ERP ابری چیست و چگونه کار می‌کند؟

ERP ابری چیست: ERP مخفف Enterprise Resource Planning یا همان برنامه‌ریزی منابع سازمانی، نوعی سیستم نرم افزاری است که بخش‌های کلیدی یک کسب‌وکار را مدیریت و یکپارچه می‌کند. یک سیستم نرم افزاری ERP می‌تواند شامل اجزایی مانند برنامه‌ریزی، خرید، ارزیابی موجودی، فروش، بازاریابی، مالی و منابع انسانی باشد. هدف ERP، ساده‌ سازی و متمرکزکردن داده‌ها و فرایندها در یک سیستم واحد است که درنهایت باعث افزایش کارایی و بهبود تصمیم گیری در یک کسب‌وکار می‌شود. با رشد و تکامل کسب‌وکارها، داشتن یک سیستم ERP برای مدیریت مؤثر فعالیت‌های تجاری بسیار حیاتی خواهد بود.

ERP ابری چیست؟

Cloud ERP یا ERP ابری، نوعی نرم افزار ERP است که بر بستر ابر میزبانی می‌شود، نه در محل و مرکز داده یک سازمان. درواقع این سیستم به عنوان یک سرویس ارائه می‌شود که از طریق اینترنت قابل دسترسی است و به این ترتیب، بسیار انعطاف پذیر و مقیاس‌پذیر خواهد بود. ERP ابری با بهره‌گیری از قدرت رایانش ابری، امکان دسترسی بیدرنگ به سیستم‌های مدیریتی را، از هر مکان، در هر زمان و با هر دستگاه متصل به اینترنت، برای کسب‌وکارها فراهم می‌کند.

مزیت اصلی ERP ابری برای سازمان‌ها در این است که نیاز یک کسب‌وکار برای سرمایه‌گذاری بزرگ اولیه در سخت افزار، نرم افزار و پرسنل موردنیاز برای مدیریت سیستم از بین می‌برد. در عوض، کسب‌وکارها برای استفاده از آن، به ارائه‌دهنده Cloud ERP که مسئول نگهداری از سیستم، اطمینان از در دسترس بودن آن و رفع مشکلات فنی است، هزینه اشتراک پرداخت می‌کنند. این راهکار، به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد تا منابع خود را روی فعالیت‌های اصلی کسب‌وکار متمرکز کنند و درعین حال، از آخرین فناوری‌های روز نیز بهره‌مند شوند.

علاوه بر این، سیستم‌های ERP ابری، سطح بالاتری از امنیت داده‌ها را نیز فراهم می‌کنند؛ زیرا تمام داده‌های حیاتی کسب‌وکارها در مراکز داده بسیار ایمن و با قابلیت‌های پشتیبان گیری و بازیابی قدرتمند، ذخیره می‌شوند. این بدان معناست که در صورت بروز هرگونه حادثه فیزیکی برای یک کسب‌وکار، داده‌های آنها ایمن باقیمانده و عملیات آنها با حداقل اختلال ادامه می‌یابد. در نتیجه، Cloud ERP یک رویکرد نوآورانه برای مدیریت کسب‌وکار است که مزایای سیستم‌های ERP را با مزایای رایانش ابری ترکیب می‌کند.

ERP ابری چگونه کار میکند؟

ERP ابری از طریق متمرکزکردن داده‌ها و فرایندهای یک کسب‌وکار، در یک پلتفرم مبتنی بر ابر که از طریق اینترنت قابل دسترسی است، کار می‌کند. به این ترتیب، فرایندهای تجاری مانند حسابداری، مدیریت پروژه و مدیریت ارتباط با مشتری که به طور سنتی به سخت افزار و نرم افزار داخلی نیاز دارند، می‌توانند در بستر ابر مدیریت شوند. داده‌ها به جای قرار گرفتن در سرور محلی، در یک سرور امن و خارج از سازمان ذخیره می‌شوند که می‌توان به شکل در لحظه به آنها دسترسی داشت. ارائه‌ دهندگان سرویس ERP ابری، از APIها برای ایجاد ارتباط میان فرایندهای تجاری مختلف و ایجاد یک سیستم منسجم استفاده می‌ک‌نند.

