ممکن است شما هم مانند بسیاری از افراد دیگر با شنیدن نام «جلسه» به فکر ساعت‌های طولانی، بحث‌های بی‌نتیجه و اتلاف وقت بیفتید. شاید هم بارها با خود گفته باشید که چرا باید ساعت‌ها وقتم را در جلسات بی‌ثمر هدر دهم؟ این احساس کاملا قابل درک است، اما واقعیت این است که جلسات، همچنان یکی از ابزارهای ارتباطی موثر برای پیشبرد فعالیت‌ها، خصوصا در سازمان‌های بزرگ هستند. پس احتمالا فرار از آن، امکان‌پذیر نیست و شاید به جای فرار، باید بیشتر به فکر مدیریت جلسات به شکلی کارآمد و موثرتر بود.
در این مقاله قصد داریم تا با ارائه یک تقسیم‌بندی جامع، شما را با انواع جلسات اداری و کاری آشنا کرده و سپس به چندین راهکار موثر برای مدیریت بهتر جلسات اشاره کنیم. همچنین به چندین ابزار مناسب برای مدیریت کردن جلسات می‌پردازیم و در پایان چند مدل خلاقانه از نحوه برگزاری جلسات در سازمان‌های پیشرو دنیا را بازگو می‌کنیم.
مدیریت جلسات چیست؛ با انواع جلسات کاری آشنا شوید
در یک تعریف ساده، می‌توان جلسه را یک فرآیند رسمی یا غیررسمی دانست که در آن افراد با هدف تبادل اطلاعات، هماهنگی، تصمیم‌گیری و حل مشکلات گرد هم می‌آیند. در حقیقت، جلسات به عنوان یک کانال ارتباطی، نقش مهمی در تسهیل جریان اطلاعات، بهبود هماهنگی میان بخش‌ها و ایجاد درک مشترک از مسائل و چالش‌های سازمانی دارند. در بسیاری اوقات تعاملات و گفتگویی که حین یک جلسه کاری شکل می‌گیرد، از تداخلات یا سوءتفاهم‌ها جلوگیری می‌کند و زمینه هم‌ذهنی افراد مختلف چند تیم را فراهم می‌کند.
با این تعاریف از جلسه، مدیریت جلسات را می‌توان فرآیند برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی و هدایت جلسات به‌گونه‌ای مؤثر و کارآمد دانست که اهداف مشخصی را دنبال کرده و زمان و منابع موجود را به بهترین شکل ممکن استفاده کند. این فرآیند شامل تعیین دستور جلسه، انتخاب افراد مناسب برای حضور، مدیریت زمان جلسه، تسهیل ارتباطات، نوشتن صورت جلسه و پیگیری نتایج و تصمیمات پس از جلسه است. داشتن یک دسته‌بندی از انواع جلسات کاری، به شما در مدیریت کردن بهتر آنها و در نتیجه دریافت خروجی بهتر از جلسات کمک می‌کند.
جلسات رسمی و غیررسمی
- جلسات رسمی: این جلسات طبق پروتکل‌ها و دستورکارهای مشخص برگزار شده و معمولا در محیط‌های حرفه‌ای و با حضور تصمیم‌گیرندگان اصلی برگزار می‌شوند. در این جلسات، برای ثبت نکات، معمولا صورت جلسه تهیه می‌شود و روند جلسه به طور دقیق پیگیری می‌شود.برای نمونه، یک جلسه هیئت مدیره را در نظر بگیرید که برای بررسی گزارش‌های مالی یا تصویب استراتژی‌های بلندمدت شرکت، تنظیم می‌شود.
- جلسات غیررسمی: در مقابل، جلسات غیررسمی بیشتر به شکل دوستانه و برای تبادل نظر و ایده‌ها برگزار می‌شوند و در آنها قوانین و ساختار خاصی وجود ندارد. هدف اصلی این جلسات، تقویت ارتباطات و حل مشکلات به شکل باز و غیررسمی است. مثال بارز این نمونه جلسات را بسیاری از ما در حین کار با اعضای تیم یا واحدهای دیگر داشته‌ایم.
