امروزه بخش عمده‌ای از ارتباط بین سازمانها و حتی درون سازمان در قالب نامههای اداری انجام میشود. نوشتن نامههای اداری و نگارش درست آن یکی از مهم‌ترین و ضروری‌ترین مهارت‌ها برای هر کارمند اداری به شمار می‌آید. بنابراین هر شخصی که در هر سازمانی به ویژه سازمان‌های دولتی فعالیت می‌کند؛ پیش از هر مهارتی باید به شکل تخصصی با اصول نگارش نامه اداری آشنا باشد.
در این نوشتار به بررسی مهم‌ترین اصول نوشتن نامه اداری پرداخته‌ایم، در ادامه نیز چند نمونه نامه اداری را بررسی می‌کنیم.
انواع نامه اداری
نامههای اداری معمولا در دو دسته نامههای داخلی و نامههای خارجی یا صادره، تقسیمبندی میشوند. نامههای داخلی اغلب برای ارسال به واحدهای داخل سازمان استفاده شده و نامههای خارجی با هدف ارسال به سایر سازمانها تولید میشوند. اگر در سازمان خود از نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده می‌کنید، باید بدانید که قالب نوشتن نامههای خارجی در بسیاری از سازمانها متفاوت از قالب پیش‌نویس نامههای داخلی است. نامههای خارجی حتماً باید دارای تصویر امضا باشند، این موضوع در نامههای داخلی الزامی نیست.
در دسته‌بندی دیگر، نامههای اداری بر اساس ماهیت موضوع به چند دسته مختلف تقسیم میشوند. برای مثال حکم، دستورالعمل، بخشنامه، اطلاعیه، ابلاغیه، گزارش، دعوت نامه و صورتجلسه همه و همه انواعی از مکاتبات اداری هستند که از جنبه ادبیات نوشتن نامه، تفاوت‌های جزئی با یکدیگر دارند.
اجزای نامه اداری
به شکل کلی هر نامه اداری دارای ویژگیهای خاصی است که از سایر نوشتهها متمایز میشود. این ویژگیها شامل تاریخ، شماره نامه، گیرنده، موضوع، فرستنده و امضا کننده است. در ادامه این نوشتار قسمت‌های مختلف یک نامه اداری را به شکل کامل بررسی می‌کنیم.
شروع نامه اداری
سازمانها معمولا از قالب مشخصی به عنوان «سربرگ» برای نامههای اداری استفاده می‌کنند. این قالب‌های یکسان نشان‌دهنده هویت شرکت یا نام سازمان در ابتدای نامههای اداری است. سربرگ اغلب شامل لوگو و نام سازمان است. اگر سربرگ مشخصی در سازمان شما وجود ندارد، بهتر است در همان ابتدا، در سمت راست و بالای نامه لوگو سازمان را قرار دهید.
پس از آن عنوان گیرنده نامه و در سطر بعدی، پست سازمانی او نوشته شود. اگر نام شخص گیرنده نامه مشخص نبود، می‌توان صرفاً به پست سازمانی وی اشاره کرد. در برخی از نامههای اداری پس از معرفی مشخصات گیرنده نامه باید «موضوع» نامه درج شود. جمله‌ای که مقابل کلمه «موضوع» به آن اشاره میشود؛ نمایشگر هدف یا اهداف اصلی نامه است.
موضوع نامه اداری باید کوتاه و مبین محتوای نامه باشد و با کلماتی تدوین شود که با دقت زیادی انتخاب شده‌اند. برای مثال ابتدای نامه را می‌توان به شکل زیر آغاز کرد:
جناب آقای/ خانم …..
مدیرعامل محترم شرکت …..
موضوع: دعوت به برگزاری جلسه
با سلام و احترام،
متن نامه اداری
متن نامه از سه قسمت مجزا تشکیل میشود: نخست، مقدمه نامه که برای شروع ورود به بحث و آمادگی ذهنی گیرنده پیام ضروری است. دوم، اصل متن نامه که به بیان هدف اصلی برقراری ارتباط اشاره دارد. در این قسمت فرستنده باید سعی کند با کوتاهترین جملات و عبارت‌های ممکن، به شکل شفاف، انگیزه اصلی خود را به گیرنده پیام منتقل کند. سوم، نتیجه‌گیری نامه که فرستنده به طور صریح به رفتار، عمل و کار خاصی که در نظر دارد، اشاره می‌کند.
