تصور کنید قصد دارید از یک محصول جدید رونمایی کنید. همه چیز بهظاهر آماده است، اما در مرحله آزمایش نهایی محصول، نقصهای غیرمنتظرهای در عملکرد محصول کشف میشود. چگونه میتوان از وقوع چنین مشکلاتی جلوگیری کرد؟ یکی از مؤثرترین راهها، بهرهگیری از رویکردی اثباتشده و علمی به نام شش سیگما است.
شش سیگما (Six Sigma) روشی است که با ریشههایی در نظریات ریاضی قرن نوزدهم و توسعهیافته در دهه ۱۹۸۰ توسط محققان شرکت موتورولا، توانسته جایگاه ویژهای در بهبود فرآیندهای کسبوکار پیدا کند. این روش مجموعهای از تکنیکها و ابزارهای آماری است که هدف آن کاهش انحرافات در فرآیندها، حذف عیوب و دستیابی به کیفیتی پایدار و قابل پیشبینی است.
امروزه، شش سیگما تنها یک ابزار مدیریتی نیست؛ بلکه فلسفهای تجاری است که در تمامی صنایع از تولیدی تا دیجیتال کاربرد دارد. این روش به سازمانها کمک میکند تا با کاهش نقصها به میزان تقریبی 3/4 در یک میلیون فرصت، استانداردی فراتر از انتظارات مشتریان ایجاد کنند.
در ادامه این مقاله، به بررسی عمیقتر اصول، کاربردها و تأثیرات شش سیگما در بهبود فرآیندها و افزایش بهرهوری خواهیم پرداخت.
روش شش سیگما چیست؟
شش سیگما روشی ساختاریافته و علمی برای بهبود فرآیندهای کسبوکار است که هدف آن دستیابی به کارایی بالاتر و کیفیت بهتر در محصولات و خدمات است. این روش در سال ۱۹۸۶ توسط شرکت موتورولا توسعه یافت و بهسرعت جایگاه خود را بهعنوان یکی از موثرترین ابزارهای مدیریتی برای کاهش نقصها و بهبود بهرهوری در صنایع مختلف پیدا کرد.
شش سیگما با ترکیبی از ابزارهای آماری و مدیریتی تلاش میکند تا فرآیندهای سازمانی را به حالتی ایدهآل نزدیک کند، جایی که انحرافات و خطاها به حداقل ممکن برسند. اساس این روش بر یک فلسفه ساده استوار است: تمام فرآیندها را میتوان تعریف، اندازهگیری، تحلیل، بهبود و کنترل کرد. این فلسفه که به چرخه DMAIC شناخته میشود، یکی از ارکان اصلی شش سیگما به شمار میرود.
برای دستیابی به هدف اصلی کاهش انحرافات و بهبود محصولات نهایی، شش سیگما به کمک تحلیل دادهها و شناسایی ورودیها (فعالیتهای تیم) و خروجیها (نتایج این فعالیتها) تلاش میکند تغییرات در فرآیندها را کنترل کرده و با حذف عیوب، کیفیت را افزایش دهد. این روش نهتنها برای صنایع تولیدی بلکه برای هر کسبوکاری که به دنبال بهبود عملکرد خود است، قابلاجراست.
شش سیگما همچنین فرهنگ بهبود مستمر را در سازمانها ترویج میدهد. افراد متخصص در این روش، پس از آموزش و کسب مهارتهای لازم، گواهیهایی با عناوین کمربند سفید، زرد، سبز، سیاه و سیاه ارشد دریافت میکنند. روش شش سیگما به سازمانها کمک میکند تا به شکل نظاممند خطاها را شناسایی کرده و فرآیندها را بهبود بخشند.
