استخدام نیروهای جدید در سازمان بخش اجتناب‌ناپذیری از مدیریت یک کسب‌وکار بوده و مقوله‌ای فراتر از بررسی رزومه‌های متقاضیان و برگزاری جلسات مصاحبه است.
اشتباهات استخدام، مانند تنظیم شرح شغل‌های نامناسب یا اطلاع‌رسانی‌های ضعیف می‌توانند شانس شما را نسبت به جذب و استخدام افراد واجد شرایط و پرپتانسیل کاهش دهد. با این حال، با پیمودن یک فرآیند جذب و استخدام مناسب، سازمان شما قادر خواهد بود بهترین نامزدها را استخدام کرده و از پتانسیل‌های آنها بهره‌مند شود.
در این مقاله پس از تعریف فرایند استخدام، انواع مدل‌هایی که سازمان‌ها برای استخدام نیروهای مدنظر خود از آنها بهره می‌گیرند را معرفی کرده و مراحل یک فرایند استخدام را بررسی خواهیم کرد.
فرایند استخدام چیست؟
فرآیند استخدام یک روش گام به گام برای یافتن، جذب و استخدام کارمندان جدید است. یک فرآیند استخدام خوب به شما کمک می‌کند تا افراد متخصصی که متناسب با برند سازمانی شما هستند را جذب و به استخدام خود درآورید. عناصر هر فرآیند استخدام برای شرکت‌های مختلف، خاص و منحصربه‌فرد هستند؛ اما سازمان‌ها می‌توانند مجموعه‌ای از مراحل کلی برای جذب و استخدام نامزدهای واجد شرایط شغلی خود تعریف کنند.
روش های استخدامی سازمان ها
انواع مختلفی از مدل های استخدام وجود دارد که سازمان‌ها امروزه از آنها استفاده می‌کنند. به همین دلیل، ضروری است که با انواع آنها آشنا شده و بر اساس نیازهای استخدامی خود، بهترین مدل را انتخاب کنید. در این بخش، به انواع مختلف مدل های استخدامی که معمولاً در بازار کار مورد استفاده قرار می‌گیرند، اشاره شده است.
استخدام براساس تقاضا
مدل استخدام بر اساس تقاضا اخیراً محبوبیت زیادی پیدا کرده است. بر اساس این مدل، فرد استخدام کننده به شکل ساعتی یا پروژه‌ای با سازمان کار می‌کند. به همین دلیل شما حق اضافه کردن افراد بیشتر یا حذف آنها و همچنین در صورت نیاز، افزایش یا کاهش ساعات کاری را دارید.
استخدام اقتضایی
استخدام اقتضایی یکی از پرکاربردترین مدل های استخدام است. این مدل مبتنی بر شرایط و ضوابطی است که میان سازمان و فرد استخدام‌کننده منعقد شده است. در این مدل، فرد استخدام کننده کارمندان را بر اساس نیاز سازمان‌ها، به آنها معرفی می‌کند. سازمان‌هایی که از این مدل استخدامی پیروی می‌کنند، نیازی به پرداخت هزینه ثابت به استخدام کننده ندارند و فقط زمانی هزینه پرداخت می‌کنند که فرد استخدام کننده، شخص موردنظر سازمان را به آنها معرفی کند.
بسته به نیازهای استخدامی خاص یک شرکت، استخدام کننده ممکن است آزمون‌های مختلفی را برای یافتن نیروی مناسب تنظیم کند. علاوه بر این، استخدام‌کنندگان همواره یک پایگاه داده از نامزدهای احتمالی را نگه می‌دارند تا هنگام معرفی افراد به سازمان‌ها، از تعداد مناسب و کافی برخوردار باشند.
