بدیهی است که اسناد طبقه بندی شده یا به عبارتی دیگر اسناد محرمانه هر سازمان جزء دارایی‌های با ارزش آن محسوب میشود و حفاظت از آن‌ها به دلایل عقلی و قانونی اجتناب ناپذیر است. از سویی دیگر با توجه به حجم تولید اطلاعات در سازمان‌ها، ساماندهی وضعیت مدارک و اسناد به ویژه اسناد اداری و نامه های محرمانه، امری بدیهی و البته ضروری است.
تمامی مکاتباتی که برای وظایف محوله به یک سازمان و توسط یکی از کارکنان آن سازمان در قالب فرم مخصوص و طی تشریفات اداری تهیه شده باشد، نامه اداری گفته میشود. هر نامه رسمی اداری، سند اداری محسوب میشود که در تهیه آن، این نکات باید رعایت شود:
- روی فرم و کاغذ اداری سازمان نوشته شده باشد،
- محتوای آن با وظایف سازمان مرتبط باشد،
- اصول نگارش نامه اداری مورد توجه قرار گیرد،
- مقررات اداری در تهیه، ثبت و صدور آن رعایت شود.
نامه‌ها و مکاتباتی که اطلاع از مفاد آن برای همه مجاز نیست و فقط افراد خاصی در سازمان می‌توانند از موضوع آن آگاهی پیدا کنند، اسناد یا نامه محرمانه نامیده می‌شوند. به عبارتی دیگر، نامه محرمانه سندی است که افشای غیرمجاز آن علاوه بر تبعات قانونی و کسب و کاری میتواند منافع سازمان را به خطر بیندازد و یا منجر به از دست رفتن مزایای رقابتی سازمان شود.
با توجه به اهمیت این مسأله، در این نوشتار به بررسی انواع اسناد محرمانه از جمله نامه محرمانه می‌پردازیم. در ادامه پس از بررسی نحوه بایگانی این اسناد به نقش اتوماسیون اداری در طبقه بندی اسناد محرمانه و ثبت و نگهداری از آن‌ها اشاره می‌کنیم.
طبقه بندی اسناد از نظر درجه محرمانه بودن
اسناد اداری با توجه به درجه محرمانه بودن آن‌ها به چهار طبقه و به شرح زیر تقسیم می‌شوند:
اسناد به کلی سری
شامل اسنادی است که افشای غیرمجاز آن‌ها باعث ضرر و خسارت جبران‌ناپذیر به منافع سازمان میشود. برای مثال در سازمان‌های تولیدی، تکنیک‌های تولید محصول جزو اطلاعات حیاتی و ضروری سازمان به شمار می‌آید. یا برای مثال، طرح‌های مهم، تعرفه‌ها یا نرخ‌های جدید که ممکن است افشاء آن قبل از موعد مقرر منجر به خسارت‌های کلان به سازمان شود.
اسناد سری
شامل اسنادی است که افشای غیرمجاز آن میتواند منافع سازمان را به خطر بیندازد و منافع قابل ملاحظهای برای رقبا به دنبال داشته باشد. برای مثال، در سازمانی که خدمات مبتنی بر فناوری ارائه می‌دهد، اطلاعات مربوط به پیشرفت‌های علمی و تکنیکی را می‌توان جزو اسناد سری در نظر گرفت.
اسناد خیلی محرمانه
این دسته از اسناد شامل مستنداتی است که افشاء آن علاوه بر ضرر به منافع عمومی سازمان، منجر به اشکال در پیشبرد امور اداری میشود. برای مثال، اطلاعات مربوط به پیشرفت‌های علمی و تکنیکی در مدلی که واجد اهمیت کمتری باشد. همچنین گزارش‌های داخلی با خارجی و یا نامه‌های مربوط به تحقیق در رابطه با صلاحیت کارکنان، برخی از نمونه‌های اسناد خیلی محرمانه به شمار می‌آید.
اسناد محرمانه
افشای اسناد محرمانه نیز میتواند منافع سازمان را به خطر بیندازد. برای مثال آیین نامه، جزوات یا دستورات داخلی سازمان‌ها که فقط برای خود سازمان تنظیم شده است، در زمره اسناد محرمانه می‌توان نام برد.
