد تا مدیریت بهتری روی شعبه‌های شرکت خود در مناطق جغرافیایی مختلف داشته باشید. آیا راهکار ERP شما پاسخگوی نیاز چند شعبه‌ای بودن شما است؟
۲- دشواری فرآیند گزارش گیری در شرکت شما چقدر است؟ چند درصد از کارهای شما به صورت دستی انجام می‌شود؟
امروزه قوانین نظارتی گستردهٔ حاکم بر شرکت‌ها پیچیدگی‌های زیادی را برای آن‌ها ایجاد کرده است. برای مثال در حال حاضر در اروپا ۳ نهاد قدرتمند بر شرکت‌های صنعت شیمی نظارت می‌کنند، برای آن‌ها قوانین وضع می‌کنند و از آن‌ها گزارش‌های دوره‌ای می‌خواهند.
از دیدگاه بسیاری از شرکت‌ها مدیریت قوانین دولتی و نهادهای ناظر سخت و پر هزینه است. نه تنها انطباق دستی فرایندهای شرکت با این قوانین بسیار پر هزینه است بلکه می‌تواند منجر به اشتباه و تأخیر نیز شود.
فناوری موجود در شرکت شما به کاهش ریسک‌های انطباق با این قوانین نظارتی کمکی خواهد کرد؟ موضوعات و پرسش‌هایی که در ادامه می‌آید پاسخگویی به این سؤال را راحت‌تر خواهد کرد.
قابلیت ردیابی محصولات برای تولیدکنندگان مواد غذایی، نوشیدنی، دارویی، تجهیزات پزشکی و سایر تولیدات زیر نظر سازمان بهداشت و غذای آمریکا (FDA) این امکان را فراهم می‌آورد که در مواقع ضروری پاسخگوی نمایندگان این سازمان باشند و از جریمه‌های سنگین این سازمان در امان بمانند. برای پاسخگویی به درخواست‌های نمایندگان FDA آیا در سیستم کنونی شما:
– تمام فرآیندهای برنامه‌ریزی مواد یکپارچه است و امکان ردیابی و دسترسی به اطلاعات تجمیعی وجود دارد؟
– امکان ردیابی دقیق و در لحظهٔ سفارشات اولیه از تأمین کنندگان و محصولات در بازار وجود دارد؟
– امکان نگهداشت خواص دارو‌ها، رتبه‌بندی آن‌ها و نتایج تست‌های اولیه محصولات وجود دارد؟
– صفحات فنی ایجاد شده توسط کاربران و دستورالعمل اجرایی آن‌ها به راحتی قابل مشاهده است؟
– مکانیزمی برای کنترل بستهٔ محصولات و زیر مجموعه‌های آن‌ها ارائه می‌دهد؟
شما باید با کمک سیستم بتوانید ردیابی دقیقی روی این موضوعات داشته باشید که دادهها از کجا آمده‌اند، چطور استفاده، مدیریت و محافظت می‌شوند و لازم است این موارد همواره قابلیت بررسی و ممیزی را داشته باشند. با این اوصاف سیستم شما:
– قابلیت اعتبار سنجی نام کاربری، دادهها، زمان، داده‌های جدید و دلایل انجام تغییرات را دارد؟
– امکان آرشیو اطلاعات و معاملات شرکت را برای دوره‌های چند ساله دارد؟
شرکت‌ها با بهره گیری از امضای الکترونیک و دیجیتال امنیت را بهبود بخشیده‌اند و کنترل بهتری روی گردش کار داخلی دارند. البته در مسیر انجام پروژهٔ امضای دیجیتال شرکت‌ها باید بتوانند از ممیزی نهادهای نظارتی عبور کرده و با قوانین متنوع خاص هر صنعت منطبق شوند. در نتیجه آیا سیستم شما:
– چارچوب امضای الکترونیک شامل برنامه، فعالیت‌های مربوط، پیکربندی، مکان ذخیرهٔ اطلاعات و جمع آوری و ثبت امضاهای الکترونیک افراد را در اختیارتان قرار می‌دهد؟
– به طور دائم موضوع عدم جعل امضا را کنترل می‌کند؟
وقتی عملیات یکپارچه سازی به طور کامل انجام پذیرفت، کنترل کیفیت می‌تواند برای اتوماتیک کردن و ساده سازی فرآیند‌ها به یاری شرکت شما بیاید. در نتیجه شاهد افزایش بهره‌وری و تطابق هرچه بهتر با شرایط و قوانین موجود خواهید بود. آیا سیستم شما:
– محصولات را برای اطمینان از تطبیق با ویژگی‌های مورد نیاز آن محصول، تلورانس عملیاتی و نتایج مورد نیاز کنترل می‌کند یا پیشنهاد این کنترل را به شما می‌دهد؟
– به طور اتوماتیک امکان قرنطینه کردن محصولات معیوب، حذف آن‌ها یا اعمال کنترل کیفیت مجدد این محصولات را دارد؟
امضاهای دیجیتالی و اسکن شده اسناد و مدارک می‌توانند جایگزینی مناسب برای امضاهای دستی اسناد و مدارکی مانند گواهینامه‌های تجزیه و تحلیل یا اسناد فنی شرکت باشند. در نتیجه آیا سیستم شما:
– قابلیت ایجاد تصویر سندی مرتبط با سندی خاص را دارد؟
– زمانی که تصویر سند با پروفایل یک کاربر لینک شد، قابلیت کنترل وضعیت آن را دارد؟
ویژگی‌های امنیتی راهکار از سیستم شما در برابر استفادهٔ غیر مجاز از سیستم، جاسوسی صنعتی، اختلاس و هرگونه مشکل امنیتی محافظت می‌کند. آیا سیستم شما:
– این قابلیت را دارد که در صورتی که کاربران برای مدت مشخصی روی سیستم Log off نکردند به طور خودکار این عمل را انجام دهد، طوری که کاربران دیگر نتوانند Log on کنند؟
– این امکان را دارد که تمام فعالیت‌های کاربران را ذخیره نماید؟
همچنین علاوه بر مواردی که تاکنون به آن اشاره شد که شامل موارد زیادی از قوانین عمومی و خاص صنایع بود، نباید از نیازمندی‌های خاص هر شرکت نیز غافل ماند که در ادامه به برخی از آن‌ها اشاره می‌شود:
کنترل گردش کار و شفافیت گردش کار در سازمان
به احتمال زیاد نیازهای Sarbanes-Oxley با بهره گیری از سیستم مدرن ERP برطرف خواهند شد و در نتیجه فرآیندهای کسب و کار شرکت اتوماتیک شده و کنترل‌های ضروری نیز انجام خواهد گرفت. از خودتان بپرسید که سیستم کنونی شما قابلیت‌های زیر را برایتان ایجاد کرده است:
– پشتیبانی گردش کار و گزارش‌های کنترلی اسناد برای مدیریت موارد استثنا در سیستم شما تعریف شده است؟
– امکان نمایش نمودار‌ها و داشبوردهای حاوی اطلاعات نظارتی در لحظه مرتبط با عملکرد مالی و عملیاتی شرکت در سیستم شما وجود دارد؟
– در سیستم شما قابلیت ردیابی و ممیزی وضعیت صورت‌های مالی، اسناد حقوقی و هوشمندی تجاری وجود دارد؟
– تمام ماژول‌های سیستم شما به طور کاملاً یکپارچه از یک پایگاه داده استفاده می‌کنند؟ آیا ثبت دادهها و گزارش گیری از آن‌ها توسط کاربران از یک پایگاه دادهٔ مشترک انجام می‌شود؟
– آیا از گردش کار و فرآیند‌ها به منظور اطمینان از توالی منطقی پیشرفت فعالیت‌ها، جلوگیری از انحراف و کاهش مشکلات مالی بهره می‌گیرید؟
صحه گذاری (validation)
لازم است قبل از استفاده از یک نرم افزار جهت پیاده سازی گردش کار از صحت و اعتبار فرآیندهای کسب و کار خود اطمینان حاصل کنید.
– آیا فروشندهٔ راهکار به شما بهترین فرآیند را پیشنهاد داده است؟ از اعتبار فرآیندهای شرکت شما اطمینان حاصل کرده است؟ در مورد چگونگی کنترل فرآیندهای شرکت با کمک نرم افزار توضیحی به شما داده است؟
۳- قصد دارید هوشمندی تجاری خود را بالا ببرید؟
نبود شفافیت و وضوح کافی در ارتباط با شاخص‌های کلیدی کسب و کار منجر به اخذ تصمیمات ضعیف و نادرست خواهد شد که خسارت‌های مالی و از دست رفتن فرصت‌ها از نتایج این قبیل تصمیم گیری‌ها هستند. زمانی که گزارش گیری از اطلاعات موجود در سیستم شما کار پیچیده و غیرممکنی است و دادهها در سیستم‌های مختلف جزیره‌ای ذخیره می‌شوند، ممکن است فرصت‌های استراتژیک و حیاتی و بعضاً غیر قابل تکراری را از دست بدهید.
