موجودیهای یک کسبوکار شامل تمام کالاهای موجود برای فروش به مشتریان در طول فرآیند تجاری آن است. موجودی به عنوان دارایی جاری در نظر گرفته میشود، زیرا معمولاً طی یک سال یا در طول چرخه عملیاتی یک تجارت به فروش می‌رسد. علاوه بر این، موجودیها به طور کلی با ارزش‌ترین دارایی برای کسب‌وکارهای مختلف از جمله خرده‌فروشان هستند.
شاید به نظر برسد که حسابداری و موجودی دو مقوله مجزا و در عین حال حیاتی برای هر کسب‌وکاری باشند، اما در واقع این دو موضوع کاملا به یکدیگر مربوط هستند. حسابداری موجودی کالا یا حسابداری انبار روشی برای ثبت و پیگیری موجودی و هزینه‌های موجودی است. هزینه‌های موجودی به کل هزینه‌های لازم برای خرید کالا اشاره دارد که این هزینه‌ها شامل هزینه‌های حمل‌ونقل، هزینه‌های محصول و غیره میشود.
یک سیستم حسابداری موجودی مناسب برای شرکتها این امکان را فراهم میکند تا سود خالص خود را به شکل دقیقی نشان دهند. حسابداری موجودی کالا یا حسابداری انبار از طریق محاسبه موجودی در علم حسابداری بخش خاص و یکتایی از موفقیت یک کسبوکار است. در حالی که مدیریت موجودی، گردش و حرکت موجودی را ردیابی و کنترل میکند، حسابداری موجودی با اطلاعات مالی مرتبط با خرید و فروش کالاهای نهایی سروکار دارد. در این مقاله قصد داریم نگاهی به موضوع حسابداری انبار و نکات مهم حسابداری انبار داشته باشیم و راهنمایی کامل از آن را ارائه دهیم.
حسابداری انبار چیست؟
حسابداری انبار به مجموعهای از اقدامات و فرایندهای مرتبط با حسابداری اطلاق میشود که ارزش موجودیهای انبار را محاسبه میکند. در واقع هدفی که حسابداری انبار دنبال میکند، تعیین ارزش مادی موجودیها و کالاهای داخل انبار است. انبارگردانی نیز از جمله فرایندهایی است که در دل حسابداری انبار قرار دارد و عموما به همراه فرایند حسابداری انبار ، در انتهای یک دوره مالی انجام میشود. تعیین دوره مالی بسته به هر سازمان یا شرکت متفاوت است اما به شکل کلی، حسابداری انبار باید حداقل یک بار در سال انجام شود.
اهمیت حسابداری انبار را می‌توان در قالب موارد زیر شرح داد:
- افزایش دقت کنترل موجودی و جلوگیری از کاهش یا ازدیاد بیش از حد موجودی انبار
- کاهش هزینه‌های مربوط به نگهداری موجودی در انبارها
- شناسایی ارزش و مبلغ موجودیهای انبار
- تسهیل عملیات حسابداری و تعیین ارزش واقعی دارایی‌های سازمان
حسابداری موجودی چیست؟
حسابداری علم محاسبه، پردازش و انتقال اطلاعات مالی برای مشاغل و افراد است. حسابداری موجودی، نوعی حسابداری است که عملیات مالی و مسئولیت‌های مرتبط با موجودی کسبوکار را پوشش داده و دارایی‌های شرکت را به شکل دقیقی نشان می‌دهد.
از آنجا که موجودی کالا در انبار همواره در حال تغییر است، متغیرهای مرتبط با حسابداری آن باید از روش‌ها و رویه‌های خاصی پیروی کنند تا از وجود تصویری دقیق از وضعیت مالی کسبوکار اطمینان حاصل شود. حسابداری موجودی وظیفه و مسئولیتی مهم برای هر شرکتی است. در حسابداری موجودی انبار باید هم محصولات فروخته شده و هم محصولاتی که هنوز به فروش نرسیده‌اند را هنگام ورود و خروج از انبار، لحاظ و بررسی کرد.
