در دنیای رقابتی امروز، شناخت فرصت‌ها و ریسک‌های بازار برای همه شرکت‌ها، از کوچک تا بزرگ، ضروری است. امروزه سازمان‌هایی پیروز واقعی این میدان هستند که واکنش درست و به موقع، نشان دهند. در نتیجه با توجه به لزوم دسترسی به اطلاعات درست و در لحظه، شرکت‌ها تلاش می‌کنند مفاهیم و راهکارهای تازه‌ای برای مدیریت فرایندهای کسب و کارشان بیابند.
اصطلاح BAM (Business Activity Monitoring) نظارت بر فعالیت کسب و کار، اولین بار در سال 2001 از سوی موسسه تحقیقاتی گارتنر مطرح شد که هدف اولیه آن، دسترسی در لحظه به اطلاعات تحلیل شده از داده‌های مهم کسب‌و‌کار بود. در واقع BAM مجموعه تکنولوژی‌هایی است که به خدمات سرمایه‌گذاری امکان می‌دهد از «شیوه واکنشی» انجام کسب و کار، به یک «شیوه پیشگیرانه» تغییر حالت دهند.
در این مقاله به معرفی BAM ، اجزای تشکیل‌دهنده آن و تاثیری که بر کسب و کارها دارد، می‌پردازیم.
BAM سیستم نظارت بر فعالیتهای کسب و کار چیست؟
مفهوم نظارت بر فعالیت های کسب و کار به توصیف تمام فرایندها و فناوریهایی میپردازد که منجر به افزایش آگاهی از وضعیت کسب و کار میشود. در تعریف دیگری به نقل از گارتنر؛ BAM مجموعهای از ابزارهای نرمافزاری متفاوت است که به سازمانها کمک میکند KPI یا شاخصهای کلیدی عملکرد را کنترل و مدیریت کنند. نظارت بر فعالیت های کسب و کار به معنی استفاده از تکنولوژی برای شناسایی مؤثر فرصت‌ها و ریسک‌های کسب و کار با هدف افزایش بهره‌وری و سودآوری سازمان است. این الگو برای ارزیابی و کنترل شاخصهای کلیدی عملکرد داخلی و خارجی مورد استفاده قرار گیرد.
موسسه تحقیقاتی استنفورد بستر BAM را به عنوان یک ابزار کلیدی برای تحلیل و پیش‌بینی بر اساس داده‌های بازار، معرفی میکند. با استفاده از این ابزار، می‌توانید اطلاعات دقیقی از وضعیت و نتایج عملیات، فرایندها و تراکنش‌های مختلف کسب کنید. این موضوع اغلب کمک میکند، مشکلات اصلی کسب و کار را شناسایی و برای رفع آن راهکارهایی را در نظر بگیرید.
چارچوب BAM یک روش ساده برای نظارت بر داده‌های کسب و کار است که میزان پیشرفت فرایندهای کسب و کار را به شما نشان می‌دهد. BAM از هوش تجاری عملیاتی و فناوری‌های یکپارچه سازی فرایندهای خودکار استفاده کرده و به واسطه تحلیل منظم داده‌ها، به کسب و کارها کمک میکند پیش از وقوع حادثه، هشدارهای لازم را دریافت کنند. ساز و کار اصلی پیشبرد سیستم BAM را می‌توان در گام‌های زیر خلاصه کرد:
- ردیابی داده‌های در لحظه و جمع‌آوری آنها
- تحلیل و پردازش داده‌های جمع‌آوری شده
- نمایش اطلاعات در قالب تصاویر (چارت، نمودار و اینفوگرافیک)
اجزای تشکیل‌دهنده سیستم BAM چیست؟
اجزای تشکیل‌دهنده یک سیستم BAM به شرح زیر است:
- پشتیبانی تصمیم: از طریق مجموعهای از قوانین، موقعیت‌های اصلی را تشخیص و تفسیر میکند و در نتیجه در فرایند تصمیم‌گیری به کاربران کمک میکند.
- داشبورد‌ها: تمام تصمیمات گرفته شده به اقدامات یکپارچه در داشبورد تبدیل می‌شوند.
- سازگاری و یادگیری: پاسخ‌های کاربران و بازخورد‌ها در ابزار BAM ذخیره میشود و جهت اقدام به سایر سیستم‌ها فرستاده میشود.
چرا باید از BAM سیستم مدیریت فعالیتهای کسب و کار استفاده کنیم؟
امروزه شرکت‌ها از تنوع گسترده‌ای از نرمافزارهای سازمانی مثل مدیریت ارتباط با مشتری CRM، ERP، BPM و … استفاده می‌کنند. از سویی بسیاری از داده‌های کسب و کار خروجی تماس‌های تلفنی، ایمیل‌ها و ابزارهای پراکنده است. در چنین محیط پیچیده‌ای، داشتن یک نگاه جامع و حفظ کنترل بر تمام داده‌های کسب و کار، بسیار پیچیده است. این در حالی است که با افزایش پویایی بازار و لزوم تصمیم‌گیری‌های سریع و در لحظه، استفاده از فرصت‌های بازار برای شرکت‌ها الزامی شده است.
