مدیریت مستندات چیست؛ مزایای یک سیستم DMS

فرض کنید نامه‌ای حاوی تایید پرداخت‌ها به یک تامین‌کننده، در سازمان شما گم شود. بدون مستندات درست و قابل پیگیری، تیم مالی ممکن است پرداخت‌ها را دیر یا نادرست انجام دهد و این به نارضایتی تامین‌کنندگان و حتی مشکلات قانونی منجر شود. به فرایند، ابزارها و فعالیت‌هایی که این نامه و سایر اسناد اداری و سازمانی را ثبت و ضبط می‌کند، مدیریت مستندات گفته می‌شود.

مستندات سازمانی به مجموعه‌ای از اسناد، اطلاعات و داده‌های ضبط‌شده‌ای اطلاق می‌شود که برای ثبت و انتقال دانش، تصمیمات، فرآیندها، سیاست‌ها و فعالیت‌های مختلف در یک سازمان استفاده می‌شوند. این مستندات شامل انواع اطلاعات کتبی، تصویری یا دیجیتالی هستند که برای اهداف مختلف مانند پشتیبانی از تصمیم‌گیری‌ها، پیگیری روندها، حفظ تاریخچه فعالیت‌ها و تسهیل ارتباطات درون‌سازمانی و برون‌سازمانی به کار می‌روند.

در این مقاله قصد داریم تا ضمن تعریف دقیق مدیریت مستندات و انواع آن، به مزایا و سیستم‌ مدیریت اسناد (DMS) و تفاوت مستندات با مدارک بپردازیم. سپس به رویکردهای نوین برای مدیریت بهینه و امن مستندات سازمانی می‌پردازیم.

مدیریت مستندات چیست، انواع مستندات سازمانی کدامند؟

مدیریت مستندات به فرآیند سازمان‌دهی، ذخیره‌سازی، بازیابی و نظارت بر مستندات سازمانی گفته می‌شود. به‌گونه‌ای که دسترسی به اطلاعات به شکل سریع، مؤثر و ایمن امکان‌پذیر باشد. این فرآیند شامل استفاده از ابزارها، تکنیک‌ها و سیستم‌های مختلف برای ایجاد، نگهداری، دسته‌بندی و مدیریت انواع مستندات (کاغذی یا دیجیتالی) در سازمان است. مدیریت مستندات به گونه‌ای باید طراحی شود که تمامی اطلاعات مرتبط با سازمان در دسترس افراد مجاز قرار گیرد و در عین حال از دسترس افراد غیرمجاز محافظت شود. برخی از مهم‌ترین انواع مستندات سازمانی عبارتند از:

1. مستندات استراتژیک
   این مستندات شامل برنامه‌های بلندمدت، چشم‌انداز، مأموریت و اهداف کلان سازمان هستند. آن‌ها برای راهبری و تعیین مسیر کلی سازمان در نظر گرفته می‌شوند و می‌توانند شامل مستنداتی مانند طرح‌های استراتژیک، تحلیل SWOT، گزارش‌های چشم‌انداز و … باشند.
2. مستندات فرآیندی
   مستندات فرآیندی مربوط به فرآیندهای اجرایی درون سازمان هستند که برای نظارت، بهبود و استانداردسازی کارها به کار می‌روند. این مستندات شامل دستورالعمل‌ها، روش‌های کاری، نمودارهای فرآیند و راهنماهای عملیاتی می‌باشند.
3. مستندات مالی
   این مستندات مربوط به تمام اطلاعات مالی سازمان هستند و شامل گزارش‌های مالی، بودجه‌بندی، صورتحساب‌ها، صورت‌های مالی، فاکتورها و اسناد مالی دیگر می‌شوند که برای نظارت و مدیریت منابع مالی و انجام حسابرسی‌های داخلی و خارجی ضروری هستند.
4. مستندات حقوقی
   شامل قراردادها، تفاهم‌نامه‌ها، گزارش‌های حقوقی، سیاست‌های مربوط به مالکیت معنوی، اسناد مرتبط با حفاظت از داده‌ها و مستندات قانونی دیگر است که به حفظ حقوق سازمان و پیروی از قوانین و مقررات کمک می‌کنند.
5. اسناد اداری
   این نوع مستندات شامل اسناد اداری مربوط به امور روزمره و اجرایی سازمان هستند، مانند نامه‌ها، گزارش‌های کاری، مکاتبات داخلی و خارجی، یادداشت‌ها و سایر اسنادی که برای هماهنگی و ارتباطات درون‌سازمانی ضروری هستند.
6. مستندات منابع انسانی
   شامل اسناد مرتبط با پرسنل و منابع انسانی سازمان مانند قراردادهای استخدامی، رزومه‌ها، سوابق کاری، ارزیابی عملکرد و مستندات مربوط به آموزش و توسعه کارکنان است.
7. مستندات فنی
   این مستندات به جنبه‌های فنی و فناوری‌های به کار رفته در سازمان مربوط می‌شوند. آن‌ها می‌توانند شامل دستورالعمل‌های فنی، راهنماهای نرم‌افزاری، مستندات سیستم‌ها و نرم‌افزارها، نقشه‌های طراحی، کدها و دیگر مستندات مربوط به تکنولوژی باشند.
8. مستندات بازاریابی و فروش
   این مستندات به فعالیت‌های بازاریابی و فروش در سازمان مرتبط هستند و شامل گزارش‌های بازاریابی، استراتژی‌های تبلیغاتی، برنامه‌های فروش، تحلیل‌های بازار، کمپین‌ها و دیگر اسناد مرتبط با فرآیندهای جذب مشتری می‌شوند.

