دورکاری با نرم افزار CRM
همه‌ی ما آرزو می‌کنیم که شرایط کشور هر چه سریع‌تر به روال عادی برگردد. اما واقعیت این است که کسب‌وکارها این‌روزها و در شرایط دورکاری؛ نیاز دارند از راهکارهایی استفاده کنند که به کمک آن‌ها بتوانند تا حد امکان از به وجود آمدن اختلال در عملیات اجرایی خود جلوگیری کنند.
از اوایل اسفند 98 و هم‌زمان با شیوع ویروس کرونا، بسیاری از شرکت‌ها دورکاری را برای انجام فعالیت‌هایشان انتخاب کرده‌اند و ممکن است این موضوع در آینده به یک الزام قانونی تبدیل شود. این موضوع در کنار تمامی چالش‌هایی که برای کسب‌وکارها ایجاد کرده، سبب شده است تا آن‌ها به سرعت زیرساخت‌های فناوری اطلاعات خود را بهبود دهند. پیش‌بینی می‌شود پس از پایان بحران کرونا، از نظر کاربرد فناوری، با نسل جدیدی از سازمان‌ها روبه‌رو شویم. سازمان‌هایی که وابستگی جغرافیایی کم‌تری به مکان فیزیکی‌شان دارند و از بسیاری از ابزارهای دیجیتال مانند ابزارهای ویدئوکنفرانس تحت وب، پیام‌رسان‌ها، تلفن‌های ابری، فضاهای آنلاین به‌اشتراک‌گذاری و ذخیره‌سازی اطلاعات آنلاین و … بهره می‌برند.
یکی از مهم‌ترین و کاربردی‌ترین ابزارهایی که در شرایط دورکاری می‌تواند به کسب‌وکارها کمک کند، نرم افزار CRM ابری است که در این مقاله سعی داریم به برخی از مزایای این ابزار برای انجام کارها از راه دور اشاره کنیم.
ابتدا خوب است دو تعریف مهم را باهم مرور کنیم:
CRM چیست؟
CRM مخفف عبارت مدیریت ارتباط با مشتری است و به مجموعه استراتژی‌ها، فرایندها، داده‌ها و نرم افزارهایی گفته می‌شود که به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا ارتباط بهتری با مشتریانش برقرار کنند.
نرم افزار CRM چیست؟
نرم افزار CRM به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرایندهایی که در حوزه بازاریابی، فروش و خدمات پس از فروش طراحی کرده‌اند، به شکل مکانیزه اجرا شود و هریک از نیروهای سازمان در زمان مقرر تعهداتی که در قبال مشتری دارد را انجام دهد. هم‌زمان با اجرای این فرایندها، اطلاعات جامعی از مشتریان ایجاد می‌شود که سازمان بتواند با تحلیل آن‌ها شناخت جامع‌تری از مشتریانش به‌دست آورده و بر اساس آن، استراتژی‌ها و اهداف خود در قبال مشتریان را تعیین، اصلاح و کنترل کند.
مزایای نرم‌افزار CRM ابری برای انجام دورکاری
دسترسی به اطلاعات مورد نیاز از هر نقطه جغرافیایی و در هر زمان
برای رفع نیاز کارمندان به دسترسی به اطلاعات موردنیازشان برای انجام کارها، راهکارهای ابری می‌توانند از منزل یا هر نقطه‌ای از جهان قابل دسترس باشند. کارمندان شما فقط به اینترنت و دستگاهی مانند لپ‌تاپ، تبلت یا موبایل نیاز دارند تا بتوانند به کمک آن‌ها به نرم افزار CRM سازمان وارد شوند. با این روش، افراد به همه‌ی اطلاعات مربوط به مشتریان، کارهای اختصاص یافته، سوابق عملیاتی و مستندات مربوط به خودشان دسترسی خواهند داشت.