از بعد فنی باید گفت که یک سیستم Cloud ERP اساساً از معماری SaaS (نرم افزار به عنوان سرویس) بهره میبرد. به این معنا که سیستم روی سرورهای ارائه دهنده خدمات ابری میزبانی شده و کاربر از طریق اینترنت، به نرم افزار دسترسی پیدا می‌کند. معماری SaaS با رفع نیاز به نصب نرم افزار روی دستگاه کاربر، حجم کار تیم‌های IT داخلی یک سازمان را کاهش می‌دهد و این ارائه دهنده سرویس ابری است که به‌روزرسانی، امنیت و نگهداری از داده‌ها و تجهیزات را مدیریت می‌کند. این راهکار، امکان ارتقای یکپارچه سیستم‌ها را فراهم کرده و به کسبوکارها کمک میکند تا بدون نیاز به به‌روزرسانی دستی سیستم‌های خود، از آخرین پیشرفتهای حوزه IT بهره بگیرند.

مقیاس پذیری یکی دیگر از جنبه‌های قابل توجه در ERP ابری است. با استفاده از راهکارهای ابری، کسب‌وکارها بدون هرگونه نگرانی در خصوص محدودیت‌های زیرساخت، به راحتی می‌توانند کاربران جدیدی اضافه کرده یا میزان استفاده خود از سیستم را افزایش دهند. علاوه بر این، سیستم‌های ERP ابری به راحتی با سایر نرم افزارهای سازمانی از نرم افزار CRM (مدیریت ارتباط با مشتری)، پلتفرم‌های تجارت الکترونیک و ابزارهای اتوماسیون بازاریابی، یکپارچه می‌شوند و یک رویکرد کاملاً یکپارچه و هماهنگ را برای مدیریت یک کسب‌وکار ایجاد می‌کنند. این یکپارچه‌سازی، داده‌های لازم برای تصمیم‌گیری در لحظه را برای سازمان‌ها فراهم کرده و در نهایت، کارایی و عملکرد کسب‌وکارها را افزایش می‌دهد.

انواع نرم‌افزارهای ERP ابری

نرم‌ افزار ERP ابری را می‌توان در دسته‌های مختلفی قرار داد:

Single-Tenant SaaS

یک نوع نرم‌ افزار ERP ابری است که در آن، هر مشتری یک نمونه اختصاصی از نرم‌ افزار و پایگاه داده مرتبط با آن را دریافت می‌کند. درواقع این نرم‌ افزار روی یک زیرساخت ابری میزبانی می‌شود، اما منابع آن با سایر کاربران به اشتراک گذاشته نمی‌شود. این مدل سطح بالاتری از سفارشی‌سازی و کنترل را فراهم می‌کند، زیرا در آن می‌توان نرم‌ افزار را با نیازهای خاص یک کسب‌وکار تنظیم کرد. همچنین این روش، امنیت بیشتری را نیز ارائه می‌دهد، زیرا هیچ خطری برای دسترسی به داده‌ها توسط کاربران دیگر وجود ندارد. با این‌حال، Single-Tenant SaaS به نگهداری بیشتری نیاز داشته و به دلیل صرف منابع اختصاصی، می‌تواند گران‌تر باشد.

Multi-Tenant SaaS

این مدل، شکل دیگری از نرم‌ افزار  ERP ابری است که در آن چندین مشترک یا کاربر، منابع و نرم‌افزارهای مشابهی را به اشتراک می‌گذارند. این نرم‌ افزار روی یک زیرساخت مشترک عمل می‌کند، به این معنا که همه کاربران آن، روی یک نسخه از نرم‌افزار کار کرده و به‌روزرسانی‌ها به‌صورت هم‌زمان، روی آنها اعمال می‌شوند. این مدل بسیار مقیاس‌پذیر و مقرون به صرفه است، زیرا در آن هزینه‌ها بین چند مشترک توزیع می‌شود. همچنین با وجود به‌اشتراک‌گذاری منابع، امنیت داده‌های هر مشترک حفظ می‌شود، زیرا داده‌های هر یک به شکل مجزا ذخیره شده و برای سایر مشترکین نامرئی و غیرقابل‌دسترس باقی می‌ماند. بااین‌حال، این روش ممکن است فاقد قابلیت‌های سفارشی‌سازی موجود در سیستم Single-Tenant SaaS باشد.

Public Cloud ERP

این نوع از Cloud ERP ، روی سرورهای ابری عمومی میزبانی می‌شود که در آن نرم‌ افزار ERP و داده‌های مرتبط آن، توسط ارائه‌دهنده راهکار ERP نگهداری و مدیریت می‌شوند. ERPهای ابری عمومی، معمولاً به عنوان یک سرویس مبتنی بر اشتراک با حداقل هزینه‌های اولیه و انعطاف‌پذیری در مقیاس بر اساس نیازهای کسب‌وکار، ارائه می‌شوند. ارائه‌دهندگان بستر ابر عمومی، اغلب مکانیسم‌های امنیتی قدرتمندی دارند که اطمینان می‌دهند داده‌ها به‌خوبی محافظت می‌شوند. بااین‌حال، در این روش نیز به دلیل ماهیت مشترک پلتفرم، امکان سفارشی‌سازی می‌تواند محدود باشد.

