هر سازمانی برای پیش‌برد اهداف خود به نیروی انسانی کارآمد نیاز دارد که امروزه از آن به عنوان کلیدی‌ترین منبع سازمان یاد می‌کنند. سازمان‌های دولتی نیز همانند کسب‌وکارهای بخش خصوصی از طرق مختلف اقدام به جذب نیرو می‌کنند و برای این کار روش‌های استخدامی مختلفی دارند که استخدام رسمی یکی از مهم‌ترین آنها است.
در کنار استخدام رسمی، انواع مختلف دیگری از استخدا مانند استخدام پیمانی، قراردادی و موارد دیگر وجود دارد. در این مقاله از وبلاگ همکاران سیستم قصد داریم تا به استخدام رسمی، انواع آن، شرایط، مزایا، معایب و مراحل مختلف آن صحبت کنیم. پس تا پایان با ما همراه باشید.
استخدام رسمی چیست؟
معمولا در یک تعریف ساده استخدام را توافقی بین کارفرما و کارمند می‌دانند که براساس آن کارمند در برابر حقوق مشخصی که دریافت می‌کند خدمات خاصی را ارائه می‌دهد. اما از آنجا که سازمان‌های دولتی از قوانین و مقررات خاص خود پیروی می‌کنند برای تعریف استخدام رسمی باید به قانون مراجعه کرد.
قانون مدیریت خدمات کشوری یکی از کلیدی‌ترین قوانین برای سازمان‌های بخش عمومی است که فصل ششم آن با عنوان «ورود به خدمت» به بحث استخدام نیروی انسانی اشاره می‌کند.
طبق ماده 45 قانون خدمات کشوری، استخدام در دستگاههای اجرایی ایران به دو نوع رسمی و پیمانی تقسیم میشوند. بند الف همین ماده استخدام رسمی را برای تصدی پست‌های ثابت در مشاغل سازمانی تعریف کرده است.
طبق ماده 7 این قانون کارمند دستگاه اجرایی «فردی است که براساس ضوابط و مقررات مربوط، به موجب حکم و یا قرارداد مقام صلاحیت‌دار در یک دستگاه اجرایی به خدمت پذیرفته میشود.» به عبارت دیگر کارمند رسمی فردی است که طبق حکم صادره از سازمان امور اداری و استخدامی در سمت ثابت و مشخصی با حفظ ضوابط به کار خود ادامه می‌دهد.
اما برای جذب و استخدام به شکل رسمی، فرد باید دارای شرایط خاصی باشد. در حال حاضر معمولا در موارد بسیار کمی امکان استخدام رسمی در همان بدو استخدام در دستگاههای اجرایی وجود دارد.
معمولا دستگاههای دولتی ابتدا اقدام به جذب و استخدام به شکل پیمانی می‌کنند. سپس تحت شرایطی و بعد از گذشت زمان این افراد به مستخدم رسمی تبدیل میشوند.کارکنان رسمی مشمول قانون مدیریت خدمات کشوری هستند و از نظر بیمه مشمول خدمات صندوق بازنشستگی کشوری قرار دارند.
استخدام رسمی چند نوع است؟
اشاره کردیم که مستخدمین در دستگاههای اجرایی معمولا بعد از مدتی و در صورت دارا بودن شرایط به مستخدم رسمی تبدیل وضعیت داده میشوند. بنابراین استخدام رسمی نیز به دو نوع استخدام کوتاه مدت یا رسمی آزمایشی و استخدام دائم یا رسمی قطعی تقسیم میشود.
استخدام کوتاه مدت یا رسمی آزمایشی
استخدام رسمی آزمایشی برای سنجش مهارت، توانایی و شایستگی کارکنان دولت در نظر گرفته شده است. این نوع استخدام برای سازمان دولتی بسیار حائز اهمیت است. چرا که پس از استخدام رسمی و دائم کارمند، دیگر امکان برکناری آنها به راحتی امکان‌پذیر نیست.