انجام کار گروهی از راه دور
هنگامی که کارکنان مشغول دورکاری هستند به راه هایی احتیاج خواهند داشت که بتوانند برای به نتیجه رساندن پروژه‌ها به شکل گروهی همکاری کنند و همچنین از سایر اتفاق‌های رخ داده در شرکت باخبر شوند. CRM ابری به کاربران اجازه می‌دهد که باوجود عدم حضور فیزیکی در یک فضای مشخص، برای یکدیگر کار تعریف کنند، خروجی فعالیت‌های انجام شده یکدیگر را مشاهده کنند، نظرات خود را در رابطه با موضوعی خاص به شکل کامنت بیان کنند و سابقه‌ی فعالیت‌های انجام شده هر کدام از همکاران خود را مشاهده کنند.
گزارش‌گیری مدیران از فعالیت‌های روزانه انجام شده
طبیعی است که در دورکاری ارتباطات حضوری با کارمندان به شکل گذشته وجود نداشته باشد. درنتیجه دریافت اطلاعات، گزارش‌گیری از فروش‌ها و فعالیت‌ها ممکن است ساده نباشد. این موضوع برای بسیاری از مدیران سازمان‌ها اهمیتی حیاتی دارد.
وقتی کارمندان سازمان شما با استفاده از CRM ابری از هر مکان، اطلاعات پروژه‌ها و تعاملات مرتبط با مشتریان فعالیت‌های خود را ثبت می‌کنند و با یکدیگر به اشتراک می‌گذارند، مدیران نیز به‌سادگی می‌توانند گزارش‌های روزانه و هفتگی مورد نظر خود را دریافت کنند. اگر این گزارش‌ها به درستی پیاده‌سازی شده باشند، به راحتی یک دید 360 درجه از کسب‌وکار و عملکرد کارمندان را در اختیار مدیران قرار می‌دهند. همچنین با استفاده از قابلیت‌های تعاملی نرم‌افزار، مدیران می‌توانند در مورد فعالیت‌های افراد به آن‌ها بازخورد بدهند.
استفاده حداکثری از فرصت‌های بازار
با توجه به اینکه در شرایط کنونی، بیش‌تر بازارها با کاهش تقاضا روبه‌رو هستند، شرکت‌ها باید هوشمندانه‌تر حرکت کرده و از فرصت‌هایی که به‌وجود می‌آید، بالاترین بهره را ببرند. در این مسیر، افزایش درصد تبدیل مشتریان بالقوه به فروش بسیار مهم است. شرکت‌ها می‌توانند به کمک نرم افزار CRM از ابتدا تا انتهای فرایندهای فروش را مکانیزه کنند و از انجام درست و به‌موقع پیگیری‌ها و فعالیت‌های مرتبط با همه‌ی فرصت‌های بازار اطمینان داشته باشند.
عدم نیاز به سرمایه گذاری بالا
سیستم‌های ابری نیازی به سرور و تجهیزات شبکه ندارند و درنتیجه شرکت‌ها هزینه‌ای بابت نصب و راه‌اندازی این تجهیزات نمی‌پردازند. همچنین، با توجه به اینکه نرم‌افزار با مدل پرداخت هزینه‌ی اشتراک فروخته می‌شود، نیازی به خرید لایسنس هم نیست. درنتیجه، می‌توان برای یک مدت کوتاه (مثلا 3 ماه) اشتراک را خریداری کرد و پس از عبور از شرایط کنونی و در صورت اطمینان از پاسخ نرم‌افزار به نیازهای سازمان اشتراک را تمدید کرد.
راه اندازی سریع، آسان و از راه دور
همانگونه که اشاره کردیم، سیستم‌های ابری نیازی به خرید و نصب سرور ندارد. از این رو، از لحظه‌ای که تصمیم نهایی برای خرید نرم افزار CRM می‌گیرید تا ایجاد حساب کاربری برای استفاده از CRM کمتر از 1 دقیقه زمان نیاز است! البته ممکن است بخواهید که نیروهای سازمان شما آموزش ببیند یا نرم افزار CRM برای شما متناسب‌سازی شود. شرکت‌های عرضه‌کننده‌ی CRM ابری می‌توانند به پشتوانه‌ی تجربیات خود، این موارد را هم به شکل آنلاین و با سرعت بالا انجام دهند.