از بیل اسمیت تا جک ولش: تاریخچه شش سیگما
روش شش سیگما که یکی از برجستهترین متدولوژیهای بهبود فرآیندها و مدیریت کیفیت است، ریشههای آن به دهه ۱۹۸۰ میلادی بازمیگردد. این روش توسط بیل اسمیت، یکی از مهندسان شرکت موتورولا، معرفی شد. اسمیت با بهرهگیری از تحلیلهای آماری و ایده کاهش انحرافات در فرآیندها، این روش را برای بهبود کیفیت تولید و کاهش نقص محصولات تولید شده ایجاد کرد. حمایت باب گلوین، مدیرعامل وقت موتورولا، نقش کلیدی در توسعه و پیادهسازی این رویکرد در سطح سازمان داشت. این تلاشها موجب شد موتورولا در سال ۱۹۸۸ جایزه ملی کیفیت مالکوم بالدریج را به دلیل پیشرفتهای چشمگیر خود دریافت کند.
در ادامه، مایکل هری، یکی از همکاران اسمیت در موتورولا، با افزودن ساختار مشخصی به این روش، چرخهای به نام MAIC (اندازهگیری، تحلیل، بهبود، کنترل) را معرفی کرد. این چرخه بعدها با اضافه شدن مرحله “تعریف” به شکل چرخه DMAIC تکامل یافت.
با ورود به دهه ۱۹۹۰، جک ولش، مدیرعامل جنرال الکتریک، نقش بسیار مهمی در معرفی این روش به دنیا ایفا کرد. او شش سیگما را به عنوان یکی از اصول کلیدی در فرهنگ سازمانی جنرال الکتریک معرفی کرد و از این طریق توانست نه تنها بهرهوری و کیفیت فرآیندها را به طور چشمگیری بهبود بخشد، بلکه الهامبخش شرکتهای بسیاری در سراسر دنیا نیز باشد.
جک ولش: “شش سیگما DNA جنرال الکتریک را تغییر داد.”
در پایان دهه ۱۹۹۰، حدود دو سوم شرکتهای Fortune 500 از شش سیگما استفاده میکردند. این متدولوژی در طی سالها با ادغام با رویکردهای دیگری مانند تولید ناب (Lean Manufacturing) به روشی جامعتر برای کاهش هدررفتها و نقصها تبدیل شد.
5 اصل کلیدی روش شش سیگما
روش شش سیگما شامل مجموعهای از اصول کلیدی و عناصر ساختاریافته است که هدف اصلی آنها بهبود فرآیندها و افزایش کیفیت محصولات و خدمات است. این اصول به سازمانها کمک میکند تا با کاهش نقصها و بهینهسازی فرآیندها، ارزش بیشتری برای مشتریان خود ایجاد کنند. در ادامه به بررسی پنج اصل اساسی شش سیگما میپردازیم:
تمرکز بر مشتری
اولین و مهمترین اصل شش سیگما بر شناخت نیازها و انتظارات مشتریان متمرکز است. در این روش، تمام تلاشها به سمتی است که درنهایت بتوان ارزش افزودهای برای مشتریان ایجاد کرد. تمرکز بر مشتری در روش شش سیگما، بهمعنای درک عمیق نیازهای مشتری، دلایل خرید محصولات و خدمات و همچنین شناسایی عواملی است که رضایت مشتری را تحت تأثیر قرار میدهد.
بررسی و شناسایی مشکل در زنجیره ارزش
برای بهبود فرآیندها، لازم است تمام مراحل یک فرآیند به دقت بررسی شده و نقاط ضعف یا مشکلات شناسایی شوند. این مرحله شامل جمعآوری دادهها و تحلیل آنها برای یافتن علل اصلی مشکلات است. استفاده از ابزارهایی مانند نقشهبرداری جریان ارزش به شناسایی موانع و نقاطی که به کیفیت نهایی آسیب میزنند کمک میکند. این تحلیل دقیق به شرکتها کمک میکند مشکلات را در ریشه حل کنند و از رخداد مجدد آنها جلوگیری کنند.
برطرف کردن نقصها و عوامل انحرافی
پس از شناسایی مشکلات، گام بعدی حذف نقصها و فعالیتهای غیرضروری از فرآیندها است. فعالیتهایی که به مشتری ارزشی اضافه نمیکنند یا موجب اتلاف منابع میشوند، باید حذف شوند. با استفاده از ابزارهای آماری و تحلیل دادهها، سازمانها نواحی بحرانی و عوامل انحرافی را شناسایی میکنند و آنها را از فرآیند خود کنار میگذارند. ابا انجام این کار گلوگاههای موجود در فرایند انجام فعالیتها نیز حذف میشوند.