مدل های استخدام مختلفی وجود دارند که شرکت‌ها برمبنای نیاز خود باید یکی از آنها را انتخاب کنند
جستجوی ثابت
در این مدل استخدامی، یک فرد استخدام‌کننده ثابت، بر اساس یک قرارداد ثابت با سازمان، به شکل مداوم به جستجوی نیروهای مناسب برای سازمان می‌پردازد. این افراد تا زمانی که نیروهای مناسب برای سازمان را پیدا کنند به جستجو نیرو می‌پردازند و همواره سازمان مبلغی را به این فرد پرداخت می‌کند.
نیازمندی های انحصاری
این مدل استخدام ، همانطور که از نام آن پیداست، بر اساس توافق‌هایی بر سر الزامات انحصاری میان استخدام کننده و سازمان است. در این مدل، استخدام کننده به سازمان این اطمینان را می‌دهد که موقعیت‌های شغلی خالی سازمان را در یک دوره یا تاریخ خاص پر کند. اگر استخدام‌کننده موفق به پر کردن جای خالی در زمان تعیین شده نشود، سازمان این حق را دارد که این فرصت را به سایر استخدام‌کنندگان ارائه داده یا از فرد استخدام‌کننده جریمه دریافت کند. تمام این شرایط و ضوابط به وضوح در توافقنامه مشخص شده است.
برون‌سپاری فرایند استخدام (RPO)
در این مدل استخدامی، یک شرکت ارائه‌دهنده خدمات خارج از سازمان، برای فرآیندهای استخدام داخلی یک سازمان کار می‌کند. این شرکت می‌تواند کارکنان، خدمات، فناوری‌ها و سیستم‌های گزارش‌دهی خود را ارائه داده یا از منابع خود سازمان استفاده کند. در این مدل، شرکت خارجی کاملاً مسئول همه چیز است؛ از یافتن افراد مناسب برای سازمان تا برنامه‌ریزی، انجام فرآیندهای مصاحبه و در نهایت بستن قرارداد با فرد استخدام شده.
از جمله مزیت‌های برون‌سپاری استخدام این است که شرکت دیگر نیازی به داشتن واحد جداگانه و مستقل برای امور منابع انسانی خود ندارد که همین امر نوعی صرفه‌جویی در هزینه‌ها برای شرکت محسوب می‌شود. اما از سوی دیگر، اگر این شرکت ارائه‌دهنده خدمات به خوبی با فرهنگ و برنامه‌های استخدامی سازمان آشنا نباشد، ممکن است چالش‌های مهم و جدی را برای آن ایجاد کنند. به همین دلیل است که سازمان‌ها باید در انتخاب این شرکت‌های ارائه‌دهنده خدمات استخدامی محطاط باشند.
مراحل فرایند استخدام
همانطور که اشاره شد، اصولا فرایند جذب و استخدام در هر سازمانی منحصر به فرد است. اما به شکل کلی، عمده فرآیندهای استخدام شامل 10 مرحله اساسی است.
1. شرح شغلی بنویسید که نیازهای استخدامی شما را به شکل دقیق مشخص کند
شرح شغل یکی از اولین تعاملاتی است که متقاضی شغل با سازمان شما دارد. اطمینان حاصل کنید که شرح شغل شما استاندارد بوده و به شکل دقیق، برند سازمان شما و جایگاه شغلی که برای آن درحال استخدام نیرو هستید را معرفی می‌کند.
به عنوان مثال، شما باید در مورد مسئولیت‌ها و الزامات خاص جایگاه شغلی خود شفاف باشید و از زبان خاص برند استفاده کنید تا متقاضی شغل نسبت به فرهنگ سازمان شما شناخت کافی پیدا کند. در این صورت، در شرح شغل خود به شکل دقیق توضیح دهید که چه انتظاراتی از متقضیان دارید و شما نیز در مقابل، چه خدمات و مزایایی را به آنها ارائه می‌دهید.
لازم به ذکر است که یک شرح شغل خوب به حذف نامزدهای شغلی نامناسب نیز کمک می‌کند و باعث می‌شود بتوانید رزومه‌های مرتبط‌تری را دریافت کنید.
