سازمان‌های امروزی با محیط‌هایی پیچیده و پرچالش روبه‌رو هستند. تطبیق با این شرایط محیطی و رقابت در آن، نیازمند انعطاف زیاد و چابکی سازمانی به منظور بهبود ساختارها و فرایندها است. هر سازمانی (اعم از انتفاعی یا غیرانتفاعی؛ بزرگ، متوسط یا کوچک؛ دولتی یا خصوصی) مجموعه‌ای از فرایندها را دربرمی‌گیرد که انتقال کارها و اطلاعات در بستر آن‌ها انجام می‌شود.
در گذشته اکثر سازمان‌ها به صورت وظیفه‌ای طراحی می‌شدند اما به مرور دریافتند که داشتن رویکرد وظیفه‌ای، انعطاف و پویایی کسبوکار را از بین می‌برد. دلیل این امر این است که سازمان‌های وظیفه‌محور به سختی می‌توانند در برابر تغییرات محیطی، خود را اصلاح کنند و با این تغییرات هماهنگ شوند. رویکردی که در مقابل رویکرد وظیفه‌ای به سازمان‌ها پیشنهاد شده است، رویکرد فرایندی است. این رویکرد بر انجام فعالیت‌ها مبتنی بر فرایندها و مدیریت و بهبود مستمر آنان براساس شرایط اقتضایی تمرکز دارد و بر این پیش‌فرض استوار است که به منظور شفاف‌سازی عملیات هر سازمانی، نیاز به داشتن درک صحیح از گردش آن‌چه که در عمل انجام می‌شود، وجود دارد.
با توجه به ضرورت تغییر نگرش سازمان‌ها به نگرش فرآیندی، رویکرد مدیریت فرایندهای کسبوکار حدود دو دهه است که مورد توجه جدی پژوهشگران و صاحبان صنایع قرار گرفته است.
این رویکرد نشأت گرفته از ترکیب دو مفهوم مدیریت کیفیت جامع (TQM) و بازمهندسی فرایندهای کسبوکار (BPR) است. تا پیش از معرفی این رویکرد، فرآیندهای سازمانی با به‌کارگیری مفهوم BPR و ابزارهای مختلف مرتبط با آن به یک‌باره دچار تغییرات رادیکالی می‌شدند، در حالی که امروزه از طریق بهره‌گیری از رویکرد BPM و ابزار ERP امکان اعمال تغییرات تدریجی و تکاملی، ایجاد و یا اصلاح فرایندهای سازمانی ایجاد شده است.
در واقع با استفاده از این رویکرد ترکیبی، از طریق ERP، زیرساختی جامع برای برقراری ارتباط واحدهای سازمانی فراهم شود و با استفاده از ابزارها و سیستم‌ها مرتبط با رویکرد BPM، امکان انطباق با تغییرات کلان محیطی یا سازگاری با تغییر در نیازهای مشتریان و فعالیت‌های رقبا، ایجاد می‌شود.
مدیریت فرایندهای کسبوکار (BPM)
هر سازمانی به منظور دستیابی به اهداف ذی‌نفعان، شامل مجموعه‌ای از فرایندها برای انجام فعالیت‌ها و وظایف خود است. فرایندهای کسبوکار مانند یک سیستم، شامل مجموعه‌ای از فعالیت‌ها هستند که براساس توالی مشخص و مبتنی بر قواعد کسبوکار خاصی توسط نقش‌های درون یا بیرون سازمانی انجام می‌شوند و منجر به ایجاد ارزش خاصی بر روی ورودی‌ها و ارائه خروجی‌های مطلوب می‌شود.
مدیریت فرایندهای کسبوکار (BPM) هنر و علم شناسایی، درک و مدیریت فرایندهای کسبوکار سازمان‌ها است که از طریق این بستر، افراد، سیستم‌ها و فرایندهای بین کارکردی هر سازمان را یکپارچه و منعطف می‌کند. در این رویکرد فرایندهای سازمان به عنوان یک کلیت و نه به صورت مجزا دیده می‌شوند؛ از این رو امکان یکپارچه‌سازی هر فرایند مدنظر با سایر فرایندها وجود خواهد داشت.
متدولوژی استقرار BPM در سازمان‌ها همانند چرخه موجود در تصویر زیر است. همانطور که مشخص است این چرخه، یک فرایند مداوم است که از عارضه‌یابی و شناخت وضع موجود آغاز شده و در نهایت امکان تحلیل و گزارش‌گیری مدیران سازمان از گلوگاه‌ها و نقاط قابل بهبود را فراهم می‌کند و از این طریق می‌توان بهینه‌سازی و بهبود مستمر را در فرایندهای سازمانی مشاهده کرد.
شکل ۱- چرخه استقرار BPM در سازمان‌ها
برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP)
سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی، بسته‌های نرم‌افزاری هستند که پشتیبانی‌کننده همه‌ی نیازهای سیستمی و اطلاعاتی سازمان‌ها هستند. این بسته‌های نرم‌افزاری، حوزه‌های عملیاتی مختلف سازمان (مانند مالی، منابع انسانی، لجستیک، فروش و …) را به هم مرتبط کرده و از این طریق به مدیران اجازه می‌دهد که در کل سازمان، فرآیندها و جریان اطلاعات را کنترل کرده و دسترسی به هنگام به اطلاعات را فراهم می-سازند.