جلسات بر اساس موضوع یا هدف جلسه
- جلسات تصمیم‌گیری: این نوع جلسات در راستای اتخاذ تصمیمات مهم یا حل مشکلات بحرانی برگزار می‌شود. معمولا موضوعات پیچیده یا استراتژیک در آنها مورد بحث قرار می‌گیرند. فرض کنید مدیر منابع انسانی یک شرکت، جلسهای را در خصوص تغییر مدل حقوق و دستمزد پرسنل با اعضای هیئت مدیره برگزار می‌کند.
- جلسات اطلاع‌رسانی: در جلسات اطلاع‌رسانی، هدف اصلی، آگاهی‌بخشی به اعضای تیم یا سازمان درباره تغییرات، پیشرفت‌ها، یا اهداف جدید است. این جلسات معمولا یکطرفه هستند. اگر مثال قبل را در نظر بگیریم، اکنون مدیر منابع انسانی، ساختار جدید حقوق و دستمزد سازمان را طی یک جلسه اطلاع‌رسانی برای تمام کارکنان شرکت شرح می‌دهد.
- جلسات آموزشی: هدف از جلسات آموزشی انتقال دانش یا مهارت به کارکنان است. این نوع جلسات معمولا به شکل کارگاه یا دوره‌های آموزشی برگزار می‌شود.
- جلسات بررسی و ارزیابی: در این جلسات، عملکرد و پیشرفت پروژه‌ها یا فعالیت‌های قبلی بررسی و ارزیابی می‌شود. جلسات بررسی و ارزیابی می‌تواند شامل نقد و بررسی باشد. مانند جلسهای که در آن تیم مدیریت پروژه، گزارشی از وضعیت پیشرفت پروژه به مدیران ارائه می‌دهند.
جلسات گروهی یا دو نفره
- جلسات گروهی: جلسات گروهی با حضور تعداد زیادی از افراد برگزار می‌شود و برای تبادل‌نظر یا تصمیم‌گیری در مورد مسائل کلی‌تر است. مانند جلسات تیم‌های مدیریتی یا هیئت مدیره با حضور تمام اعضا.
- جلسات دو نفره: این جلسات غالبا با حضور دو نفر از افراد سازمان برگزار می‌شود و بیشتر برای حل مسائل خاص یا تمرکز بر روی برخی پروژه‌ها است. مانند جلسهای که بین مدیر و یک کارمند برای بررسی پیشرفت یک پروژه خاص برگزار می‌شود.
جلسات آنلاین یا حضوری
- جلسات حضوری: در جلسات حضوری افراد به شکل فیزیکی در یک محیط سازمانی و اداری جمع می‌شوند. مانند جلسه برنامه‌ریزی استراتژی شرکت در اتاق کنفرانس.
- جلسات آنلاین: این جلسات از طریق بسترهای آنلاین مانند نرم‌افزارهای کنفرانس ویدئویی یا پلتفرم‌های جلسات آنلاین برگزار می‌شود. برگزاری جلسات آنلاین بعد از پاندمی کرونا بسیار رایج شد.
جلسات کوتاه یا بلندمدت
- جلسات کوتاه مدت: جلسات کوتاه مدت با هدف حل مسائل فوری و بررسی نکات کلیدی در مدت زمان کوتاه برگزار می‌شوند. مانند جلسه روزانه کوتاه‌مدت تیم برای پیگیری وظایف یا پروژه‌های جاری.
- جلسات بلند مدت: این جلسات بیشتر به تحلیل مسائل پیچیده و اتخاذ تصمیمات استراتژیک مربوط می‌شود و معمولا زمان بیشتری را به خود اختصاص می‌دهند. مانند جلسه اعضای هیئت مدیره شرکت.
