اطمینان از بهره‌وری و طول عمر یک کسبوکار در گرو برنامه‌ریزی برای آینده و پیش‌بینی تغییرات منابع انسانی است. برنامه ریزی منابع انسانی به کسبوکارها اجازه می‌دهد تا افراد با استعدادی که در حال حاضر در شرکت مشغول به کار هستند و نیروهای با استعدادی را که در آینده به مهارت و تخصص آنها نیاز پیدا خواهند کرد، مشخص کنند. با درک اهمیت موضوع برنامه ریزی منابع انسانی و تاثیر آن بر مشارکت کارکنان و موفقیت شرکت، بهتر است سازمان‌ها نوعی از استراتژی برنامه‌ریزی را شروع کنند که با پیش‌بینی منابع انسانی همسو باشد.
در این مقاله، سعی داریم به تعریف « برنامه ریزی منابع انسانی » بپردازیم، درباره چرایی اهمیت آن صحبت کنیم و در ادامه مراحل کلیدی برنامه ریزی منابع انسانی و چالش‌های پیاده‌سازی آن را مرور کنیم.
برنامه ریزی منابع انسانی چیست؟
برنامه ریزی منابع انسانی فرایندی است که در آن مدیران و کارمندان واحد منابع انسانی، نیازهای استخدامی یا آموزشی فعلی و آینده سازمان را شناسایی می‌کنند. هدف از برنامه ریزی منابع انسانی آن است که مدیران سازمان مطمئن شوند که نیروهای با استعداد و مناسب با نیاز سازمان را استخدام کرده‌اند.
هدف دیگر برنامه ریزی منابع انسانی کمک به کسبوکارها در شناسایی کمبودهای سازمان در موضوع اشتغال است. سازمان‌ها از این طریق متوجه می‌شوند که باید چه گام‌های استراتژیکی را برای دستیابی به اهداف خود در زمینه استخدام، جذب و نگهداشت نیروهای بااستعداد بردارند.
چرا برنامه ریزی منابع انسانی مهم است؟
در ادامه به برخی از دلایل اهمیت برنامه ریزی منابع انسانی پرداخته‌ایم:
- ارزش کارکنان فعلی را افزایش می‌دهد: برنامه ریزی منابع انسانی به بررسی عملکرد کارکنان فعلی، عناوین شغلی آنها و مهارت‌هایی که برای انجام فعالیت‌های شرکت و نیازهای آموزشی مهم است، تاکید دارد. متخصصان منابع انسانی با انجام این کار به کارفرما کمک می‌کنند تا در زمان و هزینه‌ای که صرف استخدام کارکنان جدید می‌شود، صرفه‌جویی شده و با ارتقای توانمندی‌های کارمندان خود، بازگشت سرمایه را تجربه کنند.
- به شرکت‌ها کمک می‌کند تا با تغییرات صنعت سازگار شوند: شرکت‌ها می‌توانند با استفاده از برنامه ریزی منابع انسانی ، نیازهای درحال تغییر نیروهای با استعداد و نحوه عملکرد صنعت خود را شناسایی کنند. درواقع HRP به آنها کمک می‌کند تا با آگاهی بیشتری برنامه‌های خود را در آینده پیش‌بینی کنند و در جهت اهداف قدم بردارند. این موضوع به‌ویژه در شرایطی اهمیت بیشتری پیدا می‌کند که یک سازمان، یک یا چند حوزه بازاریابی در اختیار داشته باشد. زیرا متخصصان منابع انسانی به یک برنامه استراتژیک برای انتقال نقش‌ها و بودجه مناسب برای موقعیت‌های شغلی جدید نیاز دارند.
- سازمان‌ها را قادر میسازد تا مزیت رقابتی خود را حفظ کنند: برنامه ریزی منابع انسانی به شرکت‌ها کمک می‌کند تا هنگام برنامه‌ریزی برای آینده، تصمیم‌های استراتژیکی برای استخدام و آموزش بگیرند. متخصصان منابع انسانی باتوجه به دانشی که دارند، از این موضوع آگاه هستند که کارکنان آینده‌نگر به دنبال مزایای خاص، برقراری تعادل بین کار و زندگی شخصی و سایر مزایای شغلی جذاب هستند.
- باعث رشد و افزایش طول عمر سازمان‌ها می‌شود: برنامه ریزی منابع انسانی باعث می‌شود تا متخصصان منابع انسانی به تغییرات احتمالی فکر و نیازهای استخدامی خود را در سال‌های آینده پیش‌بینی کنند. این امر به سازمان‌ها کمک می‌کند تا برای انجام اموری مانند رفع نیازمندی‌های فرایند استخدام، بزرگتر کردن سازمان و بازنشستگی‌های بالقوه برنامه‌ریزی و بودجه‌بندی کنند.