پس معمولا قبل از ورود رسمی افراد به سازمان، نسبت به صلاحیت و شایستگی آنها در انجام امور واگذار شده اطمینان حاصل میشود. گذراندن دوره رسمی آزمایشی برای کارمندان نیز بی‌تاثیر نیست. چرا که می‌توانند با گذراندن این دوره امتیاز و تجربه بیشتری کسب کند.
طبق تبصره 1 ماده 46 قانون خدمات کشوری در صورتی که فرد پس از طی دوره آزمایشی 3 ساله تاییدیه لازم را دریافت نکند به یکی از سه روش با وی برخورد میشود:
- اعطای مهلت 2 ساله برای دریافت تاییدیه
- استخدام به شکل کارمند پیمانی
- لغو استخدام
در نظر داشته باشید براساس ماده ۲۰ قانون استخدام کشوری؛ افرادی که با گذراندن دوران رسمی آزمایشی شرایط لازم را کسب نکرده و به استخدام رسمی قطعی در نیامده‌اند؛ تا یک سال پس از برکناری، حق شرکت مجدد در آزمون برای شغل قبلی را ندارند. نکته دیگر اینکه حقوق و مزایای کارمندان در دوران آزمایشی مانند دوران رسمی قطعی است.
استخدام رسمی قطعی یا دائم
طبق ماده 46 قانون مدیریت خدمات کشوری ” کسانی که شرایط ورود به استخدام رسمی را کسب می‌نمایند؛ قبل از ورود به خدمت رسمی یک دوره آزمایش را که مدت آن سه سال می‌باشد، طی خواهند نمود و در صورت احراز شرایط از بدو خدمت جزء کارمندان رسمی منظور خواهند شد”
در همین ماده قانونی شروط خاصی برای تبدیل وضعیت مستخدمین رسمی آزمایشی به رسمی قطعی در نظر گرفته شده که شامل موارد زیر است:
1: فرد مورد نظر باید براساس تشخیص کمیته تخصصی تعیین صلاحیت کارمندان رسمی که یک کارگروه تخصصی است، امتیازات لازم که شامل نظم و انضباط، خلاقیت، اخلاق، مهارت، شایستگی علمی، میزان توانایی در اداره امور و چگونگی برخورد با ارباب رجوع است را به دست بیاورد.
2: دوره‌های آموزشی را گذرانده و امتیازات لازم را کسب کند.
3: تائیدیه گزینش داشته باشد.
مزایای استخدام رسمی چیست؟
معمولا برای استخدام رسمی مزایا و معایبی را در نظر می‌گیرند که برخی از آنها متوجه سازمان و برخی دیگر برای فرد است. در ادامه به برخی از مهم‌ترین آنها اشاره می‌کنیم.
امنیت شغلی
یکی از اصلی‌ترین و مهم‌ترین مزایای استخدام رسمی، امنیت شلغی است. این مزیت باعث شده تا افراد زیادی به سمت استخدام رسمی روی بیاورند. در این نوع استخدام، مدیران به راحتی و براساس سلیقه شخصی نمی‌تواند افراد را برکنار کند و قانون از مستخدمین رسمی حمایت می‌کند. این مزیت در مورد استخدام‌های قراردادی مشاهده نمی‌شود.
پرداخت ثابت و به موقع
دیگر مزیت استخدام رسمی، حقوق ثابت و به موقع آن است. در سازمان‌های خصوصی به دلیل نوسانات نرخ ارز، تصمیمات سیاسی و سایر دلایل امکان تاخیر در پرداخت حقوق کارمندان و عدم پرداخت به موقع آن وجود دارد.
حتی در مواردی نیز مطالبات آنها به شکل کامل پرداخت نمی‌شود که این موارد در استخدام رسمی دولت وجود ندارد. چرا که حقوق این افراد مستقیما از بودجه دولت پرداخت میشود.
مزایای در نظر گرفته شده برای کارمندان رسمی دولت همچون عیدی، پاداش، بن خرید و سایر موارد نیز از مزیت‌های این نوع استخدام است که در سازمان‌های خصوصی کمتر دیده میشود. البته این موضوع می‌تواند بار مالی قابل‌توجهی را متوجه دولت کند.
