مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) یکی از مهمترین ارکان اصلی استراتژی هر کسبوکاری به شمار می‌رود. به گفته گارتنر، مدیریت فرآیند کسبوکار این توانایی را دارد تا موفقیت هر پروژهای را تا 70 درصد بهبود ببخشد. مدیریت فرآیند کسبوکار که از این پس آن را به اختصار (BPM) (مخفف Business process management) می‌خوانیم، به کسبوکار شما کمک میکند تا با اخذ تصمیمات درست در زمان مناسب، هزینه‌ها را کاهش و درآمد را افزایش دهید و بدین ترتیب به یک مزیت رقابتی بی‌نظیر دست یابید.
در این مقاله به معرفی BPM، انواع مختلف مدیریت فرآیند کسب و کار ، مزایای BPM، نقش آن در تحول دیجیتال و به طور کلی، هر آنچه درمورد BPM باید بدانید، می‌پردازیم.
BPM چیست؟
BPM یک رویکرد ساختاریافته برای بهبود فرآیندهایی است که یک سازمان برای انجام فعالیت‌ها، خدمت به مشتریان و ایجاد ارزش افزوده از آن استفاده میکند. فرآیند کسبوکار درواقع یک یا مجوعه‌ای از فعالیت‌ها است که به تحقق اهداف سازمان مانند افزایش سود، کاهش هزینه‌ها، مدیریت ریسک و به حداقل رساندن کارهای بیهوده کمک میکند. BPM از روش‌های مختلفی برای بهبود فرآیند کسب وکار استفاده میکند و با تجزیه و تحلیل کسب و کار و مدل‌سازی آن در سناریوهای مختلف، اعمال تغییرات، نظارت بر فرآیندهای جدید و بهبود مستمر توانایی خود، به سمت پیشبرد اهداف سازمان حرکت میکند.
BPM یک سیستم پویا است که به شما نشان می‌دهد چگونه نقش‌های سازمانی، قوانین، تاکتیک‌ها، اهداف کسبوکار و سایر عوامل مربوطه دائما در حال تغییر هستند. BPM توانسته است در طول این سال‌ها انواع مختلفی از روش‌های بهینه‌سازی، از شش سیگما (Six Sigma: یک نگرش منضبط، داده‌محور و روشی برای حذف نقایص در هر فرآیند و محصول) گرفته تا مدیریت ناب (Lean management: در این نوع مدیریت، به جای کنترل کامل فرآیندهای کار، تمرکز بیشتر روی مسئولیت و رهبری مشترک است) را در خود جای دهد.
باتوجه به اینکه در برخی شرکت‌ها مدیریت فرآیندهای کسب و کار بدون استفاده از ابزارهای اتوماسیون، پیچیده و دشوار می‌شود، محصولات نرم‌افزاری BPM به منظور پشتیبانی از تغییرات به وجود آمده در کسب‌وکارهای بزرگ، توسعه پیدا کرد.
فناوری‌های BPM توانسته است به نوبه خود در پیشرفت هوش مصنوعی (AI)، یادگیری ماشینی (machine learning) و سایر فناوری‌های به اصطلاح هوشمند نقش مهمی ایفا کند. چرا که این امکان را به شرکت‌ها داده است تا از داده‌های موجود خود بهتر استفاده کنند، مشکلات احتمالی را پیش از وقوع شناسایی کرده و تصمیمات آگاهانه‌تری اتخاد کنند. باظهور کسب‌وکارهای دیجیتال، تمرکز اصلی BPM روی بهینه‌سازی سیستم‌های تعامل مشتریان و کارمندان است.
انواع مختلف مدیریت فرآیند کسب وکار (BPM)
مدیریت فرآیند کسب و کار بسیار گسترده است و از ابزارهای مختلفی استفاده میکند. اما بسیاری از کارشناسان این رشته را در سه دسته‌بندی زیر قرار می‌دهند:
مدیریت فرآیند کسب و کار سیستم محور
این نوع از BPM روی فرآیندهای مربوط به گردش کاری در سیستم‌های کسب وکاری تمرکز دارد که بدون دخالت انسانی عمل کرده و امکان ادغام و یکپارچه‌سازی در سایر برنامه‌های سازمانی را دارد. فرآیندهای اتوماتیک در مدیریت ارتباط با مشتری و سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی (نرم افزار ERP) دو نمونه از دسته‌بندی سیستم محور هستند.
