فرض کنید یک سازمان دولتی مسئول بررسی پرونده‌های مالکیت اراضی است. این سازمان اسناد مختلفی مانند گزارش‌های حقوقی، نقشه‌های قدیمی و نامه‌های اداری را بایگانی می‌کند. چنانچه یک اختلاف حقوقی در خصوص مالکیت اراضی پیش آید، این اسناد بایگانی‌شده می‌توانند به‌عنوان مدرک معتبر برای حل و فصل مسأله استفاده شوند و به سازمان کمک کنند تا تصمیمات قانونی صحیحی اتخاذ کند.
همین مثال ساده نقش و اهمیت بایگانی اسناد و مدارک سازمان را به خوبی نشان می‌دهد. هر چند بایگانی اسناد و مدارک در سازمان‌های دولتی کاربرد بیشتری دارد، اما امروزه به دلیل تولید انواع محتوا و مستندات مختلف مانند فیلم و تصاویر، آرشیو کردن و دسترسی آسان به آنها در زمان مورد نیاز، حتی در کسب‌وکارهای کوچک هم اهمیت زیادی دارد. در این مقاله ضمن ارائه تعریف بایگانی، به انواع آرشیو اسناد و مدارک، بهترین روش های بایگانی و مراحل مختلف آن می‌پردازیم.
در این مقاله نگاهی به بایگانی، اصول و روش های بایگانی و نحوه بهینه سازی فرآیند بایگانی می‌پردازیم.
بایگانی چیست؟
بایگانی به فرآیند ذخیرهسازی ایمن و سازمان یافته اسناد و مدارکی گفته میشود که پس از اتمام دوره استفاده روزانه، از چرخه فعالیت‌های جاری سازمانی خارج شدهاند. این اسناد شامل اطلاعات ارزشمندی هستند که می‌توانند در آینده برای تصمیم‌گیری‌های مدیریتی، ارزیابی‌ها و گزارش‌های داخلی، یا حتی در روندهای حقوقی و قانونی به کار گرفته شوند. در حقیقت، بایگانی اسناد و مدارک نه‌تنها به‌عنوان یک ابزار نگهداری، بلکه به‌عنوان یک منبع اطلاعاتی استراتژیک برای سازمان‌ها در جهت اتخاذ تصمیمات آگاهانه و مستند شناخته میشود.
اسناد بایگانی شده ممکن است شامل انواع مختلفی از مواد اطلاعاتی مانند اسناد متنی، پرونده‌های حقوقی، نامه‌های اداری، گزارش‌ها، فیلم‌ها، عکس‌ها و حتی فایل‌های صوتی باشند که دارای ارزش‌های فرهنگی، تاریخی، حقوقی و اجرایی هستند. این اسناد برای سازمان‌ها به منزله یک سرمایه اطلاعاتی محسوب می‌شوند که در مواقع لزوم می‌توان به آنها رجوع کرد تا تصمیمات صحیح اتخاذ شود.
در گذشته، بایگانی کردن اسناد و مدارک به شیوه‌های سنتی مانند نگهداری در زونکن‌ها و فایل‌های فیزیکی انجام می‌شد. با گذشت زمان و پیشرفت فناوری، این فرآیند به تدریج دیجیتالی شده و روش‌های نوین مانند اتوماسیون اداری، بایگانی الکترونیکی و سیستم مدیریت اسناد (DMS) جایگزین روش‌های سنتی شدند.
بایگانی اسناد باید به‌گونه‌ای باشد که همواره در دسترس و قابل بازیابی باشد، حتی اگر این اسناد در مدت زمان طولانی مورد استفاده روزانه قرار نگیرند. در فرآیند بایگانی، اسناد باید بدون تغییر و دست‌کاری حفظ شوند تا در صورت نیاز، صحت و اعتبار آنها تضمین شده باشد. این امر به‌ویژه در بخش‌های دولتی که حساسیت‌های قانونی و امنیتی زیادی دارند، اهمیت دوچندانی پیدا می‌کند.