چالش های فرایند برنامه ریزی منابع انسانی
چالش های برنامه ریزی منابع انسانی بسیار پویا بوده و دائما در حال تغییر هستند. برای مثال، ممکن است کارمندان به سازمان دیگری انتقال داده شوند، مرخصی باشند، بیمار شوند یا ترفیع بگیرند و به شهر یا کشور دیگری بروند.
بزرگترین چالش های برنامه ریزی منابع انسانی
برنامه ریزی منابع انسانی به جز موارد بالا، ممکن است با چالش‌های دیگری نیز مواجه شود که به برخی از آنها در ادامه اشاره کرده‌ایم.
- در نظر گرفتن محدودیت‌های سازمان در زمان استخدام کارمندان جدید ،
- شناسایی و استخدام نیروهای بااستعداد و حرفه‌ای،
- برنامه‌ریزی برای برگزاری دوره‌های آموزشی،
- ایجاد یک محیط کاری که کارمندان بتوانند در آن بهترین نسخه از خود را ارائه دهند،
- ایجاد فرصت رشد و پیشرفت برای هر کارمند،
- ارائه پاداش به کارمندان بر اساس عملکرد آنها،
- مقابله با کسری نیروی کار،
- حل مشکلات منابع انسانی.
اگر سازمان کوچک یا تعداد کارمندان آن کم باشد، یک یا دو نفر از پرسنل منابع انسانی می‌توانند از عهده انجام این کارها برآیند. اما اگر سازمان بزرگ و کارمندان زیادی در آن مشغول به کار باشند، به یک تیم متخصص منابع انسانی نیاز است تا بتواند به هر کدام از اعضای خود، وظیفه خاصی مانند جذب و استخدام، مدیریت محل کار و غیره را محول کند.
علاوه بر موارد کلی که در اینجا اشاره کردیم، موانع دیگری نیز بر سر راه برنامه ریزی منابع انسانی برخی سازمان‌ها وجود دارد که در ادامه به تفصیل به آنها پرداخته‌ایم:
- مدیران ارشد معمولا بر این باور هستند که برنامه ریزی منابع انسانی امری غیرضروری است. این افراد فکر می‌کنند که می‌توانند هر زمان که نیاز بود، کارمندان واجد شرایط را پیدا کنند. اما از این موضوع غافل هستند که انتخاب، جذب و استخدام نیروهای با استعداد، فرایند چالش‌برانگیزی است. بهترین راه برای استخدام کارمندان متناسب با سازمان، برنامه‌ریزی سنجیده منابع انسانی و استفاده از نرم‌افزارهای پیشرفته استخدام است.
- چالش مهم دیگر در برنامه ریزی استراتژیک منابع انسانی ، برآورد دقیق نیازهای آینده سازمان است. درواقع، پیش‌بینی دقیق شکاف عرضه و تقاضای نیروی انسانی کار دشواری است.
- طولانی شدن افق برنامه‌ریزی زمانی باعث دشوار شدن این فرایند می‌شود. برای مثال، شاید برنامه ریزی استراتژیک منابع انسانی برای 6 ماه آینده آسان باشد، اما قطعا برنامه‌ریزی برای 2 یا 3 سال آینده دشوار است.
- حتی اگر بتوانید استراتژی استخدام ایده‌آلی را تهیه کنید و تمام موانع احتمالی را هم در آن درنظر بگیرید، باز هم این احتمال وجود دارد که مجبور شوید در بعضی شرایط از معیارها و ایده‌آل‌های خود کوتاه بیایید. زیرا عدم قطعیت‌هایی مانند غیبت، استعفا، جابجایی پرسنل و مسائل فنی می‌تواند برنامه ریزی منابع انسانی را ناکارآمد کند.
سعی کردیم در این بخش به چالش‌های عمده در فرایند برنامه ریزی منابع انسانی بپردازیم. می‌توان با استفاده از ابزارها و فناوری‌های پیشرفته منابع انسانی، ارزیابی صحیح نیازهای آینده سازمان و درک اهداف آن، چالش‌ها را شناسایی و برطرف کرد.
به خاطر داشته باشید که برای کسب نتیجه بهتر، نیاز است که این فرایند سیستماتیک انجام شود و مراحل و اقدامات لازم را طی کند. در ادامه به مراحل برنامه ریزی منابع انسانی پرداخته‌ایم.