مدیریت فرآیند کسب و کار انسان محور
BPM می‌تواند روی فرآیندهایی که توسط نیروی انسانی انجام می‌شوند، تمرکز کند. این فرآیندها همان برنامه‌هایی با ویژگی‌هایی برای تعاملات انسانی هستند؛ مانند رابط کاربری با طراحی خوب، هشدارها و اعلان‌ها.
مدیریت فرآیند کسب و کار سند محور
این رویکرد بر اسنادی مانند فرآیند قالب‌بندی، امضا و تایید قراردادها تمرکز دارد. ابزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار معمولا در یک کار خاص سند محور، مانند امضا کردن اسناد، تخصص پیدا کرده‌اند. مدیریت فرآیند کسب و کار سندمحور ، به کاربران کمک میکند تا قبل از تصمیم‌گیری برای سرمایه‌گذاری، ابتدا درک درست و بهتری از تحقیقات بازار داشته باشند.
BPM و مدیریت پروژه
مدیریت فرآیند کسب وکار (BPM) نوعی رویکرد استراتژیک به منظور مدیریت فرآیندهایی است که دارای ارزش بلندمدت هستند؛ اما مدیریت پروژه بیشتر ماهیت تاکتیکی و کوتاه‌مدت دارد. BPM درواقع یک دید کلی از تمامی جوانب سیستم گردش کار را در یک سازمان ارائه می‌دهد و معمولا در بخش‌های مختلف یک سازمان در رفت‌وآمد است، درحالی‌که مدیریت پروژه بر وظایف فردی در یک حوزه خاص و در یک سیستم گردش کار بزرگتری در سازمان تمرکز دارد.
برای مثال، اگر روی بهبود خدمات مشتری در سازمان خود کار می‌کنید، استراتژی BPM شما باید شامل تمامی جوانب چگونگی تعامل مشتریان با سازمان باشد؛ از اولین تماس تا تحویل محصول یا خدمات و همچنین خدمات پس از فروش. درحالی‌که مدیریت پروژه شما، به طور خاص روی بهبود عملکرد نیروی کال سنتر حین تعامل با مشتری تمرکز میکند.
BPM یک دید کلی از تمامی جوانب سیستم گردش کار را در یک سازمان ارائه می‌دهد، درحالی‌که مدیریت پروژه بر وظایف فردی در یک حوزه خاص و در یک سیستم گردش کار بزرگتری در سازمان تمرکز دارد.
چرا مدیریت فرآیند کسب وکار به نفع شما است؟
مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) روشی برای ساختاردهی به فعالیت‌های بیزینسی شما است تا بتوانید به اهداف خود دست پیدا کنید، عملکرد خود را بهبود ببخشید و ارزش سازمانتان را افزایش دهید.
BPM با کاهش کارهای دستی، خودکارسازی وظایف تکراری و کاهش درصد خطا، به کاهش هزینه‌ها کمک میکند. مدیریت فرآیند کسب و کار همچنین با ارائه چارچوبی برای آزمایش فرآیندهای جدید پیش از پیاده‌سازی، میزان ریسک را به حداقل می‌رساند. BPM می‌تواند مسیر معامله مشتریان با شما را تسهیل کند یا تجربه لذت‌بخش و خوشایندی را برای مشتریان در طی معامله با شما رقم بزند و بدین ترتیب، باعث افزایش رضایت مشتریان شود. لازم به ذکر است که BPM فقط مختص سیستم‌های کامپیوتری نیست، بلکه می‌توان از آن در مدیریت نیروهای انسانی نیز استفاده کرد.