وظایف بایگانی چیست؟
واحد بایگانی در هر سازمانی مسئول مدیریت تمامی فرآیندهای مرتبط با دریافت، نگهداری، سازمان‌دهی و بازیابی اسناد و مدارک است. این مسئولیت از لحظه دریافت هر سند آغاز میشود و تا زمانی که ارزش اسناد طبق مقررات سلب نشده باشد، ادامه دارد. وظایف واحد بایگانی شامل طیف وسیعی از فعالیت‌ها است که در اینجا به‌صورت تخصصی‌تر به آنها پرداخته شده است:
کنترل و بررسی اسناد دریافتی: بررسی و ثبت نامه‌ها و استعلامات در پرونده‌های مربوطه
نظارت بر تحویل و دریافت پرونده‌ها: پیگیری جابه‌جایی و اطمینان از ثبت صحیح اسناد
تشکیل پرونده‌های جدید: دسته‌بندی اسناد در پرونده‌های مشخص با کدهای مربوطه
ثبت اسناد در سیستم‌های کامپیوتری: استفاده از سیستم‌های مدیریت اسناد (DMS) برای ثبت سریع و دقیق
ثبت در دفاتر فیزیکی: نگهداری منظم دفاتر بایگانی فیزیکی
بایگانی اسناد: نگهداری نامه‌ها، پیش‌نویس‌ها و استعلامات برای دسترسی آسان در آینده
بررسی اسناد دریافتی از دبیرخانه: دریافت و بررسی شماره صادره اسناد
شماره‌گذاری و برگ‌شماری پرونده‌ها: شماره‌گذاری دقیق پرونده‌ها برای جلوگیری از سردرگمی
بایگانی برگه‌ها در پرونده‌های مربوطه: بایگانی سریع و منظم اسناد واردشده
تعویض زونکن‌های فرسوده: حفظ طول عمر اسناد با تعویض زونکن‌ها و پشت‌نویسی پرونده‌ها
چرخه حیات اسناد و مدارک در بایگانی
- مرحله ایجاد: در این مرحله، از تکثیر بی‌رویه و بی‌دلیل سوابق و نظارت بر آنها جلوگیری میشود، از روش‌های استاندارد و متحدالشکل در فرآیند مکاتبات اداری استفاده میشود، فرم‌ها و نوع کاغذ و پوشه مورد استفاده استانداردسازی میشود.
- مرحله به‌کارگیری و استفاده: هدف از این مرحله، امکان دسترسی آسان به اطلاعات و اسناد بایگانی و تدوین اصول تشکیل پرونده، راکدسازی و تهیه تجهیزات لازم است.
- مرحله تعیین تکلیف: نتیجه ارزشیابی اسناد، انتقال اسناد به آرشیو ملی و امحای اوراق در این مرحله انجام میشود.
مراحل آرشیو اسناد و مدارک در سازمان
۱. تولید یا دریافت سند
در ابتدا، سند در سازمان تولید یا دریافت میشود. این مرحله می‌تواند شامل اسناد مختلفی از جمله نامه‌ها، گزارش‌ها، قراردادها، استعلامات و غیره باشد. اسناد می‌توانند به شکل فیزیکی یا الکترونیکی تولید شوند. در این مرحله، اطلاعات اولیه سند مانند تاریخ، موضوع و مراجع باید ثبت شوند تا از همان ابتدا شفافیت ایجاد شود.
۲. ثبت و شماره‌گذاری
پس از تولید یا دریافت سند، باید در سیستم ثبت و شماره‌گذاری شود. این ثبت شامل وارد کردن جزئیات کلیدی سند مانند شماره نامه، تاریخ، مرجع ارسال‌کننده، و موضوع در دفاتر بایگانی یا سیستم‌های دیجیتال است. این مرحله به‌طور خاص به ثبت اطلاعات کلیدی سند کمک می‌کند تا برای مراحل بعدی آماده باشد.