مراحل برنامه ریزی منابع انسانی
1. کارمندان فعلی شرکت و پیشنهادات آنها را تحلیل کنید
تحلیل شرایط فعلی کارمندان، مهارت‌های آنها و اهداف کسبوکار از مهمترین عوامل در برنامه ریزی منابع انسانی است. این کار به شما کمک می‌کند تا به درک درستی از شرایط موجود برسید؛ متوجه شوید کدام حوزه‌ها به بهبود نیاز دارد و کدام بخش‌ها خوب کار می‌کنند. به منظور ارزیابی کارآمد کارمندان، بهتر است این عوامل را درنظر بگیرید:
- تعداد کل کارمندان در سراسر سازمان،
- تعداد کل کارمندان در هر دپارتمان،
- تعداد کل کارمندان در هر عنوان شغلی،
- بسته‌های مزایای ارائه‌شده در هر سطح شغلی،
- سن هر کامند،
- داده‌های ارزیابی عملکرد برای هر کارمند،
- مهارت‌ها، صلاحیت‌ها و سطح تحصیلات هر کارمند.
با در اختیار داشتن این داده‌ها، می‌توانید بفهمید که آیا درحال حاضر شرکت شما دارای مهارت‌ها و منابع موردنیاز برای دستیابی به اهداف کسب‌و‌کاری است یا خیر.
2. تغییرات ناگهانی و آتی کارمندان را پیش‌بینی کنید
با جمع‌آوری داده‌های فعلی کارمندان و تحلیل آنها، می‌توانید تغییرات احتمالی یا ضروری در فرایندهای استخدام آتی را پیش‌بینی کنید. برای این منظور، دو روش برای پیش‌بینی وجود دارد:
- پیش‌بینی عرضه نیروی انسانی: این پیش‌بینی زمانی اتفاق می‌افتد که متخصصان منابع انسانی، عملکرد کارکنان فعلی را برای دستیابی به اهداف کسبوکار ارزیابی می‌کنند. پیش‌بینی عرضه نیروی انسانی باعث می‌شود منابع انسانی موضوعاتی مانند بازنشستگی، ترفیع، اخراج یا خروج کارکنان از شرکت را بیشتر مورد بررسی قرار دهد و فکری برای آن کند. چون وقوع هرکدام از این موارد باعث می‌شود که یک موقعیت شغلی خالی در سازمان به‌وجود آید.
- پیش‌بینی تقاضای نیروی انسانی: تمرکز پیش‌بینی تقاضا بیشتر روی نیروهای با استعداد و تعداد کارمندانی است که برای مطابقت با اهداف اقتصادی آینده سازمان یا نیازهای صنعت به آنها نیاز دارید.
3. از تجزیه و تحلیل شکاف برای تعیین نیازهای استخدامی جدید استفاده کنید
تجزیه و تحلیل شکاف روشی است که در آن کسبوکارها برای مقایسه عملکرد فعلی کارمندان با عملکردی که مورد انتظار است، از آن استفاده می‌کنند. برای تجزیه و تحلیل شکاف نیاز است که این موارد را در نظر بگیرید:
- شناسایی وضعیت فعلی،
- فراهم آوردن شرایط برای ایجاد وضعیت ایده‌آل،
- تعیین میزان شکاف و اختلاف بین وضعیت فعلی و ایده‌آل،
- توسعه روش‌هایی به منظور رسیدن به وضعیت ایده‌آل.
متخصصان منابع انسانی از روش تجزیه و تحلیل شکاف در فرایند برنامه ریزی منابع انسانی استفاده می‌کنند تا تفاوت‌های میان عوامل مختلف؛ مانند سطح مهارت فعلی کارکنان، میزان حقوق، مزایا و پاداش کارمند، فرهنگ سازمانی، برنامه‌های آموزشی موجود، استراتژی‌های استخدام و سایر زمینه‌ها را شناسایی کنند.
تجزیه و تحلیل شکاف روشی است که در آن کسبوکارها برای مقایسه عملکرد فعلی کارمندان با عملکردی که مورد انتظار است، از آن استفاده می‌کنند
4. اکشن پلن تهیه کنید
مرحله بعدی در برنامه ریزی منابع انسانی تهیه یک اکشن پلن براساس نتیجه نهایی است. برای مثال اگر متوجه شدید که سازمان بیش از حد نیاز نیروی انسانی در اختیار دارد، باید یک استراتژی برای کاهش تعداد پرسنل طراحی کنید. می‌توانید از تکنیک‌های مختلفی، مانند برنامه‌های بازنشستگی داوطلبانه، اخراج، تعدیل نیرو یا کاهش ساعات کاری استفاده کنید.
به همین ترتیب، اگر آمار سازمان شما نشان می‌دهد که ممکن است در آینده با کمبود نیروی انسانی مواجه شوید، باید اقدامات مربوط به جذب و گزینش، ارتقاء، آموزش و غیره را در دستور کار خود قرار دهید. سپس براساس اکشن پلن، بودجه مناسبی را برای این کار تخصیص دهید، استراتژی متناسب با آن را خلق کرده و همکاری با همه دپارتمان‌ها را برای اجرایی شدن استراتژی مذکور آغاز کنید.
