سازمان‌ها به دلایل مختلف برنامه‌های آموزشی گوناگون را برای کارکنان خود برگزار می‌کنند؛ از یادگیری مهارت‌ها و کار با فناوری‌های جدید گرفته تا یادگیری و انطباق با تغییرات قوانین و روندهای حاکم بر صنعت.
به منظور برگزاری اثربخش این دوره‌های آموزشی، سازمان‌ها بودجه و منابع زیادی را صرف آن می‌کنند. به همین دلیل است که پیش از برنامه‌ریزی و برگزاری این دوره‌ها، تیم آموزش و توسعه سازمان باید ارزیابی دقیق و درستی از نیازهای آموزشی داشته باشد و از هدررفتن منابع جلوگیری کند. انجام ارزیابی نیازهای آموزشی پیش از شروع یک برنامه آموزشی کمک می‌کند تا نیازهای واقعی سازمان به برنامه‌های آموزشی خاص شناسایی شده و تصمیم‌گیری بهتری در مورد آن صورت گیرد.
در این مقاله نیازسنجی آموزشی و دلایل اهمیت آن معرفی شده و پس از اشاره به انواع سطوح ارزیابی، مراحل تدوین یک نیازسنجی درست شرح داده خواهد شد.
نیازسنجی آموزشی چیست؟
نیازسنجی آموزشی روشی است که از طریق آن تعیین می‌شود آیا سازمان به ارائه برنامه‌های آموزشی خاصی برای کارمندان خود نیاز دارد یا خیر. چنانچه این نیاز شناسایی شود، نیازسنجی آموزشی کمک می‌کند تا نوع آموزش‌های موردنیاز نیز مشخص شوند.
نیازسنجی آموزشی از طریق نظرسنجی‌های کارکنان، مصاحبه‌ها، مشاهدات و غیره به شناسایی موانع یادگیری کمک کرده و به این ترتیب نیازهای آموزشی سازمان را مشخص می‌کند. تجزیه‌وتحلیل نیازهای آموزشی پیش از تدوین و تنظیم برنامه آموزشی، گام مهمی برای توسعه سرفصل‌های آموزشی موثر و استفاده بهینه از زمان و منابع است.
چرا سازمان‌ها باید نیازسنجی آموزشی داشته باشند؟
در این بخش به مهمترین دلایل ضرورت توجه به نیازسنجی آموزشی کارکنان اشاره شده است:
آموزش به کارکنان منتخب با رویکردهای درست
یکی از خروجی‌های ارزیابی نیازهای آموزشی ، فهرستی از اسامی آن دسته از کارکنانی است که به آموزش‌های خاصی نیاز دارند. با استفاده از این فهرست، تیم‌های آموزش و توسعه می‌توانند دوره‌های آموزشی را بر اساس نیازهای افراد مختلف تنظیم کنند.
طراحی و شخصی‌سازی محتوای آموزشی به اثربخش‌تر شدن آموزش کمک بیشتری می‌کند؛ زیرا هرچه محتوای آموزشی تناسب بیشتری با کارمندان داشته باشد، احتمال بیشتری وجود دارد که آنها نیز با این برنامه آموزشی درگیر شوند و بازدهی بیشتری داشته باشند.
شناسایی شکاف های مهارتی کارمندان
تجزیه‌وتحلیل شکاف شایستگی برای سازمان‌ها این امکان را فراهم می‌کند تا روندها و موضوعات را میان پرسنل خود شناسایی کنند. این شکاف‌های کلی بیشتر با شکاف‌های مهارتی کارکنان تطبیق داده شده و به مدیران کمک می‌کند تا مروری بر نقاط قوت و ضعف هرکدام از کارمندان داشته باشند و برنامه‌های آموزشی را بر اساس آنها تعریف کنند.
شناسایی روش‌ها یا رویکردهای آموزشی جدید
ارزیابی نیازهای آموزشی کمک می‌کند تا رویکردهای آموزشی جدیدی که قبلاً در نظر گرفته نشده بودند شناسایی شوند. به عنوان مثال، یک نظرسنجی انجام شده در طول ارزیابی نیازهای آموزشی ممکن است نشان دهد که کارگاه‌های آموزشی حضوری، زمان زیادی از کارمندان می‌گیرد و باعث می‌شود آنها از مسئولیت‌های شغلی خود عقب بمانند.
بینش‌هایی مانند این، به تیم‌های آموزش و توسعه کمک می‌کند تا هم آن دسته از روش‌های آموزشی را انتخاب کنند که متناسب با سبک‌های یادگیری کارکنان باشد و هم موجب افزایش تعامل آنها در این برنامه‌های آموزشی شوند.
