تصور کنید در یک شرکت فناوری، تیم توسعه نرم‌افزار و تیم فروش به‌طور کامل با یکدیگر هماهنگ نیستند. تیم فروش به مشتریان وعده داده که یک ویژگی خاص در نسخه بعدی نرم‌افزار ارائه خواهد شد، اما این اطلاعات به‌طور دقیق به تیم توسعه منتقل نشده است. تیم توسعه بدون آگاهی از این تعهد، نسخه جدید را بدون آن ویژگی منتشر می‌کند. نتیجه این عدم هماهنگی، نارضایتی مشتریان، آسیب به اعتبار شرکت و ایجاد تنش میان دو تیم است.
همین مثال ساده نشان می‌دهد که ضعف در ارتباطات سازمانی می‌تواند به مشکلات جدی در ارائه خدمات یا محصولات منجر شود و دستیابی به اهداف استراتژیک سازمان را به تأخیر بیندازد. سازمان‌ها باید با طراحی سیستم‌های ارتباطی کارآمد، اینگونه چالش‌ها را به حداقل برسانند و هماهنگی میان افراد و تیم‌ها را تقویت کنند.
در این مقاله، ابتدا با تعریف دقیق ارتباطات سازمانی شروع می‌کنیم و سپس به بررسی انواع ارتباطات سازمانی و مدل‌های مؤثر برای ایجاد یک سیستم ارتباطی کارآمد می‌پردازیم. با ما همراه باشید تا به راهکارهایی عملی برای تقویت سازوکار ارتباطات در سازمان‌ها و نقش فناوری‌های نوین مانند هوش مصنوعی و نرم‌افزارهای سازمانی در این زمینه بپردازیم.
مدیریت ارتباطات سازمانی چیست؛ مدل مناسب یک ارتباط سازمانی
اکثر افراد معمولا ارتباطات سازمانی را موضوعی ساده تلقی می‌کنند و حتی بسیاری آن را با ارتباطات فردی یا اجتماعی یکسان می‌دانند. اگرچه این موارد شباهت‌هایی دارند، اما ارتباطات سازمانی چندین ویژگی متمایز دارد:
- مدیریت ارتباطات سازمانی متمرکز بر اهداف کسب‌وکار بوده و معمولا به شکل رسمی انجام می‌شود. در حالی که ارتباطات فردی، معمولا غیررسمی و به دنبال اهداف شخصی است.
- فرایند ارتباطات سازمانی ساختار و چارچوب مشخصی دارد و معمولا در قالب ایمیل، جلسه، نامه، گزارش مواردی از این قبیل هستند.
- در نهایت ارتباطات سازمانی دامنه گسترده‌تری از ارتباطات فردی داشته و تمام اعضای سازمان از جمله مدیران واحدهای مختلف و کارشناسان و… را در بر می‌گیرد.
با شرح این تفاوت‌ها، می‌توان ارتباطات سازمانی را اینگونه تعریف کرد:
فرآیندی حیاتی و چندلایه است که به انتقال دقیق و به‌موقع اطلاعات، ایده‌ها و نظرات میان اعضا و واحدهای مختلف سازمان کمک می‌کند. این فرآیند نه تنها شامل تبادل پیام‌ها است، بلکه ابزاری برای هماهنگی، ایجاد شفافیت و تقویت فرهنگ سازمانی به شمار می‌رود.
تمامی نامه‌ها و مکاتبات اداری، گزارشات، یادداشت‌ها، کنفرانس‌ها و جلساتی که شرکت می‌کنید یا ایمیل‌های کاری که پاسخ می‌دهید همگی نمونه‌های از ارتباطات سازمانی هستند که احتمالا اکثر شما هر روز با آنها سروکار دارید. در واقع هدف ارتباطات سازمانی انتقال پیام مناسب، در قالب مناسب و به شخص یا واحد مناسب است تا در نهایت به هدف یا خروجی مورد نظر دست پیدا کنیم.
فرض کنید مدیر فروش تصمیم می‌گیرد تخفیف ویژه‌ای برای یک محصول در نظر بگیرد و باید این اطلاعات را به تیم بازاریابی و تیم فروش منتقل کند. برای اینکه پیام به درستی منتقل شود:
- پیام مناسب: باید جزئیات تخفیف به‌طور واضح توضیح داده شود.
