مستندسازی انبار و تهیه گزارش از موجودی آن از مهمترین بخش‌های انبارداری است. این قسمت‌ها علاوه بر اینکه روی عملکرد کل سازمان و انبار تاثیر می‌گذارد، روابط با تامین‌کنندگان و خریداران را نیز تحت تاثیر قرار میدهد.
حواله و رسید یکی از ابزارهایی هستند که به بهبود انبارداری و حسابرسی انبار کمک می‌کنند و در جهت مستندسازی به کار می‌روند. این دو ابزار با یکدیگر تفاوت‌هایی دارند و هرکدام به چند نوع مختلف تقسیم‌بندی می‌شوند.
در این مقاله به تعاریف و کاربردهای رسید انبار، حواله فروش (یا حواله انبار) و تفاوت این دو می‌پردازیم. تا انتهای این مقاله همراه ما باشید.
رسید انبار چیست؟
یکی از فرمهای کاربردی در انبارداری، رسید انبار (Warehouse Receipt) است. این فرم در زمان ورود کالا به انبار تکمیل میشود و نشان میدهد انبار مالکیت آن کالا را دارد. در واقع این سند نشان‌دهنده افزایش موجودی انبار است و جزئیات کمیت و کیفیت کالا را نیز در بر می‌گیرد.
فرم انبار به‌تنهایی اعتبار خاصی ندارد و باید همراه با سند پیوست باشد که این سند، همان فاکتور خرید یا صورت وضعیت کالا است. رسیدهای انبار کمک می‌کنند کالاهای ورودی انبار مستند شوند و تحت نظر قرار بگیرند. همچنین وقتی کالاهای مورد معامله گران‌قیمت و ارزشمند هستند از قبض انبار (Vault Receipts) استفاده میشود که شکل دیگری از رسید انبار است.
نمونه رسید انبار
بخش‌های مختلف رسید انبار چیست؟
اجزای مختلف یک فرم رسید انبار به تناسب کارخانه و کسب‌وکار، ابعاد آن و صنعت مورد نظر متفاوت است، اما اغلب فرمهای رسید انبار شامل این موارد می‌شوند:
- نام یا کد کالا
- شرح کالا
- نام انبار
- مشخصات تامین‌کننده
- شماره خرید
- شماره رسید انبار
- تاریخ ورود کالا
- واحد سنجش
- تعداد کالا
- مبلغ نهایی و…
انواع رسید انبار کدامند؟
به‌طور کلی سه نوع رسید انبار وجود دارد:
1. رسید انبار دائم
وقتی یک کالا وارد انبار و در آن ذخیره میشود، موجودی انبار را تغییر میدهد (یک کالا به موجودی افزوده میشود). در این حالت فرمی که برای کالا صادر میشود، رسید دائمی انبار (Permanent Warehouse Receipt) است. از آن‌جا که کالا به‌محض ورود به انبار جزئی از دارایی انبار قلمداد میشود، بهتر است هم‌زمان با صدور رسید انبار، سند حسابداری آن نیز صادر و جهت تسویه به حسابرسی انبار منتقل شود.
2. رسید انبار موقت
گاهی کالای وارد شده به انبار، نیاز به کنترل کیفیت و بازرسی فنی دارد و نمی‌توان آن را مستقیماً ذخیره کرد. در چنین شرایطی، سندی موقت برای تایید تحویل کالا تنظیم میشود که به آن رسید انبار موقت (Temporary warehouse receipt) می‌گوییم. وقتی کالای مربوطه از لحاظ فنی بررسی و تایید شود، صورت‌جلسه آن برای انبارداری ارسال خواهد شد. رسید انبار موقت همه ویژگی‌های رسید انبار دائمی را دارد؛ با این تفاوت که نمی‌توان آن‌ها را به حسابداری انبار منتقل کرد.
نمونه رسید موقت انبار
3. رسید تحویل مستقیم
بعضی از کالاهای سفارش داده‌شده به تامین‌کنندگان، شرایطی متفاوت با دو نوع کالای قبلی دارند. مصرف‌کننده نیاز فوری به این محصولات دارد و به همین دلیل مرحله انتقال از تامین‌کننده به انبار و سپس تحویل به مصرف‌کننده از انبار حذف میشود و کالا مستقیما به مصرف‌کننده تحویل داده میشود. در چنین شرایطی، رسید تحویل مستقیم (Direct consumption receipt) صادر میشود که در صورت تایید مصرف‌کننده، قابل ثبت در اسناد حسابداری است.
