وقتی بحث مدیریت داده‌های مالی شرکت به میان می‌آید، یکی از مهمترین نکاتی که باید درباه آن تصمیم‌گیری شود، انتخاب یک نرم افزار حسابداری خوب و مناسب است. انتخاب یک راهکار مناسب، می‌تواند عملکرد کلی سازمان را ارتقاء دهد. چنین راهکاری با بهبودهایی که در ساماندهی داده‌ها ایجاد می‌کند، باعث می‌شود بتوانید داده‌ها را پالایش و فرآیندهای مهم را بهینه‌سازی کنید.
در حالی که یک انتخاب غلط، می‌تواند جلوی رشد و توسعه‌ی کسبوکار شما را بگیرد. پس چه وظیفه سر و سامان دادن به اطلاعات مالی کسب‌وکارتان را خود بر عهده دارید و چه یک تیم متخصص برای مدیریت کارهای مالی استخدام کرده‌اید، باید در انتخاب نرمافزار حسابداری مناسب دقت کنید و هنگام انتخاب، نکاتی را مدنظر قرار دهید.
شاید در نگاه اول انواع و اقسام نرمافزارهای حسابداری که از نظر این کسب‌وکارها بگذرد، مثل هم به نظر بیایند؛ اما حقیقت آنست که هر یک کارکرد خاص خود را دارند. پس برای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری متناسب با نیازهای هر کسبوکار؛ بررسی دقیق امکانات و قابلیتهای این نرم‌افزارها اهمیت زیادی دارد که ما به این موارد اشاره می‌کنیم.
مهمترین امکانات و ویژگیهای یک نرم افزار حسابداری خوب
مهمترین نکتهای که در انتخاب یک نرمافزار حسابداری باید مورد توجه قرار گیرد، آن است که این سیستم تمامی قابلیتها و امکانات کلیدی مورد انتظار شما از یک نرمافزار حسابداری را ارائه دهد. امکاناتی مانند قابلیت گزارشدهی، مدیریت دفاتر کل، حسابهای پرداختی و دریافتی و حتی قابلیت پشتیبانی از واحدهای پولی مختلف و غیره.
پس پیش از آنکه به دنبال بررسی امکانات راهکارهای مختلف بروید، باید دقیقا بدانید که به چه قابلیت‌هایی نیاز دارید و کدام یک از این ویژگی‌ها برای شما در اولویت است. مشخص کردن اولویت‌ها به شما کمک می‌کند بتوانید متناسب با کسب‌وکارتان، بهترین نرمافزار حسابداری را انتخاب کنید.
از خود بپرسید که دقیقا چه سبک گزارش‌هایی نیاز دارید و مایلید این گزارش‌ها به چه شکلی باشند. درباره بخش‌بندی‌های مختلفی که مایلید روی داده‌ها اعمال شوند و آنچه می‌تواند باعث افزایش بهره‌وری تیم شما شود؛ به خوبی فکر کنید.
پس از آنکه درباره تمام بایدها و نبایدهای ذهنی خود از یک نرمافزار حسابداری مناسب به توافق رسیدید، به سراغ بررسی گزینه‌های مختلف بروید و راهکاری که بیشترین تطابق را با خواسته‌های شما دارد را انتخاب کنید.
قابلیتها و ویژگیهای یک نرم افزار حسابداری خوب برای هر صنعت
پس از آنکه امکانات، و قابلیتهای پایهای مورد انتظار و ویژگیهای یک نرمافزار حسابداری خوب را برای خود لیست کردید، باید به سراغ قابلیتهای خاصی که ممکن است کسبوکار شما به آن نیاز پیدا کند بروید. برای نمونه یک توسعهدهنده وبسایت ممکن است به قابلیت قیمتگذاری پروژه نیاز داشته باشد، در حالی که برای یک کسبوکار حوزه تجارت الکترونیک، قابلیت یکپارچهسازی نرمافزار حسابداری با دیگر نرمافزارهای تخصصی تجارت الکترونیک مهم باشد.
مقیاس‌پذیری راهکارها
چالش مقیاس‌پذیری و قابلیت توسعه یافتن همراه با توسعه کسبوکار، یکی از اصلی‌ترین چالش‌هایی است که مدیران در زمان انتخاب راهکار مناسب با آن مواجه می‌شوند. بسیاری از کسب‌وکارها، کار خود را با یک سیستم بسیار ساده آغاز می‌کنند؛ اما اندکی بعد متوجه می‌شوند که این راهکار دیگر جوابگوی نیازها و خواسته‌های کسبوکارشان نیست.