۳. طبقهبندی و دسته‌بندی اسناد
پس از ثبت، اسناد باید طبق کدها و دسته‌بندی‌های مشخص طبقهبندی شوند. طبقهبندی بر اساس نوع سند، موضوع، تاریخ یا بخش سازمانی انجام میشود. این مرحله از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است زیرا می‌تواند تأثیر زیادی بر سرعت جستجو و بازیابی اسناد در آینده داشته باشد. اسناد باید در دسته‌های مشخص مانند اسناد مالی، حقوقی، اداری و غیره قرار بگیرند.
۴. ذخیرهسازی و نگهداری
در این مرحله، اسناد باید در محل مناسب ذخیرهسازی شوند. این محل می‌تواند به شکل فیزیکی (مانند قفسه‌ها و زونکن‌ها) یا به‌صورت دیجیتال (در فضای ابری یا سیستم‌های مدیریت اسناد الکترونیکی) باشد. در این مرحله، باید نکات امنیتی مانند محدود کردن دسترسی به اسناد حساس و استفاده از سیستم‌های پشتیبان‌گیری در نظر گرفته شود.
۵. دسترسی و بازیابی
پس از ذخیرهسازی، اسناد باید در صورت نیاز به‌راحتی قابل دسترسی و بازیابی باشند. بازیابی اسناد به‌ویژه در بایگانی‌های الکترونیکی با استفاده از سیستم‌های جستجوگر و فیلترهای پیشرفته امکان‌پذیر است. در بایگانی‌های فیزیکی، این فرآیند می‌تواند پیچیده‌تر باشد و نیاز به جستجو در بین زونکن‌ها یا پرونده‌ها دارد.
۶. نگهداری و نظارت مستمر
اسناد باید در طول زمان نگهداری و مورد نظارت قرار گیرند. این شامل اطمینان از صحت و ایمنی اسناد ذخیره‌شده و بررسی نیاز به پشتیبان‌گیری یا بروزرسانی آنها است. در این مرحله، ممکن است نیاز به نگهداری اسناد در شرایط خاصی مانند محیط‌های خشک و خنک یا ذخیرهسازی در سرورهای امن باشد.
۷. انقضا و حذف
اسناد پس از مدت زمانی مشخص ممکن است ارزش خود را از دست بدهند و بر اساس مقررات سازمان، به‌عنوان اسناد منسوخ و غیرضروری شناخته شوند. این اسناد باید طبق قوانین موجود در سازمان، حذف یا در صورت نیاز، به‌صورت امن معدوم شوند. این مرحله اغلب شامل اسناد غیرضروری و بدون ارزش اجرایی است.
شرکت‌ها چگونه از بایگانی در جهت بهبود استفاده می‌کنند؟
متخصصان حوزه بایگانی می‌توانند اطلاعات موجود در سوابق معمول کسب‌و‌کارها را، مانند دفترچه جلسات، حساب‌ها، برنامه‌های استراتژیک، محصول و بسته‌بندی، تبلیغات، عکس و سایر مدارک آرشیوی را بررسی کرده و آنها را به تاریخچه برند یا ایده‌های نوآورانه برای توسعه کسبوکار تبدیل کنند.
نقش نرم افزار اتوماسیون در بایگانی
اتوماسیون و ساماندهی فرآیندهای سازمانی از ویژگی‌های مهم شرکت‌های پیشرو و موفق است. بایگانی الکترونیکی در راستای اتوماسیون، کمک فراوانی به شرکت‌ها در برقراری نظم و کاهش هزینه‌ها می‌کند.
همانطور که در این مقاله خواندید، بایگانی فیزیکی دردسرهای زیادی داشته و زمان‌بر است. پیشنهاد میشود مدیران برای پویا و چابک شدن واحدهای بایگانی از روش بایگانی الکترونیکی و بر بستر ابر استفاده کنند. همکاران سیستم این فرصت را برای مشتریان خود فراهم آورده است و با ارائه نرم افزار اتوماسیون اداری ، فضای امنی را در اختیار مشتریان برای بایگانی دیجیتالی قرار می‌دهد. برای کسب اطلاعات بیشتر با ما در تماس باشید.