2. آگهی جایگاه شغلی موردنظر را منتشر کنید
پس از اینکه شرح شغل موردنظر خود را تهیه کردید، گام بعدی این است که آن را از طریق کانال‌های مختلف تبلیغ کنید تا بتوانید به افراد مناسب دست پیدا کرده و آنها را استخدام کنید. جایگاه‌های شغلی خود را از طریق روش‌های مختلف مثل سایت‌ها یا اپلیکیشن‌های کاریابی، شبکه‌های اجتماعی، وب‌سایت سازمان، نمایشگاه‌های مشاغل و… آگهی کنید. همچنین می‌توانید کارکنان خود را نیز تشویق کنید تا این جایگاه‌های شغلی را در شبکه روابط خود به سایرین معرفی کنند.
3. رزومه‌های دریافتی از کارجویان را بررسی کنید
پس از اتمام زمان انتشار آگهی شغلی و دریافت رزومه‌ها، باید فرآیندی را برای بررسی هریک از آنها درنظر بگیرید. برای این منظور، می‌توانید یک یا چند نفر را برای بررسی رزومه‌ها و گلچین کردن آنها اختصاص دهید.
بررسی دقیق رزومه‌های دریافتی و انطباق آنها با شرح شغل سازمان یکی از مهمترین گام‌ها در فرایند استخدام است
4. برای غربالگری اولیه یک مصاحبه تلفنی داشته باشید
پس از محدود کردن تعداد متقاضیان شغل، یک مصاحبه تلفنی با هر یک از نامزدهای منتخب انجام دهید. مصاحبه تلفنی یک غربالگری اولیه مختصر است که حدود 15 تا 30 دقیقه طول می‌کشد. در این مصاحبه صرفا چند سوال اساسی در راستای آشنایی بیشتر با متقاضی بپرسید و در مورد مهارت‌ها، تجارب و علایق آنها نسبت به جایگاه شغلی نیز سوال کنید. در واقع این مصاحبه باید شما را به شکل کلی با فرد متقاضی و مهارت‌های او آشنا کند.
5. مصاحبه‌های نهایی را انجام دهید
مصاحبه‌های تلفنی تعداد متقاضیان را محدودتر می‌کند و به شما کمک می‌کند تا با دقت بیشتری داوطلبان را برای مصاحبه حضوری انتخاب کنید. با داوطلبان منتخب مصاحبه حضوری (یا مصاحبه‌های تصویری و آنلاین) برگزار کنید. این مصاحبه‌ها عمیق‌تر هستند و به شما کمک می‌کنند تا افراد برتر را انتخاب کنید. همچنین بهتر است از چند نفر از اعضای سازمان بخواهید در این مصاحبه‌ها حضور داشته باشند تا تصویر بهتری از اینکه کدام متقاضی برای سازمان و جایگاه شغلی مربوطه مناسب است، به دست آورید.
6. از متقاضی شغل چند آزمون ارزیابی بگیرید
بسته به جایگاه شغلی که برای آن نیرو استخدام می‌کنید، می‌توانید از متقاضیان خود چند آزمون ارزیابی بگیرید. به عنوان مثال، اگر به دنبال استخدام ویراستار هستید، می‌توانید متنی را در اختیار داوطلب قرار دهید و از او بخواهید تا در مدت زمانی معین آن را ویرایش کرده و به شما تحویل دهد. اگر در حال استخدام نیروی فروش هستید، می‌توانید از داوطلب بخواهید بر اساس محصول خاصی که سازمان شما می‌فروشد، یک نمونه یا برنامه پیشنهادی برای فروش ارائه دهد.
این دسته از ارزیابی‌ها همیشه ضروری نیستند، اما این آزمون‌ها در واقع آزمایش می‌کنند که آیا نامزد می‌تواند مسئولیت‌های مرتبط با جایگاه شغلی را انجام دهد یا خیر. این ارزیابی را می‌توان قبل، حین یا بعد از مصاحبه رسمی انجام داد.
