مدیران مالی هر سازمانی موظفند در فواصل زمانی مختلف گزارش‌های مالی و مدیریتی را به شکل دقیق برای ذی‌نفعان مختلف ارسال کنند. از آنجا که محاسبات ذهنی انسان با خطا و اشتباه همراه است، بنابراین معمولا ابزارهای مختلفی به کمک مدیران می‌آیند که مهمترین آنها نرمافزارهای حسابداری و مالی است.
بحث بر سر کاربرد نرمافزار حسابداری سال‌ها است که به ادبیات بخش مالی سازمانها ورود پیدا کرده است. اما پیچیده‌تر شدن محیط کسب‌وکار باعث شده تا هر روز نیازهای جدیدی پیش‌روی مدیران مالی قرار گیرد. نیازهایی که پاسخ به آنها معمولا بدون استفاده از راهکارهای نرمافزاری عملا غیرممکن است.
برای استفاده از راهکارهای نرمافزاری مالی ابتدا بهتر است بدانیم که اساسا منظور از یک نرمافزار حسابداری چیست؛ انواع آن کدام است و چه مزایا و کاربردهایی دارد. در این مقاله با ما همراه باشید تا به این سوالات پاسخ دهیم. پاسخ به این سوالات به مدیران کمک می‌کند با دید بهتری نرمافزار مالی مورد نیاز سازمان خود را انتخاب کنند.
نرم افزار حسابداری چیست و چه کاربردی دارد؟
کسبوکارهای مختلف از گذشته تاکنون برای محاسبات مالی خود از ابزارهای متنوعی استفاده کردهاند. تصویب قوانین مالی و مالیاتی مختلف در کنار گسترده شدن سطح عملیات کسبوکارها؛ باعث شد تا آنها از ابزارهای دقیقتر از جمله انواع نرمافزارهای حسابداری استفاده کنند.
نرم افزار حسابداری یا مالی یک راهکار سیستمی است که براساس مفاهیم مختلف حسابداری طراحی شده و به عنوان یک دستیار مالی در اختیار حسابداران و مدیران مالی قرار می‌گیرد. یک نرمافزار حسابداری از یک طرف داده‌های خام اطلاعاتی را دریافت می‌کند تا روی آنها پردازش‌های مورد نیاز را انجام دهد و از طرف دیگر خروجی‌های مورد نیاز سازمان و مدیران را در قالب گزارش‌های مالی مختلف ارائه می‌‌دهد.
یک نرمافزار مالی بر حسب مفاهیم مختلف حسابداری به ماژول‌های مختلفی از جمله حقوق و دستمزد، حساب‌های دریافتنی، حساب‌های پرداختی و سایر ماژول‌های دیگر تقسیم‌بندی می‌شود که هر کدام وظیفه‌ی خود را انجام می‌دهند. با استفاده از این ابزارها دیگر نیازی به ثبت حساب‌ها به روش سنتی و دستی نیست که همین مسئله یکی از اصلی‌ترین کاربردهای نرمافزار حسابداری است.
نرمافزارهای حسابداری انواع مختلفی دارند که بر حسب ساختار و ویژگی‌های کسبوکارهای مختلف و نیازهای آنها طراحی شده‌اند. اما ثبت و بایگانی اطلاعات، پردازش داده‌ها، گزارش‌گیری و سیستماتیک کردن فرایندهای مالی از کارکردهای اصلی انواع نرمافزارهای حسابداری است.
کاربرد و مزایای نرم افزارهای حسابداری و مالی چیست؟
امروزه استفاده از راهکارهای نرمافزاری مالی فقط یک انتخاب نیست. بلکه استفاده از آن یک ضرورت است. این الزام هم از جانب سازمانهای نظارتی و هم به دلیل نیازهای جدیدی است که واحدهای مالی سازمانها با آنها روبهرو میشوند. با این حال، مهمترین کاربرد و مزایای نرمافزار حسابداری برای یک سازمان را میتوان در موارد زیر خلاصه کرد:
الزاامات سازمانهای نظارتی
یکی از اصلی‌ترین دلایل استفاده از نرمافزارهای مالی الزامات سازمانهای نظارتی مختلف از جمله سازمان امور مالیاتی، وزارت اقتصاد و بیمه است که معمولا هر چند وقت یکبار نرمافزارهای مورد تایید خود را اعلام می‌کنند.