دسته‌بندی اسناد برای بایگانی؛ کدام اسناد و مدارک نیاز به آرشیو دارند؟
اسناد بایگانی‌ِ ضروری (غیرفعال)
این اسناد معمولا پس از پایان استفاده روزمره و در شرایطی که به آنها نیاز نیست، باید بایگانی شوند. این اسناد شامل اطلاعات باارزش و حیاتی هستند که در آینده ممکن است برای مسائل قانونی، مالی، یا مدیریتی مورد نیاز قرار گیرند.
پرونده‌های حقوقی (قراردادها، دادخواست‌ها یا احکام حقوقی)، گزارش‌های مالی، اسناد تاریخی و فرهنگی سازمان (تصاویر، ویدئوها) و مکاتبات اداری (نامه اداری) از جمله اسناد ضروری به حساب می‌آیند.
اسناد غیربایگانی (فعال)
این اسناد برای استفاده روزانه و مستمر در سازمان ضروری هستند و نیاز به بایگانی ندارند، چون باید به‌طور مداوم در دسترس باشند. به‌طور کلی، اسناد فعال به اسنادی اطلاق میشود که برای روندهای جاری و روزمره سازمان استفاده می‌شوند. اسناد پروژه‌های در جریان، گزارش‌های جاری و مراسلات روزمره از جمله اسناد غیربایگانی هستند.
انواع بایگانی اسناد و مدارک؛ بهترین روش بایگانی کدام است؟
انتخاب بهترین روش بایگانی به فاکتورهای متعددی از جمله نوع سازمان یا کسبوکار شما، نوع اسنادی که روزانه با آنها سروکار دارید، میزان استفاده از این اسناد و از همه مهمترین کاربرد آنها در سطح سازمان بستگی دارد. در ادامه به انواع آرشیو اسناد و مدارک اشاره می‌کنیم.
بایگانی فیزیکی
این نوع بایگانی شامل نگهداری اسناد به شکل فیزیکی در محیط‌های خاص مانند اتاق‌های بایگانی، فایل‌ها و پوشه‌های کاغذی است. بایگانی فیزیکی به‌طور سنتی در بسیاری از سازمان‌ها به‌ویژه در بخش‌های دولتی و سازمان‌هایی که هنوز از روش‌های قدیمی استفاده می‌کنند، رواج دارد. این اسناد معمولا باید در شرایطی نگهداری شوند که از آسیب‌های فیزیکی مانند رطوبت، آتش‌سوزی، و فرسودگی در امان باشند.
بایگانی فیزیکی، خود به چند دسته تقسیم‌بندی میشود:
- بایگانی جاری: در این نوع بایگانی، واحد مربوطه، مسئول ثبت و ضبط سوابق، پرونده‌ها، اسناد جاری و نیمه‌جاری دستگاه مربوطه و ارائه اطلاعات مورد نیاز به افراد یا واحدهای ذی‌صلاح است.
- بایگانی نیمه‌جاری: در بایگانی نیمه‌جاری، اسنادی نگهداری می‌شوند که بعضی اوقات مورد استفاده سازمان قرار می‌گیرند، نه همیشه. به عبارت دیگر، سازمان از آنها به طور روزانه استفاده نمی‌کند. به همین دلیل به آن بایگانی «نیمه جاری» گفته میشود.
- بایگانی راکد: نوعی از بایگانی که در آن اسناد، سوابق و پرونده‌هایی نگهداری میشود که از چرخه جاری سازمان خارج شده و راکد و بدون مراجع هستند.