7. پیشینه متقاضی و مراجعی که معرفی کرده را بررسی کنید
تماس با مراجع و بررسی سوابق کارجو بخش مهمی از فرآیند استخدام است که اغلب به عنوان یکی از آخرین مراحل انجام می‌شود. هدف از بررسی سوابق اطمینان از این موضوع است که نامزد شغلی از نظر قانونی برای این موقعیت مناسب است و سوابق منفی ندارد. با این حال، این نکته را باید مدنظر داشته باشید که چه سوابقی را منفی و چه سوابقی را مثبت درنظر می‌گیرید. برای مثال اگر به دنبال استخدام راننده کامیون هستید، سابقه تخلفات رانندگی اون بسیار مهم و با اهمیت است اما این موضوع به استخدام کارشناس بازاریابی هیچ ربطی ندارد.
8. تصمیم نهایی خود را برای استخدام بگیرید
دانش و اطلاعاتی که تا به حال در مورد نامزدهای شغلی خود به دست آورده‌اید را برای تصمیم‌گیری نهایی در مورد اینکه چه کسی را استخدام کنید، به کار بگیرید. با همه افرادی که با داوطلبان صحبت کرده‌اند، مشورت کنید تا بتوانید تصمیم آگاهانه‌تری بگیرید. همواره صلاحیت‌ها و تناسب آنها با فرهنگ سازمان را مدنظر قرار دهید، اما بر اساس تعصب یا تبعیض تصمیم نگیرید.
9. پیشنهاد شغلی خود را با داوطلبان برتر مطرح کنید
پیشنهادها و مزایایی که برای جایگاه شغلی مربوطه درنظر گرفته‌اید را با متقاضیان برتر خود در میان بگذارید. معمولا افراد با پتانسیل بالا، برای مدت طولانی بیکار نمی‌مانند. بنابراین زمانی که تصمیم گرفتید چه کسی را استخدام کنید، به سرعت پیشنهادهای خود را با آنها مطرح کنید تا آنها را از دست ندهید. موارد مربوط به حقوق و مزایا را به آنها اطلاع دهید و در این مدت برای مذاکره نیز آمادگی باشید.
10. کارمند جدید را استخدام کنید
فرآیند استخدام کارمند شما می‌تواند تاثیر مهمی در میزان موفقیت فرد استخدام شده در سازمان شما داشته باشد. در ابتدا مدارک لازم را برای افراد منتخب ارسال کنید تا آنها را بررسی و امضا کنند.
فلوچارت جذب و استخدام نیروهای جدید در سازمان
به منظور شفاف‌سازی بهتر فرایند مصاحبه، فلوچارت فرایند استخدام در ادامه نمایش داده شده است:
فلوچارت فرایند استخدام
نقش راهکارهای نرم افزاری در مدیریت منابع انسانی
پس از استخدام افراد مناسب، مهمترین موضوع حفظ و نگهداشت استعدادهای جذب شده در سازمان است. یکی از هرنای مدیران منابع انسانی امروز، ایجاد همراستایی میان توانمندی‌ها و استعدادهای سرمایه انسانی با عملکرد سازمان است. نرم افزار منابع انسانی همکاران سیستم همراه سازمان‌ها در مدیریت هرچه بهتر منابع انسانی سازمان‌ها است. با استفاده از این نرم افزار می‌توانید مسیر شغلی سرمایه‌های انسانی سازمان را ترسیم کنید و در کنار مدیریت حضور کارکنان، امنیت تردد را نیز در سازمان‌تان به‌دست آورید. پوشش‌دهی تنوع و پیچیدگی‌های نظام‌های جبران خدمات، پردازش سریع و شناسایی کارکنان مشمول ارتقا و ترفیع و تسهیل در اجرای فرآیندهای مربوط به آن از ویژگی‌های دیگر راهکار سرمایه انسانی همکاران سیستم است. برای کسب اطلاعات بیشتر با ما در تماس باشید.
منابع:
- businessnewsdaily.com
- medium.com