همکاری افراد تیم و ذینفعان
یکی از ویژگیهای بارز شش سیگما، همکاری و مشارکت تمامی اعضای تیم و ذینفعان سازمان است. این روش نیازمند آموزش و توانمندسازی تیمها برای کاهش ریسکهای پروژه و دستیابی به عملکرد بهینه است. علاوه بر این، همکاری میان تیمهای مختلف سازمان باعث میشود بهبود فرآیندها، تأثیرات مثبت و یکپارچهای بر تمامی بخشهای سازمان داشته باشد.
انعطافپذیری و پاسخگویی در سیستم
انعطافپذیری از مهمترین عواملی است که در روش شش سیگما باید به آن توجه شود. سازمانها باید این قابلیت را داشته باشند که به تغییرات ایجاد شده در فرایندها به سرعت و با انعطاف کامل پاسخ دهند. این اصل شامل آمادهسازی کارکنان برای پذیرش تغییرات، بهینهسازی فرآیندها و تبدیل محیط کاری به محیطی پویا و سازگار با تغییرات است. فرآیندها باید به گونهای طراحی شوند که در صورت بروز مشکل در یک بخش، تنها همان بخش بهینهسازی شود و نیازی به تغییر کل فرآیند نباشد.
روششناسی شش سیگما (DMAIC و DMADV)
همانطور که گفته شد، روش شش سیگما، یک متدولوژی ساختاریافته و دادهمحور است که هدف نهایی این روش نیز شناسایی نقصها و مشکلات با برسی دادههای مختلف و بهینهسازی تمام فرایندها در سازمان است. این روش از دو مسیر اصلی بهره میگیرد (DMAIC و DMADV). هرکدام از این دو مسیر بسته به شرایط، هدف و نیازهای سازمان، ابزارها و تکنیکهای خاصی را ارائه میدهند. در ادامه، هر یک از این روشها به تفصیل بررسی میشوند:
DMAIC: بهینهسازی فرآیندهای موجود
DMAIC مخفف پنج مرحله تعریف، اندازهگیری، تحلیل، بهبود و کنترل است. این روش برای بهینهسازی فرآیندهای موجود و رفع مشکلات آنها استفاده میشود. هر مرحله از DMAIC شامل اقدامات و ابزارهای مشخصی است که سازمانها را در دستیابی به نتایج بهتر یاری میکند:
تعریف (Define)
در این مرحله، مشکل اصلی و اهداف پروژه بهطور دقیق مشخص میشود. همچنین نیازها و خواستههای مشتریان شناسایی شده و به عنوان مبنای کار قرار میگیرد.
اندازهگیری (Measure)
در مرحله دوم، دادههای مربوط به فرآیندهای جاری جمعآوری و اندازهگیری میشوند. این دادهها معیاری برای ارزیابی عملکرد فعلی و شناسایی نقاط ضعف ارائه میدهند.
تجزیه و تحلیل (Analyze)
دادههای جمعآوریشده به منظور شناسایی علتهای اصلی مشکلات تحلیل میشوند. هدف این مرحله، شفافسازی عوامل مؤثر بر نقصها و ارائه دیدگاهی جامع از فرآیند است.
بهبود (Improve)
بر اساس نتایج تحلیل، تغییراتی در فرآیندها اعمال میشود. این تغییرات ابتدا در محیطی آزمایشی اجرا و تست میشوند تا اطمینان حاصل شود که نقصها برطرف شدهاند.
کنترل (Control)
پس از اعمال تغییرات موفق، فرآیند جدید پایدارسازی و نظارت میشود تا عملکرد مطلوب حفظ شود. ابزارهایی مانند کنترل آماری فرآیند در این مرحله استفاده میشوند.