تفاوت مستندات و مدارک چیست؟

معمولا مستندات بو مدارک را به اشتباه به جای هم به کار می‌برند. مستندات مجموعه‌ای از اطلاعات و داده‌ها گفته می‌شود که برای ثبت، نگهداری و انتقال دانش در یک سازمان یا سیستم استفاده می‌شوند. آنها معمولا شامل گزارش‌ها، نامه‌ها، پروسه‌ها، دستورالعمل‌ها، راهنماها و مستندات فنی هستند که هدف‌شان تبیین و توضیح نحوه انجام کارها یا فرآیندهاست.

اما مدارک معمولا به اطلاعاتی اشاره دارند که برای اثبات یا تایید یک واقعیت یا رویداد خاص ایجاد می‌شوند. مدارک معمولا شامل اسناد قانونی یا رسمی مانند شناسنامه، قراردادها، گواهینامه‌ها، و گواهی‌نامه‌ها هستند که برای تأسیس، اثبات یا تایید قانونی یک وضعیت یا رویداد استفاده می‌شوند.

چند مزیت مهم مدیریت مستندات در سازمان

1. دسترسی سریع و آسان به اطلاعات
   مستندسازی سازمانی باعث می‌شود که اطلاعات به شکل سریع و آسان در دسترس افراد مجاز قرار گیرد. این امر برای تصمیم‌گیری‌های سریع و کارآمد در سازمان ضروری است.
2. افزایش کارایی و بهره‌وری
   با سازمان‌دهی مستندات، کارکنان می‌توانند به‌راحتی به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند که باعث کاهش زمان جست‌وجو و افزایش بهره‌وری می‌شود.
3. حفظ تاریخچه و شفافیت
   مستندسازی به حفظ سوابق و تاریخچه فعالیت‌ها کمک می‌کند و امکان ردیابی تغییرات، تصمیمات و رویدادهای گذشته را فراهم می‌آورد. این امر برای ارزیابی عملکرد و شفافیت در سازمان مفید است.
4. کاهش هزینه‌ها
   با دیجیتالی کردن مستندات و کاهش استفاده از کاغذ، هزینه‌های مربوط به چاپ، ذخیره‌سازی فیزیکی و فضای اداری کاهش می‌یابد.
5. تقویت امنیت اطلاعات
   مستندسازی سازمانی به کمک سیستم‌های مدیریت مستندات، امکان کنترل دقیق دسترسی به اطلاعات حساس را فراهم می‌آورد و از دسترسی غیرمجاز جلوگیری می‌کند.
6. بهبود همکاری و ارتباطات سازمانی
   مستندات سازمانی به تسهیل همکاری و ارتباطات سازمانی بین تیم‌ها و دپارتمان‌ها کمک می‌کند، چرا که اطلاعات به شکل متمرکز و قابل دسترس برای همه قرار دارد.
7. آسان‌تر شدن فرآیند آموزش و یادگیری
   مستندات می‌توانند به‌عنوان منابع آموزشی و مرجع برای کارکنان جدید و قدیمی استفاده شوند و به تسریع فرآیند آموزش کمک کنند.
8. حفظ یکپارچگی در سازمان
   مستندسازی به‌ویژه در سازمان‌های بزرگ، به حفظ هماهنگی و پیوستگی در فرآیندها و تصمیم‌گیری‌ها کمک می‌کند، خصوصا زمانی که کارکنان تغییر می‌کنند یا سازمان با چالش‌های جدید روبه‌رو می‌شود.

