تجزیه و تحلیل شغل برای سازمان‌ها این امکان را فراهم می‌کند تا ماهیت مشاغل را به طور کامل درک کنند. همچنین تجزیه و تحلیل شغل به واحد منابع انسانی سازمان کمک می‌کند تا بتوانند شرح شغل‌ها را به شکل بهتر و دقیق‌تری تدوین کرده و برنامه‌های آموزشی و توسعه سازمان را به صورت اثربخش‌تر طراحی کنند. این امر در مدیریت عملکرد نقش اساسی داشته و منجر به شکل‌گیری یک محیط کاری قوی‌تر و برنامه‌ریزی دقیق‌تر برای کارکنان سازمان می‌شود.
تجزیه و تحلیل شغل با چند عملکرد کلیدی منابع انسانی سروکار دارد، بنابراین باید آن را به شکل موثر و در راستای جمع‌آوری داده‌های دقیق و قابل اعتماد انجام داد. در این مقاله به معرفی کامل مقوله تجزیه و تحلیل شغل پرداخته و پس از معرفی روش‌های رایج انجام آن، مراحل فرایند تجزیه و تحلیل شغل را مورد بررسی قرار می‌دهیم.
تجزیه و تحلیل شغل چیست؟
تجزیه و تحلیل شغل فرآیندی سیستماتیک برای شناسایی و تعیین مسئولیت‌ها، الزامات و ماهیت یک شغل به همراه جزئیات آن است. این فرایند شامل تقسیم کار به واحدهای کوچکتر، جمع‌آوری داده‌ها در مورد هر واحد و سپس تجزیه و تحلیل آن‌ها برای تعیین مهارت‌ها و شایستگی‌های مورد نیاز نقش است.
نکته مهم در مورد تجزیه و تحلیل شغل این است که شما شغل را تجزیه و تحلیل می‌کنید، نه فردی که متصدی آن شغل است. خروجی تجزیه و تحلیل شغل توصیف شغل وکار است، نه کارمندان؛ حتی در شرایطی که بخشی از داده‌های تجزیه و تحلیل شغل از کارمندان جمع‌آوری شوند. تجزیه و تحلیل شغل باید بر جنبه‌های زیر تمرکز داشته باشد تا بتواند تمام حقایق و جزئیات مهم در مورد یک شغل را به درستی مشخص کند:
- وظایف و مسئولیت‌ها: نوع، شدت و پیچیدگی انجام وظایف و مسئولیت‌های خاص،
- محیط: محیط کار مانند دما، بو و افراد ،
- ابزار و تجهیزات: ابزار و تجهیزات موردنیاز برای انجام موفقیت‌آمیز کار،
- روابط: روابط با افراد داخلی و خارجی،
- الزامات: دانش، مهارت‌ها و قابلیت‌های موردنیاز برای انجام موفقیت‌آمیز کار.
فرآیند تجزیه و تحلیل شغل در مورد تقسیم کار به واحدهای کاری کوچکتر، از جمله وظایف، مسئولیت‌ها، اقدامات و عناصر است. به عبارتی دیگر، تجزیه و تحلیل شغل در مورد شناسایی بلوک‌ها و اجزای سازنده کار براساس این واحدهای کوچکتر است. در راستای رسیدن به این هدف راه‌های مختلفی وجود دارد که در ادامه به آن‌ها اشاره خواهیم کرد.
شرح شغل در مقابل تجزیه و تحلیل شغل
تجزیه و تحلیل شغل یک فرآیند سیستماتیک برای جمع‌آوری اطلاعات مربوط به یک شغل خاص است، در حالی که شرح شغل سندی است که نشان می‌دهد یک شغل چه مواردی را پوشش داده و شامل چه نیازمندی‌ها و اقداماتی می‌شود.
در تجزیه و تحلیل شغل، تحلیلگر اطلاعاتی مانند دانش و مهارت‌های مورد نیاز برای انجام یک کار خاص را برای اهداف مختلف مانند برنامه‌ریزی استراتژیک نیروی کار جمع‌آوری می‌کند. این در حالی است که شرح شغل شامل تمام جزئیات، مانند وظایف، مسئولیت‌ها، اختیارات و غیره است. در واقع شرح شغل نتیجه و خروجی تجزیه و تحلیل شغل است.