این رسید در شرایطی که کالا کمیاب باشد یا خیلی کم سفارش داده شود نیز مورد استفاده قرار می‌گیرد؛ زیرا انبار کردن چنین کالاهایی سودی برای کارخانه ندارد و به هزینه بیشتر و اشغال فضای انبار منجر میشود.
حواله انبار چیست؟
حواله اصطلاحی بسیار گسترده است و به انواع پرداخت برای تهیه یک کالا گفته میشود. در حسابداری، به هر پرداخت و انتقالی که یک معامله تجاری را تکمیل کند، حواله می‌گوییم. بااین‌حال، وقتی از حواله در اداره کارخانه و انبارداری صحبت می‌کنیم، منظورمان فرم حواله‌ای است که برای کالاهای مختلف صادر میشود.
در واقع وقتی کالایی که پیشتر در انبار ذخیره شده بود از آن خارج میشود تا به دست مصرف‌کنندگان برسد، نسبت به تکمیل فرم حواله انبار (Warehouse Remittance) اقدام میشود. فرم حواله توسط انباردار سازمان پر و ثبت میشود.
نمونه رسید حواله انبار
اجزای حواله فروش کدامند؟
حواله به‌تنهایی اطلاعات خاصی درباره فروشنده، تامین‌کننده یا خریدار ارائه نمی‌دهد و فرم حواله‌های فروش برای ارائه این اطلاعات تهیه می‌شوند. فرمهای حواله معمولا شامل موارد زیر هستند:
- نام دریافت‌کننده یا دریافت‌کنندگان
- نشانی دریافت‌کنندگان
- شماره فاکتور
- تاریخ حواله انبار
- نام انبار
- کد و نام کالاها
- لیست اقلام
- تعداد کالاها
- موجودی سررسید یا مبلغ فاکتور
انواع حواله انبار کدامند؟
به‌تناسب سازمان و صنعتی که در آن فعالیت می‌کنید، به حواله‌های متفاوتی نیاز است که بر اساس کاربرد، به دسته‌های مختلف تقسیم می‌شوند. برای مثال انواع حواله‌های زیر در یک انبار ممکن است مورد استفاده قرار گیرند:
- حواله بابت مصرف کالا در مراکز هزینه: کالای تولید شده در خود سازمان به مصرف می‌رسد،
- حواله برای مصرف کالا در پروژه‌های عملیاتی: کالا در یکی از پروژه‌های مربوط به سازمان استفاده میشود،
- حواله بابت آزمایش کالا: کالای مربوطه برای اعمال یک یا چند آزمایش از انبار خارج و به آزمایشگاه منتقل میشود،
- فرم حواله مرجوع کالا به بخش تولید: کالاهایی که کیفیت آن‌ها تایید نمی‌شود و به بخش تولید مرجوع می‌شوند،
- فرم حواله مرجوع کالا به تامین‌کننده: اغلب به دلیل مغایرت یا آسیب و برای ارجاع کالا به تامین‌کننده اولیه مورد استفاده قرار می‌گیرد،
- فرم حواله امانت کالا: کالا به امانت، به فرد یا سازمان دیگر سپرده میشود،
- حواله فروش کالا: این حواله کاربردی‌ترین و اصلی‌ترین حواله مورد استفاده در سازمان‌هاست.
به‌تناسب سازمان و صنعتی که در آن فعالیت می‌کنید، به حواله‌های متفاوتی نیاز است که بر اساس کاربرد، به دسته‌های مختلف تقسیم می‌شوند
حواله بین انبار چیست؟
گاهی در یک سازمان، خصوصا سازمان‌های بزرگ، یک کالا بین دو انبار مختلف جابجا میشود. در چنین شرایطی سندی برای انتقال کالا تهیه میشود که به آن حواله بین انبار می‌گوییم. در این حواله قیمت کالا درج شده است و باید با رسید انبار موقت در انبار مقصد هم‌خوانی داشته باشد.