از سوی دیگر، درحالی که استفاده از راهکارهای سازمانی پیشرفته می‌تواند دست شرکت‌ها را در توسعه باز بگذارد، اما عموما این راهکارها بسیار گرانند و خرید آنها برای برخی شرکت‌ها به‌صرفه نیست.
پس برای اجتناب از هدررفت منابع سازمان، باید به سراغ گزینه‌ای رفت که توان پاسخگویی همزمان به نیاز کسب‌وکارها به ویژه شرکت‌های کوچک و متوسط را داشته باشد. به این ترتیب هم امکان رشد از سازمان سلب نمی‌شود و هم منابع مالی سازمان برای خرید راهکاری فراتر از نیاز اسراف نمی‌شود.
قابلیت‌هایی برای گروه‌های شرکتی (multi-entity)
یکی از مهمترین قابلیت‌هایی که باعث می‌شود راهکار انتخاب شده مقیاس‌پذیر باشد، آن است که توان پاسخگویی به نیازهای «گروه‌های شرکتی»، هلدینگ‌ها یا شرکت‌های چندملیتی را داشته باشد. با رشد سازمان، ممکن است زیرشاخه‌هایی به شرکت اضافه شوند که در عین وابستگی به شرکت، هویت مستقلی برای خود داشته باشند.
بسیاری از راهکارهای حسابداری فعلی، توان پرداختن به حساب‌ها و مدیریت مالی چنین شرکت‌هایی را ندارند و این باعث می‌شود شرکت از رشد و توسعه باز بمانند یا کارایی آن افت کند. پس حتی اگر اکنون شرکت شما چنین ماهیتی ندارد، اما باید به داشتن چنین گزینه‌ای فکر کنید؛ زیرا ممکن است در آینده‌ای نزدیک در این شرایط قرار گیرید.
به کارگیری یک نرم افزار حسابداری خوب که قابلیت پشتیبانی از حسابهای شرکت‌های گروهی یا دارای زیرمجموعه را داشته باشد، متضمن بهبود کارایی تیم حسابداری شما در روند پیش‌رو خواهد بود.
قابلیت کار براساس ارزهای مختلف در نرم افزارهای حسابداری
شرکت‌هایی که تراکنش‌هایی بر مبنای ارزهای مختلف دارند، قطعا به قابلیت‌هایی برای مدیریت این واحدهای پولی متفاوت نیاز پیدا می‌کنند. با داشتن چنین قابلیتی شما می‌توانید به راحتی حسابهای خود را براساس هر واحد پولی که مدنظر دارید درج کنید و حساب‌ها را براساس واحد پولی کشور خود یا هر واحد پول دیگری محاسبه کنید.
در مواقعی که شرکت‌ها دارایی‌ها یا اعتباراتی بر پایه ارزهای متفاوت دارند، نیاز به بازیابی ارزش این دارایی‌ها پیدا می‌کنند. قابلیت حسابداری براساس ارزهای مختلف از جمله قابلیت‌هایی است که در حالت عادی برای برخی سیستم‌های حسابداری مختص کسب‌وکارهای کوچک ارائه نمی‌شود.
پس اگر گمان می‌کنید نیاز به چنین قابلیتی دارید، بهتر است هنگام خرید نرمافزار حسابداری این مورد را جداگانه مورد بررسی قرار دهید و از وجود آن اطمینان حاصل کنید.
امکانات مکمل نرم افزار حسابداری
زمانی که در حال بررسی گزینه‌های مختلف در انتخاب بهترین نرمافزار حسابداری برای یک کسبوکار کوچک هستید، به قابلیتهای اضافه‌ای که هر سیستم می‌تواند در اختیارتان قرار دهد نیز توجه کنید. برای نمونه، آیا شرکت ارائه‌دهنده نرمافزار حسابداری که انتخاب کرده‌اید، قابلیت ارائه راهکاری برای مدیریت موجودی انبار را دارد؟ در مورد ابزارهای هوش تجاری چطور؟ یا مثلا مدیریت سفارشات؟
قطعا نمی‌توان انتظار داشت که همه نرمافزارهای حسابداری توان ارائه تمام قابلیتها را به شکل یکجا داشته باشند، اما وجود چنین قابلیت‌هایی به شما کمک می‌کند بدون نیاز به خرید نرمافزار جداگانه‌ی، بتوانید فرآیندهای کسب‌وکارتان را بهینه‌تر و به شکل یکپارچه سازماندهی کنید.