هدف از تجزیه و تحلیل شغل
قبل از انجام تجزیه و تحلیل یک شغل معین، ابتدا باید مشخص کنید که از نتایج تجزیه و تحلیل شغل برای چه منظور یا چه هدفی می‌خواهید استفاده کنید. به این ترتیب، می‌توانید موثرترین روش تجزیه و تحلیل شغل را انتخاب کرده و متناسب با آن،مشاغل موردنظر خود در سازمان را تجزیه و تحلیل و بررسی کنید.
به طور کلی سازمان‌ها از اطلاعات و نتایج تجزیه و تحلیل شغل برای اهداف زیر استفاده می‌کنند:
- شرح شغل: واحد منابع انسانی سازمان، از خروجی تجزیه و تحلیل شغل به عنوان یک ورودی برای تدوین شرح شغل استفاده می‌کند. شرح شغل یک سند داخلی است که الزامات یک موقعیت شغلی جدید از جمله مهارت‌های مورد نیاز، نقش فرد در تیم، شخصیت و قابلیت‌های یک متقاضی شغلی مناسب را مشخص می‌کند. تدوین یک شرح شغل با استفاده از داده‌های تجزیه و تحلیل شغل به شما کمک می‌کند تا بتوانید افراد مناسب را در نقش‌های متناسب با آن‌ها قرار دهید.
- طبقه‌بندی شغل: طبقه بندی مشاغل ، فرآیند قراردادن یک یا چند شغل در یک خوشه یا یک خانواده از موقعیت‌های شغلی مشابه است. داده‌های تجزیه و تحلیل شغل در طبقه بندی مشاغل نقش بسیار مهمی دارند؛ زیرا وظایف، مسئولیت‌ها، دامنه و پیچیدگی یک شغل را در نظر می‌گیرد. هدف از طبقه‌بندی شغل تعیین نرخ پرداخت و استفاده از اطلاعات در انتخاب کارکنان است.
- ارزیابی شغل: ارزیابی شغل فرآیند تعیین رتبه نسبی مشاغل مختلف در یک سازمان است. هدف از انجام ارزیابی شغل ، ایجاد شفافیت و برابری در پرداخت‌ها به کارکنان است. درواقع رتبه یک شغل به مسئولیت و وظایف تعریف شده در آن بستگی دارد. به عنوان مثال، پست‌های ارشد سازمانی دارای الزامات عملکرد و توانایی بالاتری هستند. تجزیه و تحلیل شغل به درک و شناسایی این ویژگی‌های شغلی کمک می‌کند.
- طراحی شغل: طراحی شغل فرآیند ایجاد مشاغلی است که باعث ارتقای ارزش سازمان شده و برای کارمند ایجاد انگیزه می‌کند. یکی از ویژگی‌های یک شغل انگیزه‌بخش، تنوع مهارت‌های موردنیاز برای انجام آن است. تجزیه و تحلیل شغل به شما کمک می‌کند تا تنوع مهارتی یک شغل را تعیین کنید.
- الزامات کارمندان: واحد منابع انسانی می‌تواند از نتایج حاصل از تجزیه و تحلیل شغل برای تعیین حداقل صلاحیت‌ها یا الزامات نقش‌ها در سازمان استفاده کند؛ این امر در فرایند استخدام نیز مفید است.
- ارزیابی عملکرد: تجزیه و تحلیل شغل می‌تواند به عنوان یک ورودی برای ارزیابی عملکرد کارمندان نیز مورد استفاده قرار گیرد. برای ارزیابی عملکرد یک کارمند، ابتدا باید درک کاملی از الزامات نقش داشته باشید. تجزیه و تحلیل شغل می تواند این الزامات را تعیین کند.
- آموزش کارمندان: تجزیه و تحلیل شغل اساس تحلیل نیازهای آموزشی را تشکیل می‌دهد. هنگامی که دانش، مهارت‌ها، توانایی‌ها و سایر ویژگی‌ها را شناسایی کردید، می‌توانید به سرعت نیازهای آموزشی یا شکاف‌های مهارتی را مشخص کرده و به کارکنان خود آموزش‌های لازم را ارائه دهید.