از مزایای BPM می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- افزایش درآمد و افزایش میزان رضایت مشتری: BPM به شما کمک میکند تا مشکلات را در فرآیند کسب و کار شناسایی کرده و آنها را رفع کنید که این کار در نهایت باعث ایجاد گردش کار ساده‌تر و مشتریان راضی‌تر می‌شود. علاوه بر این، اگر به دنبال بهره‌وری از فناوری‌های دیجیتال مانند هوش مصنوعی و اتوماسیون هستید، BPM می‌تواند به شما در پیاده‌سازی این ابزارها و ادغام آنها در فرآیندهای موجود کمک کند.
- کاهش هزینه‌ها با بهبود بهره‌وری سازمانی از طریق اتخاد تصمیم‌های هوشمندانه‌تر براساس تحلیل داده بلادرنگ: فرایندهایی که توسط BPM اتوماتیک شده‌اند، از فرآیندهای دستی سرعت بیشتری دارند؛ چون کمتر به ورودی‌های انسانی متکی هستند. همین امر مستقیما روی ارائه خدمات با ارزش افزوده بیشتر و قیمت‌های پایین‌تر (مانند ارائه پیشنهادهای شخصی‌سازی شده به مشتریان) تاثیر می‌گذارد.
چگونه BPM به تحول دیجیتال کمک میکند؟
مدیریت فرآیند کسب و کار یکی از اصلیترین اجزای تحول دیجیتال است. BPM شما را قادر به ایجاد فرآیندهای قابل تکرار و استانداردی میسازد که در چندین برنامه و پلتفرم قابل اجرا باشد. به عنوان مثال، فرض کنید یک فرآیند خدمات مشتری دارید که در یک برنامه یا پلتفرم به خوبی کار میکند. وقتی در یک پلتفرم خوب کار میکند، پس در برنامه‌ها و پلتفرم‌های دیگر نیز عملکرد خوبی دارد؛ حتی در برنامه‌های جدید یا برنامه‌هایی که در حال توسعه هستند.
این موضوع بدان معنا است که وقتی تیم‌های IT می‌خواهند محصول یا خدمت جدیدی را خلق کنند، دوباره مجبور به اختراع چرخ نشوند؛ بلکه بتوانند از همان فرآیندهای موجود به عنوان پایه و اساسی برای ایجاد و خلق فرآیندهای جدید بهره ببرند.
اطمینان حاصل کنید که تمامی نیروهایی که در ارائه خدمات دخیل هستند، در هر تعامل با مشتریان یا شریکان شما، از دستورالعمل‌های یکسانی پیروی می‌کنند.
اولین مرحله در تحول دیجیتال، درک درست از وضعیت فعلی کسبوکار و شناسایی فرآیندهای مهم و چگونگی بهبود بخشیدن آنها است. می‌توانید این کار را با بررسی سیستم‌های موجود نظیر ERP و CRM انجام دهید، اما این موضوع را فراموش نکنید که خودتان نیز باید آستین‌ها را بالا بزنید، مستقیما وارد میدان شده و با مشتریان و کارمندانی که روزانه با این سیستم‌ها سروکار دارند، در تعامل باشید.
یکی دیگر از مزایای BPM این است که رویکردی مقیاس‌پذیر برای تحول دیجیتال ارائه می‌دهد. می‌توانید کار خود را با یک پروژه کوچک شروع کنید و اگر همه چیز خوب پیش رفت، به تدریج آن را بزرگتر کنید. یعنی برای سازگاری فرآیندهای کسب و کاری خود لازم نیست حتما زیرساخت‌هایی برای فناوری جدید ایجاد کنید یا یک سیستم یکپارچه بسازید؛ بلکه می‌توانید از یک فرآیند در چندین برنامه و پلتفرم استفاده کنید.
چرخه عمر BPM
در چرخه عمر BPM پنج مرحله وجود دارد:
- تجزیه و تحلیل
- طراحی
- مدل‌سازی
- توسعه
- بهینه‌سازی
در دو مرحله اول، تمرکز روی درک این موضوع است که سازمان شما برای رسیدگی به مشکلات یا فرصت‌های کسبوکاری به چه چیزهایی نیاز دارد. درواقع شما در این سه مرحله، فرصت‌های بالقوه بهبود فرآیند را شناسایی کرده و سپس پیش از حرکت به مرحله بعدی، آنها را امکان‌سنجی می‌کنید.