Private Cloud ERP

در راه‌اندازی ERP ابری خصوصی، سیستم ERP روی یک شبکه ابری شخصی که به یک سازمان اختصاص داده شده است، میزبانی می‌شود. این روش در مقایسه با ابر عمومی، کنترل بیشتری روی داده‌ها و فرآیندها ارائه داده و سفارشی‌سازی بیشتری را ممکن می‌کند. بااین‌حال، این امر مستلزم سرمایه‌گذاری بیشتر و مدیریت زیرساخت است؛ چه توسط تیم فناوری اطلاعات داخلی کسب‌وکار یا یک ارائه‌دهنده خارجی.

Hybrid ERP

ERP ترکیبی به سیستمی گفته می‌شود که راهکارهای ERP داخلی و مبتنی بر ابر را با یکدیگر ترکیب می‌کند. این مدل، بهترین‌ ویژگی‌های هر دو سیستم را ارائه کرده و به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد تا عملیات حساس یا پیچیده را در زیرساخت‌های داخلی خود حفظ کنند و درعین‌حال، از انعطاف‌پذیری و مقیاس‌پذیری بستر ابر برای سایر فرایندهای خود بهره بگیرند. این روش در مقایسه با ERPهای ابری عمومی، سطح بالاتری از شخصی‌سازی و کنترل بر داده‌ها را ارائه می‌دهد و بااین‌حال، در مقایسه با ERPهای ابری کاملاً خصوصی یا داخلی، از کاهش هزینه‌های زیرساخت و منابع نیز بهره می‌برد. برای کسب‌وکارهایی که قبلاً از سیستم‌های داخلی استفاده می‌کردند، انتقال به یک ERP هیبریدی می‌تواند با ریسک کمتری همراه باشد؛ زیرا به آن‌ها اجازه می‌دهد تا فرایندهای موردنظر خود را، به سرعت به بستر ابر منتقل کنند. بااین‌حال، مدیریت یک ERP ترکیبی نیازمند خدمات پشتیبانی پیچیده‌تر و ایجاد یکپارچه‌سازی عملکردی میان اجزای داخلی و ابری است.

هر کدام از مدل‌های ذکر شده، مزایای منحصربه‌فرد خود را دارند و هر یک برای زمینه‌ها و نیازهای مختلف کسب‌وکاری مناسب هستند. هنگام تصمیم‌گیری در مورد انتخاب نوع ERP ابری، سازمان‌ها باید راهکاری را انتخاب کنند که به بهترین وجه، با نیازهایشان مطابقت دارد؛ با درنظرگرفتن عواملی مانند هزینه، سطح کنترل، میزان شخصی‌سازی موردنیاز و امنیت.

مزایای ERP ابری چیست؟

سیستم‌های  ERP ابری، برای کسب‌وکارها با هر اندازه‌ای که باشند، مزایای بسیاری را ارائه می‌دهند که در ادامه به برخی از مهم‌ترین آنها اشاره شده است:

• هزینه بهینه: سیستم‌های ERP ابری معمولاً در مقایسه با سیستم‌های ERP سنتی، نیازمند هزینه‌های اولیه کمتری هستند. این راهکارها بر اساس یک مدل مبتنی بر اشتراک عمل می‌کنند و به همین علت، نیاز به صرف هزینه‌های قابل‌توجه برای سخت‌افزار و نرم‌ افزار را از بین می برند.
• مقیاس‌پذیری: Cloud ERP به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد تا عملیات خود را به آسانی توسعه دهند. درواقع سازمان‌ها می‌توانند بدون نگرانی در مورد محدودیت‌های زیرساختی، کاربران بیشتری را به سیستم خود اضافه کنند یا با رشد کسب‌وکار خود، میزان استفاده از سیستم را افزایش دهند.
• دسترسی به داده‌ها: با استفاده از ERP ابری، می‌توان از هر مکان، در هر زمان و با استفاده از هر دستگاه متصل به اینترنت، به داده‌های کسب‌وکار دسترسی داشت. این ویژگی، امکان تصمیم‌گیری در لحظه را برای یک سازمان فراهم کرده و کارایی را افزایش می‌دهد.
• بازیابی داده‌ها و تداوم کسب‌وکار: ERPهای ابری قابلیت‌های پشتیبان‌گیری و بازیابی قدرتمندی را ارائه می‌دهند. داده‌ها به طور ایمن در فضای ابری ذخیره می‌شوند و تداوم کسب‌وکار، حتی در صورت بروز فاجعه فیزیکی، تضمین می‌شود.
• به‌روزرسانی خودکار: ارائه‌دهندگان  ERP ابری، مسئولیت مدیریت به‌روزرسانی‌ها، امنیت و نگهداری زیرساخت را برعهده دارند. این موضوع بدان معناست که کسب‌وکارها می‌توانند بدون نگرانی در مورد به‌روزرسانی‌های سیستم، از آخرین ویژگی‌ها و پیشرفت‌های نرم‌ افزاری استفاده کنند.
• قابلیت یکپارچگی: سیستم‌های Cloud ERP می‌توانند به راحتی با سایر نرم‌ افزارهای سازمانی مانند سیستم‌های CRM، پلتفرم‌های تجارت الکترونیک و ابزارهای اتوماسیون بازاریابی یکپارچه شوند. این قابلیت، ایجاد یک رویکرد یکپارچه برای مدیریت کسب‌وکار و رسیدن به دید بهتر نسبت به داده‌ها را تضمین می‌کند.
• بهبود امنیت داده‌ها: ارائه‌دهندگان  خدمات  ERP ابری، اغلب مکانیسم‌های امنیتی قدرتمندی دارند که با ذخیره داده‌ها در سرورهای ایمن و راه دور، خطر نفوذ به داده‌ها را به حداقل می‌رسانند.
• استفاده بهینه از منابع: ازآنجاکه ارائه‌دهندگان سرویس‌های ERP ابری، جنبه‌های فنی آن را مدیریت می‌کنند، کسب‌وکارها می‌توانند منابع خود را روی فعالیت‌های اصلی متمرکز کرده و به‌این‌ترتیب، بهره‌وری و کارایی خود را افزایش دهند.

با درنظرگرفتن این مزایا، واضح است که Cloud ERP ابزاری قدرتمند برای کسب‌وکارهایی است که به دنبال رشد و بهبود عملیات خود هستند.

معایب Cloud ERP چیست؟

علی‌رغم وجود مزایای بی‌شمار، چالش‌هایی نیز در پیاده‌سازی راهکارهای  ERP ابری وجود دارد که برخی از آنها عبارت‌اند از:

• شخصی‌سازی محدود: در مدل‌هایی مانند ابر عمومی، امکان سفارشی‌سازی محدود می‌شود، زیرا نرم‌ افزار واقع در این ابر، برای پاسخگویی به طیف وسیعی از کسب‌وکارها طراحی خواهد شد. این موضوع گاهی اوقات می‌تواند توانایی سیستم برای رفع نیازهای خاص کسب‌وکارها را با چالش همراه کند.
• وابستگی به اینترنت: ازآنجاکه سیستم‌های ERP ابری از طریق اینترنت قابل دسترسی هستند، هرگونه وقفه در اینترنت می‌تواند عملیات یک کسب‌وکار را با اختلال مواجه کند. اگرچه با افزایش قابلیت اطمینان اتصالات اینترنتی، این موضوع کمتر موردتوجه قرار می‌گیرد، اما برای کسب‌وکارهای واقع در مناطق با دسترسی اینترنت ناپایدار، مشکلی قابل‌توجه خواهد بود.
• مشکلات بالقوه در ایجاد یکپارچگی: اگرچه سیستم‌های Cloud ERP قابلیت ادغام با سایر سیستم‌های سازمانی را دارند، گاهی اوقات ممکن است مشکلاتی در ایجاد سازگاری وجود داشته باشد که حل آنها به تخصص فنی زیادی نیاز دارد.
• هزینه‌های پنهان: در ظاهر، سیستم‌های ERP ابری به دلیل داشتن مدل مبتنی بر اشتراک، مقرون‌به‌صرفه‌تر به نظر می‌رسند. بااین‌حال، در پیاده‌سازی این سیستم‌ها، هزینه‌های پنهانی مانند هزینه پیاده‌سازی، آموزش و انتقال داده‌ها وجود دارد که در محاسبه هزینه کلی باید لحاظ شود.
• ریسک‌های پیاده‌سازی: بسته به صنعت، ممکن است کسب‌وکارها نیازمند رعایت مقررات مختلف در مدیریت داده و حفظ حریم خصوصی داشته باشند. برای این سازمان‌ها، اطمینان از اینکه یک سیستم ERP ابری این الزامات را برآورده می‌کند، می‌تواند یک چالش باشد.

