اتوماسیون اداری و bpms دو راهکار نرم‌افزاری رایج برای بهبود بهره‌وری سازمانی هستند که در نگاه اول شاید مشابه به نظر برسند، اما کاربرد و هدف این دو کاملا متفاوت است.
اتوماسیون اداری نرم‌افزاری است که با هدف مدیریت مکاتبات، بایگانی اسناد، ثبت و پیگیری نامه‌ها و تسهیل گردش کارهای اداری، مدیریت جلسات سازمانی طراحی شده است. این سیستم به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای اداری سنتی را دیجیتال و مکانیزه کنند، اما معمولا ساختار از پیش تعریف‌شده‌ای دارد و امکان تغییرات گسترده در فرآیندها را فراهم نمی‌کند.
در مقابل، نرم افزار BPMS یک پلتفرم انعطاف‌پذیر و پویاست که برای طراحی، اجرا، نظارت و بهینه‌سازی انواع فرآیندهای سازمانی به کار می‌رود. BPMS به کارهای اداری محدود نیست، بلکه می‌توان از آن برای مدیریت فرآیندهای فروش، منابع انسانی، مالی، تولید و حتی خدمات مشتریان استفاده کرد. در واقع سیستم BPMS می‌تواند به عنوان بخشی از نرم افزار ERP نیز عمل کرده و به کمک آن بتوان فرایندهای تعریف شده در سیستم ERP را متناسب با نیاز کسب‌وکار، شخصی‌سازی کرد.
5 تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS + مثال
حوزه کاربرد: نرم افزار اتوماسیون اداری بیشتر برای کارهای اداری مانند مکاتبات، نامه نگاری اداری، بایگانی اسناد و گردش کارهای داخلی استفاده می‌شود، در حالی که BPMS برای مدیریت همه فرآیندهای سازمانی در بخش‌های مختلف مثل منابع انسانی، مالی، فروش و تولید به کار می‌رود.
به عنوان مثال، فرض کنید در یک سازمان، کارمندان برای درخواست مرخصی باید فرم‌های مختلف را پر کنند و به تأیید مدیر برسانند. اتوماسیون اداری می‌تواند این فرآیند را دیجیتال کند، اما اگر بخواهیم میزان مرخصی‌ها را تحلیل کنیم، با قوانین مختلف سفارشی‌سازی کنیم و آن را با سیستم‌های دیگر یکپارچه کنیم، نیاز به BPMS داریم.
میزان انعطاف‌پذیری: اتوماسیون اداری ساختار مشخصی دارد و تغییرات زیادی را نمی‌توان در فرآیندهای آن اعمال کرد، اما BPMS انعطاف‌پذیر است و می‌توان فرآیندها را متناسب با نیاز سازمان طراحی و بهینه‌سازی کرد.
برای مثال، اگر در یک سازمان فرآیند تأیید قراردادها به شکل چند مرحله‌ای انجام شود، اتوماسیون اداری فقط می‌تواند آن را ثبت و پیگیری کند، اما BPMS می‌تواند تعیین کند که چه زمانی و بر چه اساسی هر مرحله اجرا شود، چه کسی تصمیم‌گیرنده باشد و در صورت تأخیر چه اقدامی انجام شود.
امکان یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌ها: اتوماسیون اداری بیشتر به‌عنوان یک سیستم مستقل کار می‌کند و ارتباط محدودی با سایر نرم‌افزارهای سازمانی دارد، در حالی که BPMS امکان اتصال به سایر سیستم‌های مالی، منابع انسانی، CRM و … را دارد و داده‌ها را بین آن‌ها به اشتراک می‌گذارد.
در یک سازمان، وقتی یک کارمند جدید استخدام می‌شود، اطلاعات او باید در چندین سیستم مختلف مثل منابع انسانی، حقوق و دستمزد و بیمه ثبت شود. با BPMS می‌توان تمام این فرآیندها را طور خودکار انجام داد، اما اتوماسیون اداری فقط امکان ثبت اطلاعات اولیه را دارد.
سطح تحلیل و بهینه‌سازی فرآیندها: اتوماسیون اداری بیشتر برای ثبت و مکانیزه‌کردن کارهای اداری استفاده می‌شود و تحلیل دقیقی از کارایی فرآیندها ارائه نمی‌دهد، اما نرم افزار BPMS امکان تحلیل فرآیندها، شناسایی نقاط ضعف و بهینه‌سازی مستمر آن‌ها را دارد.
اگر در یک سازمان، فرایند تأیید فاکتورهای خرید زمان زیادی می‌برد، اتوماسیون اداری فقط ثبت و ارجاع را انجام می‌دهد، اما BPMS می‌تواند مشخص کند که بیشترین تأخیر در کدام مرحله رخ داده، علت آن چیست و چطور می‌توان آن را بهبود داد.