پیاده سازی سیستم‌های ERP که تمام اطلاعات و فرآیندهای شرکت شما را در یک محیط منسجم یکپارچه می‌سازد، اولین و مهم‌ترین قدم برای بهبود فرآیند تصمیم گیری در شرکت شما خواهد بود. همچنین بهره گیری از راهکار هوشمندی تجاری این امکان را برای کاربران فراهم می‌آورد که در کوتاه‌ترین زمان ممکن و به شیوه‌ای کاملاً مؤثر به تجزیه و تحلیل دادهها بپردازند.
سیستم ERP شما به همراه قابلیت‌های اساسی و مهم راهکار هوشمندی تجاری ارائه شده است؟
یکپارچگی سیستم ERP با راهکار هوشمندی تجاری از مشکلات ناشی از وجود یک سیستم هوشمندی تجاری مستقل، انتقال و رفت و برگشت دادهها بین دو سیستم مجزا جلوگیری خواهد کرد. از دیگر مشکلات داشتن یک سیستم هوشمندی تجاری مستقل می‌توان به کاهش دقت و به هنگام بودن، پیچیدگی استقرار و دشواری آموزش کاربران اشاره کرد. حال این سؤال پیش می‌آید که:
– در شرکت شما راهکار هوشمندی تجاری با سیستم ERP یکپارچه است؟
یکپارچگی راهکار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) با سیستم ERP این امکان را برای شما فراهم می‌آورد که کنترل خوبی روی فروش، بازاریابی و فعالیت‌های مراقبت از مشتری در تمام بخش‌های شرکت داشته باشید.
– در شرکت شما راهکار یکپارچه شدهٔ مدیریت ارتباط با مشتری نرم افزارهایی شامل فروش، بازاریابی، خدمات پشتیبانی و راهکارهای موبایل را در راستای کمک به تیم فروش و پشتیبانی فعلی برای یافتن مشتریان جدید، انجام فروش‌های سریع‌تر و ایجاد روابط پایدار و مؤثر‌تر ارائه می‌دهد؟
با بهره گیری از راهکار هوشمندی تجاری (BI) تغییرات شرایط کسب و کار تحت کنترل شما خواهد بود.
– سیستم به طور خودکار شما را از رویداد‌ها و فعالیت‌های غیر معمول آگاه می‌سازد و شما می‌توانید به سرعت پاسخگوی تمام نیازهای به وجود آمده باشید؟
– کاربران شرکت شما قادرند بدون نیاز به کمک یک برنامه نویس در صفحهٔ مخصوص خود معیارهای عملکردشان را تعریف یا تغییر داده و آمار‌ها و اطلاعات را به روز رسانی نمایند؟
– اطلاعات در سیستم به صورت لحظه‌ای به روز رسانی می‌شود؟
– داشبورد‌ها و شاخص‌های عملکردی (KPIs) راهکار هوشمندی تجاری شما به گونه طراحی شده است که امکان نمایش نمودارهای سفارشی و قابل استفاده از اطلاعات آماری کلیدی و اساسی در آن وجود داشته باشد؟
– می‌توانید حجم زیادی از اطلاعات مؤثر کسب و کار با منابع اطلاعاتی مختلف را به راحتی در یک درگاه (پورتال) یا صفحه کنترل مشاهده کنید؟
– در صورت نیاز می‌توانید به آسانی به اطلاعات بیشتر و جزئی‌تر دسترسی داشته باشید؟
بدون شک نمی‌توان از موضوع راحتی کاربری چشم پوشی کرد. سیستم ERP شما ابزار تجزیه و تحلیل قدرتمند با کاربری ساده و قابل تنظیم برای هر کاربر را ارائه می‌دهد؟
معمولاً اطلاعات گزارش‌ها مربوط به زمان گذشته است. آیا به گزارش‌های از پیش تعریف و درست شده دسترسی دارید؟ اطلاعات موجود در گزارش‌ها قابل تغییر هستند؟ آیا در گزارش‌ها امکان مقایسه با اطلاعات عملکردی واقعی وجود دارد؟
امنیت بالا‌تر از هر موضوعی برای شرکت‌ها است. آیا در سیستم ERP شما کنترلی برای محدود کردن دسترسی به گزارش‌ها و داده‌های تجمیع شده و اطلاعات شخصی افراد تعریف شده است؟
۴- امکان دسترسی به اطلاعات مورد نیاز حتی خارج از شرکت برای شما و کارکنانتان مهیا است؟
بسیاری از شرکت‌ها به منظور دادن آزادی عمل به کارکنان و انعطاف پذیری بیشتر با شرایط آنان، پروژه‌های دورکاری را در شرکت خود اجرا خواهند نمود. در نهایت این شرکت‌ها برای اجرای این پروژه به استفاده از سیستم‌های ERP ترغیب خواهند شد.