در عرصه تولید، حسابداری انبار سه دسته از موجودیهای زیر را پوشش می‌دهد:
- مواد خام
- مواد در فرایند تولید
- محصولات تولید شده و آماده برای فروش
باید به این نکته توجه داشت که هرگونه افزایش یا کاهش در ارزش کالاها، بر رقم ارزش موجودی شما تأثیر می‌گذارد. بدیهی است این امر به نوبه خود بر ارزش کلی تجارت شما نیز تاثیرگذار است.
حسابداری موجودی ، با بررسی عملیات مالی و مسئولیت‌های مرتبط با موجودی کسبوکار، دارایی‌های شرکت را به شکل دقیقی نشان می‌دهد
حسابداری انبار چگونه کار میکند؟
حسابداری انبار شامل نشان دادن دقیق سلامت مالی یک کسبوکار است که این امر توسط کنترل موجودی آن تعیین میشود. متغیرهای زیادی وجود دارد که حسابداری موجودی انبار با آن‌ها سروکار دارد؛ از جابجایی موجودی تا نوسانات روزانه در کمیت و تعداد موجودیها، عمر آن‌ها، موجودیهای از دست رفته و غیره.
شرکتها برای استخراج و محاسبه اطلاعات مالی مورد نیاز در مورد هزینه‌های نوسانی و درآمدهای خود، باید یک سیستم حسابداری موجودی کالا و روش ارزیابی بهای تمام شده به خصوص را انتخاب کرده و به دستورالعمل‌های خود پایبند باشند. حسابداری موجودی با ردیابی هزینه‌های موجودی، ثبت دارایی‌های موجودی و تعیین ارزش کلی موجودی در ابتدا و انتهای یک دوره حسابداری، کسبوکار را از جنبه‌های مختلف مورد ارزیابی و بررسی قرار می‌دهد.
دو سیستم اصلی حسابداری موجودی انبار وجود دارد که کسبوکار شما میتواند برای ردیابی و ثبت امور مالی موجودی از آن‌ها استفاده کند:
- سیستم‌های حسابداری موجودی دائمی
- سیستم‌های حسابداری موجودی دوره‌ای
سیستم موجودی دائمی موجودیها را به طور مداوم ثبت و پیگیری میکند. در این سیستم، به‌روزرسانی‌ها به‌طور خودکار و دائمی در سیستم انجام می‌شوند و زمانی که یک محصول وارد حساب موجودی شده یا از آن خارج میشود، توسط سیستم مورد ردیابی قرار می‌گیرد.
در مقابل سیستم موجودی دوره‌ای، موجودی را با بررسی دوره‌ای موجودی و با استفاده از شمارش فیزیکی برای اندازه‌گیری میزان موجودی و بهای تمام شده کالاهای فروخته شده، ردیابی میکند.
حسابداری انبار شامل چه مواردی است؟
مهم‌ترین عناصر حسابداری انبار عبارتند از:
هزینه‌های موجودی برای خرده فروشان
هزینه مستقیم موجودی برای خرده فروشان یکی از عناصر حسابداری انبار است که شامل هزینه‌های خرید کالا و هزینه‌های اجباری آماده‌سازی محصول برای فروش، از جمله مالیات حمل‌ونقل و فروش میشود. بنابراین سود ناخالص از تفاوت بین قیمت فروش و قیمت واقعی یک محصول به دست می‌آید. حفظ پایین‌تر بودن قیمت محصول فروخته شده در مقایسه با قیمت فروش، شاخصی مهم از قدرت یک تجارت است.