- قالب مناسب: ارسال ایمیل برای تیم فروش و گزارش تحلیلی برای تیم بازاریابی مناسب‌تر است.
- شخص یا واحد مناسب: باید به اعضای تیم‌های فروش و بازاریابی پیام ارسال شود تا اقدامات لازم انجام شود.
همین رویکرد را در تعریف ادوین ب. فلپو (Edwin B. Flippo) یکی از متخصصان حوزه منابع انسانی و ارتباطات سازمانی می‌توان مشاهده کرد:
“ارتباطات سازمانی جریانی است که اطلاعات را به شکل دقیق و منسجم در سطوح مختلف سازمان منتقل کرده و به ایجاد هماهنگی در دستیابی به اهداف کمک می‌کند.”
همچنین گارت مورگان (Gareth Morgan) یکی از نظریه پردازان حوزه مدیریت نیز در کتاب “تصاویر سازمان” بیان می‌کند:
“ارتباطات سازمانی، نه فقط وسیله‌ای برای انتقال اطلاعات، بلکه ابزاری کلیدی برای ساخت معنا، تقویت فرهنگ سازمانی و ایجاد هماهنگی در روابط انسانی است.”
در واقع اهداف متصور برای مدیریت ارتباطات سازمانی را می‌توان فراتر از انتقال و رد و بدل کردن انواع پیام در نظر گرفت. این کار وسیله‌ای است برای رسیدن به اهداف مهم‌تر و بزرگ‌تر از قبیل بهبود بهره‌وری عملکرد و دستیابی به اهداف سازمانی.
انواع ارتباطات سازمانی
همانطور که شبکه‌های ارتباطی بدن انسان وظیفه هماهنگی و انتقال پیام‌ها را بر عهده دارند، در سازمان‌ها نیز ارتباطات در قالب‌های گوناگون به تحقق اهداف کمک می‌کند.
هر نوع از انواع ارتباطات سازمانی، بسته به هدف و مخاطب، نقش ویژه‌ای در تسهیل هماهنگی، بهبود عملکرد و افزایش بهره‌وری دارد. از ارسال یک دستورالعمل رسمی توسط مدیران ارشد تا مکالمه‌های غیررسمی بین کارکنان در وقت استراحت، همگی در قالبی خاص و متناسب با نیاز سازمان انجام می‌شوند.
در ادامه، به بررسی انواع ارتباطات سازمانی، از جمله ارتباطات عمودی، افقی، رسمی و غیررسمی و همچنین شیوه‌های انتقال اطلاعات مانند ارتباطات نوشتاری، کلامی، یک‌طرفه و دوطرفه می‌پردازیم و برای هر کدام از آنها یک مثال ملموس می‌زنیم.
ارتباطات عمودی (Vertical Communication)
ارتباطات عمودی اشاره به ساختار ارتباط مدیران با کارشناسان و کارکنان زیردست دارد و به دو دسته بالا به پایین و پایین به بالا تقسیم‌بندی می‌شود.
- ارتباطات بالا به پایین (Downward Communication): اطلاعات از مقامات عالی‌رتبه به زیرمجموعه‌ها منتقل می‌شود.برای مثال، مدیر ارشدی را در نظر بگیرید که تصمیم می‌گیرد دستورالعمل‌های جدیدی برای عملکرد تیم‌های فروش تعیین کند و این اطلاعات را به مدیران میانی و سپس به تیم‌های فروش منتقل می‌کند.
- ارتباطات پایین به بالا (Upward Communication): اطلاعات از سطوح پایین سازمان به مقامات بالا ارسال می‌شود. برای نمونه کارمندی که گزارش عملکرد ماهانه خود را به مدیر ارائه می‌دهد، یا یکی از تیم‌ها بازخورد را در مورد فرآیندهای موجود در سازمان به مدیریت ارشد ارسال می‌کنند.
ارتباطات سازمانی مورب (Diagonal Communication)
این نوع از ارتباطات سازمانی معمولا برای حل مسائل پیچیده یا تسریع فرآیندهای کاری استفاده می‌شود و باعث کاهش موانع ارتباطی و افزایش هماهنگی میان بخش‌های مختلف می‌شود. فرض کنید مدیر منابع انسانی برای اجرای یک سیستم ارزیابی عملکرد جدید به مشاوره تخصصی از (IT) نیاز دارد. او به‌جای اینکه ابتدا از طریق مدیرعامل یا معاون منابع انسانی اقدام کند، مستقیم با مدیر IT تماس می‌گیرد و جلسات هماهنگی برگزار می‌کند.