از طرفی، روند رو به رشد تکنولوژی باعث شده تا دیگر روش‌های سنتی و دستی مورد قبول این سازمانها نباشد و ثبت گزارش‌ها به شکل الکترونیک جای روندهای دستی گذشته را بگیرد. نرمافزارهای حسابداری به این روند کمک می‌کنند.
حذف خطاهای انسانی
یکی دیگر از مهمترین مزایای نرمافزار حسابداری؛ کاهش خطاهای کاربر در ثبت و ضبط گزارش‌های مالی است. از آنجا که حتی جابجایی اعداد و ارقام نیز می‌تواند برای یک سازمان گران تمام شود؛ از این رو استفاده از انواع نرمافزارهای مالی بهترین جایگزین برای محاسبات پراشتباه دستی است.
افزایش سرعت روند انجام کارها
راهکارهای نرمافزاری نقش زیادی در سرعت بخشیدن به انجام کارها و حذف زمان‌های تلف شده دارند که نرمافزارهای حسابداری نیز از این قاعده مستثنی نیستند.
با این کار دیگر نیازی به صرف ساعت‌ها وقت برای ثبت و ضبط گزارش‌های مالی نیست و محاسبات به شکل سیستمی و خودکار توسط نرمافزار انجام می‌شود. بنابراین میتوان زمان اضافه را صرف انجام امور مهم‌تری کرد.
تسهیل نظارت و کنترل داخلی
در گذشته که اطلاعات به شکل دستی و کاغذی ثبت می‌شد، معمولا حجم بالایی از اسناد کاغذی وجود داشت که یافتن اسناد مورد نیاز از بین آنها کار زمان بری بود. ضمن آنکه در برخی اوقات شناسایی داده‌های مهم در لابه‌لای پوشه‌های مختلف ممکن نبود.
اما یکی از مهمترین مزایای نرمافزار حسابداری طبقه‌بندی اطلاعات و دسترسی سیستماتیک به آن در هر لحظه است. این قابلیت امکان نظارت و پایش عملکرد مالی را توسط مدیران مالی فراهم کرده است.
ارتقاء امنیت داده‌ها
ثبت سنتی اسناد با ریسک بالایی دارد. چون هر آن این امکان وجود دارد که یک حادثه طبیعی نظیر آتش‌سوزی یا یک سهل‌انگاری کوچک موجب از بین رفتن اسناد باارزش شود.
اما نرمافزار مالی تا حد بسیاری زیادی این ریسک‌ها را برطرف کرده است. چرا که داده‌ها به شکل سیستمی و به شیوه‌ی صحیحی ثبت میشوند. ضمن آنکه با استفاده از نرمافزارهای ابری میتوان در چند سرور مختلف نسخه‌های پشتیبان از داده‌ها را دراختیار داشت.
گزارش‌های دقیق و در لحظه
یکی از وظایف اصلی حسابداری تهیه صورت‌های مالی و ارائه گزارش‌های مختلف از وضعیت مالی شرکت برای مدیران بالادستی یا سازمانهای بیرونی است. در گذشته انجام این کار بسیار وقت‌گیر و البته همراه با خطا بود. نرمافزار حسابداری کمک می‌کند تا در اسرع وقت بتوان انواع گزارش‌های مالی و مدیریتی مورد نیاز را دریافت کرد.
برای نمونه فرض کنید مدیر مالی یک شرکت قصد دارد گزارشی از وضعیت بدهی‌های مجموعه را به مدیر بالادستی خود ارائه دهد و برای این کار تنها دو ساعت وقت دارد. طبیعی است که بدون استفاده از نرمافزار مالی انجام این کار بسیار زمان‌بر است.