سهولت در یکپارچهسازی حسابداری با دیگر واحدها
یکی از ویزگی‌های مهم یک نرمافزار حسابداری خوب، آنست که همگام با توسعه سازمان، بتوان به سادگی آن را به راهکارهای نرم‌افزاری دیگر وصل کرد و از آنها برای مدیریت مالی و حسابهای شرکت بهره برد.
قابلیت یکپارچهسازی راهکارهای سازمانی یکی از شروط کلیدی برای افزایش کارایی و بهره‌وری سازمان از طریق خودکارسازی ورود دستی داده‌هاست و راهکارهایی که قابلیت یکپارچهسازی دارند؛ می‌توانند باعث صرفه جویی در وقت و پول سازمان شوند.
برای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری سعی کنید به سراغ گزینه‌هایی بروید که در سیستم آنها، امکانی برای یکپارچهسازی ساده بخش‌ها تعبیه شده باشد. این مزیت باعث می‌شود بتوانید عملیات سازمان را توسعه و بهبود دهید.
سهولت در استفاده از نرم افزار حسابداری
همیشه نرم‌افزاری را برای حسابداری انتخاب کنید که کار کردن با آن برای شما و کارکنانتان لذت بخش باشد. شاید در نگاه اول در نظر داشتن چنین معیاری مسخره به نظر برسد. اما باید بدانید که کار کردن و استخراج اطلاعات از برخی سیستم‌ها به قدری پیچیده و پردردسر است که افراد را نسبت به استفاده از آن ابزار بی‌میل می‌کند.
انتخاب سیستمی که رابط کاربری خوبی داشته باشد و به آسانی بتوانید در بخش‌های مختلف آن بچرخید و اطلاعات لازم را چک و استخراج کنید، باعث می‌شود سرعت عمل و کارایی شما و کارکنانتان افزایش پیدا کند و کارکنان از کار با این سیستم حین کار احساس رضایت کنند.
بانکداری آنلاین
یکی از قابلیت‌هایی که برخی از نرمافزارهای حسابداری ارائه می‌دهند، قابلیت اتصال و یکپارچه سازی نرمافزار حسابداری شرکت با بانک است. این مزیت باعث می‌شود به سادگی بتوانید به تراکنش‌های بانکی کسب‌وکارتان دسترسی پیدا کنید، آنها را دانلود یا فرآیندهایی را برآن اعمال کنید. حتی بسیاری از پرداخت‌های گروهی را بدون مراجعه به بانک در نرمافزار انجام دهید.
یکپارچهسازی حساب‌ها با ابزارهای حسابداری باعث صرفه‌جویی قابل‌ملاحظه‌ای در وقت شما خواهد شد. پس چنانچه مایلید نرمافزار حسابداری آتی سازمانتان از چنین قابلیتی برخوردار باشد، هنگام انتخاب نرمافزار حتما دارا بودن قابلیت یکپارچهسازی با حسابهای بانکی را چک کنید.
نرم افزار حسابداری ابری
سیستم‌ها و نرمافزارهای ابری اساسا مزایای زیادی برای کاربران ایجاد می‌کنند و این باعث می‌شود معیار ابری بودن یک نرمافزار، یکی از معیارهای مهم در انتخاب به حساب آید. ابری بودن سیستم‌ها، شما را قادر می‌سازد تا بتوانید از راه دور به گستره وسیعی از اطلاعات و عملیات مورد نیاز دسترسی پیدا کنید.
این موضوع در مورد یک نرمافزار حسابداری زمانی اهمیت پیدا می‌کند که مثلا افراد نیاز داشته باشند بدون حضور در دفتر محل کار، برخی چک‌ها و اسناد را پرینت گرفته و فرآیند مورد نظر را تکمیل کنند.