اما چالش‌هایی هم در استقرار نرم افزارهای ERP وجود دارد. مهم‌ترین چالش‌هایی که در استقرار ERP ها مطرح شده است، حول محور مسائلی مانند عدم تمایل کاربران و مدیران به استقرار این بسته‌های نرم‌افزاری به دلیل عدم تطابق کامل با نیازهای خاص سازمانی، وجود مقاومت در برابر تغییر به دلیل نگرانی از به چالش کشیده شدن زیرساخت‌های پیشین سازمان‌ها و به طور کلی موارد فرهنگی و فردی استقرار ERP است. گفتنی‌ست در صورت ایجاد انعطاف در برآوردن نیازهای خاص سازمان‌ها و به صورت خاص کاربران سازمانی، دغدغه‌های مربوط به پیاده‌سازی ERP بسیار کمتر خواهد شد که البته وجود یک سیستم باثبات و با تکنولوژی روز این مسئله را تقویت خواهد کرد.
یکپارچه‌سازی ERP و BPM
همانطور که به آن اشاره شد، به منظور پیاده‌سازی خدمت BPM در سازمان‌ها به زیرساخت و ابزارهای مناسب نیاز است که اصلی‌ترین آن‌ها، راهکار ERP است. اما داشتن ابزارهایی خاص که معمولا ابزارهای مدیریت کسبوکار یا BPM Tools نامیده می‌شوند، در کنار ERP تا حد زیادی دغدغه‌های فرهنگی و فردی مربوط به پیاده‌سازی سیستم‌های ERP را مرتفع می‌کند.
به عبارتی این ابزارهای BPM یا BPM Tools از طریق ایجاد انعطاف در سیستم‌های ERP و خودکارسازی و متناسب‌سازی فرایندها متناسب با نیاز سازمان‌ها، چابکی در انجام فعالیت‌ها و پاسخگویی به تغییرات محیطی را فراهم می‌سازد. این امر موجب اطمینان خاطر مدیران سازمان‌ها از در اختیار داشتن یک زیرساخت متناسب با نیازهای کسبوکار سازمانی می‌شود و در واقع BPM Tools نقش تسهیل‌کنندگی در اعمال فرایندهای سازمانی در ERP ها را ایفا می‌کند.
زمانی که شما یک کسبوکار را اداره می‌کنید نیاز است تا داده‌های مربوط به حوزه‌های لجستیک، منابع انسانی، فروش، مالی و … را به عنوان منابع دانش در سازمان‌تان نگه‌داری کنید و بر مبنای آن‌ها تصمیمات آتی را اتخاذ کنید. در این شرایط شما نیاز به یک بستر ERP دارید، ولی ERP قرار نیست صرفاً به عنوان یک زیرساخت داده‌ای عمل کند بلکه باید نقش فعالی در برقراری ارتباط بین اجزای سازمان داشته باشد، بنابراین به موتور گردش کار نیاز دارد که یکی از ابزارهای BPM است.
علاوه بر گردش کار به ابزارهایی برای طراحی، مدیریت، پایش و متناسب‌سازی فرآیندها نیاز دارید، که این ابزارها همان BPM Tools هستند. این امر نشان می‌دهد که این دو بخش در کنار هم و به صورت مکمل عمل می‌کنند و هیچ کدام از آن‌ها نمی‌توانند جایگزین دیگری شوند. با استقرار ERP می‌توانید واحدهای عملیاتی سازمان‌تان را مدیریت کنید و استقرار Tools BPM به شما کمک می‌کند که ببینید سازمان شما چگونه کار می‌کند.
از نظر توانایی پاسخگویی به تغییرات محیطی نیز، سازمان‌ها نیاز دارند تا بتوانند با کمترین چالش و به شکل تدریجی، تغییرات مدنظرشان در راستای انطباق با شرایط محیطی جدید را فراهم کنند. BPM Tools امکان بومی‌سازی فرآیندهای به‌گزین شده در ERP و نیز پیاده‌سازی و یکپارچگی تغییرات فرآیندی جدید با سایر فرایندهای موجود را ممکن می‌سازد.
رویکرد همکاران سیستم
نرم افزار ERP راهکاران همکاران سیستم یک ERP فرایند محور است که با تکیه بر نزدیک به سی سال تجربه‌ی همکاران سیستم در ارائه‌ی راهکارهای نرم‌افزاری برای کسب‌وکارها در اندازه‌های مختلف، یک زیرساخت مناسب برای اجرای فرایندهای سازمانی در شرکت‌های صنایع گوناگون فراهم کرده است. این محصول در حال حاضر در بیش از ۱۰۰۰ شرکت و سازمان پیاده‌سازی شده و یک سیستم باثبات و به اصطلاح امتحان پس داده است.
از طرفی رویکرد فرایند محوریِ راهکاران، همکاران سیستم را به سمت ارائه BPM Tools به عنوان یک ابزار مکمل برای خودکارسازی و متناسب‌سازی فرایندها سوق داده است. همکاران سیستم با شناخت و تجربه چندین ساله، با فرمول ERP+BPM Tools، بسته محصولی خود را به بازار عرضه کرده است که علاوه بر جامعیت و پوشش‌دهی فرآیندهای سازمانی، انعطاف و قابلیت متناسب‌سازی را نیز برای سازمان‌ها ایجاد کرده است.
منابع:
رضایی، کامران؛ تدین، سحر؛ استادی، بختیار و اقدسی، محمد. (۱۳۸۸). عوامل کلیدی موفقیت در پیاده‌سازی مدیریت فرایند و ارایه چهارچوبی برای ارزیابی آمادگی سازمان. نشریه مدیریت صنعتی. دوره ۱، شماره ۳. صفحات ۵۲-۳۷.
Vom brocke, j & Rosemann, M. (۲۰۱۰). Handbook on business process management. Springer Publication