DMADV: طراحی فرآیندهای جدید
DMADV، مخفف مراحل تعریف، اندازهگیری، تحلیل، طراحی و تأیید است و زمانی به کار میرود که فرآیندهای موجود نتوانند نیازهای مشتریان را برآورده کنند. این روش برای طراحی فرآیند، محصول یا خدمت جدید بهکار گرفته میشود:
تعریف (Define)
اهداف پروژه و نیازهای مشتریان تعریف میشود. این اهداف باید همسو با استراتژیهای کسبوکار باشند.
اندازهگیری (Measure)
ویژگیهای کلیدی فرآیند CTQs) یا عناصر حیاتی کیفیت) شناسایی شده و شاخصهای مورد نیاز برای ارزیابی موفقیت طراحی مشخص میشوند.
تجزیه و تحلیل (Analyze)
گزینههای مختلف برای طراحی فرآیند یا محصول مورد بررسی قرار میگیرند. نقاط قوت و ضعف هر گزینه تحلیل شده و بهترین گزینه انتخاب میشود.
طراحی (Design)
بهترین گزینه انتخابی، طراحی و نمونه اولیهای از آن ساخته میشود. این نمونه اولیه برای ارزیابی کارایی طراحی مورد آزمایش قرار میگیرد.
تایید (Verify)
اثربخشی طراحی در شرایط واقعی بررسی شده و فرآیند جدید به تیمهای اجرایی واگذار میشود.
تفاوت بین DMAIC و DMADV
در حالی که DMAIC برای بهبود فرآیندهای موجود استفاده میشود، DMADV زمانی کاربرد دارد که باید فرآیند یا محصول جدیدی طراحی شود. DMAIC بر رفع مشکلات فعلی تمرکز دارد، اما DMADV رویکردی پیشگیرانه برای توسعه فرآیندهای جدید ارائه میدهد.
ساختار گواهینامه شش سیگما
گواهینامه شش سیگما به عنوان مدرکی معتبر در زمینه بهبود کیفیت و بهینهسازی فرآیندها شناخته میشود. این گواهینامه در سطوح مختلفی ارائه میشود که از کمربند سفید شروع شده و به کمربند قهرمانی ختم میشود. در این بخش، به بررسی کامل هر سطح از این گواهینامه، وظایف مرتبط با آن، و نحوه دریافت آن میپردازیم.
برنامه گواهینامه شش سیگما به گونهای طراحی شده که مشابه سیستم کمربندهای رنگی در هنرهای رزمی است. هر سطح نشاندهنده دانش و تجربه خاصی در زمینه شش سیگما است:
- کمربند سفید (White Belt): این سطح برای افرادی است که تازه با متدولوژی شش سیگما آشنا شدهاند. در این سطح نیازی به آموزش رسمی نیست، اما فرد با اصول اولیه و چارچوبهای کلی شش سیگما آشنا میشود. وظایف این سطح شامل شرکت در پروژههای کاهش هدررفت و کنترل کیفیت است.
- کمربند زرد (Yellow Belt): در این مرحله، فرد آموزشهای رسمی دریافت کرده و میتواند گواهینامه کمربند زرد شش سیگما را دریافت کند. دارندگان این گواهینامه در تدوین استراتژی و حل مسئله، در کنار افراد با رتبههای بالاتر، مشارکت میکنند.
- کمربند سبز (Green Belt): این سطح به افرادی اختصاص دارد که قادر به تدوین و اجرای تکنیکهای بهبود فرآیند در مقیاس کوچک و بهصورت مستقل هستند.
- کمربند سیاه (Black Belt): با دریافت این گواهینامه، فرد توانایی مدیریت پروژههای پیچیده و با مقیاس بزرگ را کسب میکند و میتواند فرآیندها را بهصورت دقیق تحلیل کند.
- کمربند مشکی ارشد (Master Black Belt): این مرحله شامل آموزشهای پیشرفته در زمینه ابزارهای آماری و متد DMAIC (تعریف، اندازهگیری، تحلیل، بهبود و کنترل) است.
- قهرمان (Champion): این سطح مخصوص مدیران ارشد و افرادی است که میخواهند توانایی هدایت تیمهای فعال در پروژه و مدیریت فرآیندهای تغییر را در سطح استراتژیک کسب کنند.
