مقاله‌های شبکه دانش

نامه محرمانه سندی است که افشای غیرمجاز آن علاوه بر تبعات قانونی و کسب و کاری می‌تواند منافع سازمان را به خطر بیندازد و یا منجر به از دست رفتن مزایای رقابتی سازمان شود.
در این نوشتار به بررسی انواع اسناد محرمانه از جمله نامه‌ محرمانه و بررسی نحوه بایگانی این اسناد می‌پردازیم.

هر نوع فایل مکتوبی که برای انجام کاری مشخص، منجر به برقراری ارتباط بین دو یا چند واحد (از جمله درون سازمانی یا برون سازمانی) شود، در زمره مکاتبات اداری قرار می‌گیرد. در این مقاله به برخی از مهم‌ترین اسناد اداری که کاربرد بیشتری دارد اشاره شده است.

ECE یک پروتکل ملی و کاملا ایرانی است که برای سازمان‌هایی که از سیستم‌های اتوماسیون اداری استفاده می‌کنند، این امکان را فراهم می‌کند تا بتوانند مکاتبات خارج سازمانی خود را تحت بستر نرم ‌افزار اتوماسیون و به شکل الکترونیکی انجام دهند.

نوشتن نامه‌های اداری و نگارش درست آن یکی از مهم‌ترین و ضروری‌ترین مهارت‌ها برای هر کارمند اداری به شمار می‌آید. بنابراین هر شخصی که در هر سازمانی به ویژه سازمان‌های دولتی فعالیت می‌کند؛ پیش از هر مهارتی باید به شکل تخصصی با اصول نگارش نامه اداری آشنا باشد.

امضای دیجیتال یک تکنیک ریاضی است که برای تایید صحت و یکپارچگی یک سند دیجیتال، پیام یا نرم‌افزار مورد استفاده قرار می‌گیرد. امضای دیجیتال، معادل امضای دست‌نویس یا مهر است، اما امنیت آن بسیار بیشتر است.

به فرآیند ذخیره‌سازی طولانی و ایمن اسنادی که از چرخه استفاده روزانه خارج شده‌اند، بایگانی گفته می‌شود. این اسناد که اطلاعات با ارزشی هستند، یکی از ابزارهای مدیریتی در اخذ تصمیمات مدیریتی به شمار می‌روند.

دبیرخانه به بخشی از سازمان گفته می‌شود که وظیفه ثبت، دریافت، حفظ و توزیع نامه‌ها، اسناد و پرونده‌های سازمان را برعهده دارد. هیچ نوشته‌ای در یک سازمان، بدون ثبت در دبیرخانه، رسمیت ندارد و سند اداری محسوب نمی‌شود.