بستر امنی در سیستم‌های کنونی شما برای اتصال رایانه‌های لوحی و دیگر وسایل ارتباطی به آن تعریف شده است؟ به قابلیت‌هایی که در ادامه به آن اشاره می‌شود، توجه فرمایید:
– ویژگی Projections این امکان را برای شما و کارمندان شرکت فراهم می‌آورد که اگر به رایانهٔ شرکتی دسترسی ندارید، از طریق تلفن‌های همراه هوشمند و رایانه‌های لوحی به داشبورد هوشمندی تجاری دسترسی داشته باشید.
– سیستم سفارش دهی به تسهیل فرآیند درخواست، خرید و ثبت آن‌ها کمک شایانی می‌نماید و مهندسان فروش با کمک این سیستم‌ها برای ثبت درخواست‌های خود تا پایان روز منتظر نخواهند ماند.
– کارمندان با بهره گیری از سیستم‌های انبار همواره اطلاعات دقیق و به روزی از موجودی کف انبار دارند و بدین ترتیب امکان ثبت داده‌های تکراری و اشتباه در سیستم از بین خواهد رفت.
– امنیت دادهها از طریق رمز گذاری، پروفایل کاربری امن، رمز عبور و ردیابی دقیق دارایی‌ها به کاهش خطرات بالقوه امنیتی کمک قابل توجهی خواهد کرد.
– طراحی یک رابط کاربری برای دستگاه‌های کوچک مانند تلفن‌های همراه هوشمند به نسبت اجرای یک وب سایت معمولی روی این دستگاه‌ها، تجربهٔ کاربری بسیار بهتری را ایجاد خواهد کرد.
۵- آیا نیازمند همکاری با شرکای تجاری هستید؟
توانایی تیم شرکت شما در ارتباط با شرکای تجاری در نقاط مختلف جغرافیایی و عقد قرارداد ساخت و تولید با آن‌ها و یا شخص سوم دیگری به عبارت دیگر برون سپاری برخی از فعالیت‌های شرکت باعث می‌شود آن دسته از انتظارات مشتریان که در داخل شرکت پاسخی برای آن نیست، برطرف گردد. البته نباید فراموش کرد که کار با شرکای تجاری نیازمند افزایش مسائل امنیتی و افزایش ارتباطات به شیوه‌ای کاملاً مؤثر خواهد بود.
فرآیند‌ها و سیستم آی تی کنونی شما به تسهیل همکاری با شرکای تجاری کمک می‌کند؟ مواردی در ارتباط با این موضوع در ادامه می‌آید:
همانطورکه در بالا به آن اشاره شد، فناوری‌های موبایل امکان مدیریت را از طریق هر رایانهٔ شخصی و تلفن‌های همراه هوشمند با کمک اینترنت فراهم می‌آورند، در نتیجه کاربران قادر خواهند بود در هر زمان که بخواهند خدمات یا برنامه‌های مشترک همکاری با شرکای تجاری را تعریف و آن‌ها را اجرا کنند. آیا سیستم ERP شما تحت وب و دارای پلتفرم SOA است و می‌توان در هر زمان و با هر وسیله‌ای به آن دسترسی داشت؟
گردش کار اتوماتیک بسیاری از مشکلات ناشی از انجام دستی فعالیت‌هایی از قیبل گزارش گیری، تحقیقات، مجوز و تفویض اختیار را برطرف خواهد کرد و کنترل بهتری روی گردش اطلاعات درون و بیرون سازمانی شکل خواهد گرفت. کنترل اطلاعاتی که منطبق بر عملکرد و فرآیندهای خاص شرکت شماست منجر به مدیریت بهتر رویدادهای مهم و موارد خاص پیش آمده در شرکت خواهد شد. سیستم ERP شما با بهره گیری از گردش کار اتوماتیک این کنترل و وضوح را به وجود آورده است؟
قابلیت‌های وب 0. 2 نظیر پورتال‌ها، سیستم RSS، ویکی، بلاگ‌ها و… به تسهیل همکاری با شرکای تجاری کمک قابل توجهی کرده‌اند. آیا سیستم کنونی ERP شما توانایی مدیریت بر این ویژگی‌ها را دارد؟
