کسب و کارهای کوچک و متوسط (SME)ها در بسیاری از کشورها، بخش مهمی از اقتصاد آن کشور را تشکیل می‌دهند. براساس آمارهای منتشرشده، بیش از ۹۰ درصد شرکت‌ها در سراسر جهان را، کسب‌وکارهای کوچک و متوسط تشکیل می‌دهند و سهم بزرگی در ایجاد اشتغال و تولید ثروت دارند. اما چالش‌های مدیریتی و اداری، یکی از موانع بزرگ رشد آن‌هاست.
هر کسب‌وکاری که رشد می‌کند، به تدریج با حجم گسترده‌ای از اسناد، فرآیندهای داخلی، ارتباطات میان کارکنان و مشتریان، و نیاز به هماهنگی بیشتر مواجه می‌شود. بسیاری از شرکت‌های کوچک و متوسط هنوز برای انجام این امور به روش‌های سنتی متکی هستند و از فناوری‌های نوین در زمینه ارتباطات خود استفاده نمی‌کنند؛ ارسال و دریافت ایمیل‌های متعدد، ثبت دستی اطلاعات، پیگیری کند و پرخطای کارها، و وابستگی به نیروی انسانی برای انجام امور تکراری، همگی عواملی هستند که باعث اتلاف زمان و کاهش بهره‌وری می‌شوند. این در حالی است که شرکت‌های بزرگ با استفاده از سیستم‌های متنوعی مانند اتوماسیون اداری و یکپارچگی آن با سایر سیستم‌ها مانند نرم افزار ERP، بسیاری از این فرآیندها را خودکار کرده و با سرعت و دقت بیشتری فعالیت می‌کنند. در چنین شرایطی، رقابت برایSME ها دشوارتر می‌شود.
اتوماسیون اداری راهکاری است که این چالش‌ها را برطرف می‌کند. نرم افزار اتوماسیون اداری اتوماسیون اداری، ابزاری است که فرآیندهای اداری را مکانیزه کرده، ارتباطات داخلی و مدیریت اسناد را بهینه ساخته و بهره‌وری کارکنان را افزایش می‌دهد. با استفاده از اتوماسیون، کسب‌وکارهای کوچک و متوسط کارهای تکراری را کاهش داده و فرآیندهای تصمیم‌گیری را تسریع می‌کنند. در این مقاله، به بررسی چالش‌ها، نیازها و مزایای اتوماسیون اداری برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط می‌پردازیم.
تعریف جامع از کسب و کارهای کوچک و متوسط
کسب‌وکارها را می‌توان بر اساس معیارهای مختلفی همچون تعداد کارکنان، میزان درآمد و دارایی‌ها، به دسته‌های مختلفی تقسیم کرد. یکی از مهم‌ترین این دسته‌بندی‌ها، کسب‌وکارهای کوچک و متوسط (SMEs) هستند که در بسیاری از کشورها نقش حیاتی در رشد اقتصادی ایفا می‌کنند. اما چه چیزی باعث می‌شود یک شرکت در این دسته قرار بگیرد؟
تعریف استاندارد کسب‌وکارهای کوچک و متوسط در کشورهای مختلف متفاوت است. به عنوان مثال، در اتحادیه اروپا، شرکتی با کمتر از ۲۵۰ کارمند و گردش مالی سالانه کمتر از ۵۰ میلیون یورو، در این گروه قرار می‌گیرد. در حالی که در ایالات متحده، این عدد بسته به صنعت مورد نظر، متفاوت است. در ایران نیز معیارهایی نظیر تعداد کارکنان (معمولاً زیر ۱۰۰ نفر برای کسب‌وکارهای کوچک و زیر ۲۵۰ نفر برای متوسط‌ها) و میزان درآمد، ملاک دسته‌بندی محسوب می‌شوند.
کسب‌وکارهای کوچک و متوسط ویژگی‌هایی دارند که آن‌ها را از شرکت‌های بزرگ متمایز می‌کند:
1. انعطاف‌پذیری بالا: SMEها انعطاف‌پذیری بالایی دارند و می‌توانند در کمترین زمان استراتژی‌های خود را بر اساس نیازهای بازار تنظیم کنند.
2. روابط نزدیک با مشتریان: این کسب‌وکارها اغلب تعاملات شخصی‌تر و ارتباط قوی‌تری با مشتریان خود دارند.
