در شرایطی که دورکاری یک راه‌حل موثر برای کمک به کاهش انتشار ویروس کروناست؛ سیستم‌های نرم‌افزاری و ابزارهای طراحی و اجرای فرایندهای سازمانی، نقش تعیین‌کننده‌ای در فراهم آوردن امکانات دورکاری دارد. امروزه استفاده‌کنندگان خدمات منابع انسانی و اجرای فرآیندهای مدیریت منابع انسانی فقط کارکنان واحد منابع انسانی نیستند، بلکه همه منابع انسانی سازمان بخشی از این فرآیند هستند. سیستم خدمات الکترونیک کارمند و مدیر؛ انجام تعاملات سازمانی ، کنترل و مدیریت منابع انسانی را به شکل تحت وب در همه‌ی بخش‌های سازمان و همه‌ی کارکنان امکان پذیر می‌سازد.
به کمک امکانات سیستم خدمات الکترونیک کارمند و مدیر همکاران سیستم می‌توانید بدون محدودیت‌های زمانی و مکانی با مدیران و کارمندان سازمان تعامل داشته باشید. این سیستم در اجرای دورکاری کمک موثری برای شماست.
سیستم خدمات الکترونیک کارمند یک درگاه تحت وب است که امکان ارائه خدمات منابع انسانی سازمان به کارمندان را از راه دور فراهم می‌کند. همچنین مدیران می‌توانند با استفاده از خدمات الکترونیک مدیر؛ فعالیت‌های مدیریتی مرتبط با کارکنان خود (مدیریت درخواست‌ها و دریافت گزارش‌ها) را از طریق سیستم انجام دهند. سیستم خدمات الکترونیک کارمند و خدمات الکترونیک مدیر درگاهی برای بهینه‌سازی جریان کاری میان کارمندان، مدیریت و متخصصین منابع انسانی است. این سیستم با خودکار سازی و پشتیبانی از جریان کار؛ فعالیت‌های مربوط به منابع انسانی را هدایت کرده و تعاملاتی که در زمان اجرای فرآیند انجام می‌شود را ثبت می کند.
سیستم خدمات الکترونیک کارمند (پرتال کارکنان) و خدمات الکترونیک مدیر همکاران سیستم چگونه به دورکاری در سازمان‌ها کمک می‌کند؟
اطلاع‌رسانی اخبار وقایع سازمان
در شرایطی که انجام وظایف سازمانی در بسیاری از سازمان‌ها به شکل دور کاری انجام می‌شود؛ به محیطی برای اطلاع‌رسانی بخشنامه‌ها و دستورالعمل‌های اداری و سازمانی به همه‌ی اعضاء نیاز داریم. سیستم خدمات الکترونیک می‌تواند این مسئله را حل کند. شما به وسیله‌ی این سیستم می‌توانید همه‌ی خبرها و اطلاعات را در اختیار همکاران دورکار در سازمان خود قرار دهید.
ثبت درخواست مجوز حضور
در شرایط دورکاری ممکن است لازم باشد که افراد به شکل نوبتی یا در زمان‌های محدود در سازمان حضور داشته باشند. برای این کار لازم است تا کارکنان سازمان به‌وسیله‌ی بستری از مدیران مجوز لازم را دریافت کنند.
به کمک سیستم خدمات الکترونیک کارمندان می‌توانند درخواست مجوز حضور خود را ثبت و برای مدیرشان ارسال کنند. مدیران هم به کمک سیستم خدمات الکترونیک مدیر؛ می‌توانند فهرست درخواست‌های ارسالی را بینند و آن‌ها را تایید یا رد کنند.
ثبت درخواست‌های تغییر شیفت کاری
با توجه به کاهش زمان حضور کارمندان در سازمان و تغییر شیفت‌های سازمانی، افراد به کمک سیستم خدمات الکترونیک می‌توانند درخواست تغییر شیفت و گروه کاری را ثبت کنند. همچنین به کمک سیستم خدمات الکترونیک مدیر؛ مدیران می‌توانند درخواست‌ها را تایید یا با وارد کردن توضیحاتی آن را رد کنند.
ثبت و تصحیح اطلاعات ورود و خروج در سازمان
در زمان دورکاری، پرسنل به دستگاه‌های ثبت و کنترل ورود و خروج دسترسی ندارند. به وسیله‌ی سیستم خدمات الکترونیک کارمند، پرسنل می‌توانند ساعت‌های حضور خود در سازمان را ثبت کنند. مدیران بخش‌های مختلف هم می‌توانند درخواست‌های کارمندان خود را از طریق فهرست‌های خودشان در سیستم خدمات الکترونیک مدیر ببینند و درخواست‌ها را مدیریت کنند.