هزینه‌های موجودی تولیدکنندگان
هر کسب‌وکاری که به تولید کالاها و محصولات می‌پردازد، هزینه‌های موجودی تولیدکنندگان آن به عنوان هزینه‌های مستقیم به شمار می‌آیند. در حسابداری انبار این هزینه‌ها شامل هزینه مواد خام، هزینه‌های تولید و هزینه‌های مستقیم نیروی کار مانند حقوق و دستمزد کارکنانی است که به شکل مستقیم در فرایند تولید دخالت دارند.
هزینه تولید سربار، به هزینه‌های ایجاد شده در طول فرایند تولید اشاره دارد. با این حال، آن‌ها مستقیما به هزینه‌های مربوط به مواد و نیروی انسانی مرتبط هستند. نمونه‌هایی از هزینه تولید سربار عبارت است از حقوق مدیران کارخانه و مواد مورد نیاز برای نگهداری ماشین آلات و تامین انرژی برای آن‌ها.
کلیدواژه‌های مهم حسابداری انبار
بهای تمام شده کالای فروخته شده (COGS)
بهای تمام شده کالای فروخته شده ، که به عنوان COGS نیز شناخته میشود، به تمام هزینه‌های مرتبط با فرآیندهای تولید یک کسبوکار، مانند مواد خام مورد نیاز برای تولید آن کالاها اشاره دارد. در واقع ارزش تمام کالاهای موجودی فروخته شده در یک دوره معین مورد بررسی قرار می‌گیرد.
تمام موجودیهای فروخته شده در پایان هر سال، تحت COGS در صورت درآمدی شرکت شما ذکر میشود.
شاخص بهای تمام شده کالای فروخته شده یکی از کلیدواژه های حسابداری انبار است که به شما کمک میکند تا میزان سود ناخالص حاصل از یک یا چند فروش را تعیین کنید. برای مثال اگر شما کالایی را به قیمت 50 دلار بفروشید و COGS آن 30 دلار باشد، شرکت شما به سود ناخالص 20 دلاری دست یافته است. البته که این فرمول ساده است و چنانچه شما خود تولیدکننده محصولات باشید، میتواند پیچیده‌تر شود.
نحوه محاسبه COGS
برای محاسبه بهای تمام شده کالای فروخته شده (COGS) برای یک دوره حسابداری انبار ، باید:
- تعیین کنید چه هزینه‌هایی می‌توانند با فرآیند تولید محصولات شما مرتبط باشند – مانند نیروی کار، مواد اولیه، ابزار و غیره،
- هزینه موجودی اولیه (BI) را در نظر بگیرید،
- هزینه موجودیهای تازه خریداری شده را در دوره مورد نظر اضافه کنید،
- موجودی باقیمانده و فروخته نشده را در پایان دوره حسابداری، از آن کم کنید.
به عبارتی دیگر:
موجودی باقی مانده – (هزینه موجودی اولیه + هزینه موجودیهای جدید) = بهای تمام شده کالای فروخته شده
موجودی انتهای دوره(EI)
در اکثر موارد، یک کسبوکار قادر به فروش کل موجودی خود در پایان هر دوره حسابداری نخواهد بود. به این ترتیب، هرگونه موجودی فروخته نشده تبدیل به دارایی میشود که باید ارزشگذاری شود و در صورت‌های مالی لحاظ گردد. این موجودی به عنوان موجودی انتهای دوره (EI) شناخته میشود و در نگاه اول بسیار ساده به نظر می‌رسد.
نحوه محاسبه موجودی انتهای دوره (EI)
برای محاسبه موجودی انتهای دوره (EI) به طریق زیر عمل کنید:
- موجودی اولیه را در نظر بگیرید (موجودیهایی که از پایان دوره مالی قبلی به دوره جدید انتقال پیدا کرده‌اند)،
- هر موجودی جدیدی که در طول دوره حسابداری خریداری شده است را اضافه کنید،
- مجموع موارد بالا را از موجودیهایی که به فروش رسیده‌اند، کسر کنید،
- عدد به دست آمده، رقم نهایی موجودی پایان دوره است که بایستی در صورت‌های مالی شرکت درج شود.