3. محدودیت منابع: برخلاف شرکت‌های بزرگ که سرمایه و نیروی انسانی گسترده‌ای دارند، SMEها معمولاً با چالش‌هایی مانند کمبود سرمایه و نیروی متخصص مواجه‌اند.
4. نیاز به بهره‌وری بیشتر: به دلیل محدودیت‌های منابع، این شرکت‌ها به دنبال راهکارهایی هستند که بتوانند بازدهی خود را با کمترین هزینه افزایش دهند.
یکی از تفاوت‌های اساسی که SMEها با شرکت‌های بزرگ دارند، نحوه استفاده آن‌ها از فناوری است. شرکت‌های بزرگ معمولاً بودجه بیشتری برای پیاده‌سازی سیستم‌های پیچیده مدیریتی و اداری دارند. آن‌ها از ابزارهایی مانند ERP (برنامه‌ریزی منابع سازمانی) و سیستم‌های پیچیده اتوماسیون برای مدیریت فرآیندهای خود استفاده می‌کنند. در مقابل، کسب‌وکارهای کوچک و متوسط به دنبال راهکارهایی هستند که با هزینه کمتر، حداکثر بهره‌وری را برای آن‌ها به همراه داشته باشد.
به همین دلیل، SMEها به نرم افزار اتوماسیون اداری سبک‌تر و مقرون‌به‌صرفه‌تر نیاز دارند که بتوانند امور مربوط به مدیریت اسناد، ارتباطات داخلی، درخواست‌های سازمانی و فرآیندهای روزمره را به‌سادگی انجام دهند.
چالش کسب و کارهای کوچک و متوسط در ارتباط با مدیریت اداری
کسب‌وکارهای کوچک و متوسط هرچه رشد بیشتری را تجربه می‌کنند، با چالش‌های بیشتری نیز در حوزه امور اداری مواجه می‌شوند. در نگاه اول، انجام کارهای اداری مانند ثبت اسناد، مدیریت درخواست‌ها و پیگیری مکاتبات ممکن است ساده به نظر برسد، اما در عمل، این فرآیندها بسیار زمان‌بر هستند و مانع بزرگی را بر سر راه چابکی سازمان قرار می‌دهند. در شرکت‌های بزرگ، معمولاً تیم‌های مجزا برای مدیریت هر بخش از امور اداری وجود دارد، اما در یک شرکت کوچک، این وظایف به‌صورت پراکنده میان کارکنان تقسیم می‌شود که بر بهره‌وری کارکنان تاثیر منفی می‌گذارد. در این بخش، نگاهی دقیق‌تر به چالش‌های رایج کسب‌وکارهای کوچک و متوسط در مدیریت اداری خواهیم داشت:
۱. حجم بالای کارهای اداری و فرآیندهای زمان‌بر
یکی از بزرگ‌ترین مشکلاتی که کسب‌وکارهای کوچک و متوسط با آن مواجه هستند، حجم زیاد کارهای اداری است که به‌صورت دستی انجام می‌شود. از پردازش اسناد و درخواست‌های داخلی گرفته تا ثبت اطلاعات مشتریان و هماهنگی بین تیم‌ها، همه این موارد زمان و انرژی زیادی از کارکنان می‌گیرد. در بسیاری از این شرکت‌ها، فرآیندهای اداری هنوز به‌صورت کاغذی یا نرم‌افزارهای دستی انجام می‌گیرد که منجر به افزایش خطا، دوباره‌کاری و اتلاف زمان می‌شود.
۲. نبود ساختار مشخص برای مدیریت اطلاعات و مستندات
در بسیاری از SMEها، اسناد و اطلاعات کلیدی در پوشه‌های پراکنده، ایمیل‌های مختلف یا حتی پیام‌های واتس‌اپ ذخیره می‌شوند. در نتیجه، یافتن یک سند مهم در زمان نیاز، چالشی بزرگ است. نبود یک سیستم مشخص برای دسته‌بندی، ذخیره‌سازی و بازیابی اطلاعات، باعث از دست رفتن اسناد مهم و سردرگمی کارکنان می‌شود.
۳. چالش‌های ارتباطات داخلی و هماهنگی تیم‌ها
در کسب‌وکارهای کوچک و متوسط، یکی از مسائل اساسی، نبود یک سیستم منسجم برای ارتباطات داخلی است. بسیاری از این شرکت‌ها برای هماهنگی بین تیم‌ها از روش‌های سنتی مانند تماس تلفنی، پیام‌های متنی یا ایمیل استفاده می‌کنند. این پراکندگی اطلاعات باعث می‌شود که بسیاری از پیام‌ها گم شوند، افراد از تغییرات مطلع نشوند و هماهنگی بین تیم‌ها دچار مشکل شود.