- تناسب افراد با مشاغل: افراد و مشاغل باید با هم تناسب داشته باشند. تجزیه و تحلیل شغل در شناسایی دانش، مهارت‌ها، توانایی‌ها و سایر ویژگی‌های موردنیاز برای یک نقش مفید است. این امر کمک می‌کند تا بتوان افراد درست را به هر موقعیت شغلی تخصیص داد.
- بهره‌وری: با استفاده از تجزیه و تحلیل شغلی می‌توانید فعالیت‌ها و اقدامات افراد شاغل در سازمان را ارزیابی و بهینه‌سازی کرده و بهره‌وری را افزایش دهید.
- بهداشت و ایمنی: تجزیه و تحلیل شغل می‌تواند رفتارهای خطرناک و شرایط کاری را شناسایی کند که منجر به بروز حوادث و صدمات در محیط کار می‌شود. با شناسایی این رفتارها، می‌توان محیط کاری ایمن‌تری داشت.
- برنامه‌ریزی نیروی کار: تجزیه و تحلیل شغل با شناسایی دانش، مهارت‌ها، توانایی‌ها و سایر ویژگی‌ها، به برنامه‌ریزی برای نیروی کار موردنیاز در آینده کمک می‌کند. به عبارتی دیگر، با استفاده از تجزیه و تحلیل شغل امکان ایجاد یک طرح نیروی کار استراتژیک برای یک نقش یا بخش فراهم می‌شود.
- الزامات قانونی: قوانین ملی می‌توانند در مورد شرایط کار، بهداشت، استخدام، آموزش، پرداخت، ارتقاء و اخراج کارکنان اعمال شود. تجزیه و تحلیل شغل می‌تواند به عنوان ابزاری برای اطمینان از تطابق تمام فعالیت‌های یک نقش با مقررات باشد.
روش های تجزیه و تحلیل شغل
اینکه تجزیه و تحلیل مشاغل خود در سازمان را با چه روشی انجام دهید، به هدفی که دنبال می‌کنید، سازمان و نوع شغل بستگی دارد. به طور کلی برای انجام تجزیه و تحلیل شغل 6 روش وجود دارد که در ادامه به شرح این روش‌ها می‌پردازیم.
روش های تجزیه و تحلیل شغل
روش مشاهده
در این روش، تحلیلگر شغل، یک کارمند را زیرنظر گرفته و تمام وظایف انجام شده و انجام نشده، مسئولیت‌ها، روش‌ها، راه‌ها و مهارت‌های مورداستفاده توسط او برای انجام کارهای مختلف و همچنین توانایی‌های ذهنی یا احساسی او هنگام مواجه با چالش‌ها یا ریسک‌ها را ثبت می‌کند. در واقع روش مشاهده یک روش مستقیم است. قرار گرفتن مستقیم در محیط شغل می‌تواند درک عمیق‌تر و بهتری از الزامات شغلی نسبت به توصیف کارمندان از آنچه که انجام می‌دهند ارائه دهد.
شاید به نظر برسد که این روش یکی از ساده‌ترین روش‌ها برای تجزیه و تحلیل یک شغل خاص باشد، اما حقیقت این است که روش مشاهده سخت‌ترین روش است. یکی از دلایل سختی روش مشاهده این است که هر فرد، روش خاص خود را برای مشاهده موضوعات و پدیده‌های مختلف دارد. افراد متفاوت فکر می‌کنند و یافته‌ها و برداشت‌های خود را به روش‌های مختلفی تفسیر می‌کنند. بنابراین، این فرآیند ممکن است درگیر سوگیری یا دخیل کردن علایق شخصی شود و نتایج واقعی و قابل اتکایی را ایجاد نکند. با آموزش صحیح تحلیلگر شغل یا هر فردی که فرآیند تحلیل شغل را انجام می‌دهد، می توان از بروز این خطا جلوگیری کرد.
