قوانین و مقررات مالی و محاسباتی در سازماندهی سیستم‌های حسابداری دولتی هر کشور نقش انکارناپذیری دارد، به همین دلیل آشنایی با آنها، اجرای اصل قابلیت‌های حسابداری و گزارش‌گری مالی را تسهیل و بهبود می‌بخشد.
یکی از مهم‌ترین بخش‌های حسابداری دولتی مراحل انجام هزینه در سازمانهای دولتی است. از آنجا که خرید کالا یا خدمات و انجام پروژه‌ها در دستگاههای اجرایی باید طبق قانون بودجه و براساس مراحل خاص خود انجام شود؛ بنابراین آشنایی با مراحل خرج در حسابداری دولتی برای دستاندرکاران و کارشناسان این دستگاهها ضروری به نظر می‌رسد.
هر کدام از مراحل تشخیص، تعهد، تسجیل، تامین اعتبار، حواله یا سایر موارد دارای تعاریف خاص خود بوده و مسئولیتی را متوجه یک یا چند نفر از مسئولین میکند. در این مقاله با ما همراه باشید تا به این مراحل و نکات مهم مرتبط با آن اشاره کنیم.
مراحل خرج در حسابداری دولتی چیست؛ تعاریف و اهمیت آن
دخل و خرج دستگاههای دولتی برخلاف شرکت‌های خصوصی تابع قوانین و مقررات خاص خود است. قانون بودجه که هر ساله توسط مجلس به تصویب می‌رسد، اصلی‌ترین سندی است که نحوه دخل و خرج دولت را مشخص کرده است.
معمولا در قانون بودجه برای هر کدام از دستگاههای اجرایی برنامهها و فعالیتهای جاری یا عمرانی تعریف میشود. مطابق با همین برنامهها، اعتباراتی نیز به آنها اختصاص داده میشود که دستگاهها باید طی مراحلی آن را دریافت و هزینه کنند. به این مراحل، مراحل خرج در حسابداری دولتی گفته میشود.
در واقع شرط آنکه کالا یا خدمتی انجام شود یا آنکه اصطلاحا دینی بر ذمه دولت ایجاد شود، طی کردن این مراحل خرج است که در قانون محاسبات عمومی به آن اشاره شده است. در اینجا منظور از دینی بر عهده دولت ایجاد شدن، همان ایجاد تعهد برای دولت است.
در همین زمینه ماده 50 قانون محاسبات عمومی نیز بیان میکند که «وجود اعتبار در بودجه کل کشور به خودی خود برای اشخاص اعم از حقیقی یا حقوقی ایجاد حق نمی‌کند و استفاده از اعتبارات باید با رعایت مقررات مربوط به خود به عمل آید.»
ماده 52 قانون محاسبات عمومی نیز بیان میکند که «پرداخت هزینه‌ها به ترتیب پس از طی مراحل تشخیص و تامین اعتبار و تعهد و تسجیل و حواله و با اعمال نظارت مالی به عمل خواهد آمد.»
مراحل خرج در سازمان های دولتی چگونه است؟
قانون محاسبات عمومی مراحل هزینه در سازمانهای دولتی را در مواد 17 تا 23 به ترتیب تعریف کرده که مطالعه آن برای دستاندرکاران این دستگاهها ضروری است. این مراحل شامل تشخیص، تامین اعتبار، تعهد، تسجیل، حواله، درخواست وجه و هزینه است. هر کدام از این مراحل تعاریف و تفاوت‌هایی دارند که به آنها اشاره می‌کنیم.
1 – تشخیص
ماده 17 قانون محاسبات عمومی اشاره میکند که «تشخیص عبارت است از تعیین و انتخاب کالا و خدمات و سایر پرداخت‌هایی که تحصیل یا انجام آنها برای نیل به اجرای برنامه‌های دستگاههای اجرایی ضروری است.»
این مرحله اولین و مهم‌ترین بخش از مراحل خرج در دستگاههای دولتی است. به این دلیل که تشخیص و انتخاب درست برنامه‌ای که بودجه کشور برای آن مصرف شود باید با دقت و تعهد زیاد انجام شود. مرحله تشخیص به عهده وزیر وزارتخانه یا رئیس دستگاه دولتی یا مقامات مجاز دستگاه دولتی است.
معمولا در این مرحله هر کدام از بخش‌های درخواست‌کننده کالا یا خدمات، درخواست خود را در قالب فرمی برای تایید به بالاترین مقام دستگاه ارسال می‌کنند. سپس در صورت تایید معمولا به ذیحساب یا عامل ذیحساب تحویل داده میشود.