حواله فروش با رسید انبار چه تفاوتی دارد؟
تفاوت‌های رسید انبار و حواله انبار، به شکل خلاصه در جدول زیر ارائه شده است:
| رسید انبار | حواله فروش | |
| موضوع | سندی که نمایان‌گر ورود کالا به انبار یا خرید آن توسط کارخانه است. | سندی که نمایان‌گر خروج کالا از انبار با هدف فروش، امانت یا آزمایش است. |
| کاربرد | کمک به مستندسازی ساده‌سازی فرایند حسابداری ثبت موجودی به‌روز کالا | کمک به مستندسازی کمک به تطبیق پرداختی |
| انواع | رسید انبار موقت رسید انبار دائم رسید تحویل مستقیم | حواله‌های داخلی (مصرف کالا درون کارخانه) حواله‌های خارجی (فروش یا ارائه کالا به سایر کسب‌وکارها) |
| اجزا | مشخصات تامین‌کننده مشخصات و جزئیات خرید مشخصات انبار | اطلاعات مربوط به کالا اطلاعات مربوط به خریدار اطلاعات مربوط به انبار مبالغ و هزینه‌ها |
| مزایا | مستندسازی خریدها صرفه‌جویی در هزینه و زمان بهبود فرایند انبارگردانی بهبود فرایند کنترل موجودی | ارسال آسان و سریع کالا امکان ادغام حواله‌ها صرفه‌جویی در هزینه و زمان هزینه کمتر ذخیره اسناد |
تفاوت‌های رسید انبار و حواله انبار
حواله و رسید چه کاربردهایی در انبارداری دارند؟
حواله و رسید انبار مزایای زیادی برای سازمان‌دهی انبار و حسابداری آن دارند که بهبود اجرای سیستم انباری و بهبود فرایند حسابداری انبار از مهمترین کاربردهای این اسناد است. هر دو سند در بهبود استفاده از نرم افزارهای حسابداری و انبارداری کمک می‌کنند و در صورتی‌که به شکل الکترونیک تهیه شوند، می‌توانند در کاهش هزینه‌های مواد اولیه و همچنین عدم نیاز به فضایی اضافه برای ذخیره اسناد موثر باشند.
حسابداری انبار چیست؟
به تمامی فعالیت‌هایی که در انبار انجام میشود تا مقدار موجودی انبار و ارزش آن را محاسبه کند، حسابداری انبار گفته میشود. حسابداری انبار شامل انبارگردانی نیز بوده و روی کاهش هزینه‌های اضافه، جلوگیری از بروز اشتباه و زیان، افزایش دقت در کنترل موجودی و تسهیل حسابداری کل سازمان موثر است.
همچنین به تمام فرایندی که برای تحویل اطلاعات و اسناد به حسابداری طی میشود، ریالی کردن اسناد می‌گوییم. طی این فرایند باید بهای تمام‌شده از صورت‌حساب‌ها و اسناد استخراج شود و عملیات ریالی کردن بر اساس آن‌ها انجام بگیرد.
سیستمی کردن انبار و استفاده از نرم افزار و فناوری در انبارداری
استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری و انبارداری اغلب مزایای بسیاری برای انبارها در بر دارند. از این مزایا می‌توان به کاهش اشتباهات، پیشگیری از بروز خطا و صرفه‌جویی در زمان، هزینه و انرژی اشاره کرد. همچنین سیستمی کردن انبار به تنظیم سریع‌تر اسناد و جلوگیری از فراموشی یا از دست رفتن اطلاعات کمک می‌کند.
نرم افزارهای انبار و تدارکات ، چرخه یک کالا را از لحظه ورود به انبار و صدور رسید انبار تا لحظه فروش کالا، خروج آن و تکمیل حواله فروش، رصد و ارزیابی می‌کنند و امکان مدیریت و تشخیص خطا را ارائه می‌دهند.
همچنین نرم افزار انبار یک راهکار مبتنی بر تکنولوژی است که زنجیره تامین را مشاهده و مدیریت می‌کند. این سیستم‌ها، اگر به‌خوبی انتخاب شوند، می‌توانند خدمات متعددی ارائه دهند که در حالت عادی، برای اجرای آن نیاز به نیروهای کار متعدد است. مدیریت هم‌زمان چند شعبه، کنترل موجودی و به‌روزرسانی موجودی از ویژگی‌های این نرم‌افزارها است.
منابع:
- BlackLine.com
- cleartax.in