مرحله سوم درباره خلق یک برنامه دقیق برای پیاده‌سازی راه‌حل‌های انتخابیتان است. در این مرحله مشخصات هر فرآیندی که قرار است دوباره طراحی شود، نوشته می‌شود تا توسعه‌دهندگان هنگام ساخت سیستم‌ها یا برنامه‌های نرم‌افزاری جدید در زمان توسعه محصول، دقیقا بدانند چه کاری باید انجام دهند.
مرحله چهارم مربوط به توسعه محصول است؛ اینجا همان مرحله‌ای است که با نصب فناوری‌های جدید در محیط تولید، تمام طرح‌های خود را عملی می‌کنید.
درنهایت، در مرحله بهینه‌سازی به دنبال راه‌هایی برای بهبود و بهینه‌سازی فرآیندها خواهید بود تا در نتیجه آن، کارایی بالا رفته و نرخ خطا کاهش پیدا کند.
چرخه عمر BPM
استراتژی BPM
پیش از شروع کار با BPM، بهتر است در ابتدا تمامی مشکلات را به درستی بررسی و تعریف کنید. به هنگام تعیین اهداف خود، برای آنکه در مدت 1 تا 3 ماه به آنها برسید، تفکر جاه‌طلبانه و در عین حال واقع‌بینانه داشته باشید؛ یعنی اگر رسیدن به یک هدف کوتاه‌مدت، بیشتر از 3 ماه طول می‌کشد، آن را به اهداف کوچکتر تقسیم کنید.
اگر راه‌های ملموسی برای سنجش موفقیت وجود داشته باشد، هر فردی که در پروژه کار میکند، می‌داند که چه زمانی به هدف خود می‌رسد یا چقدر راه تا رسیدن به هدف باقی مانده است. دلیل استفاده برخی از کسب‌وکارها از BPM این است که تمامی کارمندان، در هر سطحی که هستند، در راستای اهداف مشترک سازمانی، مانند رضایت مشتری یا تارگت فروش، قدم بردارند.
بهترین شیوه ها در BPM
شیوه‌های BPM مجموعهای از دستورالعمل‌ها و توصیه‌ها برای پیاده‌سازی BPM است. این دستورالعمل‌ها، نحوه اجرای BPM را به طور مستمر و موثر توضیح می‌دهد.
راهنمای بهترین شیوه‌های BPM به شرح زیر است:
- مدل‌سازی فرآیند که شامل این موارد است:
- استفاده از نشانه‌گذاری و نشانه‌های استانداردی مانند نمادگذاری در مدل سازی فرآیند کسب و کار (Business Process Model & Notation)،زبان مدل سازی یکپارچه: UML (Unified Modeling Language) زبانی شی‌گرا برای ساخت و مستندسازی یک سیستم نرم‌افزاری است،
- زبان گردش وب سرویس (WSFL (Web Services Flow Language: یک زبان برنامه‌نویسی برای توصیف خدمات وب که در سال 2001 از سوی IBM ارائه شد.
- اجرای فرآیند، که شامل فناوری‌های اتوماسیون فرآیند است، مانند:
- موتور گردش کار (workflow engines): نرم‌افزار کاربردی که مراحل تجاری را کنترل میکند،
- موتور قوانین کسبوکار (Rule Engine): به جزئی از نرم‌افزار گفته می‌شود که به افراد غیربرنامه‌نویس اجازه می‌دهد، بدون تغییر در کد برنامه، قوانین و مقرراتی را برای اجرا و استفاده در نرم‌افزار معرفی کنند.
- هوش کسب و کار که معیارهای عملکرد فرآیند، مانند زمان یا هزینه هر واحد تولید شده را گزارش می‌دهد.
کاربردهای BPM در سازمان‌ها
شما می‌توانید از BPM برای بهبود عملکرد فرآیندهای کسب و کاری خود و همچنین افزایش کارایی سازمان استفاده کنید. BPM به شما کمک میکند تا با بهبود حاشیه سود، کاهش هزینه‌ها و بهبود رضایت مشتری، به مزیت رقابتی برسید.