اهمیت درک تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS برای کسب‌وکارها
بسیاری از مدیران و تصمیم‌گیرندگان سازمانی هنگام انتخاب نرم‌افزارهای سازمانی برای بهبود فرآیندهای خود، میان دو گزینه اتوماسیون اداری و BPMS دچار اشتباه می‌شوند. این اشتباه در شناخت تفاوت‌های این دو سیستم می‌تواند منجر به انتخاب نادرست، هدررفت منابع و کاهش بهره‌وری در سازمان شود. درک درست این تفاوت‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کند که بهترین تصمیم را برای بهینه‌سازی فرآیندهای خود اتخاذ کنند.
جلوگیری از خرید اشتباه نرم افزار
اگر سازمانی فقط به دنبال مکانیزه کردن کارهای اداری خود باشد اما به اشتباه یک BPMS تهیه کند، نه‌تنها هزینه بیشتری پرداخت کرده، بلکه با پیچیدگی‌های غیرضروری نیز روبرو می‌شود. از سوی دیگر، اگر سازمانی نیازمند مدیریت فرآیندهای گسترده و بین‌بخشی باشد اما تنها یک سیستم اتوماسیون اداری تهیه کند، پس از مدتی متوجه می‌شود که این سیستم پاسخگوی نیازهایش نیست و مجبور به خرید یک راهکار جدید خواهد شد.
افزایش بهره وری و چابکی سازمان
اتوماسیون اداری فرآیندهای تکراری اداری را سرعت می‌بخشد، اما برای سازمان‌هایی که نیاز به تحلیل، بهینه‌سازی و یکپارچه‌سازی فرآیندهایشان دارند، BPMS انتخاب بهتری است. شناخت درست این تفاوت‌ها باعث می‌شود که هر سازمان با توجه به نیازهای خود، سیستم مناسب را انتخاب کند و از مزایای آن بیشترین بهره را ببرد.
جلوگیری از ناکارآمدی فرآیندهای سازمانی
فرض کنید یک سازمان برای تأیید قراردادها نیاز به یک فرآیند چندمرحله‌ای دارد که در آن، اسناد از واحد حقوقی به مالی و سپس به مدیریت ارجاع می‌شوند. اگر این سازمان فقط از یک سیستم اتوماسیون اداری استفاده کند، ممکن است فرآیندها فقط در سطح ثبت و ارجاع باقی بمانند و امکان نظارت و تحلیل بر روی تأخیرها و نقاط ضعف وجود نداشته باشد. اما با یک BPMS، سازمان می‌تواند تمامی مراحل را تحلیل کرده و نقاط بهینه‌سازی را شناسایی کند.
انتخاب راهکارهای مکمل به جای جایگزین
درک این تفاوت به سازمان‌ها کمک می‌کند که بسیاری از سازمان‌ها می‌توانند از اتوماسیون اداری برای مدیریت مکاتبات و کارهای روزمره اداری استفاده کنند و همزمان BPMS را برای بهینه‌سازی و کنترل فرآیندهای کلان سازمانی به کار گیرند.
کاهش هزینه‌ها و افزایش بازگشت سرمایه (ROI)
انتخاب درست میان این دو سیستم، سازمان را از خریدهای غیرضروری و دوباره‌کاری‌ها نجات می‌دهد. کسب‌وکارهایی که به اشتباه سیستم نامناسبی را پیاده‌سازی می‌کنند، ممکن است هزینه‌های زیادی را صرف تغییر سیستم، آموزش مجدد کارکنان و یکپارچه‌سازی داده‌ها کنند. درک تفاوت‌های این دو ابزار، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا از ابتدا سرمایه‌گذاری درستی انجام دهند و هزینه‌های جانبی را کاهش دهند.
کدام یک برای سازمان شما مناسب‌تر است؟ اتوماسیون اداری یا BPMS؟
انتخاب بین اتوماسیون اداری و BPMS بستگی به نیازهای خاص سازمان شما دارد. در اینجا به برخی از شرایطی که هر کدام از این ابزارها می‌توانند برای سازمان مناسب‌تر باشند، اشاره می‌کنیم:
1. زمانی که نیاز به دیجیتال‌سازی و مدیریت کارهای اداری دارید: اگر سازمان شما به دنبال بهبود فرآیندهای روزمره و ساده‌سازی گردش کارهای اداری مانند مکاتبات، ثبت و پیگیری نامه‌ها، بایگانی اسناد و مدیریت جلسات است، اتوماسیون اداری گزینه مناسب‌تری است. این سیستم به‌طور خاص برای مدیریت ارتباطات رسمی و غیررسمی طراحی شده است و به شما کمک می‌کند که فرآیندهای اداری را سریع‌تر و با دقت بیشتری انجام دهید.
فرض کنیدسازمانی که فقط نیاز به مدیریت و پیگیری نامه‌های اداری دارد و نمی‌خواهد درگیر پیچیدگی‌های مدیریت فرآیندهای بین‌بخشی و تحلیلی شود، بهتر است از اتوماسیون اداری استفاده کند.