ارتباطات افقی (Horizontal Communication)
این نوع ارتباطات سازمانی بین واحدها و افراد در همان سطح سازمانی برقرار می‌شود. مثلا تیم‌های فروش و بازاریابی، با یکدیگر برای هماهنگی در یک کمپین تبلیغاتی بزرگ جلساتی برگزار می‌کنند تا استراتژی‌ها و پیام‌ها را هماهنگ کنند.
ارتباطات غیررسمی (Informal Communication)
ارتباطات غیررسمی، ارتباطی است که خارج از ساختار رسمی سازمان و معمولا از طریق شبکه‌های اجتماعی داخلی یا تعاملات روزمره ایجاد می‌شود. در بسیاری از کسب‌وکارها، کارکنان در طول نهار در مورد مسائل کاری خود صحبت می‌کنند و اطلاعات غیررسمی درباره پروژه‌ها یا تغییرات داخلی سازمان را به اشتراک می‌گذارند.
ارتباطات رسمی (Formal Communication)
این نوع ارتباطات از طریق کانال‌های رسمی سازمان، مانند گزارش‌ها، ایمیل‌ها، جلسات رسمی و دستورالعمل‌ها انجام می‌شود. معمولا یک مدیر از طریق ایمیل، به تمام کارکنان اطلاع می‌دهد که تغییرات جدیدی در سیاست‌های سازمانی اعمال می‌شود.
ارتباطات درون سازمانی (Internal Communication)
ارتباطات درون سازمانی به تبادل اطلاعات بین اعضای مختلف سازمان مربوط می‌شود. برای نمونه مدیر بخش منابع انسانی اطلاعیه‌ای را به تمامی کارکنان ارسال می‌کند که در آن اطلاعات جدیدی در مورد تعطیلات رسمی و سیاست‌های مرخصی آمده است.
ارتباطات برون‌سازمانی (External Communication)
این نوع ارتباطات به تعاملات سازمان با عوامل بیرونی مانند مشتریان، تأمین‌کنندگان، رسانه‌ها و ذی‌نفعان خارجی مربوط می‌شود. مثلا یک شرکت تولیدی اطلاعات جدید در مورد محصولات خود را از طریق یک بیانیه مطبوعاتی به رسانه‌ها ارسال می‌کند.
ارتباطات یک‌طرفه و دوطرفه
- ارتباطات یک‌طرفه (One-Way Communication): در این نوع ارتباطات، اطلاعات تنها از یک طرف (ارسال‌کننده) به طرف دیگر (دریافت‌کننده) منتقل می‌شود بدون اینکه بازخورد فوری یا فعال از طرف دریافت‌کننده دریافت شود. ارسال اطلاعیه‌ها یا دستورالعمل‌های رسمی از سوی مدیریت به کارکنان بدون نیاز به دریافت پاسخ، یک مثال بارز از ارتباطات یک‌طرفه است.
- ارتباطات دوطرفه (Two-Way Communication): در این نوع ارتباطات، تبادل اطلاعات به‌طور فعال و دوجانبه انجام می‌شود. هر دو طرف (ارسال‌کننده و دریافت‌کننده) در فرآیند ارتباط شرکت دارند و به‌طور مداوم بازخورد می‌دهند. برای مثال، جلسات تیمی که در آن مدیر و اعضای تیم بازخوردهایی را مبادله می‌کنند تا بهترین تصمیم‌گیری انجام شود.
- ارتباطات مورب (Diagonal Communication)
این نوع ارتباطات در سازمان‌هایی که ساختار سلسله‌مراتبی دارند، میان اعضای مختلف از سطوح و بخش‌های متفاوت سازمان برقرار می‌شود. فرض کنید مدیر منابع انسانی برای اجرای یک سیستم ارزیابی عملکرد به مشاوره تخصصی از بخش (IT) نیاز دارد. او به‌جای اینکه ابتدا از طریق مدیرعامل یا معاون منابع انسانی اقدام کند، مستقیماً با مدیر IT هماهنگی می‌کند.
