کسب‌وکارها با تامین کنندگان گوناگونی کار می‌کنند؛ تولیدکننده‌ها، فروشندگان، واردکننده‌ها و ارائه‌دهندگان خدمات از این دسته هستند. انتخاب مناسب و سنجیده می‌تواند آینده یک کسبوکار را متحول کند و یک انتخاب اشتباه، ممکن است به بهای از دست رفتن سرمایه و نابودی آن تمام شود.
آن‌چه در این میان اهمیت دارد، ارزیابی تامین کنندگان برای بهترین تصمیم‌گیری و انتخاب است. برای این کار، دستورالعمل‌های مناسبی وجود دارد و فاکتورهای مهمی هستند که باید مورد توجه قرار بگیرند. در این مقاله به این موارد خواهیم پرداخت، پس با ما همراه باشید.
ارزیابی تامین کنندگان چیست؟
جمله معروفی می‌گوید: «اگر ارزیابی وجود نداشته باشد امکان بهبودی نیست!» به بیان ساده‌تر، برای اینکه بتوانیم در کسب و کار خود پیشرفت کنیم؛ باید بتوانیم عملکرد خود را بررسی کنیم، نقاط ضعف و قدرت کار را کشف و با تحلیل شرایط، به نتایج قابل استفاده برسیم.
برای سازمان‌ها، یکی از زمینه‌های قابل بررسی و بهبود، چگونگی انتخاب و همکاری با فروشندگان و تامین کنندگان است. برای این کار، ملاک‌ها و فرایندهایی پیش‌بینی می‌شود که هنگام انتخاب و ارزیابی تامین کنندگان مورد استفاده قرار بگیرد. درواقع هر سازمانی معیارها و اولویت‌های خودش را دنبال میکند تا بهترین گزینه‌ها را انتخاب کند.
ارزیابی تامین کنندگان به شکل منظم و طبق برنامه زمانی خاصی انجام می‌شود و به سنجش عملکرد تامین کنندگان و نظارت بر این فرایند می‌پردازد. این روتین که در دوره‌های تعیین‌شده (سه‌ماهه، فصلی یا سالانه) مورد استفاده قرار می‌گیرد؛ شامل بررسی امور مالی، بررسی کیفیت محصولات و خدمات، زمان تحویل، خدمات پس از فروش و پشتیبانی است. مهمترین عامل در چک لیست ارزیابی تامین کنندگان، شناسایی نیازهای داخلی سازمان است تا هرگونه کاستی در فرایند ارتباط با تامین کنندگان قابل تشخیص باشد.
ارزیابی تامین کنندگان چه اهمیتی دارد؟
دستورالعمل و فرم ارزیابی تامین کنندگان کمک میکند یک سازمان از برآورده شدن تمامی نیازهای کسبوکار خود توسط تامین کننده و فروشنده اطمینان پیدا کند، فروشندگان استانداردهای یک سازمان را بشناسند و مطابق با آنها عمل کنند. شناسایی عوامل موثر بر رضایت کسب و کار کمک میکند تامین کننده بهترین عملکرد خود را داشته باشد. به‌طور کلی می‌توان گفت ارزیابی تامین کنندگان در دو زمینه کاربرد و اهمیت دارد:
- برای تامین کنندگان فعلی: یافتن هزینه‌های اضافه و ضایعات و حذف آنها، کشف هزینه‌های پنهان و دستیابی به تدارکات پایدار و متعادل،
- برای تامین کنندگان جدید: تعیین محدوده و آستانه‌ای برای کسب بهترین و باکیفیت‌ترین نتایج ممکن.
مزایای ارزیابی تامین کنندگان چیست؟
همانطور که اشاره کردیم، ارزیابی تامین کنندگان یک فرایند ضروری و موثر در پیشرفت یک سازمان است. 5 مزیت اصلی ارزیابی تامین کننده عبارت‌اند از:
- درک نیازهای کسب و کار: این فرایند امکان بررسی و درک نیازهای سازمانی، تعداد دفعات سفارش، تغییرات و نوسانات آن و همچنین شناسایی معیارها و ملاک‌های اصلی شرکت را فراهم میکند.