2 – تامین اعتبار
ماده 18 قانون محاسبات عمومی در مورد تامین اعتبار می‌گوید: «تامین اعتبار عبارت است از اختصاص دادن تمام یا قسمتی از اعتبار مصوب برای هزینه معین.» ذیحسابها در این مرحله معمولا مسئولیت بیشتری بر عهده دارند. آنها باید درخواست‌های مطرح شده را با توجه به قوانین بودجه و توافقنامه‌های مرتبط تطبیق داده و در صورت تایید آن را به واحد تدارکات یا بازرگانی ارسال می‌کنند.
۳ – تعهد
براساس ماده 19 قانون محاسبات عمومی « تعهد عبارت است از ایجاد دین بر ذمه دولت ناشی از:
الف – تحویل کالا یا انجام دادن خدمت.
ب – اجرای قراردادهایی که با رعایت مقررات منعقد شده باشد.
ج – احکام صادر شده از مراجع قانونی و ذی‌صلاح.
د – پیوستن به قراردادهای بین‌المللی و عضویت در سازمان‌ها یا مجامع بین‌المللی با اجازه قانون.»
در این مرحله معمولا خرید یا انجام کالا یا خدمتی که قرار بر انجام آن بوده، انجام میشود. معمولا درخواست از طرف ذیحساب ارسال و کالا یا خدمت توسط واحد تدرکات یا بازرگانی خریداری میشود.
این مرحله از مراحل خرج از اهمیت فراوانی برخوردار است. چرا که هر تصمیم اشتباه و غیر اصولی باعث ایجاد تعهد برای سازمان میشود و این تعهدات میتواند منجر به ضایع شدن منابع و اعتبار سازمان شود.
۴ – تسجیل
براساس ماده 20 قانون محاسبات عمومی «تسجیل عبارت است از تعیین میزان بدهی قابل پرداخت به موجب اسناد و مدارک اثبات کننده بدهی.» تسجیل در لغت به معنی تایید، تصدیق، مسجل سازی، پیمان بستن و مسجل کردن است.
در مرحله تسجیل میزان تعهد ایجاد شده از طرف موسسه براساس مستندات و مدارک قابل قبول و قوانین و مقررات مربوطه باید مسجل شود. در این مرحله مقام مسئول سازمان دولتی اسناد مربوط به بدهی قابل پرداخت برای خرید کالا یا خدمات را تایید و به ذیحساب تحویل می‌دهد. این اسناد معمولا شامل فاکتور، صورت وضعیت، صورت‌حساب و مواردی از این قبیل است.
5 – حواله
در همین راستا ماده 21 نیز اشاره میکند که « حواله اجازه‌ای است که کتبا وسیله مقامات مجاز وزارتخانه یا مؤسسه دولتی یا شرکت دولتی یا دستگاه اجرایی محلی یا نهادهای‌عمومی غیر دولتی یا سایر دستگاههای اجرایی برای تأدیه تعهدات و بدهی‌های قابل پرداخت از محل اعتبارات مربوط به عهده ذیحساب در وجه ذینفع صادر میشود.»
معمولا به حواله دستور پرداخت نیز گفته میشود. چرا که در آن میزان و مبلغ قابل پرداخت توسط مقام دستگاه اجرایی تایید میشود و برای پرداخت بدهی‌های مربوط به تحویل کالا یا خدمات اجازه داده میشود. فرم حواله معمولا شامل اطلاعاتی از قبیل مبلغ قابل پرداخت، نوع هزینه، مدارک مورد نیاز و محل تامین اعتبار هزینه است.
۶ – درخواست وجه
درخواست وجه یکی دیگر از مراحل خرج در دستگاههای دولتی است. براساس ماده 22 قانون محاسبات عمومی «درخواست وجه سندی است که ذیحساب برای دریافت وجه به منظور پرداخت حواله‌های صادر شده و سایر پرداخت‌هایی که به موجب قانون از محل وجوه متمرکز شده در خزانه مجاز می‌باشد حسب مورد از محل اعتبارات و یا وجوه مربوط به عهده خزانه در مرکز یا عهده نمایندگی خدمات در استان در وجه حساب بانک پرداخت دستگاه اجرایی ذیربط صادر میکند.»
در مرحله قبل دستور پرداخت توسط مقام اجرایی موسسه صادر میشود. سپس در این مرحله ذیحساب با توجه به حواله‌های صادر شده از خزانه درخواست وجه میکند. در فرم درخواست وجه باید اطلاعات مختلفی از جمله مبلغ درخواست، نوع اعتبارات کد برنامه، دستگاه اجرایی درخواست‌کننده و مواردی از این قبیل ذکر شود.