انتخاب کلمات درست برای انتقال مفهوم در نگارش نامههای اداری اهمیت زیادی دارد. در این مرحله باید تا جای ممکن به شکل مختصر و البته واضح، مفهوم و موضوع را به گیرنده انتقال داد. نامه اداری باید هدف مشخصی داشته باشد؛ برای مثال طرح یک درخواست مشخص یا پیشنهاد شفاف و یا هرچه که خواننده در پایان نامه به راحتی متوجه درخواست نویسنده شود.
هر نامه اداری در بسیاری از موارد، در سه یا چهار سطر قابل نوشتن است؛ با این حال هیچ قانون مشخصی در این زمینه وجود ندارد و میزان محتوای نامههای اداری بسته به ماهیت موضوع، می‌تواند بیشتر یا کمتر باشد. برای مثال ارائه یک گزارش از وضعیت فروش محصول در استان‌های مختلف ممکن است مستلزم تفصیل بیشتری باشد (برای مثال 2 تا 4 صفحه). این در حالی است که به شکل کلی، بهتر است نامه اداری مختصر و مفید باشد. به عبارت دیگر، با کمترین تعداد جملات مقصود نویسنده را بیان کند.
در نامه اداری باید سعی شود با کوتاهترین جملات و عبارت‌های ممکن، به شکل شفاف، انگیزه اصلی به گیرنده پیام منتقل شود
استفاده نکردن از جملات امری از دیگر موضوعات مهمی است که در نوشتن نامههای اداری اهمیت زیادی دارد. نامه اداری بیشتر از اینکه حالت دستوری داشته باشد، باید به شکلی نوشته شود که متقاعدکننده باشد. بنابراین استفاده از عباراتی مانند «خواهشمند است دستور فرمایید» یا «در صورت صلاحدید» در اغلب نامههای اداری استفاده میشود.
موضوع دیگری که در این مرحله باید به آن توجه کرد، این است که ادبیات نامه باید متناسب با گیرنده نامه باشد. برای مثال وقتی نامه اداری از مقام پایین‌تر به مقام بالاتر ارسال شود، می‌توان از عباراتی مانند «به استحضار می‌رساند» استفاده کرد. اما اگر نامه از مقام بالاتر به مقام پایین‌تر ارسال گردد، استفاده از عباراتی مانند «به اطلاع می‌رساند» یا «به آگاهی می‌رساند» کاربرد بیشتری دارد.
همچنین لازم است بدانید که متن نامههای اداری باید براساس سوابق واقعی باشد. هرآنچه که در این نامه‌ها به آن اشاره میشود، باید بر اساس مستنداتی باشد که «سوابق نامه» گفته میشود. بنابراین در متن نامههای اداری بهتر است از نوشتن اظهار نظر شخصی، بدون دلایل قانع کننده و جملات احساسی جلوگیری شود.
پاراگراف بندی یکی از موضوعاتی است که به خواننده کمک می‌کند درک بهتری از متن نامه داشته باشد. هدف از تقسیم محتوای نامه به چند پاراگراف، کمک به تفکیک مطالب در ذهن خواننده است تا موضوع را سریع‌تر و آسان‌تر دریابد. پاراگراف‌ها باید هرکدام به تنهایی تمام و کامل باشند و البته با پاراگراف بعدی پیوند بخورند. به هر حال در نامههای اداری وقتی هدف اعلام چند مطلب مجزا باشد، باید هر مطلب حتماً در یک پاراگراف مستقل بیان شود و تمام جملات این پاراگراف در خدمت همان مطلب اصلی باشند.
برای مشخص شدن پاراگراف‌ها، به استثنای پاراگراف اول، سایر پاراگراف‌ها باید در سطر اول کمی تورفتگی داشته باشند تا با یک نظر به عنوان یک واحد مشخص مورد توجه قرار گیرند.
اکنون که با کلیات نوشتن نامه اداری آشنا شدید، حالا وقت آن است تا کمی جزئی‌تر، نگارش نامه اداری را بررسی کنیم. اغلب نامه های اداری با کلماتی از جنس «بازگشت به»، «پیرو» و یا «به استناد» شروع میشود که هر یک از این عبارات در موقعیت خاصی باید استفاده شود؛ برای مثال:
- بازگشت به: در مواردی استفاده میشود که قصد دارید به نامه دیگری یا حتی درخواستی شفاهی، پاسخ دهید،
- پیرو: معمولا در مواردی کاربرد دارد که پیش از این درخواست خود را مطرح کرده‌اید و اکنون قصد دارید مجدد به آن اشاره کنید،
- به استناد: اغلب در مواردی استفاده میشود که قصد دارید به نامه دیگری، از شخص سومی استناد کنید.