نظارت بر فعالیتهای کسب و کار (BAM) مفهوم تازه‌ای نیست چرا که شرکت‌های بزرگ همیشه در تلاش بوده‌اند تا راهکارهایی برای ردیابی سفارش‌های خود، به‌شکل لحظه‌ای پیدا کنند. سال‌هاست بانک‌ها و مؤسسات مالی مزایای تصمیم‌گیری بر مبنای داده‌های واقعی و اهمیت آن را درک کرده‌اند. در یک دهه گذشته، شرکت‌ها سرمایه‌گذاری زیادی روی بستر‌های جدید مثل انبار داده یا نرم افزار هوش تجاری و سیستم‌های مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) با هدف بهبود اثربخشی فرایندهای کسب و کار انجام داده‌اند اما متاسفانه در بسیاری از مواقع، در دنیای رقابتی امروز این سیستم‌ها توان ردیابی اطلاعات در لحظه را ندارند. به همین دلیل، نسل جدید راهکارهای سازمانی تلاش کرده است این شکاف را پر کند. سیستم نظارت بر فرایندهای کسب و کار BAM یکی از این ابزار‌هاست.
به طور کلی BAM تمام چیزی است که در مورد تجمیع داده‌ها و تجزیه و تحلیل اطلاعات در زمان واقعی، در مورد فعالیتهای کسب و کار مورد استفاده قرار می‌گیرد. راهکار BAM به شکل فعالانه و در لحظه، شاخصهای کلیدی عملکرد را ارزیابی و داده‌های کلان سازمان را با هدف شناسایی الگو‌ها تحلیل میکند. این داده‌های تحلیل شده باعث میشود هشدارها را به موقع دریافت کنید و تصمیم‌های درست بگیرید.
الزامات و کاربردهای راهکار BAM چیست؟
به مرور زمان و با رقابتی‌تر شدن بازار و توجه سازمانها به ابزارهایی برای تطبیق با پویایی‌های کسب و کارهای دنیای امروز، استفاده از ابزارهایی مثل BAM برای افزایش سطح بالای هوشمندی و توانایی تحلیل داده‌ها، اهمیتی بیش از پیش پیدا میکند. اما اولین سؤال اینجاست که یک راهکار BAM مناسب از چه مواردی باید پشتیبانی کند؟ برای پاسخ به این سؤال، نگاهی به چند پیش‌شرط اساسی و الزاماتی که یک راهکار BAM باید داشته باشد، می‌اندازیم:
- پشتیبانی از شاخصهای کلیدی عملکرد (KPI) مانند تعدد فرایندها، چرخه زمانی انجام یک فرایند، مدت زمان میان فرایندها، خطاها و شرایط خاص داخلی و خارجی که توسط کاربر تعریف میشود، مهمترین شرط راهکار BAM است.
- راهکار BAM صرفاً ویژه ردیابی داده‌های داخل سازمان نیست؛ بلکه بررسی داده‌های خارجی از مهمترین پیش‌شرط‌های این راهکار به شمار می‌آید.
- راهکار BAM باید بتواند با توجه به شرایط و نیازمندی‌های سازمان، از معیار‌های مناسب و دقیقی برای تعیین هشدارها استفاده کند.
از سویی دیگر، BAM می‌تواند به عنوان یک راه‌حل نظارتی توسط مدیران فناوری اطلاعات مورد استفاده قرار گیرد. همچنین به نظر می‌رسد مهمترین کاربرد بهره‌مندی از این راهکار، ارائه تحلیل‌های پیش‌بینی کننده و سیستماتیک، با هدف کاهش ریسک فرایندها است. به شکل کلی سازمانها با هدف بهبود عملکرد و بهینه سازی کارایی، از راهکار BAM استفاده می‌کنند.
ابزار bam شاخصهای «زمان» و «هزینه» مربوط به فرآیندها را برآورد کرده و با ارائه گزارش‌های آماری و مدیریتی، به تحلیل عملکرد فرآیندها کمک میکند.
ابزار BAM چگونه کار میکند؟
اگرچه ابزار BAM به تنهایی کار نمی‌کند و به عنوان یک راهکار تکمیلی در استفاده از ابزارهای مدیریت فرایندهای کسب و کار BPM و هوشمندی تجاری به شمار می‌رود، اما این ابزار امروزه یک راهکار با منافع زیاد است که استفاده از آن برای بسیاری از شرکت‌ها اهمیت یافته است. برای درک اینکه BAM چگونه به سازمان شما کمک میکند ، بگذارید در گام اول نگاهی به مزایای این ابزار برای سازمانها داشته باشیم. یکی از مهمترین اهداف BAM کاهش تأخیر بین فرایندهای متفاوت کسب و کار است.
مزایای استفاده از راهکار BAM برای کسب و کارها چیست؟
در ادامه این نوشتار به شرح برخی از مهمترین مزایای استفاده از راهکار نظارت بر فعالیتهای کسب و کار BAM اشاره می‌کنیم.