داشتن نظم
- ساعت کاری مشخص و استفاده از تعطیلی‌های رسمی و اعلامی توسط دولت یکی از دیگر از مزایای استخدام رسمی است. برای نمونه در زمان پاندمی کرونا معمولا دولت ساعت کاری رسمی را کاهش داده یا حتی برخی ادارات را تعطیل می‌کرد که این موارد معمولا شامل کارمندان بخش خصوصی نبود.
ارتقاء شغلی
امکان ارتقای شغلی در استخدام رسمی مزیت بعدی است که می‌توان برای این نوع استخدام برشمرد. معمولا کارمندان رسمی می‌توانند از طریق ارتقاء مدرک تحصیلی، پست سازمانی خود را ارتقاء دهند. البته در حال حاضر در این زمینه سخت‌گیری‌های خاصی وجود دارد و همانند گذشته نیست.
حق مرخصی
شاید بتوان مرخصی‌های استخدام رسمی را از یکی دیگر از مزایای آن دانست. مستخدم رسمی علاوه بر مرخصی استحقاقی که در سال دارد و می‌تواند از آن استفاده کند، در صورت بیماری نیز می‌تواند تا ۴ ماه از مرخصی استعلاجی استفاده کند. برای کارمندان مرخصی بدون حقوق و نیز برای بانوان مرخصی زایمان نیز در نظر گرفته شده است.
امکان مرخصی بدون حقوق
کارمندان رسمی می‌توانند در شرایط خاص با موافقت دستگاه مربوطه حداکثر ۳ سال بدون نگرانی بابت از دست دادن کار خود، مرخصی بدون حقوق بگیرد. طبق ماده 84 قانون خدمات کشوری ” در صورتی که کسب مرخصی برای ادامه تحصیلات عالی تخصصی در رشته مربوط به شغل کارمندان باشد تا مدت دو سال قابل افزایش خواهد بود.”
علاوه بر این موارد پیروی از قوانین پرداخت و دستمزد در سازمان‌های دولتی از دیگر مزایای این نوع استخدام است. در سازمان‌های دولتی با توجه به قوانین حقوق و دستمزد و همچنین سنوات فرد، مزایای فرد مشخص میشود و پرداخت به شکل کاملا برنامه‌ریزی شده است.
معایب استخدام رسمی چیست؟
استخدام رسمی هم برای کارمندان و هم برای دستگاههای دولتی می‌تواند معایبی نیز به همراه داشته باشد. مواردی که می‌توان از آن به عنوان معایب استخدام رسمی نام برد به شرح ذیل است:
یکنواختی در کار
یکنواختی کار و تکراری شدن آن، ممکن است در مدت زمان طولانی باعث دلسردی و خستگی شود. اصولا افراد با روحیه فعال و جستجوگری، در شغل‌های دولتی پس از گذشت چند سال دیگر انگیزه و شوق کافی برای انجام امور را ندارند.
بی مسئولیتی یا به عبارتی تنبلی بعضی از افراد ممکن است کار سایر کارکنان را نیز تحت تاثیر قرار دهد. به خصوص در کارهای تیمی، این بی‌مسئولیتی ممکن است از کیفیت کار تیم بکاهد.
امکان قضاوت‌های شخصی مدیران
عدم ثبات افراد در پست‌های مدیریتی سازمان‌های دولتی معمولا باعث میشود تا مدیران جدید بدون توجه به مهارت و عملکرد فرد و براساس قضاوت‌های شخصی، فرد را به پست‌های پایین‌تر عزل کنند.
روند کند افزایش حقوق
از دیگر معایب استخدام رسمی می‌توان به روند کند افزایش حقوق اشاره کرد. در نهادهای دولتی روند افزایش حقوق طولانی و زمان‌بر است و امکان افزایش حقوق سالی یک بار و براساس مصوبات دولتی است.
علاوه بر این موارد یک کارمند رسمی قطعی در سال ۳۰ روز حق استفاده از مرخصی استحقاقی خود را دارد. این مرخصی فقط با موافقت و امضای مدیر سازمان قابل استفاده است.