8 نکته موثر برای مدیریت جلسات به شیوه‌ای کارآمد
دلایل زیادی وجود دارد که چرا جلسات کاری به اهداف خود نمی‌رسند. اما در میان آنها، نبود هدف مشخص و ضعف در مدیریت زمان جلسه، معمولا جزء دلایل پرتکرار شکست جلسات هستند. با بررسی چند راهکار زیر می‌توانید جلسات بهتری داشته باشید.
تعریف دقیق اهداف و دستورکار جلسه
اکثر جلسات کاری که فاقد دستور جلسه هستند، معمولا خروجی خاصی نیز به همراه ندارند. جلسه باید به‌طور کامل هدفمند باشد تا اعضای تیم بدانند با چه هدفی دور هم جمع می‌شوند. دستور جلسه باید شامل زمان‌بندی دقیق برای هر موضوع، فرد مسئول، هر بخش و موضوعات مرتبط باشد.
انتخاب مناسب افراد جلسه
حضور افراد غیرضروری می‌تواند جلسه را از هدف اصلی آن دور کرده و موجب اتلاف وقت شود. اعضای جلسه باید بر اساس تخصص و نقش خود در پروژه یا سازمان انتخاب شوند تا هر فرد بتواند به بهترین شکل ممکن در بحث‌ها مشارکت کنند.
مدیریت زمان به شکل دقیق
اشاره کردیم که یکی از اصلی‌ترین عوامل موفقیت یا شکست یک جلسه، مدیریت زمان آن است. برای هر بخش از جلسه زمان مشخصی در نظر بگیرید و از آن زمان عبور نکنید. می‌توانید ابتدای جلسه، یک بار زمان آن را به اعضا یادآوری کنید. همچنین، برای جلوگیری از طولانی شدن جلسه، مدیر جلسه باید از شروع مباحث جانبی و پراکنده جلوگیری کند و روند جلسه را به سمت اهداف تعیین‌شده هدایت کند.
مشارکت فعال و فضا برای ابراز نظر
ایجاد فضایی برای مشارکت فعال تمام اعضای جلسه، یکی از عوامل کلیدی در موفقیت آن است. هر فرد باید فرصت داشته باشد تا نظرات و پیشنهادات خود را مطرح کند و جلسه نباید به شکل متکلم وحده برگزار شود. این کار ضمن کمک به تصمیم‌گیری مشارکتی، باعث می‌شود تا افراد احساس نکنند دیدگاه‌هایشان شنیده نمی‌شود.
تعیین شخص مسئول پیگیری و اجرا
در پایان هر جلسه، باید مسئولیت پیگیری هر یک از تصمیمات و وظایف به فرد یا افراد خاصی واگذار شود. این افراد باید موظف به پیگیری و اجرای مواردی باشند که در جلسه مطرح شده است. علاوه بر این، باید برای پیگیری‌های آینده یک چارچوب زمانی مشخص تعریف شود تا از فراموشی و ناتمام ماندن وظایف جلوگیری شود.
استفاده از ابزارها و پلتفرم‌های برگزاری جلسه
برای جلسات آنلاین یا ترکیبی، استفاده از ابزارهای مناسب ارتباطی و همکاری مانند نرم افزار اتوماسیون اداری یا نرم‌افزارهای کنفرانس ویدئویی مثلZoom ،Microsoft Teams یا ابزارهای ابزارهای مدیریت پروژه مثل Trello می‌تواند به برگزاری جلسات مؤثرتر کمک کند. این ابزارها نه تنها فرآیند ارتباطی را تسهیل می‌کنند، بلکه امکان مستندسازی، پیگیری و مدیریت زمان را هم به‌طور دقیق‌تر فراهم می‌آورند.
ثبت و توزیع صورت جلسه
در انتهای جلسه، باید یک صورت جلسه دقیق و جامع تهیه شود که تمام نکات مطرح‌شده، تصمیمات گرفته‌شده و وظایف محول‌شده به اعضای تیم را شامل شود. صورت جلسه باید به سرعت برای تمام شرکت‌کنندگان ارسال شود. این کار باعث شفافیت بیشتر و پیگیری دقیق‌تر می‌شود.