چرخه حیات اسناد و مدارک
- مرحله ایجاد: در این مرحله، از تکثیر بی‌رویه و بی‌دلیل سوابق و نظارت بر آنها جلوگیری میشود، از روش‌های استاندارد و متحدالشکل در فرآیند مکاتبات اداری استفاده میشود، فرم‌ها و نوع کاغذ و پوشه مورد استفاده استانداردسازی میشود.
- مرحله به‌کارگیری و استفاده: هدف از این مرحله، امکان دسترسی آسان به اطلاعات و اسناد بایگانی و تدوین اصول تشکیل پرونده، راکدسازی و تهیه تجهیزات لازم است.
- مرحله تعیین تکلیف: نتیجه ارزشیابی اسناد، انتقال اسناد به آرشیو ملی و امحای اوراق در این مرحله انجام میشود.
چرخه حیات اسناد و مدارک
اصول بایگانی فیزیکی
بایگانی مانند هر بخش دیگری در سازمان، اصول و قواعد مخصوص به خود را دارد.
- آسان بودن: نحوه بایگانی اسناد و مدارک باید آسان و برای کارمندان قابل درک باشد تا بتوانند در کمترین زمان ممکن، به سند مورد نظر دسترسی پیدا کنند.
- قابلیت پیاده‌سازی: سیستم بایگانی باید با توجه به امکانات موجود، قابل اجرا باشد.
- قابلیت انعطاف: سیستم بایگانی باید بتواند خود را با تغییرات احتمالی تطبیق دهد؛ البته پیش‌بینی این تغییرات باید از قبل انجام شده باشد.
- به کارگیری افراد با صلاحیت: لازم است کارکنان بایگانی شرایط لازم برای این شغل و مهارت و تجربه کافی در این حوزه را داشته باشند.
- رعایت نظم اصولی و منطقی: کارکنان باید هنگام تشکیل پرونده، از یک نظام منطقی و اصولی پیروی کنند؛ از جمله دقت بر این موضوع که بین عنوان پرونده و موضوع نامه‌های موجود در آن، ارتباطی منطقی برقرار باشد. رعایت تاخر و تقدم در شماره و تاریخ نامه، نگه داشتن یک نسخه از هر نامه و حذف نسخه‌های اضافی و حفظ اندازه قطر هر پرونده از دیگر مواردی است که باید در بایگانی اسناد در نظر گرفت.
روش های تنظیم پرونده های بایگانی فیزیکی
روش تنظیم پرونده‌ها در بایگانی فیزیکی براساس نوع عملکرد و نیاز دستگاه‌ها متفاوت است و به چند بخش تقسیم میشود که در ادامه رایج‌ترین روش تنظیم پرونده‌ها را در بایگانی فیزیکی آورده‌ایم:
- روش شماره گذاری سریالی: در روش شماره‌گذاری سریالی، به هر پرونده شماره‌ای بر اساس ترتیب زمانی اختصاص داده میشود و در فهرست مخصوص پرونده‌ها ثبت میشود. سپس پرونده‌ها طبق این شماره‌ها در قفسه‌ها بایگانی می‌شوند. مزیت این روش، امکان بایگانی پرونده‌های جدید بدون جابجایی پرونده‌های قبلی است. اما نقطه ضعف آن، طولانی بودن مسیر دسترسی به پرونده‌ها است. این روش در بایگانی اسناد حسابداری، بانک‌ها، اشتراک آب و برق و تلفن کاربرد دارد.
- روش الفبایی ساده و مرکب: در این روش، پرونده‌ها براساس حروف الفبای عناوین آنها در قفسه‌ها بایگانی می‌شوند. این روش، در بایگانی اطلاعات کارمندان و مکاتبات موضوعی کاربرد دارد. دسترسی به پرونده‌ها با روش بایگانی الفبایی راحت‌تر است، اما تشکیل پرونده جدید در بایگانی، باعث جابجایی پرونده‌های قبلی میشود.