سپس نمایندگی خزانه یا خزانه‌داری کشور بعد از اطمینان از صحت اطلاعات، اعتبار مربوطه را در وجه حساب بانکی دستگاه اجرایی واریز میکند.
این مرحله از انجام خرج را نظارت مالی نیز می‌گویند. چرا که ذیحساب موسسات دولتی در این مرحله قبل از پرداخت وجه نظارت میکند که قوانین و مقررات حاکم بر مصرف وجوه در پنج مرحله قبل رعایت شده باشد.
۷ – هزینه
در نهایت آخرین مرحله از مراحل خرج در حسابداری، هزینه است. براساس ماده 23 قانون محاسبات عمومی هزینه عبارت است از «پرداخت‌هایی که به طور قطعی در قبال تعهد یا تحت عنوان کمک یا عناوین مشابه با رعایت قوانین و مقررات مربوط صورت میگیرد.»
طبق این تعریف اصلی‌ترین شرط برای تحقق هزینه‌ها در موسسات و دستگاههای دولتی تحویل کالا یا انجام خدمات و در نهایت پرداخت وجه مربوط به آن است.
تقسیم‌بندی دیگر از مراحل خرج از حسابداری دولتی
در یک تقسیم‌بندی دیگر می‌توان مراحل خرج در فوق را به دو مرحله اداری و مالی تقسیم کرد.
مراحل تشخیص، تعهد، تسجیل و صدور حواله جزء مراحل اداری خرج هستند که توسط وزیر یا رئیس موسسه دولتی یا کسانی که از طرف آنها مجاز به این فعالیت‌ها هستند، انجام میشود.
از طرف دیگر می‌توان مراحل تامین اعتبار ، نظارت مالی و پرداخت را جزء مراحل مالی خرج در نظر گرفت که توسط ذیحساب وزارتخانه یا موسسه دولتی یا کسانی که از طرف او مجاز به انجام این فعالیت‌ها هستند، انجام میشود.
همچنین مسئولیت نظارت بر مخارج دستگاههای دولتی به عهده وزارت اقتصادی و دارایی (خزانه‌داری کل) و انجام مخارج به عهده دستگاههای دولتی مصرف‌کننده اعتبار محول شده است.
وظایف ذیحساب در مراحل خرج دستگاههای دولتی
برخی واحدها و مسئولیت‌ها مانند ذیحسابها یا امین اموال در ادارات دولتی نقش مهمی در وزارتخانه‌ها و دستگاههای اجرایی بر عهده دارند. عمده نقش ذیحسابها مربوط به فعالیتهای مالی دولت و نظارت بر این فعالیت‌ها است. به همین دلیل نقش وظایف ذیحساب در مراحل خرج برجسته است.
در همین راستا ماده 53 قانون محاسبات عمومی بیان میکند: «درخواست وجه سندی است که ذیحساب برای دریافت وجه به منظور پرداخت حواله‌های صادر شده موضوع ماده 21 این قانون و سایر‌پرداختهایی که به موجب قانون از محل وجوه متمرکز شده در خزانه مجاز می‌باشد حسب مورد از محل اعتبارات و یا وجوه مربوط عهده خزانه در مرکز‌و یا عهده نمایندگی خزانه در استان در وجه حساب بانکی پرداخت دستگاه اجرایی ذیربط صادر میکند.»
مدیریت و کنترل مراحل خرج با راهکار بخش عمومی همکاران سیستم
انجام فعالیتهای مالی دستگاههای دولتی خصوصا مراحل خرج در حسابداری دولتی، بدون استفاده از راهکارهای نرم‌افزاری مناسب امکان‌پذیر نیست.
راهکار بخش عمومی همکاران سیستم با داشتن ماژول‌ها و زیرسیستم‌های مختلف از جمله نرم افزار حسابداری دولتی، نرم افزار دارایی های ثابت، نرم افزار مدیریت قراردادها و نرم افزار کنترل بودجه و تامین اعتبار دستیاری مطمئن برای دستاندرکاران سازمانهای دولتی است تا به کمک آن فعالیتهای مالی و فرایندهای مربوط به درآمدها و هزینه‌های خود را به موقع و در چارچوب قوانین انجام دهند.
نرم افزار کنترل بودجه و اعتبار همکاران سیستم تمامی مراحل خرج را پوشش داده و علاوه بر آن به مدیریت بودجه‌های انتقالی، بودجه‌ریزی بر مبنای عملکرد، کنترل بودجه و عملکرد و مواردی از این قبیل کمک میکند.