این چالش‌ها، اهمیت درنظرگرفتن دقیق نیازها و زمینه‌های خاص یک کسب‌وکار را پیش از انتخاب راه‌حل ERP ابری، برجسته می‌کند. در نهایت باید گفت با وجود چالش‌های احتمالی، برای بسیاری از کسب‌وکارها، مزایای سیستم‌های Cloud ERP بیشتر از چالش‌های آن است.

ERP ابری و SMEها

برای کسب‌وکارهای با اندازه متوسط، پذیرش راهکارهای ERP ابری می‌تواند حرکتی استراتژیک باشد که رشد و افزایش کارایی عملیاتی را به همراه خواهد داشت. یکی از دلایل اصلی این موضوع، مقیاس‌پذیری این سیستم‌ها است. ازآنجاکه این کسب‌وکارها در مرحله رشد و توسعه هستند، احتمالاً فرآیندها و عملیات آنها به سرعت رشد کرده و تکامل خواهند یافت. با بهره‌گیری از قابلیت مقیاس‌پذیری که Cloud ERP ارائه می‌دهد، این سازمان‌ها می‌توانند به‌راحتی و بدون نیاز به سرمایه‌گذاری قابل‌توجه در زیرساخت‌های اضافه، سیستم خود را برای سازگاری با رشد ایجاد شده، توسعه دهند.

علاوه بر این، سیستم‌های ERP ابری توانایی تصمیم‌گیری استراتژیک و درلحظه را برای کسب‌وکارهای با اندازه متوسط ​​فراهم می‌کنند. درواقع این سازمان‌ها با دسترسی به داده‌ها در هر زمان، از هر مکان و با هر دستگاه متصل به اینترنت، می‌توانند به کارایی و بهره‌وری بالاتری دست پیدا کنند. این سیستم با ایجاد امکان تصمیم‌گیری ساده و آگاهانه، جزئی حیاتی برای کسب‌وکارهایی است که به دنبال حرکت در چشم‌انداز رقابتی بازار هستند.

Cloud ERP امکان بهینه‌سازی منابع را نیز برای این سازمان‌ها فراهم می‌کند. SMEها ​​اغلب با منابع محدود کار می‌کنند و ازاین‌رو، نیاز به تمرکز بر فعالیت‌های اصلی کسب‌وکار برای آنها از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. این واقعیت که جنبه‌های فنی مرتبط به ERP توسط ارائه‌دهنده سرویس مدیریت می‌شود، بار فنی را از دوش این کسب‌وکارها برداشته و آنها را قادر می‌سازد تا زمان و منابع بیشتری را به عملیات اصلی خود اختصاص دهند.

در نهایت باید گفت برای SME ها، بهینه‌سازی هزینه‌ها عامل مهمی است و ازآنجاکه سیستم‌های ERP ابری بر اساس یک مدل مبتنی بر اشتراک کار می‌کنند، نیاز به سرمایه‌گذاری اولیه قابل‌توجه در سخت‌افزار و نرم‌ افزار را برای آنها از بین می‌برد. برای شرکت‌های با اندازه متوسط ​​که در مورد تخصیص بودجه خود محتاط هستند، این مدل پرداخت سودمند است؛ زیرا امکان برنامه‌ریزی و کنترل مالی بهتر را فراهم می‌کند. به‌طورکلی، Cloud ERP به شرکت‌های با اندازه متوسط ​​کمک می‌کند تا در یک وضعیت تجاری در حال تکامل، رقابتی، انعطاف‌پذیر و پاسخگو باقی بمانند.

نتیجه‌ گیری

به طور خلاصه، می‌توان گفت سیستم  ERP ابری، عصر جدیدی از کارایی عملیاتی و تصمیم‌گیری استراتژیک را برای کسب‌وکارها آغاز کرده است. این سیستم علی‌رغم چالش‌های خاص خود، مزایایی به همراه دارد که به‌ویژه برای شرکت‌های با اندازه متوسط، قابل‌توجه هستند. بااین‌وجود آنچه برای کسب‌وکارها اهمیت دارد، این است که پیش از پیاده‌سازی یک سیستم ERP ابری، ارزیابی جامعی از نیازهای خاص و موانع بالقوه خود انجام دهند. با انجام این کار، آنها می‌توانند به بهترین شکل، از قدرت فناوری ابری در راستای تقویت رشد و افزایش مزیت رقابتی خود استفاده کنند.