- روش شماره گذاری موضوعی یا مرکب: در این روش، پرونده‌ها براساس موضوع مورد مکاتبه بایگانی می‌شوند. شماره‌گذاری موضوعی، خود به سه روش تقسیم میشود: تنظیم شماره‌ای، الفبایی و شناسه‌ای. تنظیم الفبایی و شماره‌ای در بایگانی‌هایی با حجم کم کاربرد دارد، اما در بایگانی‌های بزرگ به دلیل حجم زیاد پرونده‌ها، بهتر است از تنظیم موضوعی شناسه‌ای استفاده کرد. در تنظیم موضوعی شناسه‌ای، باید این موارد را رعایت کرد: تهیه فهرست موضوعی، تعیین سرفصلها، تعیین موضوعات اصلی، تعیین موضوعات فرعی و اختصاص شناسه به تمامی موضوعات.
- روش جغرافیایی: در این روش، پرونده‌ها براساس مکان جغرافیایی، در قفسه‌ها بایگانی می‌شوند. این شیوه بیشتر در سازمان‌هایی کاربرد دارد که با مراکز استان‌ها و شهرستان‌ها ارتباط کاری زیادی دارند.
- روش عنوانی پرونده ها: این روش، رایج‌ترین شیوه تنظیم پرونده‌ها در ادارات دولتی است و چیدمان پرونده‌ها در قفسه‌ها براساس «عنوان مکاتبه» است. دسترسی به این پرونده‌ها آسان است، اما چون پرونده‌ها به دفعات زیاد تشکیل می‌شوند، بر حجم بایگانی افزوده میشود.
- روش شماره گذاری تاریخی: در این روش، بایگانی براساس زمان ایجاد، مراجعه یا تعقیب پرونده یا سند انجام میشود. یعنی اسناد و پرونده‌ها براساس، روز، هفته، ماه یا سال تنظیم و بایگانی می‌شوند.
- روش شماره گذاری محدود یا مقطع: در این روش، برخی پرونده‌ها بدون توجه به شماره‌های سری قبلی، شماره‌گذاری می‌شوند.
- روش شماره گذاری زونکن/ جزوه‌دان: پرونده‌ها در این روش براساس شماره‌های زونکن‌ها و جزوه‌دان‌ها بایگانی می‌شوند.
- روش شماره گذاری اعشاری یا دسیمال: در این روش از بایگانی از اعداد اعشاری برای تعیین مکان اصلی و فرعی پرونده‌ها استفاده میشود.
- روش شماره گذاری تلفیقی: تلفیقی از روش‌های فوق است.
بهترین مکان برای بایگانی فیزیکی
بهترین مکان برای بایگانی اسناد و مدارک در سازمان‌ها، اتاق‌هایی است که به خاطر وزن سنگین پرونده‌ها، در طبقات پایینی ساختمان باشند. محیط‌هایی مانند محوطه‌های زیرشیروانی، مرطوب، مکان‌هایی نزدیک دیگ بخار، محیط‌هایی که مشکل دسترسی داشته باشند و محیط‌هایی که برای بایگانی اسناد محرمانه، فاقد نظارت هستند، مکان‌های مناسبی برای بایگانی فیزیکی اسناد و مدارک نیستند.
محافظت از پرونده‌ها و اسناد و مدارک از حشرات و قارچ، تنظیم رطوبت و نور، مسدود کردن لوله‌های آب گرم، ورودی هواساز و لوله‌های زهکشی مهمترین اقداماتی است که باید در اتاق‌های بایگانی در نظر گرفته شود.
بایگانی الکترونیکی
با پیشرفت فناوری، بایگانی الکترونیکی به‌عنوان یک روش مدرن و مؤثر برای ذخیرهسازی اسناد معرفی شد. در این روش، اسناد به شکل دیجیتال و در فرمت‌های مختلف مانند PDF، Word، Excel ذخیره می‌شوند و امکان دسترسی سریع، جستجو و بازیابی آسان‌تر اطلاعات فراهم میشود. این نوع بایگانی به‌ویژه در سازمان‌های مدرن و دیجیتال‌محور استفاده گسترده‌ای دارد.