2. زمانی که به دنبال بهینه‌سازی و یکپارچه‌سازی فرآیندهای سازمانی هستید: اگر نیاز به بهبود فرآیندهای پیچیده و چندبخشی دارید که شامل تعامل با بخش‌های مختلف سازمانی مانند منابع انسانی، مالی، تولید و فروش است، BPMS انتخاب بهتری است. این سیستم به شما امکان می‌دهد فرآیندهای کسب‌وکار را طراحی، مدل‌سازی، اجرا و بهینه‌سازی کنید.
نرم افزار BPMS می‌تواند با سایر سیستم‌ها و نرم‌افزارهای سازمانی یکپارچه شود و داده‌ها را بین آن‌ها به اشتراک بگذارد. برای مثال، سازمانی که نیاز به نظارت و بهبود فرآیندهای تأیید قراردادها، خرید، یا گردش کارهای منابع انسانی دارد، با استفاده از BPMS می‌تواند این فرآیندها را با دقت و انعطاف‌پذیری بهینه‌سازی کند.
3. زمانی که به دنبال کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری هستید: در صورتی که سازمان شما در حال تلاش برای کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری از فرآیندهای اداری خود است، ترکیب اتوماسیون اداری برای ساده‌سازی فرآیندهای اداری و BPMS برای بهینه‌سازی فرآیندهای سازمانی می‌تواند تأثیر چشم‌گیری داشته باشد. این ترکیب به سازمان شما کمک می‌کند که هم از نظر مدیریتی و هم از نظر عملیاتی عملکرد بهتری داشته باشد.
برای نمونه، سازمانی که در بخش‌های مختلف خود از فرآیندهای تکراری زیادی استفاده می‌کند، می‌تواند با ترکیب این دو سیستم، هم بهره‌وری بخش‌های اداری و هم بهینه‌سازی فرآیندهای بین‌بخشی را بهبود دهد.
ترکیب BPMS و اتوماسیون اداری همکاران سیستم در بهبود فرایندهای اداری
در یک سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP)، اتوماسیون اداری و سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPMS) نقش‌های مکمل و حیاتی در بهبود فرآیندهای سازمانی از جمله فرایندهای اداری ایفا می‌کنند.
اتوماسیون اداری همکاران سیستم با هدف تسهیل و مدیریت مؤثر ارتباطات رسمی و غیررسمی درون و برون‌سازمانی طراحی شده است. این راهکار امکان مدیریت مکاتبات، بایگانی اسناد، ثبت و پیگیری نامه‌ها و تسهیل گردش کارهای اداری را فراهم می‌کند.
از سوی دیگر، BPMS ابزاری برای طراحی، مدل‌سازی، اجرا و بهبود فرآیندهای کسب‌وکار است. این سیستم به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا فرآیندهای متنوعی را در بخش‌های مختلف مانند منابع انسانی، مالی، فروش و تولید مدیریت کنند. نرم‌افزار BPMS راهکاران به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فعالیت‌ها و وظایف را به شکل خودکار اجرا کرده و آن‌ها را بهبود بخشند تا به اهداف سازمانی مشترک دست یابند.
ترکیب این دو ماژول در یک سیستم ERP جامع، سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا هم ارتباطات و مکاتبات اداری خود را بهبود بخشند و هم فرآیندهای کسب‌وکار خود را به طور یکپارچه مدیریت و بهینه‌سازی کنند. این یکپارچگی منجر به افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و بهبود کلی عملکرد سازمان می‌شود.
سخن نهایی
درک تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS برای سازمان‌ها ضروری است، چراکه این دو ابزار نرم‌افزاری اهداف و کاربردهای متفاوتی دارند. اتوماسیون اداری بیشتر بر مدیریت مکاتبات، بایگانی اسناد، گردش کارهای اداری و جلسات سازمانی متمرکز است، در حالی که BPMS یک پلتفرم انعطاف‌پذیر برای طراحی، اجرا، نظارت و بهینه‌سازی فرآیندهای سازمانی در بخش‌های مختلف مانند مالی، منابع انسانی، تولید و فروش محسوب می‌شود.
اگر سازمانی صرفاً به دنبال دیجیتالی‌سازی فرآیندهای اداری باشد، اتوماسیون اداری گزینه مناسبی است. اما اگر نیاز به بهینه‌سازی و یکپارچه‌سازی فرآیندهای بین‌بخشی وجود داشته باشد، BPMS راهکار بهتری خواهد بود. علاوه بر این، BPMS امکان تجزیه‌وتحلیل فرآیندها، شناسایی نقاط ضعف و بهینه‌سازی مستمر آن‌ها را فراهم می‌کند، در حالی که اتوماسیون اداری بیشتر بر مکانیزه‌کردن وظایف اداری متمرکز است.
انتخاب درست بین اتوماسیون اداری و BPMS تأثیر بسزایی در افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و جلوگیری از هدررفت منابع در سازمان دارد. برخی از سازمان‌ها با ترکیب این دو راهکار، هم مدیریت مکاتبات اداری را بهبود می‌بخشند و هم فرآیندهای کلان سازمانی را بهینه می‌کنند.