چند نمونه از کاربردهای BPM:
- اتوماتیک کردن کارهای دستی: که درحال حاضر توسط کارمندان (یا پیمانکاران) انجام می‌شود. البته باید به کارمندان آموزش داده شود که چگونه برخی از وظایف خاص را تنها با دانشی اندک در زمان مناسب انجام دهند،
- تجزیه و تحلیل فرآیندهای فعلی: با این کار می‌دانید که در کجای کار، فضا برای بهبود و پیشرفت وجود دارد،
- کمک به تیم‌های منابع انسانی در مدیریت فرآیندهای انتقال، استخدام و تعدیل کارمندان: مدیران منابع انسانی می‌توانند با به کارگیری BPM تمام مراحل فرآیند استخدام را زیرنظر داشته باشند. درنتیجه آنها می‌توانند بررسی کنند که کدام بخش نیاز به بهبود دارد تا کارکنان و سازمان به اهداف خود برسند و کارمندان را راضی نگه دارند،
- استفاده از BPM در دپارتمان مالی: BPM آنقدر گسترده است که می‌توانید از آن برای بهبود تمام جنبه‌های کسبوکار خود استفاده کنید؛ البته که امور مالی از این قاعده مستثنی نیست! BPM به شرکت‌های مالی این امکان را می‌دهد تا زمان مورد نیاز برای انجام کارهای روزمره، مانند تطبیق حساب‌ها را به طور قابل توجهی کاهش داده و درعین حال، دقت گزارش‌های مالی خود را به حداکثر برسانند.
- استفاده از BPM در دپارتمان فروش: BPM می‌تواند با ارائه راهکارهایی در سازماندهی و ساده‌سازی سفر مشتری، به دپارتمان فروش کمک فراوانی کند. درنتیجه تیم فروش می‌تواند تمرکز بیشتری روی خدمات مشتری، بهبود قیف فروش و کسب درآمد با منابع کمتر داشته باشد.
با BPM به مزیت رقابتی دست یابید
همانطور که پیش از این هم بارها ذکر کردیم، BPM یکی از اجزای بسیار مهم در استراتژی هر کسبوکاری به شمار می‌رود. BPM به شما کمک میکند تا به مزیت رقابتی خوبی دست پیدا کنید و این قدرت را به شما می‌دهد تا نسبت به رقبایی که هنوز در فناوری‌های BPM سرمایه‌گذاری نکرده‌اند، واکنش سریعتر و کارآمدتری داشته باشید. با این‌حال مدیریت فرآیند کسب و کار تنها درباره اتوماتیک کردن فرآیندها نیست؛ بلکه در بهبود نتایج کسبوکار نیز کارآمد است.
ابزارهای BPM به گونه‌ای طراحی شده‌اند تا به سازمان‌ها در فرآیند تغییر و مدیریت آن کمک کنند، کارایی را بهبود ببخشند، هزینه‌ها را کاهش دهند و از بروز ریسک‌های مرتبط با فناوری‌های جدید یا تغییرات نظارتی که بر فعالیت‌های یک سازمان تاثیر می‌گذارد، جلوگیری کنند.
ابزارهای BPM با مدیریت فرآیند تغییر در سازمان‌ها، کارایی را بهبود می‌بخشند و هزینه‌ها را کاهش می‌دهند.
تفاوت BPM و BPA
BPM و BPA شبیه به هم نیستند. BPM روشی برای مدیریت فرآیند است در حالی‌که BPA (Business process automation: اتوماسیون فرآیندهای کسبوکار) یک ابزار اتوماسیون‌سازی برای استفاده در مدیریت فرآیندهای کسب و کاری است. تفاوت اصلی این دو در این است که BPM بر بهبود فرآیندهای موجود تمرکز میکند، اما BPA فرآیندهای دستی موجود را اتوماتیک کرده و با اعمال اصلاحات باعث کارآمدتر شدن آنها می‌شود.