۴. مدیریت دشوار درخواست‌ها، وظایف و فرآیندهای داخلی
، فرآیندهای داخلی مانند ثبت درخواست‌های مرخصی، خرید تجهیزات یا پیگیری پروژه‌ها، در شرکت‌های کوچک و متوسط، بدون وجود یک سیستم منسجم مدیریت می‌شوند. این موضوع منجر به طولانی‌شدن پیگیری درخواست‌ها و حتی به سرانجام نرسیدن کارها می‌شود.
۵. عدم نظارت و گزارش‌گیری مؤثر از عملکرد اداری
یکی دیگر از چالش‌های رایج در این شرکت‌ها، عدم شفافیت در وضعیت کارهای اداری و نبود گزارش‌های تحلیلی برای تصمیم‌گیری بهتر است. مدیران در شرکت‌های کوچک و متوسط معمولاً دید کاملی از عملکرد کارکنان و وضعیت فرآیندهای اداری ندارند، چراکه اطلاعات در سیستم‌های مختلفی ذخیره می‌شود و هیچ گزارش جامعی از روند کارها در دسترس نیست.
۶. امنیت اطلاعات و احتمال از دست رفتن داده‌ها
پاک‌شدن اطلاعات و داده‌ها در کسب‌وکارهای کوچک و متوسط، یکی از چالش‌های اساسی و مهم است. این اطلاعات حساس معمولا در پوشه‌های شخصی، ایمیل‌های فردی یا حتی در دستگاه‌های کارکنان ذخیره می‌شود. این روش، امنیت اطلاعات را به خطر می‌اندازد و ریسک از بین رفتن داده‌ها را افزایش می‌دهد. مشکلاتی مانند حذف تصادفی اسناد، خرابی سیستم‌ها یا خروج یک کارمند از شرکت می‌تواند منجر به از دست رفتن اطلاعات ارزشمند و حتی ایجاد مشکلات قانونی شود.
۷. هزینه‌های پنهان مدیریت دستی فرآیندهای اداری
اگرچه در نگاه اول، استفاده از روش‌های سنتی و مدیریت دستی فرآیندهای اداری ممکن است کم‌هزینه‌تر به نظر برسد، اما در واقعیت، این روش‌ها هزینه‌های پنهانی برای کسب‌وکار به همراه دارند. اتلاف وقت کارکنان برای انجام امور تکراری، خطاهای انسانی که منجر به اصلاحات مکرر می‌شود و کاهش سرعت انجام کارها، همه از عواملی هستند که به‌صورت غیرمستقیم هزینه‌های کسب‌وکار را افزایش می‌دهند.
۸. محدودیت منابع و نیاز به بهینه‌سازی بهره‌وری
کسب‌وکارهای کوچک و متوسط معمولا منابع محدودی در اختیار دارند. در حالی که شرکت‌های بزرگ می‌توانند تیم‌های مختلفی را برای مدیریت اداری و هماهنگی امور سازمانی به کار گیرند و در کنار تیم‌ها نیز از نرم‌افزارهای مختلفی برای مدیریت فرایندهاسی اداری استفاده کنند، SMEها مجبورند با نیروی محدود، به حداکثر بهره‌وری برسند.
مزایای اتوماسیون اداری در کسب و کارهای کوچک و متوسط
با توجه به محدودیت‌ها و چالش‌های کسب‌وکارهای کوچک و متوسط که در بخش قبل بیان کردیم، اتوماسیون اداری نقش مهمی در برطرف کردن این چالش‌ها و بهبود عملکرد کسب وکارهای کوچک و متوسط دارد. در این قسمت به بررسی مهم‌ترین مزایای اتوماسیون اداری در کسب‌وکارهای کوچک و متوسط می‌پردازیم:
۱. افزایش بهره‌وری و صرفه‌جویی در زمان
همانطور که گفته شد، انجام کارهای دستی در کسب‌وکارهای کوچک و متوسط بسیار زمان‌بر است و کارکنان را از فعالیت‌های مهم‌تر بازمی‌دارد. فرآیندهایی مانند ثبت اسناد، بایگانی مدارک، پیگیری مکاتبات و هماهنگی‌های بین‌بخشی، اگر به‌صورت سنتی انجام شوند، مقدار زیادی از وقت نیروی انسانی را تلف می‌کنند. اتوماسیون اداری این فرآیندها را به‌صورت خودکار انجام داده و به کارکنان اجازه می‌دهد تا بر وظایف مهم‌تری تمرکز کنند.