افشای غیرمجاز اسناد سری میتواند منافع سازمان را به خطر بیندازد و منافع قابل ملاحظهای برای رقبا به دنبال داشته باشد
مدیریت اسناد اداری
مدیریت اسناد اداری به مدیریت اسناد مختلف از جمله فرم‌های اداری، گزارش‌ها، آیین نامه‌ها، مکاتبات و نامه‌های اداری اشاره می‌کند. به عبارتی دیگر، مدیریت اسناد به مدیریت تولید، حفاظت و نحوه استفاده و در دسترس قرار دادن اسناد می‌پردازد. آنچه که در این بحث اهمیت دارد این است که موضوع مدیریت اسناد صرفاً محدود به نامه‌های اداری نیست؛ بلکه موضوع آن اسنادی است که به هر عنوان و در هر قالب (مانند کاغذ، ویدئو، عکس، هارد و …) در سازمان تولید یا از سایر سازمان‌های خصوصی و دولتی دریافت میشود.
چرخه عمر اسناد اداری
تمامی نامه‌ها و سوابق سازمان در یک چرخه به شرح موارد زیر به گردش در می‌آید:
1. ایجاد
یکی از مهمترین وظایف مدیران سازمان‌ها، استفاده از شیوه‌ها، فنون و ابزار‌ها به منظور حفظ اسناد مهم و نظارت بر نحوه نگهداری از آن‌هاست. در ادامه به چند نمونه از اقداماتی که در این راستا باید انجام شود، اشاره می‌کنیم:
- استانداردسازی فرم‌ها و فراهم کردن امکان ارسال و دریافت اسناد به سایر سیستم‌ها،
- به‌کارگیری روش‌های استاندارد و هم شکل در فرآیند مکاتبات و ایجاد امکان نگهداری از اسناد در دیتابیس مشخص،
- نظارت بر دریافت سوابق با بهره‌مندی از ابزارهای مکانیزه
2. به‌کارگیری و استفاده
در این مرحله آنچه اهمیت دارد؛ دسترسی آسان به اطلاعات اسناد اداری است. برای مثال، جایگزینی بایگانی فیزیکی اسناد، مدارک و پرونده‌ها با بایگانی الکترونیکی یکی از مراحلی است که اغلب منجر به افزایش سرعت و سادگی گردش اسناد و مدارک در سطح سازمان میشود.
3. امحاء یا انتقال به آرشیو مستندات سازمان
عمر هر سند اداری پس از تعیین تکلیف نهایی تمام میشود. در این مرحله، اسناد اداری اغلب به آرشیو اسناد سازمان، انتقال می‌یابند.
چرخه عمر اسناد تجاری
بایگانی اسناد و نامه های اداری
توسعه فعالیت‌های سازمان و افزایش تبادلات سازمانی باعث شده است حجم زیادی از اسناد، پرونده‌ها و مکاتبات اداری در سازمان‌ها ایجاد شود. این امر اغلب مشکلاتی به دنبال دارد. برای مثال، دشواری دسترسی به اسناد اداری، کند شدن فرآیند بازیابی و هزینه‌های سنگین نگهداری از آن‌ها برخی از این چالش‌هاست. از طرف دیگر، این موضوع در کنار اشغال حجم زیادی از فضای فیزیکی برای نگهداری از اسناد، نگرانی‌هایی از جمله حفظ امنیت اسناد نیز به دنبال دارد. از این رو بایگانی مدارک و اسناد اداری به ویژه اسناد محرمانه، جزو چالش‌های مهم در سازمان‌ها به شمار می‌آید.
بایگانی به مفهوم فن طبقه بندی اسناد ، تنظیم، نگهداری و حفاظت اسناد و مدارک طبق روشی معین است؛ به شکلی که در سریع‌ترین زمان ممکن، با کمال سادگی و حداقل نیروی انسانی و وقت بتوان به آن اسناد دست یافت. به عبارتی وظیفه بایگانی در هر سازمان عبارت از: طبقه بندی اسناد، ثبت و ضبط و کنترل آن‌هاست. این وظیفه از مرحله دریافت سند آغاز و تا زمان تعیین تکلیف نهایی بایگانی می‌شوند.