- تعریف شاخص‌های عملکرد (KPI: Key Performance Indicators): شاخص‌های عملکرد و تعریف آنها کمک میکند تشخیص بدهیم که هر یک از تامین کنندگان، تا چه اندازه مطابق با انتظارات و استانداردهای ما هستند. همچنین این شاخص‌ها را می‌توان با تامین کننده نیز به اشتراک گذاشت و آنها را ملزم به حفظ کیفیت و بهبود زمینه‌های ممکن کرد.
- بهبود روابط با فروشندگان: ارزیابی تامین کنندگان یکی از ابزارهای مهم در بهبود روابط با فروشندگان است؛ زیرا کمک میکند سازمان نیازها و انتظارات خود را با شفافیت بیان کند. این ابزار در ارزیابی اولیه و مستمر به بهبود روابط کمک میکند:
- ارزیابی اولیه: امکان کسب اطلاعات درباره شرکت مقابل و جزییات مهم مانند هزینه‌ها یا در دسترس بودن آن،
- ارزیابی مستمر: امکان برگزاری جلسات منظم و بررسی عملکرد، ایجاد کانال‌های ارتباطی موثر و گشوده.
- شناسایی خطرات: واقعیت این است که هر یک از تامین کنندگان، کسبوکار ما را با ریسک‌های خاصی روبرو می‌کنند؛ ممکن است از سوی یک فروشنده خاص عدم تامین در زمان مقرر اتفاق بیفتد و از سمت دیگر، نوسانات ناگهانی قیمت‌ها کسب و کار ما را تحت تاثیر قرار بدهد. به همین دلیل، شناسایی نقاط ریسک کار با هر تامین کننده و مهیا بودن برای رویارویی با آن، امکان بروز بحران را به حداقل می‌رساند و این کار تنها به کمک دستورالعمل ارزیابی تامین کنندگان ممکن است.
- تشویق عملکرد بهتر: به اشتراک گذاشتن نتایج ارزیابی، در بهبود نقاط ضعف در آینده به فروشنده کمک میکند. نتیجه فرم ارزیابی تامین کننده یا هر ساختار دیگری که برای این ارزیابی در نظر گرفته شده است، نیازهای سازمانی را به‌وضوح در اختیار تامین کننده قرار می‌دهد و محاسن و معایب او را بیان میکند. این کار ممکن است روی عملکرد تامین کننده تاثیر بگذارد و آنها راه‌حل‌های جدیدی را پیش پای سازمان قرار بدهند.
فرمول ارزیابی تامین کنندگان چیست؟
در یک سیستم مبتنی بر هزینه، خریدار می‌تواند در صورت عملکرد نامطلوب تامین کننده، هزینه‌های متحمل شده را محاسبه کند. درواقع برای سنجش کمی عملکرد هر تامین کننده، فرمولی تعیین شده است که به فرمول ارزیابی تامین کننده معروف است. به این ترتیب، کل هزینه کار با یک تامین کننده را می‌توان با استفاده از شاخص عملکرد تامین کننده (SPI: Supplier Performance Index) محاسبه کرد.
این شاخص برای هر کالا یا سرویس ارائه شده از سمت تامین کننده محاسبه شده و دارای ارزش پایه 1 است. بنابراین هر چه SPI به 1 نزدیکتر باشد، تامین کننده عملکرد بهتری دارد. برای محاسبه شاخص عملکرد تامین کننده از فرمول زیر استفاده می‌کنیم:
فرمول محاسبه شاخص عملکرد تامین کننده (SPI)
این روش یک دید کلی را درمورد تامین کننده ایجاد میکند؛ زیرا کل هزینه انجام یک تجارت را با در نظر گرفتن هزینه‌های غیرعملکردی می‌سنجد. مشکل اصلی در استفاده از این روش، پیچیدگی آن و نیاز به داشتن یک سیستم حسابداری هزینه توسعه یافته است. اگرچه فرمول ارزیابی تامین کنندگان روشی ایده آل برای مقابله با هزینه‌ها به‌نظر می‌رسد، اما شناسایی هزینه‌های ناشی از عملکرد نادرست تامین کننده دشوار است.