روش مصاحبه
در این روش با یک کارمند مصاحبه می‌شود تا سبک کار، مشکلات پیش روی خود، مهارت‌ها و تکنیک‌های خاصی که برای انجام کار باید استفاده کند و نیز ناامنی‌ها و ترس‌های شغلی خود را بیان کند. این روش به مصاحبه‌کننده کمک می‌کند تا متوجه شود کارمند دقیقاً در مورد شغل خود و مسئولیت‌های مربوط به آن چه رویکرد و طرز تفکری دارد.
روش مصاحبه در واقع شامل تجزیه و تحلیل شغل توسط خود کارمند است. در راستای دریافت بازخورد صادقانه یا جمع‌آوری داده‌های واقعی، سوالاتی که در طول مصاحبه پرسیده می‌شوند، باید با دقت زیادی انتخاب شوند. بهتر است برای جلوگیری از خطا، همیشه با بیش از یک فرد مصاحبه کنید تا مجموعه متنوعی از پاسخ‌ها را دریافت کنید. در ادامه می‌توان پاسخ‌ها را تعمیم داد و برای کل گروه استفاده کرد.
روش نمونه کار
در این روش، یکی از مدیران سازمان می‌تواند کارها و سرعت انجام آن‌ها در یک روز کاری معمولی را از طریق نمونه‌گیری آماری از اقدامات خاص به جای مشاهده مداوم و زمان‌بندی همه اقدامات تعیین کند.
روش پرسشنامه
در این روش یک پرسشنامه در مورد شغل تهیه می‌شود و در اختیار کارکنان و مدیران قرار داده می‌شود تا آن را تکمیل کنند. مزیت اصلی این روش این است که با استفاده از آن می‌توان اطلاعات بسیاری از مشاغل را با هزینه کم و در مدت زمان نسبتاً کوتاهی جمع‌آوری کرد. این روش معمولاً ارزان‌تر و سریع‌تر از روش‌های دیگر اجرا می‌شود.
پرسشنامه‌ها را می‌توان در ساعات غیرکاری نیز تکمیل کرد؛ بنابراین زمان نیز از دست نخواهد رفت. محدودیت اصلی روش پرسشنامه این است که تدوین و توسعه آن زمان‌بر و پرهزینه است.
در این روش، ارتباطی بین تحلیلگر و پاسخ دهنده وجود ندارد مگر اینکه تحلیلگر برای توضیح و روشن کردن نقاط ابهام برای کارکنان حضور پیدا کند. این عدم ارتباط ممکن است اثرات نامطلوبی بر همکاری و انگیزه پاسخ‌دهندگان داشته باشد.
روش حادثه بحرانی
در این روش از کارمند درخواست می‌شود که در مورد یک یا چند حادثه بحرانی که در محل کار اتفاق افتاده، بنویسد. منظور از حادثه، توضیح یک مشکل یا مساله، نحوه رسیدگی به آن، موارد موردنیاز برای حل آن، سطح دشواری و غیره است. روش حادثه بحرانی ایده‌ای در مورد کار و اهمیت آن ارائه می‌دهد.
واژه «بحرانی» به معنای «مهم» است و حادثه به معنای هر اتفاقی است که در کار رخ می‌دهد. این روش مستقیماً بر کارهایی که افراد در شغل خود انجام می‌دهند متمرکز بوده و بنابراین بینشی از پویایی شغل ارائه می‌دهد.
این روش برای جمع‌آوری، خلاصه‌سازی و دسته‌بندی حوادث زمان زیادی می‌برد. همچنین ممکن است ایجاد یک نمایه از رفتار شغلی دشوار باشد، زیرا این روش به طور خاص رفتارهای مؤثر یا غیر مؤثر را توصیف می‌کند.
روش ثبت وقایع
بر اساس این روش، سازمان‌ها می‌توانند از کارکنان خود درخواست کنند که گزارش یا یادداشت‌هایی را از امور روزانه بنویسند و نگهداری کنند. در این روش، تجزیه و تحلیل شغل بر اساس اطلاعات جمع‌آوری شده از این سوابق و یادداشت‌ها انجام صورت می‌گیرد. این سوابق گسترده و متنوع بوده و ایده خوبی در مورد وظایف و مسئولیت‌های هر شغل ارائه می‌دهد.