نرم افزارهای دیجیتال سازی اسناد، اطلاعات را از اسناد استخراج کرده و در پایگاه داده سازمان ذخیره می‌کنند.
البته شایان ذکر است که بسیاری از صاحبان کسبوکار به دلیل عدم اعتماد به فضای ذخیرهسازی ابری، ترجیح می‌دهند نسخه فیزیکی اسناد و مدارک را حفظ و بایگانی کنند.
یکی از مزیت‌های بایگانی الکترونیکی آن است که فضای زیادی برای ذخیرهسازی اسناد خود دارید
ذخیره سازی به شیوه Scan-on-demand
Scan-on-demand، بهترین روش بایگانی به شمار می‌رود. در این روش، یک شرکت، اسناد کاغذی شما را به شکل آف‌سایت و در یک اتاق بایگانی فیزیکی برای شما ذخیره می‌کند، آنها را مورد بررسی قرار داده و سپس یک نسخه دیجیتالی یا با فرمت PDF را برای شما ارسال می‌کند.
این شیوه از بایگانی برای صنایعی که می‌خواهند حجم زیادی از اسناد خود را آف‌سایت ذخیره کنند، انتخاب خوبی است، اما شاید موقعیت‌هایی پیش بیاید که به این اسناد نیاز داشت باشند. این روش از بایگانی هزینه بیشتری از بایگانی کاغذی دارد، چون سازمان برای یک سرویس اضافه هزینه می‌پردازد.
مزایای بایگانی الکترونیکی نسبت به بایگانی فیزیکی
به انواع روش های بایگانی و آرشیو اسناد اشاره کردیم. اما بهتر است بدانید که امروزه با ظهور تکنولوژی‌های نوین استفاده از بایگانی الکترونیکی مزایای به مراتب بیشتری نسبت به بایگانی فیزیکی دارد. حفظ و نگهداری اسناد فیزیکی به پول و زمان زیادی نیاز دارد. علاوه بر این، شما باید یک فضای فیزیکی را چه در محل کار و چه در یک مرکز ذخیرهسازی، برای این کار در نظر بگیرید. درحالی‌که بایگانی اسناد الکترونیکی از نظر هزینه و زمان، کارآمدتر است و هیچ فضای فیزیکی را اشغال نمی‌کند.
| ویژگی | بایگانی دیجیتالی | بایگانی فیزیکی |
| امنیت | امنیت بالا؛ ارائه براساس نقش‌های از پیش‌تعریف‌شده و لاگین | امنیت پایین و آسیب‌پذیر در برابر سرقت؛ نیاز به تجهیزات امنیتی برای محافظت از اسناد |
| فضای ذخیرهسازی | برای ذخیرهسازی اسناد فقط به فضای ابری یا هارد دیسک on-premise نیاز است | درمقایسه با ذخیره سازی دیجیتالی، به فضای ذخیرهسازی زیادی نیاز است |
| هزینه | کم | زیاد |
| جستجو و پیدا کردن یک سند خاص | با استفاده از کلمات کلیدی به سهولت می‌توان به سند مربوطه دسترسی پیدا کرد | طبقهبندی و جستجوی یک سند خاص در میان اسناد مختلف، کار دشواری است |
مقایسه بایگانی الکترونیکی و بایگانی فیزیکی
بایگانی هیبریدی
بایگانی هیبریدی ترکیبی از روش‌های بایگانی فیزیکی و الکترونیکی است. در این روش، اسناد ابتدا به شکل کاغذی ذخیره می‌شوند، اما برای سهولت دسترسی و بازیابی، نسخه‌های دیجیتال آنها اسکن و در سیستم‌های الکترونیکی ذخیره می‌شوند. بایگانی هیبریدی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا از مزایای هر دو روش بهره‌مند شوند.