بررسی و ارزیابی مداوم جلسات
برای بهبود مستمر فرآیندهای جلسات، لازم است که پس از هر جلسه، عملکرد آن بررسی و ارزیابی شود. نظرسنجی از شرکت‌کنندگان درباره مفید بودن جلسه، زمان‌بندی و ساختار آن می‌تواند به شناسایی نقاط ضعف و قوت جلسات کمک کند. بر اساس این بازخوردها، می‌توان فرآیند برگزاری جلسات را بهبود بخشید و تجربه‌های مثبت را تکرار کرد.
مدیریت جلسات در شرکت‌های مطرح دنیا
بد نیست با چند مدل برگزاری جلسات در شرکت‌های بزرگ دنیا آشنا شوید. شما هم می‌توانید از این مدل‌ها برای اثربخشی بهتر جلسات کاری خود استفاده کنید.
روزهای بدون جلسه در شرکت Atlassian
شرکت توسعه‌دهنده نرم‌افزارهای Jira و Trello برای کاهش جلسات غیرضروری و افزایش بهره‌وری کارکنان، مدل روزهای بدون جلسه را اجرا کرده است. این کار به کارکنان فرصت می‌دهد تا بدون وقفه بر روی کارهای مهم و پروژه‌ها تمرکز کنند. از طرفی، کاهش فشار ناشی از جلسات، خلاقیت و تمرکز آنها را بهبود می‌بخشد. البته این مدل بیشتر برای تیم‌های برنامه‌نویسی و نرم‌افزاری مناسب است که نیاز به خلاقیت و تمرکز بالایی دارند.
برگزاری جلسات ایستاده در شرکت گوگل
در این مدل، جلسات روزانه یا هفتگی به شکل کوتاه و ایستاده برگزار می‌شوند. هر فرد در جلسه 1-2 دقیقه وقت دارد تا به‌طور مختصر گزارشی از کارهای روزانه یا پروژه‌های در دست انجام خود ارائه دهد. این کار سرعت و چابکی برگزاری جلسات را بسیار بالا برده و به مدیریت بهتر زمان کمک می‌کند.
برگزاری جلسات بدون دستور جلسه در نت‌فلیکس
در این مدل، هیچ دستورکار مشخصی برای جلسه وجود ندارد و تنها موضوعات و مسائل مورد نیاز در طول جلسه مطرح می‌شوند. در این جلسات افراد برای بحث‌های آزاد و تصمیم‌گیری در مورد چالش‌های روزمره گرد هم می‌آیند.
مدل «دو پیتزا» در برگزاری جلسات آمازون
طبق این مدل، اندازه تیم جلسه باید به‌گونه‌ای باشد که دو پیتزا، به‌راحتی اعضای تیم را سیر کند. این مدل باعث کاهش تعداد اعضای تیم می‌شود تا جلسات کارآمدتر و تصمیم‌گیری‌ها سریع‌تر انجام دهند.
در یک کلام
در این مقاله به این نکته پی بردیم که مدیریت مؤثر جلسات مستلزم به‌کارگیری شیوه‌هایی مانند مدیریت زمان، داشتن صورت جلسه و دستور جلسه شفاف، انتخاب افراد مناسب برای جلسه، تعیین وظایف آنها و مواردی از این قبیل است.
باید بپذیریم که برگزاری جلسات چه از نوع آنلاین یا حضوری، همچنان یکی از شیوه‌های موثر ارتباطات سازمانی در پیشبرد چالش‌ها و مسائل کاری هستند. بنابراین شیوه برگزاری آنها مسئله کلیدی است نه خود جلسات.
می‌توانید در سازمان خود برای مدیریت جلسات اداری و کاری، یک شیوه‌نامه تنظیم کنید و آن را به تمام واحدهای سازمان نیز ابلاغ کنید. این کار کمک می‌کند تا تمام افراد تیم یا سازمان درک واحدی از برگزاری یک جلسه داشته باشند.