ارتباطات نوشتاری (Written Communication)
ارتباطاتی است که به شکل مکتوب انجام می‌شود و می‌تواند در قالب گزارش‌ها، ایمیل‌ها، نامه‌ها و اسناد رسمی باشد. ارسال ایمیل گزارش وضعیت پروژه‌ها از سوی تیم‌های مختلف به مدیران ارشد، یک نمونه از ارتباطات نوشتاری است. همانطور که نامه اداری و سایر مکاتبات اداری نیز نوعی از آن هستند.
ارتباطات کلامی (Verbal Communication)
این نوع ارتباطات سازمانی شامل تبادل اطلاعات به‌طور شفاهی است و می‌تواند در قالب تماس‌های تلفنی، جلسات حضوری، کنفرانس‌ها یا حتی ویدئو کنفرانس‌ها باشد. برای مثال می‌توان به جلسه هفتگی تیم برای بررسی پیشرفت پروژه‌ها و تبادل نظر درباره استراتژی‌های آینده اشاره کرد.
| نوع ارتباطات | تعریف | مثال |
| عمودی (بالا به پایین) | اطلاعات از مقامات عالی‌رتبه به زیرمجموعه‌ها منتقل می‌شود. | مدیر ارشد دستورالعمل‌های جدید را به مدیران میانی منتقل می‌کند. |
| عمودی (پایین به بالا) | اطلاعات از سطوح پایین به مقامات بالاتر ارسال می‌شود. | یک کارمند گزارش عملکرد خود را به مدیر ارسال می‌کند. |
| افقی | ارتباطات بین افراد در یک سطح سازمانی انجام می‌شود. | تیم‌های فروش و بازاریابی در یک کمپین تبلیغاتی با یکدیگر همکاری می‌کنند. |
| غیررسمی | ارتباطات خارج از ساختار رسمی سازمان برقرار می‌شود. | اعضای تیم در طول نهار در مورد پروژه‌ها صحبت می‌کنند. |
| رسمی | ارتباطات از طریق کانال‌های رسمی سازمان برقرار می‌شود. | اطلاعیه تغییر سیاست‌های سازمانی از طریق ایمیل به کارکنان ارسال می‌شود. |
| درون‌سازمانی | اطلاعات بین اعضای مختلف سازمان منتقل می‌شود. | منابع انسانی اطلاعیه‌ای در مورد تعطیلات رسمی به کارکنان ارسال می‌کند. |
| برون‌سازمانی | ارتباطات سازمان با عوامل بیرونی (مشتریان، رسانه‌ها و…) برقرار می‌شود. | ارسال بیانیه مطبوعاتی به رسانه‌ها در مورد محصولات جدید. |
| یک‌طرفه | ارتباطات بدون دریافت بازخورد فوری از طرف دریافت‌کننده انجام می‌شود. | ارسال اطلاعیه‌ها به کارکنان بدون دریافت پاسخ. |
| دوطرفه | ارتباطات با تبادل اطلاعات دوجانبه و بازخورد انجام می‌شود. | جلسات تیمی برای بررسی بازخوردهای عملکرد و استراتژی‌ها. |
| مورب | ارتباطات میان سطوح مختلف و بخش‌های مختلف سازمان برقرار می‌شود. | جلسات مدیر منابع انسانی با مدیر IT برای پیاده‌سازی سیستم جدید. |
| نوشتاری | اطلاعات به‌صورت مکتوب منتقل می‌شود. | ارسال گزارش وضعیت پروژه‌ها از طریق ایمیل. |
| کلامی | اطلاعات به‌صورت شفاهی منتقل می‌شود. | جلسات تیمی برای بررسی پیشرفت پروژه‌ها و تبادل نظر. |
چند راهکار موثر برای بهبود ارتباطات سازمانی
تا اینجا به تعریف انواع ارتباطات سازمانی اشاره کردیم. در ادامه چند راهکار مشخص برای بهبود هر کدام از انواع آن بیان کرده و سپس نقش فناوری‌های مختلف از جمله هوش مصنوعی و سیستم‌های نرم‌افزاری مانند نرم افزار اتوماسیون ادرای را در این زمینه شرح می‌دهیم.
1. ترویج فرهنگ بازخورد مستمر
برقراری یک سیستم بازخورد مؤثر، باعث تقویت اعتماد و افزایش بهره‌وری می‌شود. در یک شرکت تولیدی، کارکنان بخش تولید در جلسات بازخورد هفتگی مشکلاتی مانند خرابی مکرر تجهیزات را با مدیران در میان می‌گذارند. این جلسات باعث می‌شود مدیران با دریافت بازخوردها، برنامه تعمیرات پیشگیرانه را اصلاح کنند و بهره‌وری افزایش یابد.