۲. کاهش هزینه‌های عملیاتی و افزایش سودآوری
کسب‌وکارهای کوچک و متوسط معمولاً با بودجه‌های محدودی کار می‌کنند و به‌دنبال راهکارهایی برای کاهش هزینه‌ها هستند. اتوماسیون اداری به کاهش هزینه‌های عملیاتی از چندین جهت کمک می‌کند:
- کاهش نیاز به نیروی انسانی برای انجام کارهای تکراری
- کاهش مصرف کاغذ و هزینه‌های چاپ و بایگانی
- جلوگیری از اشتباهات مالی و زمانی که هزینه‌های اضافی به کسب‌وکار تحمیل می‌کنند
۳. بهبود دقت و کاهش خطاهای انسانی
خطاهای انسانی در امور اداری منجر به مشکلاتی همچون تأخیر در پرداخت‌ها، گم شدن اسناد، اشتباه در ارسال نامه‌های اداری و مشکلات مشابه می‌شود. این خطاها نه‌تنها بهره‌وری را کاهش می‌دهند، بلکه ممکن است باعث خسارات مالی و اعتباری شوند. با استفاده از اتوماسیون اداری، تمامی اطلاعات به‌صورت ساختاریافته ذخیره می‌شوند و خطای انسانی تا حد قابل توجهی کاهش می‌یابد.
4. بهبود ارتباطات داخلی و هماهنگی بین تیم‌ها
در بسیاری از SMEها، ارتباطات داخلی به‌صورت سنتی و پراکنده انجام می‌شود که درنهایت منجر به سردرگمی، تأخیر در انجام کارها و ناهماهنگی بین بخش‌های مختلف شود. اتوماسیون اداری با ایجاد یک پلتفرم یکپارچه، امکان ارسال پیام‌ها، مدیریت گردش کار، پیگیری وظایف و همکاری بین تیم‌ها را تسهیل می‌کند..
5. افزایش رضایت مشتریان و تسریع فرآیندهای پاسخ‌گویی
یک کسب‌وکار کوچک یا متوسط که نتواند درخواست‌های مشتریان را به‌موقع پردازش کند، در جذب و حفظ مشتریان با مشکل مواجه خواهد شد. اتوماسیون اداری کمک می‌کند تا فرآیندهای مرتبط با مشتری، مانند ثبت و پیگیری درخواست‌ها، رسیدگی به شکایات و ارسال اطلاعات، سریع‌تر و دقیق‌تر انجام شوند.
6. انعطاف‌پذیری و امکان دورکاری برای کارکنان
با گسترش دورکاری و افزایش نیاز به انعطاف‌پذیری در محیط کار، کسب‌وکارهای کوچک و متوسط به ابزارهایی نیاز دارند که امکان کار از راه دور را فراهم کنند. اتوماسیون اداری با دیجیتالی کردن تمامی فرآیندهای سازمان، این امکان را به کارکنان می‌دهد که از هر نقطه‌ای به اطلاعات و وظایف خود دسترسی داشته باشند.
ویژگی‌های یک سیستم اتوماسیون اداری مناسب برای SMEها
با توجه به محدودیت منابع، چالش‌های مدیریتی و نیاز به افزایش بهره‌وری، کسب‌وکارهای کوچک و متوسط نمی‌توانند از هر نوع نرم‌افزار اتوماسیون اداری استفاده کنند. آن‌ها به راهکاری نیاز دارند که نه‌تنها هزینه‌های اضافی را بر دوششان نگذارد، بلکه به رشد و توسعه‌شان کمک کند. ویژگی یک سیستم اتوماسیون اداری مناسب برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط عبارتند از:
۱. سادگی و سهولت استفاده
در چنین سازمان‌هایی، ممکن است تیم‌های متخصص فناوری اطلاعات وجود نداشته باشد. علاوه‌براین کارمندان نیز زمان کافی برای یادگیری سیستم‌های پیچیده را ندارند. بنابراین، رابط کاربری یک سیستم اتوماسیون اداری باید ساده و کاربرپسند باشد تا هر کسی بتواند بدون آموزش‌های طولانی، از آن استفاده کند. داشبوردهای شفاف، امکان دسترسی سریع به اطلاعات و فرآیندهای خودکارسازی‌شده، کارایی این سیستم را برای SMEها به حداکثر می‌رسانند.