ابزارهای BPM شامل سیستم‌های مدیریت گردش کار یا نرم افزار تسک‌منیجر (برنامه نظارت سیستمی) است که به شما در سازماندهی گردش کار کمک کرده و آن را کارآمدتر، پربازده‌تر و آسان‌تر میکند. برای مثال، اگر شما پروژهای دارید که چندین نفر همزمان روی آن کار می‌کنند (مثلا دو طراح همزمان روی یک پروژه کار می‌کنند)، استفاده از ابزاری مانند ترلو (Trello) به هر دو طراح این امکان را می‌دهد تا از روند کار یکدیگر مطلع باشند، بدون اینکه مشکلی در ارتباط میان آنها ایجاد شود. استفاده از چنین ابزارهایی از هرگونه تاخیر غیرضروری در روند تکمیل پروژه جلوگیری میکند، چون تمام افراد حاضر در پروژه دقیقا می‌دانند که در مرحله بعدی پروژه چه کاری باید انجام دهند.
BPMN چیست و چه کاربردی دارد؟
BPMN یا مدل سازی فرآیند کسب و کار (Business Process Model & Notation)، درواقع مجموعهای از نمادها و اشکال گرافیکی برای مدل سازی فرآیند کسب و کار است.
BPMN روشی را برای ساخت مدل‌های فرآیندی تعریف میکند که نشان می‌دهد چگونه کارها در یک سازمان انجام می‌شود. BPMN دارای دو عنصر اصلی گره‌ها (nodes) و خطوط اتصال (connector lines) است که از آنها برای نمایش فعالیت‌ها، تصمیم‌ها و زیرفرآیندها (Sub-Process) استفاده میکند.
می‌توان از گره‌ها برای توصیف دسته‌ای وظایف یا رویدادهای مرتبط به هم استفاده کرد. هر گره نشان‌دهنده یک فعالیت یا رویداد است که توسط یک فرد در سازمان تکمیل شده و به سرانجام رسیده است؛ برای مثال، تایید گزارش هزینه، تماس با مشتری یا درست کردن یک فاکتور.
خطوط اتصال فعالیت‌های مختلف را طی چند مرحله به یکدیگر مرتبط میکند؛ مراحلی که باید برای تکمیل موفقیت‌آمیز فرآیند انجام شوند. برای مثال، «تایید اطلاعات درج شده در فرم» مستقیما با «فرم درخواست بررسی» در ارتباط است، زیرا همیشه باید مرحله تایید پیش از مرحله بررسی وجود داشته باشد.
BPMS چیست و چه کاربردی دارد؟
نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) به شرکت‌ها کمک میکند تا مجموعهای از فعالیت‌ها و وظایف را طراحی، مدل‌سازی، اجرا، اتوماتیک‌سازی و بهبود ببخشند تا به یک هدف سازمانی مشترک دست پیدا کنند. BPMS یک محصول فناوری است که از مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) پشتیبانی میکند؛ تخصصی که هدفش بهبود فرآیندهای کسب و کار end to end است.
BPMS مجموعهای از فناوری‌ها است که شامل موارد زیر می‌شود:
- ابزارهای استخراج فرآیند برای کشف، نمایش و تحلیل وظایفی که فرآیندهای کسب و کار را هدایت می‌کنند،
- مدل سازی فرآیند کسب و کار برای نمودارسازی فرآیندهای کسب و کاری،
- موتورهای گردش کار برای اتوماتیک‌سازی جریان کارهایی که یک فرآیند کسب و کاری را تکمیل می‌کنند،
- موتورهای قانون کسب و کار (BREs) که کاربران نهایی را قادر میسازد تا خودشان قوانین کسب و کار را بدون نیاز به برنامه‌نویس تغییر دهند،
- ابزارهای شبیه‌سازی و تست: برای مشاهده نحوه عملکرد فرآیندها بدون نیاز به کدنویسی اولیه.