یکی از اصلی‌ترین کارکردهای نرم افزار حسابداری ارائه گزارش‌های مختلف مالی و مدیریتی به ذی‌نفعان مختلف است.
انواع نرم افزارهای حسابداری کدامند و چه تفاوتی دارند؟
نرمافزارهای حسابداری از ماژول‌ها یا سیستم‌های مختلفی تشکیل میشوند که در کنار هم یک نرمافزار جامع مالی را تشکیل می‌دهند. اینکه کدام نوع از آن برای کسب‌وکار ما مناسب است به موارد مختلفی بستگی دارد. از جمله اینکه کسب‌وکار مورد نظر در چه زمینه‌ای فعالیت می‌کند و از آن مهم‌تر نیاز نرمافزاری آن چیست.
با این حال، معمولا انواع نرمافزار حسابداری را میتوان از چند نظر تقسیم‌بندی کرد. یک دسته‌بندی مربوط به کاربرد نرمافزار حسابداری در یک زمینه یا بخش خاص است. از این نظر میتوان چند نوع نرمافزار حسابداری را از هم تفکیک کرد:
- نرمافزار حسابداری فروشگاهی: مناسب انواع فروشگاه‌های مختلف زنجیره‌ای، هایپرمارکت‌ها
- نرمافزار حسابداری تولید: مناسب برای واحدهای تولیدی و کارخانه‌ها
- نرمافزار حسابداری شرکتی: مخصوص شرکت‌های خدماتی، بازرگانی و تولیدی مختلف
- نرمافزار حسابداری صنفی: مناسب برای اصناف مختلف
علاوه بر این دسته‌بندی میتوان انواع نرمافزار حسابداری را از لحاظ مدل ارائه آن نیز تقسیم‌بندی کرد. معمولا نرم‌افزارها به دو شکل سنتی یا همان On Premises و به شکل ابری قابل عرضه هستند.
نرمافزار حسابداری ابری یا تحت وب: در این حالت تجهیزات و زیرساخت مورد نیاز برای نرمافزار توسط یک ارائه‌دهنده بیرونی عرضه می‌شود و شرکت خریدار صرفا براساس نیاز خود از راه دور و از طریق اینترنت از نرمافزار حسابداری استفاده می‌کند که طبیعتا این راهکار به لحاظ قیمتی به‌صرفه‌تر است.
نرمافزار حسابداری سنتی: در نسخه‌های سنتی از ارائه نرمافزار یا on premisesتمامی تجهیزات مورد نیاز برای پیاده‌سازی و استفاده از یک نرمافزار مثل سرور و تجهیزات سخت‌افزاری توسط خود شرکت آماده و نرمافزار به شکل فیزیکی خریداری و بر روی سیستم نصب می‌شود. این روش معمولا هزینه بیشتری نسبت به روش ابری برای سازمانها دارد.
به دسته‌بندی‌های رایج انواع نرمافزارهای حسابداری اشاره کردیم، با این حال، همانطور که اشاره شد معمولا در یک پکیج نرمافزاری مالی چندین سیستم و نرمافزار مختلف از جمله نرمافزارهای دفتر کل، دارایی‌های ثابت، صورت‌های مالی، تسهیلات مالی، جبران خدمات دریافت و پرداخت، و مواردی از این قبیل در نظر گرفته می‌شود.
جمع‌بندی
در این مقاله در مورد اینکه نرمافزار حسابداری چیست، چه مزایا و کاربردهایی دارد و انواع آن کدام است؛ صحبت کردیم. بدون شک هر کسب‌وکاری از بدو شکل‌گیری تا پایان به راه‌حل‌های نرمافزاری برای ساماندهی امور مالی خود نیاز دارد.
همکاران سیستم سال‌ها است که راهکارهای مالی خود را در دو قالب نرمافزارهای یکپارچه راهکاران و راهکاران ابری به کسبوکارها عرضه کرده است. نرم افزار حسابداری تحت وب راهکاران ابری نرمافزاری به‌صرفه و با امکانات متنوع برای کسبوکارهای کوچک و متوسط است.