از آنجا که در این روش، کارمند کار ثبت امور را انجام می‌دهد، بنابراین میزان مهارت‌های موردنیاز، درجه سختی کار و تلاش مورد نیاز برای انجام کار به راحتی از طریق یادداشت‌ها قابل تشخیص است.
فرآیند تجزیه و تحلیل شغل
فرآیند تجزیه و تحلیل شغل متناسب با هر سازمان، موقعیت شغلی و اهداف متفاوت است. به صورت کلی تجزیه و تحلیل شغل شامل 7 مرحله است که می‌توان در هر شرایطی از آن‌ها استفاده کرد. در ادامه یه شرح این مراحل می‌پردازیم.
مراحل فرایند تجزیه و تحلیل شغل
1. تعیین هدف تجزیه و تحلیل شغل
نقطه شروع تجزیه و تحلیل هر شغل هدف آن است. چرا می‌خواهیم یک شغل را تجزیه و تحلیل کنیم؟ هدف از انجام تجزیه و تحلیل روی بسیاری از انتخاب‌های طراحی تجزیه و تحلیل شغل، از جمله بودجه، رهبری پروژه، و ذی‌نفعان تأثیر می‌گذارد.
اهداف تجزیه و تحلیل شغل که در بخش قبلی کامل شرح داده شد، می‌تواند شامل ایجاد یک شرح شغلی قوی، تحلیل نیازها برای آموزش کارکنان یا برنامه‌ریزی نیروی کار باشد.
یکی از اهداف اصلی تجزیه و تحلیل شغل این است که سازمان شما برای رشد یا توسعه قابل توجه آماده شود. این موضوع شامل توسعه و رشد کارکنان شما نیز می‌شود، بنابراین تحلیل شغل می‌تواند این اطمینان را حاصل کند که در کارکنان شما در زمینه‌ها یا جایگاه‌های درست و متناسب استخدام شده و شما یک ساختار تیمی منطقی برای سازمان خود ایجاد می‌کنید.
لازم به ذکر است که شما می‌توانید این فرایند را پس از رشد سازمان نیز انجام دهید. اما بهتر است این کار قبل از شروع و هنگام برنامه‌ریزی برای رشد سازمان انجام شود؛ چرا که در این صورت زمان کافی و مناسب برای تفکر استراتژیک و برنامه‌ریزی دارید و صرفا به دنبال پرکردن خلاها نخواهید بود. به عنوان مثال، تجزیه و تحلیل شغلی که برای اهداف رشد انجام می‌شود، در مقایسه با تجزیه و تحلیل شغل برای ایجاد یک شرح شغل ساده، توجه سهامداران ارشد بیشتر، بودجه و زمان بیشتری را می‌طلبد.
بنابراین، هدف از انجام تجزیه و تحلیل شغل بر دامنه، بودجه و همچنین تیم، رهبر تیم و میزان مشارکت طرف‌های خارجی، مانند مشاوران، تأثیر می‌گذارد.
2. تعیین روش تجزیه و تحلیل شغل
مناسب‌ترین روش برای انجام تجزیه و تحلیل شغل، بستگی به هدفی دارد که در مرحله اول تعیین کرده‌اید؛ چرا که بسته به روش تجزیه و تحلیل شغل ، نحوه جمع‌آوری داده‌ها متفاوت خواهد بود. در بخش قبلی اهداف مختلف تجزیه و تحلیل شغل و انواع روش‌های آن شرح داده شد.
3. تعیین تحلیلگر شغل
یکی از مراحل مهم در فرآیند تجزیه و تحلیل شغل این است که تعیین کنید چه کسی آن را انجام دهد. برخی از سازمان‌ها ترجیح می‌دهند این کار توسط واحد منابع انسانی خود سازمان انجام شود، در حالی که برخی دیگر، مشاوران متخصص بیرونی را جهت انجام تجزیه و تحلیل شغل به کار می‌گیرند. استفاده از این مشاوران می‌تواند بسیار مفید باشد؛ زیرا توصیه‌ها، دستورالعمل‌ها و روش‌های بی‌طرفانه‌ای را جهت انجام تجزیه و تحلیل شغل ارائه می‌دهند و هیچ سوگیری شخصی در این فرایند ندارند.