موجودیهای به فروش رسیده – (موجودیهای خریداری شده + موجودی اولیه) = موجودی انتهای دوره
ارزش موجودی چیست؟
ارزشگذاری موجودی، یک روش حسابداری است که شرکتها از آن، هنگام تهیه گزارشهای مالی سالانه خود، برای تعیین ارزش موجودیهایی که فروخته نمیشوند، استفاده میکنند. همانطور که ذکر شد، موجودی جزء دارایی‌های یک سازمان محسوب میشود و برای ثبت در حساب‌های موجودی، باید از نظر مالی ارزشگذاری شود. ارزش موجودی میتواند در تعیین نرخ گردش موجودی به شما کمک کند. همچنین ارزش موجودی هنگام برنامه‌ریزی برای انجام خریدها نیز کمک‌کننده خواهد بود.
ارزشگذاری موجودی ، یک روش حسابداری است که هنگام تهیه گزارشهای مالی سالانه برای تعیین ارزش موجودیهایی که فروخته نمیشوند، استفاده میشود
اهمیت ارزش گذاری موجودی
یکی از مراحل مهم حسابداری انبار ، شناسایی اقلام فروخته نشده و استفاده از آن‌ها به بهترین نحو ممکن است. به همین منظور، شما به یک نرخ نهایی نیاز دارید تا آن را در مقدار و تعداد اقلام باقیمانده ضرب کنید و به ارزش نهایی معینی برسید. همچنین این احتمال وجود دارد که در طول سال نیز مبالغی را برای این دسته از موجودیها پرداخت کرده باشید، بنابراین انتخاب تکنیکی برای محاسبه نرخ استاندارد بسیار اهمیت دارد.
فرض کنید در پایان دوره مالی شما، 23 خودرو فروخته نشده در انبار باقی مانده است؛ اما شما نمی‌توانید در مورد قیمت نهایی آن‌ها تصمیم بگیرید، زیرا در این دوراهی قرار دارید که از کدام نرخ استفاده کنید. این امر به تعدادی تکنیک جهانی نیاز دارد که به شما کمک میکند تا به بهترین نتایج دست پیدا کنید. اینجاست که فرآیندهایی مانند روش‌های ارزشگذاری موجودی به کمک می‌آیند.
روش های اصلی ارزش گذاری موجودی
چهار روش اصلی برای حسابداری انبار وجود دارد که شرکتها می‌توانند برای محاسبه ارزش موجودی خود از آن‌ها استفاده کنند. برای محاسبه دقیق و ثبت ارزش موجودی در هر سال، کسب‌وکارها باید یکی از این روش‌ها را انتخاب کرده و به آن پایبند باشند.
روش شناسایی ویژه
در این روش از حسابداری انبار ، هر کالای موجود در انبار شما از زمان انبارش تا زمان فروش ردیابی میشود. این متد معمولاً برای اقلام بزرگی که به راحتی قابل شناسایی هستند و دارای ویژگی‌ها و هزینه‌های بسیار متفاوتی نسبت به سایر هستند، مورد استفاده قرار می‌گیرد. مهم‌ترین پیش‌نیاز استفاده از این روش این است که شما قادر باشید هریک از محصولات را با تگ RFID یا شماره سریال مخصوص به خود ردیابی کنید.
در حالی که این روش دقت ارزیابی موجودیها را بسیار بالا می‌برد، اما تنها محدود به اقلام و کالاهای باارزش و کم‌یابی است که نسبت به سایر کالاها تعداد بسیار کمتری دارند.
روش فایفو (FIFO)
روش FIFO که به عنوان تکنیک مدیریت موجودی اولین ورود، اولین خروج نیز شناخته میشود، ارزش کالاها را هنگام ورود و خروج از انبار ردیابی میکند. مبنای روش فایفو این است که کالا یا محصولی که زودتر خریداری میشود، باید اول از همه به فروش برسد. این تکنیک تصویری دقیق از موجودی نهایی و ارزش آن را در اختیار کسب‌وکارها قرار می‌دهد.