مستخدم پس از ارائه درخواست خود به همراه تاریخ دقیق مرخصی به مدیر، در انتظار تایید مرخصی از طرف او می‌ماند. در صورت عدم تایید آن، امکان رفتن به مرخصی را ندارد.
مراحل استخدام رسمی
استخدام در سازمان‌های دولتی و دستگاههای اجرایی معمولا دارای فرایندهای عمومی و مخصوص به خود است که در قوانین دستورالعمل‌های مختلف ابلاغ میشود.
1: اولین قدم برای استخدام رسمی، شرکت در آزمون‌های استخدامی است که توسط نهادهای دولتی برگزار میشود. افراد می‌توانند با داشتن علم کافی و مطالعه دروس آزمون، شانس خود را برای قبولی در آزمون استخدامی بالا ببرند.
2: دومین مرحله اعلام نتایج آزمون استخدامی است که در بعضی موارد نتایج یک برابر ظرفیت و بعضی موارد چند برابر ظرفیت مورد نیاز برای سنجش و مصاحبه با افراد، اعلام میشود.
3: مرحله بعد تحویل مدارک توسط افراد قبول شده در آزمون به سازمان مربوطه است.
4: در این مرحله مصاحبه تخصصی و عمومی انجام میشود. معمولا مصاحبه در صورتی انجام میشود که نتایج آزمون چند برابر ظرفیت اعلام شده باشد. در بعضی موارد خاص و محدود و بسته به سیاست استخدامی سازمان مربوطه ممکن است که نتایج آزمون یک برابر ظرفیت اعلام شود.
در این شرایط مصاحبه عمومی و خصوصی برگزار نمی‌شود و افراد مستقیم به واحد گزینش برای استخدام رسمی معرفی میشوند. در صورت اعلام نتایج چند برابر ظرفیت، از میان افرادی که با آنها مصاحبه میشود، افرادی انتخاب و به واحد گزینش معرفی میشوند که میانگین نمره مصاحبه آنها با نمره آزمون عملی آنها بالاترین رتبه را داشته باشد.
5: در مرحله بعد افراد گزینش شده به هسته گزینش سازمان مورد نظر معرفی میشوند و از این افراد درخواست میشود تا مدارک خود را تحویل دهند. در صورتی که مدارک افراد ناقص باشد، این افراد از لیست گزینش حذف میشوند.
6: معمولا در مرحله دیگر افراد به مصاحبه عقیدتی و سیاسی دعوت میشوند. سپس بعد از آن تحقیقات محلی انجام میشود.
6: در صورت عبور از مرحله گزینش، مرحله سنجش سلامت فرد، مرحله بعدی است که بنا به اولویت سازمان می‌تواند زودتر انجام شود. در این مرحله توانایی بدنی و سلامت جسمی فرد نسبت به نوع شغل قابل احراز سنجیده میشود.
7: پس از گذراندن تمامی این مراحل، آموزش فرد شروع میشود. در این مرحله شرح شغل فرد، انتظاراتی که از او در این شغل وجود دارد و برخی موارد دیگر طی یک دوره آموزشی با عنوان دوره ضمن خدمت به فرد آموزش داده میشود. بعد از آن فرد به استخدام سازمان مربوطه در می‌آید.
جمع‌بندی
در این مقاله تلاش کردیم تعریفی جامع از استخدام رسمی، انواع، مزایا و معایب آن ارائه دهیم. در مقالات آینده به بحث استخدام پیمانی و قراردادی می‌پردازیم. فارغ از اینکه چه نوع استخدامی مدنظر باشد؛ دستگاههای دولتی برای مدیریت این کار بی‌نیاز از راهکارهای نرم‌افزاری نیستند.
همکاران سیستم نرم‌افزارهای اداری سازمان‌های دولتی را تحت عنوان راهکاران بخش عمومی ارائه می‌کند که شامل ماژو‌های مختلفی از جمله نرم افزار کارگزینی حسابداری دولتی، دریافت و پرداخت، دارایی ثابت، کنترل بودجه و سایر ماژول‌های مرتبط دیگر است.