باید توجه داشت چنانچه برای انجام فرایند تجزیه و تحلیل شغل به صورت درون سازمانی عمل می‌کنید، بایستی حتما آموزش‌های لازم به تحلیلگر شغل در مورد نحوه انجام فرآیند و استفاده از روش‌های منتخب برای جمع‌آوری داده‌های شغلی را ارائه دهید.
4. جمع آوری داده ها
جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل داده‌ها دو مرحله زمان‌بر در فرآیند تجزیه و تحلیل شغل هستند. متناسب با روش تجزیه و تحلیل شغل انتخاب شده، روش‌های جمع‌آوری داده‌های مورد استفاده نیز تعیین می‌شود. همانطور که پیش‌تر نیز اشاره شد، روش‌های متداول جمع‌آوری داده‌ها شامل مشاهده، مصاحبه، پرسشنامه و گزارش کار است.
5. تحلیل شغل
با جمع‌آوری داده‌های موردنیاز در مورد فعالیت‌های شغلی، رفتارهای مورد نیاز کارکنان، شرایط کاری و ویژگی‌ها و توانایی‌های انسانی موردنیاز برای انجام کار یا شغل را تجزیه و تحلیل کنید. برای این مرحله از یک یا چند روش تحلیل شغل استفاده کنید.
6. بررسی و تایید اطلاعات تجزیه و تحلیل شغل
اطلاعات به دست آمده از تجزیه و تحلیل شغل را با کارمندی که کار را انجام می‌دهد و سرپرست او، به اشتراک بگذارید و آن‌ها را اعتبارسنجی کنید. این کار به تایید صحت و حصول اطمینان از کامل بودن اطلاعات کمک می‌کند. همچنین این بررسی با دادن فرصتی به کارمند برای بازبینی و اصلاح شرح فعالیت‌های شغلی، کمک می‌کند تا تایید کارمند از داده‌های تجزیه و تحلیل شغل نیز به دست آید.
7. تهیه شرح شغل و مشخصات شغلی
همانطور که پیش‌تر نیز اشاره شد، شرح شغل یک بیانیه مکتوب است که فعالیت‌ها و مسئولیت‌های شغل و ویژگی‌های مهم آن مانند شرایط کاری و ریسک‌ها و خطرات آن را توصیف می‌کند. این در حالی است که مشخصات شغل ؛ خصوصیات شخصی، ویژگی‌ها، مهارت‌ها و تجارب موردنیاز برای انجام آن کار را معرفی می‌کند. مشخصات شغلی می‌تواند در یک سند جداگانه یا همان سند شرح شغل باشد.
مثالی از تجزیه و تحلیل شغل
در این قسمت به معرفی مثالی از یک نمونه تجزیه و تحلیل شغل نماینده فروش می‌پردازیم.
مثال تجزیه و تحلیل شغل
نقش راهکارهای نرم افزاری در مدیریت مسیر شغلی کارمند
سازمان‌ها با تجزیه و تحلیل شغل و تدوین شرع شغل مناسب می‌توانند کارمندان خود را به شکل دقیق‌تری در مسیر شغلی خود هدایت کنند.
نرم افزار مدیریت مسیر شغلی همکاران سیستم به شما کمک می‌کند با تعریف ساختارهای ارتقا، متناسب با آیین‌نامه‌های تدوین شده سازمان و فضای کسب‌وکار، فرآیندی بسیار ساده و کارآمد را در اختیار بگیرید. سیستم مدیریت مسیر شغلی با ارتباطی که با سایر نرم افزار منابع انسانی از جمله کارگزینی، ارزیابی کارکنان و آموزش دارد، براساس اطلاعات تجمیع شده و به‌طور سیستماتیک، محاسبات زمانی ارتقای شغلی را پیشنهاد می‌دهد. برای کسب اطلاعات بیشتر با ما تماس بگیرید.
منابع:
- managementstudyguide.com
- iedunote.com
- aihr.com