ابزارهای کاربردی روش شش سیگما
قدرت واقعی شش سیگما در ابزارهایی نهفته است که امکان تحلیل دقیق دادهها، شناسایی مشکلات و اجرای بهبودهای هدفمند را فراهم میکنند. در این بخش، به بررسی ابزارهای اصلی روش شش سیگما میپردازیم و نحوه استفاده از آنها را توضیح میدهیم:
- نمودار پارتو (Pareto Chart)
نمودار پارتو یکی از ابزارهای ارزشمند در روش شش سیگما است که برای شناسایی و اولویتبندی مشکلات براساس اهمیت آنها استفاده میشود. این نمودار که از مفهوم “اقلیت حیاتی” و “اکثریت کماهمیت” الهام گرفته، به سازمانها کمک میکند تا بر عوامل کلیدی که بیشترین تأثیر را بر مشکلات دارند، تمرکز کنند. قانون پارتو بهعنوان قانون 20 / 80 نیز شناخته میشود.
مراحل ساخت این نمودار شامل جمعآوری دادهها، دستهبندی اطلاعات، محاسبه فراوانیها و رسم نمودار است. تحلیل این نمودار به سازمانها این امکان را میدهد که منابع خود را به بهبود عوامل حیاتی اختصاص دهند. - هیستوگرام (Histogram)
هیستوگرام ابزاری برای نمایش توزیع دادهها بهصورت گرافیکی است و امکان تجزیهوتحلیل الگوها و تغییرات موجود در فرآیند را فراهم میکند. این ابزار به سازمانها کمک میکند ویژگیهای کلیدی مانند میانگین، پراکندگی و شکل توزیع دادهها را بشناسند. هیستوگرامها برای شناسایی ناهنجاریها و ریشههای تغییرات در فرآیندها بسیار مفید هستند. - سیستم کانبان (Kanban System)
سیستم کانبان، که از مدیریت ناب نشأت گرفته است، ابزاری کارآمد برای بهینهسازی جریان کاری و کاهش هدررفتها محسوب میشود. این سیستم از کارتهای بصری برای نمایش وضعیت وظایف استفاده میکند و با محدود کردن کارهای در جریان (WIP)، بهرهوری تیمها را افزایش میدهد. کانبان در صنایع مختلف از تولید گرفته تا مدیریت پروژه، نقش مؤثری در بهبود فرآیندها ایفا میکند. - کایزن (Kaizen)
فلسفه کایزن بر بهبود مستمر و تغییرات کوچک اما مداوم تأکید دارد. این رویکرد با مشارکت فعال کارکنان در تمامی سطوح سازمان، بهرهوری، کیفیت و رضایت کارکنان را بهبود میبخشد. کایزن بهعنوان یک ابزار شش سیگما، به سازمانها کمک میکند تا همواره در جستجوی راهحلهای بهتر برای انجام کارها باشند. - سیستم 5S
سیستم 5S با تمرکز بر سازماندهی محیط کار شامل پنج اصل مرتبسازی (Sort)، نظمدهی (Set in Order)، نظافت (Shine)، استانداردسازی (Standardize) و نگهداری (Sustain) به ایجاد محیطی کارآمد و ایمن کمک میکند. این ابزار که از فرهنگ ژاپنی مدیریت ناشی شده، باعث کاهش اتلاف و افزایش بهرهوری میشود. - نمودار استخوان ماهی (Fishbone Diagram)
این ابزار که به نام نمودار ایشیکاوا نیز شناخته میشود، برای شناسایی عوامل ریشهای مشکلات طراحی شده است. نمودار استخوان ماهی با دستهبندی علل مختلف به بخشهایی همچون نیروی انسانی، تجهیزات، مواد و روشها، به شناسایی و رفع نقصهای فرآیند کمک میکند. - پوکایوکه (Poka-Yoke)
پوکایوکه که بهمعنای “دوری از خطا” است، از چکلیستها و مکانیزمهای سادهای استفاده میکند تا از بروز خطاهای انسانی جلوگیری شود. این ابزار اطمینان حاصل میکند که محصولات یا خدمات بدون نقص به دست مشتری برسند. - ماتریس RACI
ماتریس RACI ابزار مفیدی برای شفافسازی نقشها و مسئولیتهای تیم در پروژهها است. این ماتریس با تعریف چهار نقش کلیدی (مسئول، پاسخگو، مشاورهدهنده و مطلع) به مدیریت بهتر پروژهها و دستیابی به اهداف کمک میکند.