بسیاری از کسب‌وکارها از این متد در حسابداری انبار استفاده میکنند تا بتوانند اول موجودیهای قدیمی‌تر خود را به فروش برسانند. در نتیجه، محاسبه بهای تمام شده کالاهای فروخته شده، ارزش کالا را منعکس خواهد کرد. این روش ارزیابی موجودی یکی از روش‌هایی است که توسط عمده کسب‌وکارها، به ویژه آن‌هایی که دارای موجودی فاسد شدنی هستند، مورد استفاده قرار می‌گیرد.
روش لایفو (LIFO)
متد لایفو یا تکنیک آخرین ورودی، اولین خروجی، بر این مبنا است که آخرین کالایی که وارد انبار میشود، اولین کالایی خواهد بود که از خارج میشود. به این ترتیب در پایان یک دوره حسابداری، موجودی باقیمانده قدیمی‌ترین کالای خریداری شده خواهد بود.
گفته میشود که معایب روش لایفو نسبت به مزایای آن بیشتر است، چرا که کسب‌وکارها عمدتا به دنبال فروش موجودیهای قدیمی‌تر خود هستند و به این ترتیب، این روش برای آن‌ها غیرواقعی جلوه میکند. روش ارزیابی موجودی LIFO در حسابداری انبار معمولاً تصویر نادرستی از ارزش موجودی ارائه می‌دهد، زیرا قیمت‌هایی را ایجاد میکند که در طول سال دچار نوسان می‌شوند. به طور کلی، بسیاری از صنایع ترجیح می‌دهند که بجای این تکنیک، از روش فایفو استفاده کنند.
روش میانگین موزون (Weighted Average Method)
روش میانگین وزنی یا روش هزینه متوسط در حسابداری انبار ، نسبت به دو روش لایفو و فایفو کاملا متفاوت‌تر عمل میکند. منطق این روش بر این مبناست که ارزش کلی موجودی بر اساس میانگین بهای تمام شده اقلام خریداری و فروخته شده در یک دوره حسابداری معین تعیین میشود.
اگر کسبوکار شما در یک بازه زمانی معین با نوسانات قیمت نامنظم سر و کار داشته باشد، این روش ارزیابی ممکن است گزینه مناسبی برای ارزیابی موجودی شما نباشد؛ زیرا تفاوت‌های قابل توجه در قیمت، باعث ایجاد اختلال در محاسبات میشود.
مثال روش میانگین موزون
فرض کنید که یک فروشنده کفش در ابتدای سال 40 جفت کفش هرکدام به ارزش 10 دلار خریداری میکند. در اواسط سال او 30 جفت دیگر هرکدام به قیمت 15 دلار سفارش می‌دهد. سپس در انتهای سال نیز 20 جفت دیگر به قیمت 20 دلار خریداری میکند. در این شرایط، موجودی این فروشنده تعداد 90 جفت کفش است که او در پایان این دوره، موفق به فروش 15 جفت از آن‌ها میشود. این فروشنده برای تعیین بهای تمام شده کالاهای به فروش رفته باید از روش میانگین موزون استفاده کند.
فروشنده این عدد را با درنظرگرفتن کل هزینه‌ای که در طول سال برای خرید کفش‌ها پرداخته است، یعنی 1250 دلار، تقسیم بر تعداد کل کفش‌ها، یعنی 90 جفت، محاسبه میکند. به این ترتیب متوسط هزینه کفش‌ها ۱۳.۸۹ دلار خواهد بود. بنابراین او ۱۵ جفت کفش را به قیمت ۱۳.۸۹ دلار به فروش رسانده که مجموعاً ۲۰۸.۳۵ خواهد بود.