در سال‌های اخیر شاهد ظهور سیستم هوشمند فرآیندهای کسب و کار (iBPMS) در بازار بوده‌ایم. iBPMS درواقع اصطلاحی است که گارتنر برای اشاره به فناوری‌های پیچیده‌ای مانند تحلیل بلادرنگ، پردازش رویدادهای پیچیده (CEP)، نظارت بر فعالیت‌های کسب و کاری (BAM) و هوش مصنوعی (AI) معرفی کرده است. این فناوری‌ها، اتوماتیک کردن فرآیندها را پویاتر و مبتنی بر داده کرده است. استفاده روزافزون BPMS از فناوری‌های کم‌کد/بدون کد (LCNC) بدان معنا است که دیگر کسب‌وکارها برای بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کاری خود به کدنویسان حرفه‌ای وابسته نیستند.
تحلیلگران کسب و کار و حتی کاربران کسب‌وکارها می‌توانند با استفاده از BPMS با توسعه‌دهندگان فرآیند و کارشناسان فناوری اطلاعات جهت پیدا کردن، بهبود و تغییر فرآیندهای کسبوکاری خود همکاری کنند.
مزایای استفاده از BPMS در برنامه‌های بهبود فرآیند
براساس تحقیقات موسسه BPMInstitute.org، پیاده‌سازی یک برنامه موفق BPM به شرکت‌ها کمک میکند تا در موارد زیر به موفقیت دست پیدا کنند:
- تسریع زمان ورود به بازار
- بهبود هزینه، بهره‌وری و کیفیت
- بهبود سطح خدمات و رضایت مشتری
- ساده‌سازی فرآیندهای کسب و کاری
- مدیریت ریسک و تبعیت قانونی
- معرفی سریعتر طرح‌های ساختاری در فرآیندهای جدید
- کاهش هزینه‌ها و افزایش درآمد
ابزارهای BPMS با ایجاد یک محیط عملیاتی، اهداف و مزایای BPM را که در بالا شرح داده شد، فعال میکند.
این ابزارها به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا استراتژی‌های کسبوکاری خود را، با هماهنگی تغییر و بهبود فرآیندهای کسبوکار در بخش‌های مختلف سازمان و حتی با شرکای خارجی، پیاده‌سازی کنند. این ابزارها باعث ایجاد یکپارچگی در سیستم‌های سازمان و برنامه‌های کاربردی سازمانی، مانند برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) و مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) می‌شوند. ابزارهای BPMS با جمع‌آوری داده‌ها و تحلیل آنها به شرکت‌ها، در فهم اینکه کدام بخش از فرآیندهای کسب و کار نیاز به اتوماسیون یا تغییر دارند، کمک میکند.
اگر ابزارهای BMPS به درستی اجرا شوند، می‌توان با اتوماسیون فرآیندهای دستی و حل مشکلات موجود در فرآیندها و ارائه یک دید گسترده‌تر به کارکنان درباره نحوه انطباق کار آنها در یک فرآیند بزرگتر، بهره‌وری و روحیه کاری آنها را بهبود بخشید.
BPMS یکی از فناوری‌هایی است که به شرکت‌ها کمک میکند تا با فراهم آوردن ابزارهایی که باعث بهینه‌سازی فرآیندهای کسبوکاری موجود و ایجاد فرآیندهای جدید می‌شوند، به اهداف تحول دیجیتال خود دست یابند.
BPMS به شرکت‌ها کمک میکند تا مجموعهای از فعالیت‌ها و وظایف را طراحی، مدل‌سازی، اجرا، اتوماتیک‌سازی و بهبود ببخشند تا به یک هدف سازمانی مشترک دست پیدا کنند
مهمترین ویژگی های BPMS
اصلیترین ویژگی‌های BPMS عبارتند از:
- موتور فرآیند برای مدل سازی فرآیندها و برنامه‌های کاربردی وب
- جمع‌آوری داده و تحلیل کسب و کار به منظور اعمال تغییرات هوشمند در فرآیندها
- سیستم مدیریت محتوا (CMS) برای ذخیره ایمن فایل‌ها
- ابزارهای همکاری مانند نرم‌افزارهای همکاری اجتماعی
- استقرار ابری یا فیزیکی ( on-premises)
با این اوصاف، مجموعه ویژگی‌های محصولات BPMS به سرعت در حال تکمیل شدن هستند، زیرا فروشندگان در تلاشند تا با خودکارسازی سریع فرآیندهای ساده و پیچیده، نیازهای مشتریان خود را رفع کنند، تغییرات لازم را بلادرنگ اعمال و از فناوری‌های نوظهوری مانند اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) و هوش مصنوعی برای کسب مزیت رقابتی استفاده کنند.