انواع رویکردها به مدیریت مستندات در سازمان

مدیریت مستندات دستی: در این روش اسناد به شکل فیزیکی ذخیره می‌شوند و دسترسی به آن‌ها نیازمند مراجعه به محل ذخیره‌سازی است. این روش زمان‌بر و آسیب‌پذیر است.

مدیریت مستندات الکترونیکی:در این روش  اسناد به شکل دیجیتال در سیستم‌های کامپیوتری ذخیره می‌شوند و از نرم‌افزارهای مدیریت فایل برای بازیابی و جست‌وجو استفاده می‌شود.

سیستم‌های مدیریت مستندات الکترونیکی:(EDMS)  این سیستم‌ها امکان ذخیره‌سازی متمرکز، جست‌وجو پیشرفته و کنترل دسترسی به اسناد را فراهم می‌کنند.

مدیریت مستندات مبتنی بر ابر: اسناد در فضای ابری ذخیره می‌شوند و از هر مکانی قابل دسترسی هستند، همچنین اشتراک‌گذاری و همکاری بین تیم‌ها آسان‌تر می‌شود.

مدیریت مستندات با استفاده ازERP:  نرم ‌افزار ERP امکان ذخیره‌سازی اسناد در ارتباط با دیگر فرآیندهای کسب‌وکار مانند مالی و منابع انسانی را فراهم می‌کنند.

مدیریت مستندات با استفاده از Wikis:  این پلتفرم‌ها برای ویرایش و به‌روزرسانی اطلاعات به جمعی طراحی شده‌اند و امکان دسترسی و جست‌وجوی سریع را فراهم می‌کنند.

سیستم مدیریت مستندات (DMS) چیست؟

سیستم مدیریت مستندات (DMS) نرم‌افزاری است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا مستندات و اسناد خود را به شکل دیجیتال ذخیره، مدیریت، جست‌وجو، و بازیابی کنند. این سیستم‌ها که معمولا بخشی از اتوماسیون اداری هستند، به‌طور معمول ویژگی‌هایی مثل ذخیره‌سازی مرکزی، کنترل دسترسی، جست‌وجو بر اساس فیلترهای مختلف (مثل تاریخ یا نوع سند) و مدیریت نسخه‌های مختلف اسناد را ارائه می‌دهند. معمولا سیستم DMS ویژگی‌های زیر را دارد:

• ذخیره‌سازی متمرکز: همه اسناد در یک مکان دیجیتال امن ذخیره می‌شوند.
• جست‌وجو و بازیابی سریع: کاربران می‌توانند به راحتی اسناد را بر اساس فیلترهای مختلف پیدا کنند.
• کنترل دسترسی: امکان محدود کردن دسترسی به اسناد حساس تنها به افراد مجاز.
• مدیریت نسخه‌ها: تغییرات و به‌روزرسانی‌ها به شکل خودکار ذخیره می‌شوند تا تاریخچه تغییرات اسناد حفظ شود.

این سیستم‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا کارایی خود را افزایش دهند، خطاهای انسانی را کاهش دهند و از خطرات امنیتی جلوگیری کنند. برای مثال، در یک شرکت نرم‌افزاری، مستندات پروژه‌ها در DMS ذخیره می‌شود و تیم‌ها می‌توانند به‌راحتی به آن‌ها دسترسی پیدا کنند و تغییرات جدید را اعمال کنند.