گذشته از این، فناوری‌های ابری می‌توانند به بهبود امنیت سیستم‌های سازمان نیز کمک کنند؛ شما می‌توانید سطح دسترسی لازم برای هر کاربر تعریف کنید و کنترل لازم بر عملکرد هر کدام از کاربران سیستم داشته باشید. از دیگر مزیت‌های نرمافزارهای ابری آنست که بروزرسانی این سیستم‌ها دشوار نیست و نیاز به نگهداری و پشتیبانی کمتری دارند.
گذشته از اینها، یکی دیگر از عواملی که باعث می‌شود این معیار برای سازمان‌ها کوچک و متوسط بسیار مهم شود آن است که برای مدیریت و پشتیبانی سیستم‌های ابری، نیازی به استخدام یک نیروی جداگانه نخواهید داشت و عموما شرکت‌های سرویس‌دهنده خود کار پشتیبانی را برای شما انجام می‌دهند.
یکی از نکاتی که در مورد انتخاب نرمافزارهای ابری باید مورد توجه داشته باشید آنست که برای دسترسی به اطلاعات و کار با این مدل نرم‌افزارها، نیاز به دسترسی به اینترنت دارید.
نرمافزارهای ابری عموما خیلی گران نیستند و شارژ استفاده از امکانات آنها به شکل پرداخت یک حق اشتراک ماهانه یا سالانه تعریف می‌شود. هزینه پرداختی شما به تعداد کاربران و سطح امکاناتی که در اختیار می‌گیرید بستگی دارد.
برخی از نرمافزارهای ابری نیز هزینه را بر پایه تعداد تراکنش‌هایی که انجام دهید محاسبه می‌کنند. هنگام انتخاب نرمافزار حسابداری ابری؛ نیازهای فعلی و آتی کسب‌وکارتان را در نظر بگیرید.
در نرمافزارهای ابری می‌توان مدتی بعد و بسته به نیاز ایجاد شده، سیستم را ارتقا داد. با اینحال بهتر است هنگام انتخاب نوع نرمافزار دقت کافی داشته باشید. زیرا ارتقا بسیار کم هزینه‌تر و کم دردسرتر از تعویض نرمافزار و سیستم است.
با فکر باز انتخاب کنید
مهم نیست طی تحقیقات و بررسی‌های خود به چه نتیجه‌ای برسید؛ مهم این است که با بررسی‌های انجام شده به این نتیجه برسید که فلان نرمافزار توانایی برآورده کردن نیازها و خواسته‌های سازمان شما را دارد.
هر زمان که گمان کردید راهکاری احتمالا توان جوابگویی به نیازهای شما را دارد، بررسی‌های تکمیلی را انجام دهید تا مطمئن شوید این نرمافزار، بهترین نرمافزار حسابداری برای کسبوکار شماست. سپس برای راه‌اندازی یک سیستم آزمایشی از آن اقدام کنید یا برای دریافت جزییات بیشتر و کسب راهنمایی درباره دیگر عملکردهای این سیستم، با شرکت سرویس‌دهنده تماس بگیرید.
مهم این است که بتوانید از کارایی این سیستم برای کسب‌وکارتان اطمینان حاصل کنید و چندوچون آن را به درستی درک کنید. توجه داشته باشید که شرکت نرم‌افزاری سرویس‌دهنده، در نهایت به مثابه شریک شماست.
چنین شرکت‌هایی نه تنها می‌توانند فناوری‌های لازم را در اختیار شما قرار دهند، بلکه دانش و تجربه بالایی نیز در در سرویس‌دهی و پشتیبانی از کسب‌وکارهایی مانند شما دارند. با صرف وقت کافی در انتخاب یک نرمافزار حسابداری خوب که مناسب کسبوکار شما باشد، می‌توانید کارایی عملیات حسابداری را بهبود دهید و در نهایت نتایج بهتری کسب کنید.
شرکت همکاران سیستم سال‌هاست در زمینه ارائه نرمافزارهای حسابداری فعالیت می‌کنند و اکنون با ارائه راهکار نرم‌افزاری حسابداری ابری به کسب‌وکارها کمک می‌کند بدون نیاز به هزینه بالا یا تخصص فنی از یک نرم افزار سازمانی حرفه‌ای برای مدیریت فرایندهای مالی کسبوکارشان استفاده کنند. اطلاعات بیشتر را در صفحه معرفی امکانات نرم افزار مالی و حسابداری ابری ببینید.