سیستم‌های امنیتی برای کار گروهی شرکای تجاری فضای امنی را ایجاد کرده‌اند. سیستم ERP مورد استفادهٔ شما:
– از دارایی‌های حیاتی و استراتژیک شرکای تجاری محافظت می‌کند؟
– برای رمزهای عبور محدودیت‌های متعددی از قبیل تعداد روزهای مشخص برای اعتبار آن‌ها وضع کرده است؟
– مدیریت امنیتی را در سطوح مختلف سیستم مبنی بر محدود کردن دسترسی کاربران و تیم‌های شرکت به توابع، عملیات و داده‌های شرکت اجرا می‌کند؟
– قابلیت کنترل و ردیابی عملیات انجام شده توسط کاربر را دارد و قبل از تغییر بر روی داده‌های حساس پیام هشدار صادر شده
یا اینکه برای تأیید انجام این تغییر سؤالات اضافه‌تری از کاربر پرسیده می‌شود؟
۶- آیا می‌خواهید کسب و کارتان را جهانی کنید؟
قصد دارید کسب و کارتان را به خارج از مرزهای کشورتان گسترش دهید؟ آیا به دنبال کشف فرصت‌های جدید فروش به مشتریان در سطح جهانی هستید؟ یا اینکه یکی از نیازهای اساسی شرکت شما مدیریت فرآیند خرید محصول و خدمات از فروشندگان دیگر کشورهاست؟
طراحی سیستم کنونی شما منطبق با گسترش و رشد کسب و کار در سطح جهانی است؟ به ویژگی‌هایی که در ادامه می‌آید توجه کنید:
یکی از موضوعات اساسی در حوزهٔ کسب و کار جهانی مبحث ارزهای جهانی است. لازم است که به منظور پیشگیری از زیان مالی ناشی از نوسانات نرخ ارز، استعلام نرخ ارز از فروشندگان یا تأمین کنندگان در هر مرحله از فرآیند سفارش دهی یا سفارش گیری انجام شود. کنترل نمایید که آیا در سیستم کنونی شما موارد زیر دیده شده است:
– امکان تبدیل بودجه و موارد دیگر به سایر ارز‌ها نظیر دلار، یورو، پوند و ین،
– قابلیت به روز رسانی سریع لیست قیمت‌ها با توجه به تغییرات نرخ ارز،
– قابلیت تهیه گزارش‌های تلفیقی با ارزهای انتخابی شما.
ویژگی چندزبانی این امکان را برای کارمندان شرکت فراهم می‌آورد که فعالیت‌هایشان را با زبان‌های انتخابیشان انجام دهند.
الزامات و قوانین نظارتی بین المللی باید با قوانین نظارتی حاکم بر کشور محل فعالیت شما تطبیق داده شود.
نتیجه گیری
به گفتهٔ اریک کیم برلینگ از متخصصین صنعت ERP سیستم‌های ERP که در ۱۰-۱۲ سال گذشته پاسخگوی نیاز شما بوده قادر نیستند در طول چرخه حیات سازمان نیز همچنان با اهداف کسب و کار شما هم راستا و هم تراز باشند. در نتیجه لازم است که شما بهصورت دوره‌ای سیستم‌های فناوری مورد استفادهٔ شرکتتان را بررسی کرده و مطمئن شوید که آن‌ها همچنان برای شما منفعت ایجاد می‌کنند و منطبق با نیازهای شرکت شما هستند.
از آنجایی که ساختار سازمانی شرکت‌ها با هم متفاوت است، انجام گزارش تحلیلی و مقایسه‌ای با شرایط آرمانی برای رسم نمودار رشد و اعمال تغییرات احتمالی در شرکت‌ها موضوع بسیار مهمی است. شما با انجام این تجزیه و تحلیل قادر به تعیین این موضوع خواهید بود که سیستم‌های آی تی و فرآیندهای کنونی شرکت شما با نیاز‌هایتان منطبق است یا اینکه لازم است برای انجام یک ارزیابی دقیق‌تر از مشاوران خبره‌ای بهره‌مند شوید و تغییرات گسترده‌ای را انجام دهید.