2. طراحی مسیرهای ارتباطی مشخص و شفاف
تعیین کانال‌های ارتباطی مشخص، سردرگمی و تداخل در پیام‌ها را کاهش می‌دهد. برای مثال، در یک سازمان فناوری اطلاعات، چت گروهی داخلی برای پرسش‌های فوری و ایمیل برای گزارش‌دهی مورد استفاده قرار می‌گیرد. این تفکیک کانال‌ها باعث می‌شود پیام‌ها به درستی به افراد مناسب منتقل شوند و بهره‌وری تیم بهبود یابد.
3. برگزاری جلسات کوتاه و هدفمند (Stand-up Meetings)
جلسات کوتاه روزانه به هماهنگی بیشتر و کاهش دوباره‌کاری‌ها کمک می‌کند. برای مثال، تیم بازاریابی یک شرکت هر روز جلسات 15 دقیقه‌ای برگزار می‌کند. در این جلسات، اعضا وظایف روزانه خود را مشخص کرده و مشکلات احتمالی را مطرح می‌کنند.
4. آموزش مهارت‌های ارتباطی
آموزش مهارت‌های ارتباطی باعث کاهش سوءتفاهم‌ها و تقویت تعاملات می‌شود. به‌عنوان نمونه، در یک شرکت خدمات مالی، کارگاه “مدیریت تعارض و مذاکره” برای کارکنان برگزار شد. نتیجه این آموزش، کاهش اختلافات بین تیم‌های فروش و پشتیبانی و بهبود تعاملات آنها در رسیدگی به درخواست‌های مشتریان بود.
5. ارتباطات بین‌واحدی از طریق کارگاه‌های مشترک
برگزاری کارگاه‌های مشترک میان واحدهای مختلف سازمان، هماهنگی و درک متقابل را افزایش می‌دهد. برای مثال، تیم‌های مالی و منابع انسانی یک سازمان برای هماهنگی در بودجه‌بندی و سیاست‌های پاداش‌دهی، کارگاه مشترکی برگزار می‌کنند. این کارگاه به تسهیل تصمیم‌گیری و بهبود روابط بین‌واحدی منجر می‌شود.
6. پیاده‌سازی نقشه ارتباطات سازمانی
استفاده از نقشه ارتباطات سازمانی، مسیر انتقال پیام‌ها را شفاف‌تر می‌کند. برای مثال، در یک شرکت لجستیکی، مشخص می‌شود که گزارش‌های وضعیت حمل‌ونقل باید از رانندگان به سوپروایزرها و سپس به مدیر عملیات منتقل شود. این شفافیت باعث کاهش خطا در برنامه‌ریزی و بهبود فرآیندها خواهد شد.
نقش تسهیل‌گر فناوری‌های نوین در مدیریت ارتباطات سازمانی
فناوری اطلاعات با ارائه ابزارها و راهکارهای نوین، فرایند ارتباطات سازمانی را سریع‌تر، شفاف‌تر و مؤثرتر کرده است. در ادامه به نقش فناوری‌های مختلف در بهبود این حوزه پرداخته‌ایم:
1: نرم‌افزارهای مدیریت ارتباطات سازمانی
این نرم‌افزارها، مانند Microsoft Teams، Slack و Zoom ، امکان تبادل اطلاعات در لحظه، همکاری تیمی و برگزاری جلسات مجازی را فراهم می‌کنند. ممکن است تیم توسعه محصول در یک شرکت بین‌المللی، از Microsoft Teams برای مدیریت پروژه‌ها و هماهنگی اعضا استفاده می‌کند. این ابزار باعث کاهش زمان پاسخ‌دهی و افزایش بهره‌وری شده است.
در زمینه نرم‌افزارهای ارتباطات سازمانی، می‌توان به راهکارهای مختلفی از جمله اتوماسیون اداری، نرم افزار مکاتبات اداری، نرم افزار مدیریت وظایف تیم (نظیر ترللو یا میزیتو)، نرم افزار مدیریت جلسات اشاره کرد که نمونه‌های خارجی و ایرانی آنها وجود دارد.