بایگانی مبتنی بر ابر (Cloud-Based Archiving)
این روش یکی از جدیدترین انواع بایگانی است که به‌طور گسترده در سازمان‌های دیجیتال و تکنولوژی‌محور استفاده میشود. در این نوع بایگانی، اسناد و اطلاعات به شکل آنلاین و در فضای ابری ذخیره می‌شوند. با استفاده از این روش، سازمان‌ها می‌توانند از هر مکان و با هر دستگاهی به اسناد خود دسترسی داشته باشند.
بایگانی صوتی و تصویری
در برخی از سازمان‌ها، اسناد به شکل صوتی یا تصویری ذخیره می‌شوند، مانند فایل‌های صوتی جلسات، مصاحبه‌ها، یا ویدئوهای آموزشی و تبلیغاتی. این نوع بایگانی برای سازمان‌هایی که اطلاعات آنها به‌صورت غیرمتنی (مثل صوت یا تصویر) ذخیره میشود، مورد استفاده قرار می‌گیرد. بایگانی صوتی و تصویری به‌ویژه در سازمان‌های آموزشی، رسانه‌ای یا دولتی که نیاز به ثبت اطلاعات به طور دقیق دارند، کاربرد دارد.
چه زمانی باید به فکر بایگانی اسناد و مدارک باشیم؟
شرکت شما باید روی بایگانی تمرکز کند، اگر:
- دائما با اسناد اداری سروکار دارد،
- در آینده نیاز به دسترسی به اسناد قدیمی داشته باشد،
- حسابرسی در شرکت شما امری رایج باشد،
- ملزم به ذخیره اسناد و مدارک به عنوان بخشی از الزامات مقررات باشد.
در چنین شرایطی، شرکت شما باید اسناد را بایگانی کند.
بایگانی در چه شرکت هایی کاربرد دارد؟
بایگانی تقریبا برای تمامی کسب‌و‌کارها مفید است. در ادامه به برخی از کاربردهای بایگانی در صنایع مختلف اشاره کرده‌ایم.
- شرکت های ارائه‌دهنده خدمات مالی باید مطمئن شوند که تمامی اسناد آنها برای حسابرسی یا ممیزی آماده است. بایگانی اسناد به این شرکت‌ها کمک می‌کند تا در صورت لزوم، تمامی لاگ‌های ثبت مشتریان، رسیدهای مبادله پول و سایر اسناد قانونی را حفظ کنند (اتوماسیون مالی).
- شرکت های خرده‌فروشی باید تمامی اطلاعات مشتریان، فروشندگان و تامین‌کنندگان را به دلیل احتمال بروز هرگونه مغایرت در آینده، ذخیره کنند (اتوماسیون در خرده‌فروشی).
- شرکت های حقوقی و دپارتمان‌های حقوقی باید همه قراردادها، اسناد و فکس‌های مربوط به پرونده را ذخیره و نگهداری کنند. این شرکت‌ها باید بتوانند اسناد و نقل‌قول‌ها را با استفاده از جستجوی هوشمند و برچسب‌ها به سرعت پیدا کنند. در اینجا بایگانی الکترونیکی اسناد بسیار کمک‌کننده است.
- شرکت های ارائه‌دهنده خدمات عمومی روزانه با اطلاعات زیادی سروکار دارند. این شرکت‌ها می‌توانند با بایگانی کردن اطلاعات مربوطه، بعدها تنها با یک کلیک، به راحتی به اطلاعات مورد نظر خود دسترسی داشته باشند.
- شرکت های بزرگ می‌توانند با بایگانی کردن اسناد، مدیریت اسناد خود را بهینه کنند. با استفاده از بایگانی الکترونیکی و تبدیل اسناد کاغذی به یک کتابخانه قابل جستجو، کارمندان می‌توانند زمان صرف‌شده برای جستجوی اسناد را کاهش دهند. علاوه بر این، دیجیتالی کردن اسناد، شیوه نمایش دادن آنها را به کاربر بهبود ببخشد.