می‌توانید برای آنکه به نتیجه بهتری برسید، اکشن پلن را به مراحل کوچک‌تری تقسیم کنید. به عنوان مثال، فرض کنید با کمک برنامه ریزی منابع انسانی متوجه می‌شوید که در آینده با کمبود نیروی مجرب و تازه‌کار مواجه می‌شوید. در این مورد، می‌توانید این کار را به دو بخش تقسیم کنید:
- استخدام کارمندان تازه‌کار،
- استخدام کارمندان باتجربه.
سپس، می‌توانید وظایف خاصی را درمورد هرکدام از این فعالیت‌ها به پرسنل منابع انسانی محول کنید.
تقسیم اکشن پلن به برنامه‌ها و فعالیت‌های کوچکتر، درک بهتری از کل کار به شما می‌دهد. علاوه بر این، باعث می‌شود نظارت بهتری بر آنها داشته باشید و در مهلت مقرر کار را به انجام برسانید.
5. نظارت، کنترل و بازخورد را در برنامه کاری خود قرار دهید
مرحله نهایی در فرایند برنامه‌ریزی استراتژیک منابع انسانی، نظارت و کنترل عملیات، یعنی همان اکشن پلن، و ارائه بازخورد بر اساس نتیجه است. این مرحله مستلزم اجرای برنامه عملیاتی منابع انسانی است و پرسنل متخصص این دپارتمان باید نظارت دقیقی بر این فرایند داشته باشند.
می‌توان استراتژی را براساس نتایج به‌دست آمده تغییر داد. برای مثال، فرض کنید اکشن پلن شما این باشد که 20 دانشجوی سال اولی و 15 کارمند باتجربه را در طول سه ماه آینده استخدام کنید. برای اینکه این کار بهتر اجرا شود و نظارت خوبی روی آن داشته باشید، آن را به دو کار فرعی و کوچکتر تقسیم کرده‌اید:
- استخدام 20 کارمند جدید در 40 روز اول،
- 2استخدام 15 کارمند باتجربه در طی 50 روز آینده.
با این‌حال، اگر در طول این فرایند متوجه شدید که استخدام نیروهای تازه‌کار بیش از حد انتظار طول می‌کشد و این احتمال وجود دارد که نتوانید کار را در مهلت تعیین‌شده به اتمام برسانید، می‌توانید به موازات آن، فرایند جذب متقضیان کار باتجربه را نیز پیش ببرید تا کار دوم تحت تاثیر کار اول قرار نگیرد. به طور خلاصه، می‌توانید اکشن پلن را براساس نیازهای خود یا بازخوردهایی که می‌گیرید، اصلاح کنید.
این 5 مرحله، اصلی‌ترین مراحل در فرایند برنامه ریزی منابع انسانی است. ممکن است منابع، کتب و متخصصان منابع انسانی مختلف، مراحل متفاوتی را ارائه دهند، اما اصل و ماهیت تمامی آنها یکی است. توجه داشته باشید که اگر هر یک از این مراحل را به درستی انجام ندهید، نه تنها مرحله بعد، بلکه کل فرایند آسیب می‌بیند.
نقش راهکارهای نرم افزاری در برنامه ریزی منابع انسانی
سازمان‌های موفق برای حفظ و نگهداشت نیروهای مجرب و حرفه‌ای خود از استراتژی برنامه ریزی منابع انسانی استفاده می‌کنند. این سازمان‌ها هر فعالیتی را سیستماتیک و ساختاریافته انجام می‌دهند؛ شناسایی اهداف، بررسی وضعیت نیروی کار فعلی، پیش‌بینی عرضه و تقاضای نیروی انسانی و تدوین اکشن پلن از جمله مواردی هستند که به طور سیستماتیک در شرکت‌های موفق انجام می‌شود.
استفاده از ابزارها و فناوری‌های نوآورانه به سازمان شما در این فرایند کمک فراوانی می‌کند. به کمک مجموعه نرم افزارهای سرمایه انسانی راهکاران می‌توانید متناسب با نیازهای کسب‌وکارتان، حوزه سرمایه انسانی سازمان را مدیریت کنید. به هنگام تغییر در قوانین یا صدور احکام اصلاحی در ارتباط با تغییرات حکمی و ریالی کارکنان، از اعمال خودکار تغییرات بهره‌مند شوید، خطاهای احتمالی در محاسبه جبران خدمات کارکنان را کاهش دهید، با مدیریت مسیر شغلی، سرمایه‌های انسانی سازمان را حفظ کنید و در کنار مدیریت حضور کارکنان، امنیت تردد را هم در سازمان به‌دست آورید. برای کسب اطلاعات بیشتر با ما در تماس باشید.
منابع:
- indeed.com
- softwaresuggest.com