- دید کاملی از کل فعالیتهای کسب و کارتان دریافت می‌کنید: تمامی فرایندهای سازمان را در لحظه ردیابی و اطلاعات آن را در داشبورد‌ها و گزارش‌ها مشاهده می‌کنید. در نتیجه با کمک به تجزیه و تحلیل داده‌ها و به‌تبع آن شناسایی علت اصلی شکست، مسائل پیچیده را سریع‌تر می‌توانید حل کنید.
- ریسک‌ها را کشف می‌کنید: یکی از مهمترین مزایای راهکار BAM این است که زمانی که یک فعالیت یا فرایند خارج از چارچوب منطقی آن باشد به مدیر هشدار می‌دهد. به همین دلیل اغلب مدیران از ابزارهای BAM با هدف کمک به کشف ریسک‌ها و تهدیدها استفاده می‌کنند.
- کارکنان را بهتر می‌شناسید: در دنیای امروز داشتن یک محیط کاری شفاف که مدیران و کارکنان بتوانند ارتباط مناسبی داشته باشند برای هر سازمانی لازم است. از طرفی داشتن معیارهایی دقیق برای ارزیابی عملکرد هریک زا کارکنان باعث میشود کارفرمایان بتوانند تیم های کارآمدی ایجاد کنند.
با این حال اگرچه نظارت بر فعالیت کاربر مزایایی برای شرکت و کارمند دارد، اما معایبی نیز دارد. رایج ترین اشکالات ردیابی فعالیت کاربر، سطح بالای استرس برای کارمندان، بی اعتمادی و تجاوز به حریم خصوصی است.
چالشهای استفاده از راهکار BAM چیست؟
با وجود تمام نکات مثبت بهکارگیری ابزار BAM در میان سازمانها، با این حال همیشه مشکلاتی در پیادهسازی این راهکار برای سازمانها وجود داشته است. یکی از مهمترین چالشهای استفاده از ابزار BAM، عدم امکان متناسب سازی این ابزار با سایر نرمافزارهای سازمانی است.
همچنین در گذشته استفاده از راهکارهایی مثل BAM صرفاً برای شرکت‌های بزرگ دغدغه بود اما امروزه با افزایش سطح رقابت میان تمامی کسب و کارها این موضوع برای شرکت‌های کوچک و متوسط نیز اهمیت ویژه‌ای یافته است همچنین با ظهور فناوری رایانش ابری و ارائه این راهکار بر بستر ابری، امکان استفاده از آن برای این سطح از شرکت‌ها رواج بیشتری پیدا کرده است.
BAM چگونه به سازمان شما کمک میکند؟
برخی از کاربردهای عملی ابزارهای BAM در بخش‌های مختلف یک سازمان عبارتند از:
- حسابداری:
- نظارت بر موجودی حساب و ارسال هشدار در صورت رد شدن سقف موجودی تعیین شده یا فراتر رفتن از آستانه،
- اطلاع‌رسانی به مشتریان در زمان سررسید پرداختی آنها،
- اطلاع‌رسانی به واحد حسابداری درصورت اضافه شدن حساب جدید به سیستم
- عملیات:
- رصد سطوح موجودی،
- اطلاع رسانی به مدیر انبار؛ هنگامی که مواد کمتر از مقدار لازم باشد،
- نظارت بر مواردی مانند تاریخ انقضا، داده‌های مشتری و مواردی از این قبیل.
- فروش و بازاریابی:
- اطلاع رسانی درمورد وضعیت سفارش‌ها،
- اطلاع رسانی به مشتریان درمورد موجودی محصولات مورد نیاز،
- ارسال خودکار صورتحساب را پس از اتمام فرآیندها.
- منابع انسانی:
- نظارت بر حقوق و دستمزد کارکنان،
- درنظر گرفتن مرخصی‌ها و سایر مزایای کارکنان،
- اطلاع رسانی به کارکنان در مورد رویدادهایی که بر فعالیت سازمان تأثیر می‌گذارد.
هوشمندی تجاری، راهکاری برای تحلیل هرچه بهتر داده های کسب و کار
مدیران فناوری اطلاعات امروز بیش از گذشته باید با نگاه باز به دنبال راهکارهای تازه برای پاسخ به پویایی‌ها و تغییرات پیوسته کسب و کار باشند. ابزار BAM زیرساختی فراهم میکند که امکان رصد فرایندهای سازمان را با تجزیه‌وتحلیل داده‌های کسب و کار، تسهیل میکند.
سیستم هوشمندی راهکاران همکاران سیستم ، بستری را برای هوشمندی تجاری (Business Intelligence یا BI) در سازمان شما فراهم میکند. این نرم افزار، اطلاعات سیستم‌های عملیاتی سازمان را دریافت کرده و آنها را در ساختاری تجمیعی، خلاصه شده، تحلیلی و مناسب برای نیازهای اطلاعاتی مدیران و تحلیل‌گران کسب و کار آماده میکند. به این ترتیب، گزارش‌گیری، ساخت داشبوردهای مدیریتی و تجزیه و تحلیل اطلاعات؛ در محیطی ساده و کاربردی امکان‌پذیر میشود. برای کسب اطلاعات بیشتر با ما در ارتباط باشید.
منابع:
- learn.microsoft.com
- pandorafms.com
- infosys.com