فرم ارزیابی تامین کنندگان چیست؟
فرم ارزیابی تامین کننده ، اصطلاحی است که توسط بسیاری از کسب و کارها و سازمان‌ها، برای ارزیابی و تایید تامین کنندگان موجود و بالقوه استفاده می‌شود و شامل مجموعه از ارزیابی‌ها است.
فرم ارزیابی تامین کننده ، مجموعه‌ای از پرسش‌ها است که بر اساس پارامترها و فاکتورهای ارزیابی تامین کنندگان طراحی می‌شود و ظرفیت، سازگاری، کیفیت، تعهد، سوابق و ارتباطات تامین کنندگان را می‌سنجد. هدف فرم ارزیابی تامین کنندگان، کاهش هزینه‌ها، تجزیه و تحلیل ریسک‌ها و مدیریت آنها، حفظ کارایی و بهبود آن است.
وجود این فرم ارزیابی برای نظارت بر تامین کننده و اندازه‌گیری عملکرد آن برای کسب‌وکارها، در راستای کاهش هزینه‌های مرتبط با فعالیت‌ها، تجزیه و تحلیل مدیریت ریسک و بهبود مستمر انتخاب تامین کنندگان ضروری است.
آمارها نشان می‌دهند 66 درصد از سازمان‌ها فاقد منابع داخلی برای تایید تامین کنندگان خود هستند.
ارزیابی تامین کنندگان اقدامی است که انجام آن می‌تواند چالش برانگیز باشد. از این رو، بهترین روش برای آن ایجاد یک فرم ارزیابی است که به کسب و کارها کمک میکند تا تامین کنندگان خود را سازماندهی و ارزیابی کنند. یکی از بهترین مدل‌های جهانی برای این فرم، مدل 10C کارتر است که ارزیابی تامین کنندگان را برمبنای 10 فاکتور بررسی میکند:
- ظرفیت (Capacity): آیا تامین کننده ظرفیت کافی برای تحویل سفارش‌ها را دارد؟
- صلاحیت (Competency): آیا تامین کننده توانمند است و می‌تواند وظایف خود را در زمان تعیین شده انجام دهد؟
- ثبات (Consistency): آیا خروجی ثابتی از سمت تامین کننده وجود دارد؟
- کنترل فرایندها (Control of process): آیا تامین کننده انعطاف پذیری و کنترل سیستماتیک بر فرآیندهای خود دارد؟
- تعهد به کیفیت (Commitment to Quality): آیا سیستمی تامین کننده طبق چک‌لیست‌های مدیریت کیفیت کار میکند؟
- نقدینگی (Cash): آیا تامین کننده از نظر مالی مستقل است یا سرمایه‌گذار دیگری در آن دخالت دارد؟
- هزینه (Cost): آیا محصولات یا خدمات ارائه‌شده توسط تامین کننده مقرون به صرفه هستند؟
- فرهنگ (Culture): آیا تامین کننده فرهنگ کاری و شهرت بازار خوبی دارد؟
- شفافیت (Clean): آیا تامین کننده دارای مجوز قانونی است، از متخصصان بدون گواهی حمایت نمی‌کند و در مدیریت ریسک دارای گواهی است؟
- کارآمدی تعاملات (Communication efficiency): آیا تامین کننده ابزارهای ارتباطی مناسب را برای پاسخگویی به سوالات مشتریان خود در اختیار دارد؟
بر اساس این پارامترها می‌توان فرم ارزیابی تامین کنندگان را ایجاد کرد و از تامین کننده خواست تا تمام جزئیات را بلافاصله پس از تکمیل فرآیند غربالگری ارائه دهد.
نمونه فرم ارزیابی تامین کننده
7 فاکتور مهم در چک لیست ارزیابی تامین کنندگان
همانطور که گفته شد، برای ارزیابی تامین کنندگان فاکتورها و معیارهای متنوعی وجود دارد که هر کسب و کار با توجه به اولویت‌های خود، بر بعضی از آنها بیشتر تاکید میکند. در این قسمت به 7 فاکتور از شاخص های ارزیابی تامین کنندگان می‌پردازیم:
قیمت
تامین کنندگان گوناگون برای محصولات مشابه، قیمت‌های متفاوتی ارائه می‌دهند. برای اینکه صرفه اقتصادی را در کسبوکار خود حفظ کنید و میزان سود را افزایش دهید، لازم است قیمت تامین کنندگان را رصد کنید و تحت نظر داشته باشید تا تغییرات و تفاوت‌ها را تشخیص بدهید.