مثالهای واقعی از تاثیر شش سیگما در مدیریت فرآیندها
روش شش سیگما در بسیاری از شرکتها و سازمانهای بزرگ دنیا نتایج قابل توجهی به همراه داشته است. در ادامه، دو مثال واقعی از اجرای موفقیتآمیز شش سیگما در شرکتهای برجسته و یک سازمان دولتی را بیان میکنیم:
مایکروسافت (Microsoft)
مایکروسافت، یکی از بزرگترین تولیدکنندگان نرم افزار در جهان، از شش سیگما برای کاهش نقصها در سیستمها و مراکز داده خود بهره میبرد. این شرکت ابتدا با تعیین استانداردهای مشخص برای نرم افزار و سختافزار خود، یک مبنای قابل اندازهگیری برای شناسایی مشکلات ایجاد کرد.
در گام بعدی، تحلیل ریشهای مشکلات با استفاده از دادههای مرتبط با خرابیهای سرورها، گزارشهای مشتریان و توصیههای تیمهای داخلی انجام شد. مایکروسافت دادههای بسیاری را به صورت روزانه و هفتگی از سرورها جمعآوری کرده و بر اساس شدت تاثیر نقصها، آنها را اولویتبندی کرد. این دادهها به تیمها کمک کرد تا مشکلات کلیدی را شناسایی کرده و برای هر یک، اقدامات اصلاحی مناسب طراحی کنند.
نتیجه این اقدامات، افزایش بهرهوری سرورها، بهبود دسترسی به خدمات، و همچنین افزایش سطح رضایت مشتریان بود.
دولت شهرستان ونتورا، کالیفرنیا
دولت محلی شهرستان ونتورا در کالیفرنیا نیز توانست با استفاده از روش شش سیگما، صرفهجویی قابل توجهی به ارزش ۳۳ میلیون دلار ایجاد کند. این سازمان که از سال ۲۰۰۸ این رویکرد را پیادهسازی کرده است، بیش از ۵۰۰۰ کارمند خود را در زمینه شش سیگما آموزش داده است.
بخش قابل توجهی از این صرفهجوییها به دلیل معرفی سیستمهای کارآمدتر و حذف مراحل زائد و زمانبر در فرآیندهای کاری به دست آمد. برای نمونه، استفاده از یک سیستم نوبتدهی برای خدمات تعمیر و نگهداری خودروهای دولتی، ۵۱ هزار دلار صرفهجویی در هزینههای نیروی کار و نرخهای نگهداری خودرو ایجاد کرد. همچنین، طراحی سیستمی برای مدیریت مرخصی کارکنان، موجب صرفهجویی ۴۰۰ هزار دلار در سال شد.
سخن نهایی
شش سیگما، فراتر از یک ابزار مدیریتی، یک فلسفه سازمانی جامع است که تأثیر عمیقی بر بهبود فرآیندها، کاهش نقصها و افزایش بهرهوری در صنایع مختلف میگذارد. این متدولوژی، با اتکا بر اصولی نظیر تمرکز بر مشتری، شناسایی مشکلات، حذف انحرافات، مشارکت تیمی و انعطافپذیری، بستری فراهم میکند تا سازمانها به نتایجی فراتر از انتظارات دست یابند.
از موتورولا تا جنرال الکتریک و دیگر غولهای صنعتی، از شش سیگما بهعنوان راهکاری اثباتشده استفاده کردهاند. این روش نهتنها کیفیت محصولات و خدمات را بهبود بخشیده، بلکه استانداردهای جدیدی را برای مدیریت کسبوکار تعریف کرده است.
به بیان ساده، شش سیگما نمادی برای دقت و پیشرفت مستمر است و هر سازمانی که به دنبال رقابتپذیری در بازارهای جهانی است، نمیتواند از تأثیرات شگرف آن غافل شود.