امروزه با مطرح شدن دیدگاه فرایند محور در اداره سازمان‌ها و محبوبیت رویکرد [۱] BPM بین مدیران، استفاده از ابزارهای آن، با هدف توانمندسازی راهکار ERP، روند روبه‌رشدی را بین نرم افزارهای کاربردی کسب‌وکارها به همراه داشته است. به عبارت دیگر اضافه شدن ابزارهای مدیریت فرایند کسب و کار به راهکار ERP، می‌تواند فرآیندهای استاندارد آن را چابک‌تر کرده، بهره‌وری آن را افزایش دهد و در نهایت مزیت رقابتی برای کسب و کار به همراه داشته باشد.
ERP در دنیای امروز چه تعریفی دارد؟
ERP یک راهکار نرمافزاری است که عملیات واحدهای وظیفه‌ای یک شرکت را در یک سیستم متمرکز، یکپارچه می‌کند. بسته‌های نرم افزاری ERP، درون یک سازمان تهیه نمی‌شوند بلکه توسط ارائه‌دهندگان راهکارهای نرمافزاری ارائه می‌شوند. بنابراین از قبل طراحی‌شده و آماده‌اند، اما قابلیت تنظیم و پیکربندی آنها بر اساس نیازهای پویای سازمان‌ها نیز وجود دارد. همچنین از قابلیت متناسب‌سازی بالایی نیز برخوردارند. این ویژگی می‌تواند با استفاده از ابزارهای مختلفی مثل فیلدساز، فرم‌ساز، گزارش‌ساز و موتور قواعد کسب و کار جهت توسعه کارکردهای نرم افزار و تطبیق آن با رویه‌های منحصر بفرد یک سازمان به وجود بیاید. این موضوع به ویژه از آن جهت دارای اهمیت است که بازار هدف بسته‌های نرمافزاری، مانند سیستم‌های ERP، صرفاً یک سازمان نیست، بلکه بخشی از بازار است و به دلیل منحصر بفرد بودن درصدی از فرایندها و قواعد در کسب‌و‌کار هر سازمان، کمتر نرم‌افزار تجاری را می‌توان یافت که دقیقا منطبق با فرایندهای کسب وکار یک سازمان باشد.
از دیگر ویژگی‌های مهم ERP آن است که بر اساس تجربه‌ها و نمونه‌های موفق ارائه می‌شود. این موضوع علاوه بر ضمانت موفقیت، دانش کسب‌و‌کار را نیز به سازمان‌ها انتقال می‌دهد.
امکان ارائه اطلاعات به روز و درلحظه و سهولت کاربری و پیاده‌سازی، از دیگر ویژگی‌های مهم یک سیستم ERP است.
مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) چیست؟
رویکرد نگاه «فرایندمحور» به «فعالیت‌های» سازمان و بهبود آنها، رویکرد جدیدی نیست. اما در دهه ۱۹۹۰، مفهومی با عنوان مهندسی مجدد کسب و کار [۲] BPR مطرح شده است. BPR، رویکردهای نوینی مثل طراحی مجدد و ایجاد فرایندهای اصلاح شده و استفاده از فناوری اطلاعات به عنوان یک ابزار توانمندساز در اجرای فرایندها را به مدیریت فرایند اضافه کرد.
امروزه الگویی به‌عنوان «مدیریت فرآیندهای کسب‌و‌کار» یا BPM مطرح است که هم‌سو با رویکردهای قبلی بهبود فرایند است. BPM مطابق تعریف ارائه شده، شبیه BPR است با این تفاوت که بطور مستمر انجام می‌شود. BPR عموماً برای ایجاد تغییرات اساسی و ریشه‌ای در فرآیندهای فعلی سازمان بر اساس یک ضرورت (یا هدف) خاص به کار می‌رود. در حالی که BPM یک روش تکرار پذیر و مستمر در جهت بهبود تدریجی و تنظیم بهینه فرآیندها بر اساس اولویت نیازمندی‌های موجود است.
به طور خلاصه BPM عبارت است از:
طراحی، اجرا، بهبود و کنترل فرایندهای کلیدی کسب‌و‌کار برای رسیدن به اهداف اصلی سازمان. این تکنیک از چهار فاز مدل‌سازی و طراحی، استقرار و اجرا، مدیریت و پایش و در نهایت بهبود و بهینه‌سازی فرایندها تشکیل شده است.
ERP+BPM Tools چه ارزش‌افزوده ای دارد؟
امروزه با افزایش ســطح بلوغ سـازمان‌ها در استفاده از فناوری اطلاعات، از BPM و ابزارهای آن برای توانمندسازی سیستم‌های ERP استفاده می‌شود. به عبـارت دیگر با ترکیب ERP+BPM Tools شرکت‌های ارائه دهنده راه‌حل‌های سازمانی قادر خواهند بود کل فرآیندهای کسب و کار مشتریان را یکپارچه کرده و قابلیت سفارشی‌سازی یا متناسب‌سازی فرایندها را نیز فراهم کنند.
این رویکرد ترکیبی، نسبت به فرآیندهای سازمان منعطف بوده و به عنوان مزیت رقابتی، در استقرار سیستم‌های ERP و موفقیت در پاسخ به راهکار صنعت ایفای نقش می‌کند.
با توجه به فازهای چرخه مدیریت کسب و کار می‌توان گفت برای اجرای فعالیت مدل‌سازی و طراحی، ابزارهای مدل‌ساز گرافیکی طراحی شده‌اند که امکان مدل‌سازی فرایندها را با زبان‌های مخـــتلف مثل BPMN فــراهم می‌کنند. برای اجـــرای فرایندها نیز عــلاوه بر مــاژول‌های آماده، ابــزارهای مخــتلفی مثــل فـــرم‌ساز، موتور گردش‌کار، مـــوتور قواعد کسب‌و‌کار و گزارش‌ساز ارائه می‌شود که کاملا با محیط ERP یکپارچه هستند. مدیریت و پایش فرایندها نیز با استفاده از امکان مانیتورینگ و قابلیت ردیابی آنها امکان‌پذیر است. پس از بازخورد اجرای فرایندها در سازمان، برای بهبود و بهینه‌سازی فرایندها در دوره‌های زمانی مختلف نیز می‌توان از قابلیت تعریف نسخه‌های جدید گردش ِکار که در ابزارهای مدیریت فرایند کسب و کار تعبیه شده است، استفاده کرد.
به این ترتیب شرکت‌ها و سازمان‌ها، می‌توانند با بهره‌گیری از تجارب سازمان‌های دیگر و متناسب‌سازی آنها برای شرایط موجود مجموعه خود، به شکل موثری به سمت بهبود تدریجی فرایندهایشان حرکت کنند.
تدوین شده در : همکاران سیستم
[۱] – Business Process Management [۲] -Business Process Reengineering