۲. انعطاف‌پذیری و مقیاس‌پذیری
کسب‌وکارهای کوچک و متوسط اغلب در حال رشد هستند و به سیستمی نیاز دارند که بتواند همراه با آن‌ها توسعه پیدا کند. اتوماسیون اداری مناسب برای SMEها باید امکان افزودن فرآیندها و ویژگی‌های جدید را داشته باشد، بدون اینکه هزینه‌های سنگین یا پیچیدگی‌های فنی برای کسب‌وکار ایجاد کند.
۳. یکپارچگی با سایر سیستم‌ها
یک شرکت کوچک ممکن است برای مدیریت مشتریان از CRM، برای حسابداری از یک نرم‌افزار مالی و برای مدیریت پروژه‌ها از ابزارهای دیگری استفاده کند. یک سیستم اتوماسیون اداری ایده‌آل باید امکان ادغام با این سیستم‌ها را داشته باشد تا اطلاعات بین بخش‌های مختلف سازمان به‌صورت یکپارچه جریان پیدا کند و از ورود داده‌های تکراری یا گم‌شدن اطلاعات جلوگیری شود.
۴. امنیت و محافظت از داده‌ها
یکی از مهم‌ترین ویژگی‌هایی که باید در سیستم‌های اتوماسیون اداری وجود داشته باشد، امنیت آن‌ها و حفاظت از اطلاعات است. ویژگی‌هایی مانند احراز هویت چندمرحله‌ای، رمزگذاری داده‌ها و تعیین سطح دسترسی کاربران به امنیت کسب‌وکارهای کوچک کمک می‌کند.
5. دسترسی از راه دور و پشتیبانی از موبایل
بسیاری از مدیران و کارکنانSMEها نیاز دارند در هر مکان و هر زمانی به اطلاعات شرکت دسترسی داشته باشند. یک سیستم اتوماسیون اداری مناسب باید امکان دسترسی از طریق موبایل و وب را فراهم کند تا کارمندان بتوانند بدون نیاز به حضور در دفتر، وظایفشان را انجام دهند.
6. پشتیبانی فنی و به‌روزرسانی مداوم
یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری، حتی اگر کامل‌ترین امکانات را داشته باشد، بدون پشتیبانی مناسب کارایی لازم را نخواهد داشت. سیستم اتوماسیون اداری مناسب SMEها باید دارای پشتیبانی قوی و سریع باشد تا در صورت بروز مشکلات، کسب‌وکارها دچار اختلال نشوند. همچنین، به‌روزرسانی‌های منظم و اضافه شدن قابلیت‌های جدید، یک عامل مهم در انتخاب نرم‌افزار مناسب است.
7. هزینه مقرون‌به‌صرفه و مدل پرداخت منعطف
یکی از اصلی‌ترین موانع استفاده از فناوری درSMEها، محدودیت بودجه است. یک سیستم اتوماسیون اداری مناسب برای این کسب‌وکارها باید مدل‌های قیمتی منعطفی داشته باشد، مانند پرداخت اشتراکی یا استفاده از نسخه ابری که هزینه‌های اولیه را کاهش دهد و نیازی به سرورهای داخلی نداشته باشد.
نرم افزار اتوماسیون اداری همکاران سیستم برای کسب و کارهای کوچک و متوسط
با توجه به مطالبی که در این مقاله درباره اهمیت استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری در کسب و کارهای کوچک و متوسط مطرح کردیم، باید گفت که استفاده از اتوماسیون اداری در این کسب‌وکارها به یک ضرورت تبدیل شده است. نرم افزار اتوماسیون اداری همکاران سیستم، با ارائه راهکاری برای مدیریت فرایندهای سازمانی، پاسخی جامع به نیاز سازمان‌ها، به‌ویژه کسب‌وکارهای کوچک و متوسط، ارائه داده است. این نرم‌افزار با ارائه ویژگی‌های متنوعی مانند مدیریت مکاتبات سازمانی، یکپارچگی با سایر سیستم‌های سازمان، دسترسی تحت وب و ارائه نسخه ابری برای کاهش هزینه در کسب‌وکارهای کوچک و متوسط، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا علاوه‌بر مدیریت فرایندهای سازمانی، یک ساختار منظم، یکپارچه و چابک در بخش‌های مختلف اداری خود ایجاد کنند.