کیفیت
هر کسب‌وکاری برای تهیه مواد اولیه خود ملاک‌هایی دارد. دوام، اثربخشی، تازگی و بهداشت مواردی هستند که در تهیه مواد اولیه و بررسی کیفیت آنها، معمولا مورد توجه سازمان‌های گوناگون قرار می‌گیرند. بنابراین کیفیت از عوامل مهم در ارزیابی تامین کننده است. برای بررسی این فاکتور می‌توانید از فروشنده نمونه‌های کوچک و آزمایشی از محصولات بخواهید. بررسی تجربیات دیگران در گذشته نیز کمک‌کننده خواهد بود.
خدمات
خدمات شرکت‌های تامین کننده از دیگر شاخص های ارزیابی تامین کنندگان محسوب می‌شود. پاسخگویی فروشنده، درک نیازهای سازمان، حمایت و اهمیت دادن به کسب و کار شما از مواردی است که باید در فرم ارزیابی تامین کنندگان آورده شود.
ارزیابی تامین کنندگان یکی از مهمترین اقدامات یک سازمان در انتخاب تامین کننده است که تاثیر مستقیمی بر درآمد و سودآوری آن دارد.
مسئولیت اجتماعی
اغلب کسب‌وکارها ترجیح می‌دهند با تامین‌کنندگانی کار کنند که ارزش‌های یکسان و هم‌راستا با یکدیگر دارند. برای مثال، برخی از برندهای آرایشی برای افراد گیاه‌خوار و در جهت حمایت از حیوانات فعالیت می‌کنند؛ برند آرایشی نیکس (NYX) از این دسته است. ترجیح چنین کسب و کارهایی، همکاری با تامین کنندگان هم‌سو و هم‌نظر است. بنابراین مسئولیت اجتماعی یکی از فاکتورهای مهم از شاخص های ارزیابی تامین کنندگان محسوب می‌شود.
سهولت
اگر خرید فرایندی دائمی و مکرر در کسب و کار شما است، سهولت انجام آن اهمیت بالایی دارد. در ارزیابی سهولت کار با تامین کنندگان، این پرسش‌ها مطرح می‌شوند: فرایند ثبت سفارش چقدر ساده و سریع است؟ تامین کنندگان از نظر مکانی چقدر فاصله دارند؟ میزان هم‌دلی و ساده‌سازی شرایط توسط آنها چقدر است؟
انعطاف‌پذیری
اغلب کسب‌وکارها در میزان سفارش‌های خود در طول سال، نوساناتی را تجربه می‌کنند. بنابراین مواد اولیه مورد نیاز آنها همواره ثابت و یکسان نیست. توانایی تامین، تحویل و تغییر مواد مورد نیاز سازمان، متناسب با نیازهای متغیر تجاری و به‌طور کلی انعطاف‌پذیری تامین کنندگان ، از فاکتورهای تعیین‌کننده در ارزیابی تامین کنندگان است و باید مورد توجه قرار بگیرد.
میزان ریسک
حقیقت این است که سازمان‌ها به تامین کنندگان خود متکی، وابسته و نیازمند هستند. کوچک‌ترین کوتاهی و قصوری از جانب فروشندگان می‌تواند کسبوکار شما را شدیدا تحت تاثیر قرار دهد. بنابراین ازشاخص های ارزیابی تامین کنندگان ، برآورد میزان ریسک در مقابل هر تامین کننده و خطرات ناشی از آن است.