به طور کلی نیازسنجی آموزشی به سوالاتی از قبیل زیر پاسخ می‌دهد:
- هدف اصلی از تدوین برنامه آموزشی چیست؟
- از چه معیارهایی برای اندازه‌گیری نتیجه استفاده می‌شود؟ چه شکاف‌های مهارتی با آموزش پر می‌شود؟
- اهداف عملکرد کارکنان چگونه اندازه‌گیری خواهد شد؟
درک درست نیاز به برنامه‌های آموزشی و تعریف سرفصل‌های آموزشی بر اساس شکاف‌های مهارتی قابل اندازه‌گیری، اهمیت آموزش را برای تیم‌های یادگیری بیشتر مشخص می‌کند. چنین برنامه‌های آموزشی نه تنها منجر به یادگیری و بهبود عملکرد می‌شوند، بلکه بازده مورد انتظار سرمایه‌گذاری آموزشی که رهبران سازمان از آن برای توجیه هزینه‌های برنامه استفاده می‌کنند را نیز ارائه می‌دهد.
درک درست نیاز به برنامه‌های آموزشی و تعریف سرفصل‌های آموزشی بر اساس شکاف‌های مهارتی قابل اندازه‌گیری، اهمیت آموزش را برای تیم‌های یادگیری بیشتر مشخص می‌کند
سطوح نیازسنجی آموزشی
در حالت کلی می‌توان سه سطح نیازسنجی آموزشی را برای هر سازمان درنظر گرفت:
نیازسنجی آموزشی در سطح سازمانی
سازمان‌ها هر ساله سرمایه‌گذاری بیشتری روی آموزش کارکنان انجام می‌دهند، با این حال توجه به این نکته ضروری است که هر برنامه آموزشی با اهداف کسب‌وکار همسو نیست. نیازسنجی آموزشی در سطح سازمانی، به شناسایی برنامه‌های آموزشی که با اهداف استراتژیک و تجاری سازمان هم‌راستا هستند، کمک می‌کند.
نیازسنجی آموزشی در سطح سازمان ، نوعی تجزیه‌وتحلیل در سطح کلان برای شناسایی نقاطی است که نیروی انسانی دانش و مهارت لازم و کافی را دارد. همین امر به تعریف و ایجاد برنامه‌های آموزشی با توجه به این نیازمندی‌ها کمک می‌کند.
نیازسنجی آموزشی سازمانی به سوالات زیر پاسخ می‌دهد:
- در کدام بخش‌ها یا واحدها آموزش بیشتری نیاز است؟ آیا بخشی خاص یا گروهی از کارمندان وجود دارند که نیاز به توجه و آموزش ویژه‌ای داشته باشند؟
- چرا برنامه‌های آموزشی به عنوان راهکاری برای حل یک مشکل تجاری خاص توصیه می‌شوند؟
- نتایج قابل اندازه‌گیری یک برنامه آموزشی چیست؟
نیازسنجی آموزشی در سطح عملیاتی
در سطح عملیاتی، نیازسنجی آموزشی نوع آموزشی که برای دستیابی به سطح خاصی از مهارت موردنیاز است را تعیین می‌کند. نیازسنجی‌های آموزشی در سطح عملیاتی برای ارزیابی دانش و مهارت‌های مورد نیاز جهت انجام وظایف خاص و ارتباط‌دهی این الزامات با مهارت‌های فعلی نیروی کار است. نیازسنجی آموزشی در سطح عملیاتی به سوالات زیر پاسخ می‌دهد:
- انتظارات عملکرد از یک شغل چیست؟
- برای انجام موفقیت‌آمیز کار چه مهارت‌هایی لازم است؟
- سطح مهارت فعلی نیروی کار چقدر است؟
نیازسنجی آموزشی در سطح فردی
ارزیابی نیازهای آموزشی در سطح فردی ، نحوه عملکرد هر کارمند در نقش شغلی مربوط به آن را تحلیل کرده و تصویر کاملی از عملکرد کارکنان و اینکه آیا عملکرد آنها با استانداردهای مورد انتظار مطابقت دارند یا خیر ارائه می‌دهد.