ثبت ماموریت‌های سازمانی و ارسال گزارش‌های مربوطه
گاهی مدل کسب‌و‌کار در سازمان‌ها به شکلی است که برای خدمات‌رسانی به واحدها یا سازمان‌های دیگر لازم است برخی از پرسنل را به مراکز یا واحدهای دیگر اعزام کنند. در شرایط دورکاری؛ سیستم خدمات الکترونیک می‌تواند به کمک این سازمان‌ها بیاید. در این سیستم مدیران می‌توانند احکام ماموریت پرسنل را ثبت و برای اعزام کارمندان؛ آن‌ها را از طریق کارتابل‌شان مطلع کنند. کارمندان هم می‌توانند بدون نیاز به حضور در سازمان یا مراجعه به واحد اداری حکم ماموریت خود را دریافت و بعد از برگشت از ماموریت، فایل گزارش ماموریت خود را از طریق سیستم خدمات الکترونیک کارمند بر روی ماموریت انجام شده ارسال کنند و مدیر را در جریان کار ماموریت قرار دهند. در این حالت؛ تعامل بین کارمندان و مدیران حفظ شده و مدیران هم به شکل کامل و کنترل شده در جریان کارها قرار می‌گیرند.
اطلاع‌رسانی دوره‌های آموزشی و ثبت درخواست‌های دوره‌های آموزشی
بخش آموزش سازمان‌ها هم مانند بخش‌های دیگر از دورکاری تاثیر می‌پذیرد. در این شرایط دوره‌های آموزشی آنلاین و غیرحضوری جایگزین دوره‌های حضوری می‌شوند. از سوی دیگر؛ کارمندان فرصت بیش‌تری برای دنبال کردن آموزش‌های مربوط به توسعه‌ی فردی و شغلی خود در سازمان دارند.
به این ترتیب، سازمان‌ها می‌توانند دوره‌های آموزشی شغلی، سازمانی و بهداشتی را با توجه به شرایط موجود برای برای پرسنل برنامه‌ریزی و از طریق سیستم خدمات الکترونیک به آن‌ها اطلاع‌رسانی کنند. کارمندان هم می‌توانند درخواست‌های شرکت در این دوره‌ها را به‌وسیله‌ی سیستم خدمات الکترونیک کارمند ثبت کنند و پس از تایید این درخواست‌ها توسط مدیران در سیستم خدمات الکترونیک مدیر؛ وارد مراحل برگزاری دوره‌های آموزشی شوند. این دوره‌ها پس از پایان در سوابق آموزشی کارمندان ثبت می‌شود و آن‌ها می‌توانند گزارش‌های مربوط به شناسنامه‌ی آموزشی خود را در سیستم خدمات الکترونیک کارمند ببینند.
اطلاع از احکام و محاسبات
در شرایطی که امکان حضور فیزیکی کارمندان در سازمان‌ها وجود ندارد یا بسیار کم است؛ سیستم خدمات الکترونیک کارمند می‌تواند با به حداقل رساندن و حذف استفاده از کاغذ به سازمان‌ها کمک کند. برای نمونه؛ واحد اداری احکام افزایش حقوق سالانه یا حکم‌های دیگر کارمندان را در سیستم تحت وب خدمات الکترونیک ثبت می‌کند؛ فرآیندهای تایید این احکام به وسیله‌ی گردش کار در سازمان انجام می‌شود و پس از تایید، کارمندان بدون نیاز به مراجعه به واحد اداری و دریافت گزارش کاغذی (پرینت حکم) می‌توانند از تغییرات حقوق یا حکم‌های دیگر خود مطلع شوند و در صورت نیاز با واحد منابع انسانی خود در ارتباط باشند.
همچنین پس از انجام محاسبات حقوق در سیستم توسط کارشناس واحد مالی، امکان مشاهده‌ی نتیجه محاسبات که دراصل فیش حقوقی کارمند است؛ از طریق سیستم خدمات الکترونیک در محیطی امن و پروفایلی که فقط خود شخص به آن دسترسی دارد، فراهم است.
با مجموعه امکانات عرضه شده در سیستم خدمات الکترونیک کارمند وخدمات الکترونیک مدیر، امیدواریم سهمی در فراهم آوردن شرایط مورد نیاز سازمان‌ها برای دورکاری و حفظ تعامل بین واحدهای منابع انسانی، مدیران و کارکنان داشته باشیم.