تفاوت ECM و DMS چیست

بسیاری اوقات سیستم ECM و DMS را یکی در نظر می‌گیرند، اما این دو کاملا متفاوت هستند که در ادامه به آنها اشاره می‌کنیم

همانطور که اشاره شد DMS سیستم مدیریت مستندات است که به‌طور خاص برای ذخیره‌سازی، سازمان‌دهی و بازیابی اسناد دیجیتال طراحی شده است. این سیستم‌ها عمدتا برای مدیریت اسناد متنی، تصویری و دیگر انواع مستندات دیجیتال مانند فایل WORD، PDF و اکسل استفاده می‌شوند.

این در حالی است که سیستم ECM یا مدیریت محتوای سازمانی، یک راه‌حل جامع‌تر است که شامل مدیریت انواع مختلف محتوا از جمله مستندات، ایمیل‌ها، داده‌ها و سایر اطلاعات دیجیتال است. این سیستم‌ها برای مدیریت و کنترل تمامی اطلاعات سازمان از جمله داده‌های ساختاریافته و غیرساختاریافته به‌کار می‌روند.

1. دامنه کاربرد:
   1. سیستم DMS  تمرکز خاصی بر روی مستندات دارد و برای سازمان‌دهی، ذخیره و بازیابی اسناد دیجیتال مناسب است.
   1. سیستم ECM  فراتر از مدیریت مستندات است و تمام انواع محتوا (از جمله ایمیل‌ها، ویدئوها، داده‌ها و …) را تحت پوشش قرار می‌دهد و می‌تواند فرایندهای کسب‌وکار را خودکار کند.
2. ویژگی‌ها و قابلیت‌ها:
   1.  DMS ویژگی‌هایی مانند ذخیره‌سازی، جست‌وجو، مدیریت نسخه‌ها، امنیت و همکاری در اسناد را ارائه می‌دهد.
   1. ECM  تمام قابلیت‌های DMS را شامل می‌شود، اما به‌طور گسترده‌تر قادر به مدیریت انواع مختلف محتوا است. همچنین، سیستم‌ ECM می‌توانند گردش کار (workflow) را خودکارسازی کرده و به تجزیه و تحلیل محتوای کسب‌وکار کمک کنند.
3. مقیاس و گستردگی:
   1. DMS  معمولا در مقیاس کوچکتر و برای بخش‌های خاص از سازمان‌ها استفاده می‌شود. این سیستم‌ها برای شرکت‌های کوچک تا متوسط که نیاز به مدیریت اسناد دارند، مناسب هستند.
   1. ECM  به‌عنوان یک راه‌حل سازمانی برای شرکت‌های بزرگ یا پیچیده طراحی شده و می‌تواند تمامی اطلاعات سازمان را به‌صورت یکپارچه مدیریت کند.
4. یکپارچگی:
   1.  DMS ممکن است با سایر سیستم‌ها مانند نرم افزار CRM و ERP  یکپارچه نشود و بیشتر برای نگهداری و مدیریت اسناد به‌صورت مستقل طراحی شده است.
   1.  ECM به‌طور معمول به‌عنوان یک راه‌حل یکپارچه شناخته می‌شود که می‌تواند با سایر سیستم‌های سازمانی مانند ERP و CRM ارتباط برقرار کند و فرآیندها را خودکار کند.

نتیجه گیری

در این مقاله به صفر تا صد مدیریت مستندات اشاره کردیم. باید بدانید که مدیریت مستندات یک ابزار اساسی برای بهبود عملکرد سازمانی است که به‌ویژه در سازمان‌های بزرگ و پیچیده که نیاز به دقت و هماهنگی دارند، بسیار اهمیت دارد. استفاده از سیستم‌های دیجیتال و پیشرفته مانند DMS و ECM می‌تواند به سازمان‌ شما کمک کند تا نه تنها به اطلاعات مورد نیاز خود به شکل سریع و مؤثر دسترسی داشته باشند، بلکه فرآیندها را به‌طور خودکار مدیریت کرده و امنیت اطلاعات را حفظ کنند. در نهایت، یک سیستم مناسب برای مدیریت مستندات، باعث بهبود بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و افزایش شفافیت در تصمیم‌گیری‌های سازمانی خواهد شد.