طبقه بندی اسناد اداری از نظر بایگانی
یکی از اساسی‌ترین مراحل بایگانی، طبقه‌بندی اسناد است. طبقه بندی از نظر بایگانی به معنی تقسیم بندی اسناد به دسته‌هایی است که میان آن‌ها حداقل یک موضع خاص و مشترک وجود دارد. طبقه بندی درست و اصولی اسناد اداری اغلب دارای ویژگی‌هایی است که در ادامه به نمونه‌هایی از آن اشاره شده است:
- اطمینان: طبقه بندی باید طوری برنامه‌ریزی شود که محل جستجوی آن به شکل دقیق مشخص باشد،
- سرعت: طبقه بندی باید به شکلی باشد که در حداقل زمان، امکان دست یابی به اسناد وجود داشته باشد،
- سادگی: روش طبقه بندی باید به سادگی قابل فهم و اجرای آن امکان‌پذیر باشد،
- قابلیت انعطاف: طبقه بندی باید با تغییرات احتمالی قابل انعطاف باشد.
آنچه در ثبت و بایگانی اسناد محرمانه اهمیت دارد این است که هر مقام سازمانی مجاز به مطالعه و اطلاع از مفاد اسناد محرمانه نیست؛ مگر اشخاصی که وظیفه آن‌ها به شکل مستقیم ایجاب می‌کند که از این اسناد اطلاع داشته باشند. همچنین اسناد به کلی سری نباید از سازمان مربوطه خارج شود، در صورت لزوم این اسناد طی تشریفات مشخصی میتواند از سازمان خارج شود.
نقش نرم افزار اتوماسیون اداری در مدیریت اسناد و نامه های محرمانه
نیاز به سرعت و دقت در فرآیندهای گردش مکاتبات و پیگیری اسناد اداری از پیامدهای افزایش تعاملات درون و برون سازمانی است. این موضوع را می‌توان از جمله دغدغه‌های مدیران سازمان‌ها برشمرد. در چنین شرایطی استفاده از یک سیستم اتوماسیون اداری تحت وب میتواند اثربخشی قابل توجهی ایجاد کند. در این میان می‌توان از نرم افزار اتوماسیون اداری همکاران سیستم به عنوان ابزاری با هدف افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌های سازمان و تسهیل کنترل و نظارت بر گردش مکاتبات و فرآیند‌ها اداری استفاده کرد.
از سوی دیگر در هر سازمان، اسنادی محرمانه وجود دارد که مدیران ترجیح می‌دهند همه کارکنان به آن دسترسی نداشته باشند. در این راستا امکان ویژه‌ای در اتوماسیون اداری همکاران سیستم تعریف شده است. در این نسخه مدیران می‌توانند؛ حقوق دسترسی برای کاربران سیستم تعریف کنند.
جعل اسناد از دیگر موضوعاتی است که اهمیت استفاده از اتوماسیون اداری را بیش از پیش ساخته است. در سال‌های اخیر هیچ جرمی به اندازه جرایم جعل از تنوع و پیچیدگی برخوردار نبوده و دچار تغییر و تحول نشده است. جعل اسناد از جمله جرایمی است که گاهی چنان پیچیده است که کشف آن بسیار دشوار میشود. جعل اسناد اغلب جزو جرایم پایه‌ای به شمار می‌آید. به این معنی که شروع بسیاری از جرایم با یک سند یا نامه جعلی آغاز میشود.
به‌کارگیری اتوماسیون اداری یکی از مهمترین روش‌های افزایش امنیت فرآیندهای اداری و تعاملات سازمانی است. همکاران سیستم نیز در این زمینه نگاهی جدی به موضوع امنیت اتوماسیون اداری داشته و در کنار کسب مجوزهای امنیتی از راهکارهای امنیتی ویژه‌ای استفاده کرده است. در ادامه به نمونه‌هایی از راهکارهای امنیتی اتوماسیون اداری همکاران سیستم اشاره شده است:
- احراز هویت دوعامله با استفاده از توکن‌های امنیتی
- پشتیبانی از امضای دیجیتال اسناد موجود در برنامه
- رویدادنگاری تمام وقایع سیستمی و جلوگیری از درج رویداد‌های نامعتبر
- عدم امکان استفاده مجدد از متن نامه‌های در خارج از سیستم
- امکان تعریف پروفایل امنیتی جهت کنترل IP کلاینت‌ها
برای آشنایی با سایر امکانات و ویژگی‌های این نرم افزار پیشنهاد می‌کنیم؛ سری به صفحه اختصاصی اتوماسیون اداری همکاران سیستم بزنید و تجربه مشتریان اتوماسیون اداری همکاران سیستم را مطالعه کنید.