نیازسنجی آموزشی در سطح فردی به سؤالات زیر پاسخ می‌دهد:
- عملکرد مورد انتظار از یک کارمند چیست؟
- آیا کارمند از مهارت‌ها و دانش لازم برای رسیدن به انتظارات تعیین شده برخوردار است؟
- فاصله بین عملکرد مورد انتظار و واقعی چیست؟
- چه آموزش‌هایی باید به کارمند ارائه شود تا عملکرد مورد انتظار را برآورده کند؟
مراحل نیازسنجی آموزشی
در این بخش به پنج مرحله اشاره شده است که برای انجام ارزیابی نیازهای آموزشی پیش از طراحی و راه اندازی برنامه آموزشی باید مورد بررسی قرار گیرند:
1. خروجی‌های مورد نظر خود را تعیین کنید
اولین گام در ارزیابی نیازهای آموزشی شما، شناسایی اهداف سازمان و اولویت‌های آن برای تعیین اقداماتی است که در راستای دستیابی به آن اهداف باید تغییر کنند.
شناسایی نیازهای کسب‌وکار، تیم‌های یادگیرنده را قادر می‌سازد تا شکاف‌های شایستگی و مهارت‌ها را کشف کرده و تیم‌هایی که نیاز به آموزش دارند، شناسایی کنند. همچنین شناسایی نیازهای کسب‌وکار این امکان را فراهم می‌کند تا سازمان‌ها علاوه بر ارزیابی گزینه‌های آموزشی مختلف، فرصت‌هایی را شناسایی کنند که می‌توانند در موفقیت کارکنان، واحدهای تجاری و همچنین سازمان موثر باشند.
سوالات مهمی که در این مرحله باید به آنها پاسخ داده شود عبارتند از:
- آیا سازمان به این ارزیابی نیاز دارد؟
- چرا این ارزیابی انجام می‌شود؟
- هدف نهایی که سازمان در تلاش است تا به آن دست یابد چیست؟
- آیا یک برنامه آموزشی راهکار مناسبی را برای دستیابی به نتیجه مطلوب کسب‌وکار ارائه می‌دهد؟
در ادامه به چند نمونه از اهداف نهایی یک سازمان اشاره شده است:
- افزایش رضایت مشتریان
- افزایش حفظ مشتریان تا 5 درصد
- بهبود روحیه کارکنان از طریق نظارت بهتر توسط مدیران میانی
- کاهش زمان تماس با پشتیبانی مشتری را به کمتر از چهار دقیقه
به طور خلاصه، وقتی در مورد اهداف یا نتایج کسب‌وکار صحبت می‌کنیم، روی مواردی نظیر اندازه‌گیری عملکرد مالی، درآمد، سود، بازگشت سرمایه و همچنین مواردی مثل رضایت مشتری و وفاداری آنها تمرکز می‌کنیم.
شناسایی نیازهای کسب‌وکار، تیم‌های یادگیرنده را قادر می‌سازد تا شکاف‌های شایستگی و مهارت‌ها را کشف کرده و تیم‌هایی که نیاز به آموزش دارند، شناسایی کنند
2. رفتارهای شغلی مرتبط را تعریف کنید
پس از تعیین خروجی‌های موردنظر، گام بعدی این است که آن دسته از شایستگی‌های اصلی را تعریف کنید که هر فردی در سازمان تا حدی باید آنها را توسعه داده و به اهداف سازمانی کمک کند.
شایستگی محوری، محصول یا خدمات منحصر به فرد متعلق به یک سازمان است که به آنها مزیت رقابتی در صنعت می‌دهد. هر عضو سازمان باید یک سطح مهارتی پایه در شایستگی تعریف شده داشته باشد.
به عنوان مثال، فرض کنید بیانیه ماموریت یک شرکت ارائه بهترین خدمات مشتریان در صنعت برای رفع شکافی است که هیچ یک از رقبا تابه حال آن را پر نکرده‌اند. در اینجا شایستگی محوری ، رضایت‌بخش‌ترین خدمات مشتری در صنعت است. گام بعدی تعریف رفتارهای شغلی مرتبط است که به دستیابی به هدف تعیین شده کمک می‌کند.