دستورالعمل ارزیابی تامین کنندگان
پس از بررسی اهمیت ارزیابی تامین کنندگان، مزایای این کار و فاکتورهای مهم در ارزیابی، پرسش مهمی مطرح می‌شود و آن این است: « چگونه تامین کنندگان را ارزیابی کنیم؟ ». برای پاسخ به این پرسش، به‌طور خلاصه دستورالعمل ارزیابی تامین کنندگان کالا را مرور می‌کنیم:
گام اول: ملاک‌های خود را تعریف کنید
در اولین گام از دستورالعمل ارزیابی تامین کنندگان مواد اولیه ، باید ملاک های خود را تعیین کنید. برای هر کسب و کاری، اولویت‌هایی در تامین مواد اولیه وجود دارد. برای یک برند لاکچری با نامی شناخته‌شده، ممکن است قیمت مواد اولیه به اندازه کیفیت آن اهمیت نداشته باشد. در کسب و کار شما چه معیارهایی نسبت به سایر آنها اولویت دارد؟ نوسانات تعداد سفارش‌ها؟ تحویل در موعد مقرر؟ میانگین قیمت؟ این ملاک‌ها را به‌طور دقیق مشخص کنید.
گام دوم: فروشندگان بالقوه را شناسایی کنید
مواد اولیه شما توسط فروشندگان متعدد و متفاوتی تامین می‌شود. برای ارزیابی تامین کنندگان لازم است لیستی دقیق از آنها تهیه کنید. این لیست شامل تولیدکننده، ارائه‌دهنده، تامین کننده و تحویل دهنده مواد خام یا ابزارآلات مورد نیاز است. دسته‌بندی این فروشندگان کمک میکند بهترین گزینه‌ها در جهت موفقیت کسب و کارتان را انتخاب کنید.
گام سوم: فرایند و روتین ارزیابی را ایجاد کنید
اگر فرایند ارزیابی کامل و دقیق برنامه‌ریزی و اجرا شود، می‌توانید از انتخاب بهترین تامین کنندگان اطمینان حاصل کنید و عملکرد آنها را تحت نظر بگیرید. برای این کار نیاز به تیمی دارید که به‌خوبی میان آنها تقسیم وظایف را انجام داده باشید. ورود اطلاعات، رتبه‌بندی و تصمیم‌گیری وظایف مهمی هستند که لازم است توسط متخصصان انجام بگیرد. پس از تشکیل این تیم، جلساتی منظم برای بحث و بررسی تعیین کنید و کل فرایند را تحت نظر داشته باشید.
گام چهارم: ارتباطی موثر با فروشندگان برقرار کنید
همان‌قدر که جلسات داخلی و درون‌سازمانی برای ارزیابی تامین کنندگان کالا اهمیت دارد، جلسات مستمر ماهانه یا فصلی با فروشندگان برای ارزیابی عملکرد آنها نیز مهم است. برای بهبود نتایج می‌توانید همکاری با تامین کننده را به‌صورت مشارکتی پیش ببرید تا با یکسان‌سازی اهداف، از کیفیت محصولات، خدمات و عملکرد اطمینان داشته‌باشید.
استفاده از راهکارهای نرم افزاری در مدیریت تامین کنندگان
امروزه افزایش رقابت و تغییر مستمر بازار و فضای کسب و کار، شیوه‌های تامین کالا و ارتباط میان خریداران و تامین کنندگان را تغییر داده است. تامین کنندگان ، به واسطه عملیات خرید، می‌توانند روی عملکرد مالی و سودآوری سازمان‌ها تاثیر مستقیم داشته باشند و تاثیرات نفوذ آنها در هزینه‌های توسعه محصول، سطح موجودی‌ها، برنامه‌ریزی تولید، میزان تولید، تحویل به‌هنگام محصول و خدمات خود را نشان می‌دهد. بنابراین سرمایه‌گذاری مناسب در این زمینه می‌تواند به مدیریت موثر و کارآمد یک کسب و کار منجر شود.
خدمات الکترونیکی تامین کننده همکاران سیستم (نرم افزار srm)، به سازمان‌ها کمک میکند با استفاده از اینترنت، تعامل بهتری با تامین کنندگان خود داشته باشند. این محصول با نرم افزار خرید، تدارکات و لجستیک و مالی یکپارچه شده و تامین کننده را قادر میکند تا از وضعیت استعلام‌ها، سفارش، اقلام ارسال شده، اقلام دریافت شده و وضعیت پرداخت فاکتورهای خود در هر لحظه آگاه شوند. برای کسب اطلاعات بیشتر با ما در تماس باشید.
منابع:
- Indeed.com
- QuestionPro.com
- zycus.com
- prokuria.com