در صورتی که قرار نیست به نامه‌ای اشاره کنید، مثلاً برای اولین بار درخواستی را مطرح می‌کنید؛ بهتر است ابتدا کمی مقدمه چینی کنید. برای مثال، می‌توانید از عباراتی مانند «همان گونه که استحضار دارید» یا «با توجه به» و … استفاده کنید. در این مرحله، پس از شرح مساله باید نتیجه‌گیری مشخصی داشته باشید؛ برای مثال: «پیشنهاد می‌گردد…» یا «دستور فرمایید نسبت به ….. اقدام نمایند».
انتهای نامه اداری
پس از اتمام متن نامه ، باید محلی برای امضای مقام یا واحد سازمانی ارسال‌کننده نامه (معمولاً سمت چپ و پایین نامه) در نظر گرفته شود. در این قسمت در سطر اول، نام و نام خانوادگی مقامی که با امضای نامه مسئولیت نهایی آن را می‌پذیرد، درج میشود و در سطر دوم، عنوان سازمانی وی نوشته میشود.
رونوشت از دیگر بخش‌های نامه اداری است. منظور از رونوشت نامه، واحدهای سازمانی یا اشخاصی هستند که علاوه بر گیرنده اصلی، باید از موضوع نامه مطلع باشند. رونوشت معمولاً به شکل زیر نوشته میشود:
جناب آقای رضایی، مدیر محترم امور فناوری اطلاعات- جهت استحضار
در پایان برای رسمی‌تر شدن نامه اداری، می‌توان از مهر هم استفاده کرد. محل درج مهر اغلب در قسمت امضای نامه است. در ادامه این نوشتار، به چند نمونه نامه اداری اشاره شده است.
نمونه نامه اداری
متن نمونه نامه اداری
ویژگی های یک نامه اداری خوب
هرچند نامه های اداری با توجه به منظور و هدف موضوع، نحوه ارائه و مخاطب با یکدیگر تفاوت دارند، اما در برخی ویژگی ها با هم مشترک هستند. از این رو، می‌توان ویژگیهای زیر را برای نامه اداری خوب نام برد:
- نامه باید حقایق را منعکس کند و منطبق با واقعیت، سوابق و مدارک باشد،
- نامه اداری باید جدی و رسمی باشد و از گستاخی و طنز به دور باشد،
- نامه اداری باید ساده و روان باشد و خواننده به سهولت مباحث آن را دریابد و درک کند. ساده نویسی، بیش از اینکه مربوط به الفاظ و قالب کلمات و عبارت‌ها باشد، به معنی و مفهوم ارتباط دارد. یعنی باید مضمون نوشته به گونه‌ای باشد که از کلی گویی و ابهام دور باشد،
- نامه اداری باید اطلاعات لازم را در بر داشته باشد و از پرداختن به اطلاعات غیر مفید و بپرهیزد،
- در نوشتن نامه باید از عبارت‌ها و کلمات زائد «حشو» پرهیز کرد،
- وحدت کلی موضوع نامه از آغاز تا پایان، حفظ شود،
- یک نامه اداری خوب باید از قواعد نشانه‌گذاری به درستی استفاده کند، زیرا قواعد نشانه‌گذاری از عوامل مهم در انتقال مفاهیم و درست خوانی و درک متن نامه است.
نقش راهکار نرم افزاری در مکاتبات اداری
با توجه به حجم مکاتبات، اهمیت و پراکندگی جغرافیایی برخی از شرکت‌ها و زیرمجموعه‌هایشان، با راه اندازی هسته مرکزی زیرسیستم ارجاع بین سازمانی در دفتر مرکزی و انجام تنظیمات و ابزارهای لازم در شرکت‌های زیر مجموعه، امکان ارسال و دریافت نامه‌ها و ارجاعات سازمانی بین دفتر مرکزی و شرکت‌های زیرمجموعه و همچنین هر یک از شرکت‌های زیر مجموعه با یکدیگر وجود خواهد داشت.
نرم افزار اتوماسیون همکاران سیستم با ایجاد امکان ارجاع بین سازمانی ، بطور مستقیم ارجاع از کارتابل کاربر در یک سازمان به کارتابل کاربر در سازمان دیگر را ممکن می‌کند. این ویژگی برای سازمان‌های هلدینگ و زیرمجموعه‌های آن کاربرد دارد که هر کدام به لحاظ حقوقی مستقل هستند و سیستم اتوماسیون اداری مخصوص به خود را دارند اما کاربران به ویژه مدیران هر سازمان، می‌خواهند بدون نیاز به گردش نامه از طریق دبیرخانه‌ها و ثبت مجدد نامه‌ها مستقیما به یکدیگر ارجاع بزنند. برای کسب اطلاعات بیشتر با ما در تماس باشید.