هرکدام از روش‌های ارزش گذاری موجودی ، مزایا و معایب خاص خود را دارند که باید متناسب با نیاز کسبوکار انتخاب شوند زیرا تاثیر مستقیمی روی سودآوری سازمان دارد
بهترین روش ارزیابی موجودی انبار برای کسب و کارها
انتخاب روش مناسب حسابداری انبار مهم است، زیرا تأثیر مستقیمی بر حاشیه سود کسبوکار دارد. این انتخاب میتواند منجر به ایجاد تفاوت‌های چشمگیری در قیمت تمام شده کالاهای فروخته شده، درآمد خالص و موجودی نهایی شود.
هر کدام از این روش‌ها مزایا و معایب خود را دارد. به عنوان مثال، روش LIFO کمترین سود را به شما گزارش می‌دهد، زیرا آخرین اقلام موجودی خریداری شده معمولاً گران‌ترین هستند. این در حالی که روش FIFO برعکس بوده و سود بیشتری را به شما می‌دهد، زیرا اولین اقلام موجود در انبار معمولاً ارزان‌تر هستند.
برای اینکه متوجه شوید کدام روش برای شما بهتر است، باید توجه خود را روی هزینه‌های موجودی متمرکز کنید. به طور کلی:
- اگر هزینه‌های موجودی در حال افزایش باشد یا احتمال افزایش آن وجود دارد، روش لایفو ممکن است بهتر باشد. زیرا کالاهایی که قیمت بالاتری دارند به فروش رسیده در نظر گرفته می‌شوند که این امر منجر به هزینه‌های بالاتر و سود کمتر میشود.
- در صورتی که هزینه‌های موجودی شما کاهش یابد، فایفو ممکن است بهترین گزینه برای شما باشد.
- برای در اختیار داشتن داده‌هایی دقیق‌تر از روش فایفو استفاده کنید، زیرا این روش فرض میکند اقلام قدیمی‌تر که هزینه کمتری نیز دارند همان کالاهایی هستند که ابتدا و زودتر فروخته می‌شوند.
به عنوان صاحب یک کسبوکار، برای حسابداری انبار خود باید هر روش را تجزیه‌وتحلیل کنید و روشی که درآمد دوره‌ای را به طور دقیق منعکس میکند و با موقعیت خاص کسبوکار شما مطابقت دارد، به کار ببرید.
راهکار نرم افزاری حسابداری انبار همکاران سیستم
همانطور که گفته شد، انبار و حسابداری انبار یک راهکار فرایند محور در مدیریت موجودی کالا و انبار است که کسب‌وکارها با استفاده از آن می‌توانند به مدیریت انبار خود بپردازند. به کمک این سیستم، متناسب با کسبوکار یک سازمان، فعالیت‌های مربوط به انبارداری برای کاربران ساده‌تر شده و درعین‌حال، ارتباط میان فرایندهای مختلف انبار با انعطاف‌پذیری بالاتری ممکن میشود.
عملیات انبارداری و حسابداری انبار شامل فعالیت‌های مهمی مانند مدیریت انبار، جانمایی کالا، مدیریت موجودی، ثبت ورود و خروج کالا، قیمت‌گذاری و حسابداری مواد و کالا، مدیریت درخواست‌ها و سفارش‌گذاری، انبارگردانی و غیره است.
نرم افزار انبار و حسابداری انبار همکاران سیستم یک راهکار فرآیند محور در مدیریت موجودی کالا و انبار است. این سیستم، متناسب با کسب و کار هر سازمان، قابلیت تفکیک‌شدن به بخش‌های مجزا و مستقل از هم، متناسب با فرآیندهای آن سازمان را دارد. این سیستم فعالیت‌های مربوط به انبارداری را برای کاربران ساده‌تر کرده و در عین حال ارتباط میان فرآیندهای مختلف انبار را با انعطاف‌پذیری بالاتری فراهم میکند.
منابع:
- quickbooks.intuit.com
- veeqo.com
- freshbooks.com
- khatabook.com