| رفتار | توضیحات |
| مهارت‌های مذاکرات قانع‌کننده | توانایی صحبت کردن به شکل مثبت، با اعتماد به نفس و ارائه انواع استدلال‌های قانع کننده |
| همدلی | توانایی درک احساسات دیگران و دیدگاه‌های آنها |
| تطبیق‌پذیری | امکان رسیدگی به سوالاتی که از طریق هر کانالی؛ تلفن، ایمیل، رسانه‌های اجتماعی و شاید حتی حضوری مطرح می‌شوند |
مثال تعریف رفتارهای شغلی در نیازسنجی آموزشی
3. شکاف‌های مهارتی را شناسایی کنید
مرحله سوم، تعریف دانش و مهارت‌های مورد نیاز برای تحقق ابعاد رفتاری تعریف شده است. مانند:
| رفتار | مهارت‌ها |
| مهارت‌های مذاکره قانع‌کننده | مهارت‌های بین فردی مهارت‌های ارتباطی مهارت‌های مدیریت بحران قاطع و رک بودن |
| همدلی | مهارت‌های حل مسئله مهارت‌های گوش دادن فعال حمایت از مشتری و مهارت‌های موفقیت |
| تطبیق‌پذیری | استفاده از مجموعه داخلی ابزارهای پشتیبانی، میز پشتیبانی و نرم افزار CRM |
نمونه دانش و مهارت‌های مورد نیاز در نیازسنجی آموزشی
اکنون که مجموعه مهارت‌های موردنیاز را در اختیار دارید، آخرین مرحله ارزیابی مهارت‌های فعلی در سازمان است؛ به عبارتی تجزیه‌وتحلیل شکاف مهارتی. این موضوع مهم است، زیرا کارکنان مختلف مهارت‌های متفاوتی دارند و بنابراین به سطح متفاوتی از آموزش نیاز دارند.
به عنوان مثال، کارکنانی که به مدت 2 تا 3 سال در بخش پشتیبانی مشتری یک شرکت کار می‌کنند، تجربه بیشتر و گسترده‌تری از کار با نرم‌افزار CRM سازمان خواهند داشت. چنین کارمندانی ممکن است کاندیدای ایده‌آلی برای آموزش‌های مرتبط با نرم‌افزارهای CRM نباشند، در حالی که کارمندان جدیدتر به آموزش‌های فنی عمیق در این مورد نیاز دارند.
تجزیه‌وتحلیل شکاف مهارتی به تعیین اینکه آیا مهارت‌های فعلی نیروی کار شما نیازهای سازمان را برآورده می‌کند یا خیر کمک می‌کند. در واقع این بررسی فهرستی از مهارت‌هایی که کارمندان در حال حاضر دارند یا باید بهبود و توسعه دهند را به شما ارائه می‌دهد. پس از این، می‌توانید با استفاده از برنامه‌های آموزشی، شکاف‌های مهارتی را پر کرده و تیمی از نیروی کار ماهر بسازید که آماده مشارکت در اهداف سازمان هستند.
5. دستور کار آموزش
هنگامی که دانش، مهارت‌ها یا رفتارهایی که کارکنان شما باید برای دستیابی به اهداف تعیین شده در خود ایجاد کنند را تعیین کردید، اکنون زمان آن رسیده است که دستور کار آموزشی خود را تدوین کنید.
برای ایجاد یک دستور کار آموزشی، باید:
- تاریخ پایان هدف برای برنامه آموزشی را تعیین کنید،
- اولویت‌ها را برای جلسات و گروه‌های مختلف مشخص کنید تا هریک از آنها را در برنامه مربوطه قرار دهید،
- بودجه آموزشی را تعیین کنید،
- مشخص کنید که می‌خواهید آموزش را به صورت داخل سازمانی انجام دهید یا برون سازمانی
6. انتخاب روش آموزش
اگر به این نتیجه رسیدید که آموزش را باید به صورت درون سازمانی انجام دهید، باید بهترین روش آموزش کارکنان را مطابق با برنامه‌تان، تعیین کنید. انواع روش های آموزش کارکنان را در مقاله‌ای مجزا مورد بررسی قرار داده‌ایم که برای کسب اطلاعات بیشتر می‌توانید به آن مراجعه کنید.
نقش راهکارهای نرم افزاری در آموزش کارکنان
در مواجهه با تغییر و تحول‌های محیطی و به‌دنبال آن، اهمیت پیدا کردن فرآیند یادگیری سازمانی، نیازمندی‌های شغلی و انتظارهای سازمان‌ها از کارکنان، همواره در حال تغییر و تکامل است. از این رو امروزه سازمان‌ها برنامه‌ریزی‌های وسیعی برای آموزش کارکنان انجام می‌دهند تا سطح دانش و مهارت کارکنان خود را متناسب با مسئولیت‌های محول شده به آنها، افزایش دهند.
نرم افزار آموزش کارکنان همکاران سیستم با جمع‌آوری آخرین اطلاعات سازمانی کارکنان و با رعایت استانداردهای آموزشی، نقش موثری در پیش‌برد فرآیندهای آموزشی سازمان‌ها ایفا می‌کند. برای کسب اطلاعات بیشتر با ما در تماس باشید.
منابع:
- hr-guide.com
- whatfix.com