بیماری کووید۱۹ که توسط یک کرونا ویروس جدید ایجاد می‌شود، توسط سازمان بهداشت جهانی به عنوان یک پاندمی اعلام شده است. این اعلام به این معناست که با توجه به سرعت بالای شیوع این بیماری نیاز است تا برای مدت طولانی از اجتماعات مردمی برای مانند مدارس، دانشگاه‌ها، مشاغل و محیط‌های کاری جلوگیری شود. در کشورمان هم مانند نقاط دیگر جهان، از اواخر سال 98 بسیاری از سازمان‌های کوچک و بزرگ به دورکاری روی آوردند و از کارکنان خود خواستند تا از منزل به انجام کارها بپردازند. به‌این ترتیب تغییراتی در مدل انجام فعالیت‌های کسب‌وکارها رخ داده است که تا حد ممکن مراجعات حضوری به محل فیزیکی سازمان‌ها کاهش یابد.
انجام کارها از راه دور، نیازمند وجود خط‌مشی‌ها و زیرساخت‌های مناسب فناوری اطلاعات در سازمان‌ها است. سیستم‌های پشتیبانی‌کننده فرایندهای کسب‌وکار در سازمان نقش تعیین کننده‌ای در فراهم آوردن امکانات دورکاری در سازمان دارد. یکی از مهم‌ترین سیستم‌هایی که در این بخش نقش بسزایی دارد، اتوماسیون اداری است. این سیستم انجام مکاتبات و تعاملات سازمانی را به‌شکل تحت وب و از راه دور ممکن می‌سازد. امکانات و ویژگی‌های اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم، این راهکار را به گونه‌ای در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد که هر نقطه‌ای از دنیا دفتر کار کارکنان سازمان شود.
در ادامه آن دسته از امکانات اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بتوانند بهره‌وری خود را در دوران مبارزه با این پاندمی از طریق دورکاری حفظ کنند؛ را شرح می‌دهیم.
انجام مکاتبات سازمانی در بستر وب
با توجه به تاکید سازمان‌ها به حذف کاغذ در مکاتبات و تعاملات سازمانی به علت شیوع بیماری کووید۱۹، سیستم اتوماسیون اداری این کار را امکانپذیر می کند. همچنین امکان استفاده از اتوماسیون اداری همکاران سیستم در بستر تحت وب وجود دارد. درنتیجه‌ی تمامی کاربران می توانند از راه دور با همه‌ی بخش های سیستم کار کنند. ایجاد و گردش انواع نامه‌ها و یادداشت‌های اداری، بررسی و اقدام روی کارها با استفاده از کارتابل الکترونیک، نظارت و کنترل روی فرایندهای کاری و پیگیری امور، به اشتراک‌گذاری پرونده‌های مکاتبات و ارجاعات از راه دور از جمله امکاناتی است که در دورکاری پیشبرد فرایندهای سازمان را تسهیل خواهند کرد.
مدیریت جلسات از راه دور
با استفاده از امکانات سیستم سامانده شخصی، امکان برنامه‌ریزی جلسات و قرارهای کاری و همچنین مدیریت آن‌ها شامل ارسال دستورجلسات و فعالیت‌های مرتبط با آن از راه دور امکانپذیر خواهد بود. با توجه به استفاده از این امکان از راه دور؛ هشدار ایجاد و تغییرات در جلسه به حاضرین ویژگی تعیین کننده‌ای است در این شرایط بسیار کاربرد دارد. همچنین، تهیه‌ی صورتجلسه و تایید و امضای حاضرین به شکل یکپارچه با سیستم اتوماسیون اداری موجب می‌شود همه‌ی فعالیت‌های مربوط به مدیریت جلسات در یک محیط به شکل متمرکز انجام شود.
طراحی و انجام فرایندهای کسب و کار از راه دور
با استفاده از فرم‌ساز و گردش فرم اتوماسیون اداری تحت وب، امکان طراحی فرایندها و گردش فرم‌های سازمانی از راه دور وجود دارد. فرم‌های طراحی شده در اختیار کارکنان قرار می‌گیرد و امکان ایجاد و گردش خودکار آن در کارتابل‌های افراد نیز وجود خواهد داشت.
اتوماسیون همراه
با استفاده از نسخه موبایل اتوماسیون اداری همکاران سیستم، که روی پلتفرم‌های iOS و Android نصب می‌شود، بدون نیاز به ورود به برنامه در لحظه و روی تبلت یا گوشی تلفن همراهتان از دریافت کارهای جدید در کارتابل خود مطلع خواهید شد. به این ترتیب، یکی از موثرترین روش‌های اطلاع به موقع از کارها در زمان عدم حضور در سازمان در دوران دورکاری به کارگیری اتوماسیون همراه است که در آن علاوه بر مشاهده مکاتبات داخل کارتابل، امکان دستور و ارجاع مرتبط نامه‌ها و یادداشت‌های اداری ، امضا و تایید نامه‌ها و صورتجلسه‌ها و همچنین ایجاد یادداشت‌های اداری جدید وجود دارد.
صندوق پیام
امکان ارسال و دریافت پیام‌های سازمانی و تعاملات درون سازمانی با استفاده از صندوق پیام اتوماسیون اداری از راه دور امکانپذیر خواهد بود. این ویژگی بستری را فراهم می‌سازد تا تعاملات سازمانی میان کارکنان و ارتباط سازمان با کارکنان از راه دور نیز امکانپذیر باشد و اطلاعیه‌ها و پیام‌های سازمانی به موقع به اطلاع کارکنان سازمان برسد. همچنین با امکان ارسال پیام فوری، این امکان فراهم می شود تا پیام مورد نظر در سریع‌ترین زمان ممکن به اطلاع کاربران برسد.
ارجاع بین سازمانی
انجام مکاتبات و تعاملات سازمانی محدود به مرزهای یک سازمان نیست. با استفاده از امکان ارجاع بین سازمانی، سازمان مادر می تواند با اشخاص سازمان های زیرمجموعه خود هم مستقیما مکاتبه کند. به‌این ترتیب ارتباطات و مکاتبات بین سازمان ها هم از راه دور و بدون نیاز به تبادل فیزیکی نامه ها انجام می‌شود.
پرتال مکاتبات الکترونیک
با توجه به نیاز برقراری ارتباطات الکترونیکی بر اساس شرایط فعلی جامعه، زیرسیستم پرتال مکاتبات الکترونیکی به عنوان ابزاری کارآمد برای رسیدن به این اهداف ارائه شده است. با استفاده از این زیر سیستم، ارباب رجوع بدون نیاز به مراجعه حضوری و با متصل بودن به شبکه اینترنت می‌تواند نامه یا فرم‌های مختلف را در سیستم اتوماسیون سازمان مورد نظر ثبت کرده و با مراجعات بعدی به پرتال مکاتبات از طریق اینترنت یا توسط پست الکترونیک شخصی خود، از آخرین اقدامات انجام شده مطلع شود. به این ترتیب ارباب رجوع سازمان‌ها و سایر ذی‌نفعان کسب و کار می‌توانند از طریق پرتال مکاتبات الکترونیک سازمان از راه دور با سازمان مکاتبه کنند و برای پیگیری کارهای خود نیازی به مراجعه حضوری نداشته باشند.
با مجموعه امکانات ارائه شده در راهکار اتوماسیون اداری تحت وب، امیدواریم بتوانیم سهمی در فراهم آوردن شرایط مورد نیاز سازمان‌ها در شرایط دورکاری داشته باشیم.