2. هوش مصنوعی
هوش مصنوعی با تحلیل داده‌ها و ارائه پیشنهادات هوشمند، می‌تواند تعاملات سازمانی را بهبود بخشد.
برای مثال، چت‌بات‌های داخلی، مانند ابزارهای مبتنی برChatGPT، می‌توانند به کارکنان در یافتن اطلاعات موردنیاز یا پاسخ به سؤالات متداول کمک کنند. این ابزارها فشار کاری تیم‌های منابع انسانی را کاهش می‌دهند.
3. نقش سامانه‌های مدیریت دانش
این سامانه‌ها با ایجاد پایگاه‌های اطلاعاتی متمرکز، دسترسی به اطلاعات کلیدی را برای کارکنان تسهیل می‌کنند.
برای نمونه در یک شرکت فناوری، سامانه مدیریت دانش به کارکنان اجازه می‌دهد که به مقالات آموزشی، فرآیندها و اسناد سازمانی دسترسی سریع داشته باشند، که باعث تسهیل حل مسائل و کاهش زمان جستجو می‌شود.
4. ابزارهای تحلیل ارتباطات سازمانی
یک حالت پیشرفته کاربرد فناوری در ارتباطات سازمانی این است که این ابزارها با تحلیل الگوهای ارتباطی میان کارکنان، نقاط ضعف و قوت ارتباطات را شناسایی می‌کنند. برای مثال، شرکت‌ها با استفاده از ابزارهای تحلیل شبکه‌ای متوجه می‌شوند که ارتباطات میان تیم‌های فروش و خدمات پس از فروش ضعیف است و اقدام به برگزاری جلسات مشترک می‌کنند.
5. فناوری‌های مبتنی بر فضای ابری (Cloud-Based Technologies)
فضای ابری امکان دسترسی به اطلاعات و اسناد را از هر مکان و در هر زمان فراهم می‌کند. مثلا یک شرکت مشاوره‌ای از Google Drive برای به‌اشتراک‌گذاری اسناد پروژه‌های مختلف استفاده می‌کند، که این امر باعث هماهنگی بیشتر تیم‌های پراکنده جغرافیایی می‌شود.
6. نرم افزارهای مدیریت پروژه (Project Management Systems)
ابزارهایی مانند Trello، Asana و Jira با ارائه قابلیت‌هایی نظیر ردیابی وظایف، تعیین مسئولیت‌ها و زمان‌بندی، هماهنگی بین تیم‌ها را تقویت می‌کنند. معمولا تیم‌های بازاریابی شرکت‌ها، با استفاده از Trello، کمپین تبلیغاتی جدید خود را مدیریت کرده و وظایف مختلف را به اعضا اختصاص می‌دهند.
سخن آخر
مدیریت ارتباطات سازمانی نقش کلیدی در موفقیت سازمان‌ها ایفا می‌کند. انتقال دقیق اطلاعات، ایده‌ها و نظرات میان اعضا و تیم‌ها برای دستیابی به اهداف استراتژیک ضروری است. ضعف در این حوزه می‌تواند منجر به سوءتفاهم، کاهش بهره‌وری و نارضایتی شود.
برای بهبود ارتباطات سازمانی، راهکارهایی نظیر ترویج فرهنگ بازخورد، طراحی کانال‌های ارتباطی شفاف، برگزاری جلسات هدفمند و آموزش مهارت‌های ارتباطی پیشنهاد می‌شود. اما در عصر دیجیتال، فناوری‌های نوین همچون نرم‌افزارهای مدیریت ارتباطات و هوش مصنوعی نقشی حیاتی در این زمینه ایفا می‌کنند.
در این میان، راهکار مدیریت ارتباطات سازمانی (نرم افزار اتوماسیون اداری) همکاران سیستم با ایجاد زیرساخت‌های یکپارچه برای مدیریت مکاتبات، جلسات و فرآیندهای سازمانی، به تسریع و شفاف‌سازی ارتباطات کمک می‌کند. این راهکار با امکاناتی مانند آرشیو متمرکز اطلاعات، گزارش‌گیری دقیق، پیگیری وضعیت وظایف و ادغام با سایر سامانه‌ها، سازمان‌ها را در کاهش خطا، افزایش هماهنگی و بهره‌وری بیشتر یاری می‌دهد. استفاده از چنین ابزارهایی، گامی موثر در بهینه‌سازی ارتباطات سازمانی و تقویت عملکرد کلی سازمان است.