دن موریس (Dan Morris)، متخصص حوزه BPMS ، یک ساختار ایده‌آل BPMS را نوعی «محیط ترکیبی» می‌داند که از تغییرات بسیار سریع پشتیبانی میکند، از تولید خودکار برنامه‌های کاربردی پشتیبانی کرده و به برنامه‌های ساخته‌شده در هر پلتفرمی اجازه ادغام و یکپارچه شدن در راه‌حل را می‌دهد.
موسسه تحقیقاتی فارستر (Forrester Research) بازار BPMS را یک بازار در حال گذار توصیف کرده است. بر اساس یافته‌های این موسسه تحقیقاتی، اکثر فروشندگان به دلیل پروژه‌های گران‌قیمت و پیچیده BPMS، که معمولا زمانبر هم هستند و ماه‌ها و حتی گاهی سال‌ها طول می‌کشد تا ارزش خود را نشان دهند، از آن چشم‌پوشی می‌کنند.
به همین دلیل، این موسسه تحقیقاتی BPM را به DPA (اتوماسیون فرآیند دیجیتال) تغییر نام داده است و آن را به دو بخش تقسیم میکند:
- DPA-deep: برای توصیف BPMS سنتی و با تمرکز بر اتوماسیون فرآیندهای پیچیده
- DPA-wide: برای اشاره به اتوماسیون فرآیندهای ساده‌ترو ارزان‌تر
نمونه هایی از فرآیندهای کسب و کاری مورد استفاده در BPMS
فرآیندهای کسب و کاری که ابزارهای BPMS واقعا می‌توانند به پیشرفت آن کمک کنند، باید تعدادی از این ویژگی‌ها را داشته باشند:
- محدودیت‌های سازمانی را در نظر بگیرند،
- مطابق با مقررات باشند،
- متکی بر چند فناوری باشند.
در ادامه به چند نمونه از فرآیندهای کسب و کاری که می‌توانند باعث بهبود سیستم‌های BPMS شوند، اشاره می‌کنیم:
- مدیریت حساب
- مدیریت و پیگیری بودجه
- مدیریت مطالبات
- مدیریت انطباق
- سفارشات مشتری
- مدیریت موجودی
- پردازش فاکتور
- نظارت برعملکرد
- ردیابی پروژه
- ردیابی گردش کار
- معارفه سازمانی کارمندان جدید
به طور کلی، BPM یک رویکرد استراتژیک است که تمامی جوانب فرآیندهای سازمان شما را، از برنامه‌ریزی و طراحی تا اجرا و پیاده‌سازی دربرمی‌گیرد و به سازمان‌ها کمک میکند تا سریعتر و راحت‌تر به اهداف خود برسند.
معرفی سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار همکاران سیستم (فرایار)
همانطور که در این مقاله به آن اشاره شد، مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) یکی از مهمترین ارکان اصلی استراتژی هر کسبوکاری به شمار می‌رود که با به‌کارگیری آن می‌توانند سیستم‌های مورد نیاز خود را توسعه داده و در عین حال، یکپارچگی آنها را با ERP اصلی در سازمان خود حفظ کنند.
نرم افزار BPMS، مجموعهای از ابزارهاست که با استفاده از آن می‌توانید سیستم‌های مد نظر خود را که پاسخ‌گوی نیازهای خاص شما در سازمان است، تولید کنید.
با کمک فرایار می‌توانید سیستم‌های جزیره‌ای را با یکدیگر و با راهکاران همکاران سیستم مرتبط و یکپارچه کنید. به‌این ترتیب فرایندها در سطح سازمان شما با سرعت و دقت بیشتر و صرف هزینه کم‌تری اجرا خواهد شد. برای کسب اطلاعات بیشتر با ما در تماس باشید.
منابع:
- techtarget.com
- processmaker.com
- lucidchart.com
- creately.com