حجم مکاتبات، نامه‌ها و اسناد اداری در سازمان‌ها بسیار بالا است و تمامی این اسناد باید در جایی ثبت شوند. در سیستم اداری هر سازمانی، دفاتری برای بهینه‌سازی امور سازمانی وجود دارد که از جمله این دفاتر می‌توان به دفتر کارتابل، دفتر ارسال نامه، دفتر پیگیری، دفتر رپراتور، دفتر اندکس و دفتر اندیکاتور اشاره کرد.
در این مقاله قصد داریم به معرفی دفتر اندیکاتور و مشخصات و کاربرد آن در سازمان‌ها بپردازیم.
دفتر اندیکاتور چیست؟
دفتر اندیکاتور همان جایی است که خلاصه اطلاعات اسناد و نامه‌های وارده و صادره برون‌سازمانی و درون‌سازمانی در آن ثبت می‌شود. درواقع، از این دفتر برای تسهیل مراجعه به سوابق و مکاتبات سازمان‌ها یا واحدهای درون سازمانی با یکدیگر استفاده می‌شود.
دفتر اندیکاتور با ثبت اطلاعات نامه‌ها و اسناد و تفکیک آنها از یکدیگر، باعث می‌شود تا مشکلی در ثبت و پیگیری نامه یا سندی پیش نیاید.
کاربرد دفتر اندیکاتور
دفتر اندیکاتور به منظور ساماندهی و ایجاد نظم به اسناد و مدارک در هر سازمانی ضروری است. سازمان‌ها و ادارات دولتی و خصوصی، مدارس، دانشگاه‌ها و مراکز آموزشی، کارخانجات و مراکز حقوقی از جمله مواردی هستند که می‌توانند بر حسب نیاز و حجم مکاتبات خود از دفتر اندیکاتور استفاده کنند.
نقش راهکارهای نرم افزاری در مکاتبات اداری و اتوماسیون اداری
سعی کردیم در این مقاله درباره دفتر اندیکاتور، مشخصات، نمونه فرم و تفاوت آن با دفتر اندکس صحبت کنیم. استفاده از دفتر اندیکاتور به روش دستی و سنتی تا پیش از ظهور نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری، کاربرد فراوانی داشت. اما امروزه سازمان‌ها به دلیل مشکلات زیاد در کاغذبازی، خطای انسانی، برخورداری از فضای فیزیکی برای بایگانی زونکن‌ها و دفاتر حجیم اندیکاتور و غیره، به استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری یا دبیرخانه روی آورده‌اند. این نرم‌افزارها علاوه بر افزایش سرعت روند کارها، کاهش هزینه‌های ناشی از استفاده از کاغذ، خطای انسانی را نیز در ثبت اسناد، مدارک و نامه‌ها را کاهش می‌دهد و به همین دلیل مورد استقبال سازمان‌های زیادی قرار گرفته است.
مشخصات دفتر اندیکاتور چیست؟
دفاتر اندیکاتور براساس نوع سازمان‌ها دارای ستون‌های مختلفی هستند؛ مانند شماره ردیف، ذکر شماره‌های گذشته، تاریخ ورود، وارد از- صادره به، موضوع نامه، تعداد پیوست، ارجاع به، تاریخ صدور، رونوشت به، شماره پرونده، شماره قبل دفتر اندیکاتور، شماره بعد دفتر اندیکاتور که سازمان‌ها بر اساس نیاز خود این ستون‌ها را پر می‌کنند.
دفتر اندیکاتور به منظور ساماندهی و ایجاد نظم به اسناد و مدارک در هر سازمانی ضروری است و جزئیات مختلفی را شامل می‌شود
روش ثبت اسناد یا نامه در دفتر اندیکاتور
تمام اطلاعات و مشخصات نامه‌های یک سازمان در دفتر اندیکاتور ثبت می‌شود. وقتی نامه‌ای دریافت می‌شود، پس از تعیین محل اقدام (ارجاع نامه)، نامه‌ها به متصدی ثبت نامه یا اندیکاتورنویس داده می‌شود تا تاریخ، شماره‌نامه، خلاصه نامه‌های وارده یا صادره را در ستون‌های مشخص ثبت کند و شماره ترتیب دفتر را روی نامه‌ها بزند.
هر دفتر اندیکاتور دو فرم مجزا دارد: فرم نامه‌های وارده و فرم نامه‌های صادره. فرم نامه‌های وارده بنا به نوع سازمان و صنعتی که در آن فعالیت می‌کند، حداقل دارای پنج ستون اصلی به ترتیب شماره ردیف، تاریخ، گیرنده نامه، شرح نامه و شماره نامه است.
فرم نامه‌های صادره نیز دارای شش ستون است که هر ستون به ترتیب شامل درج شماره، عنوان نامه، شرح نامه، گیرنده نامه، پیوست و تاریخ نامه‌های فرستاده شده است.
در ادامه ستون‌های یک نمونه فرم از دفتر اندیکاتور را به تفصیل توضیح داده‌ایم:
- شماره ردیف: یا شماره ثبت، همان شماره اندیکاتور است که از ابتدای هر سال و با شماره یک شروع می‌شود و هرکدام از نامه‌های وارده یا صادره که بدون سابقه قبلی نوشته شده باشند، به یکی از این شماره‌ها اختصاص داده می‌شوند. شماره ردیف در پایان سال به هر عددی که ختم شود، دفتر اندیکاتور بسته شده و سازمان در سال بعد از دفتر اندیکاتور جدیدی که با شماره یک شروع می‌شود، استفاده می‌کند.
- تاریخ ورود: تاریخ ورود نامه‌های وارده به سازمان به شکل روز، ماه، سال (…/…/…) در این ستون ثبت می‌شود.
- شماره و تاریخ نامه وارده: در این ستون علاوه بر تاریخ، شماره نامه نیز نوشته می‌شود. اما اگر نامه وارده فاقد شماره باشد، مانند نامه‌های اشخاص حقیقی، فقط تاریخ نامه در این ستون ذکر می‌شود.
- وارده از – صادره به: در این ستون، نام فرستنده یا مرجعی که به سازمان نامه ارسال کرده است، مانند نامه‌های وارده از اشخاص، سازمان‌ها یا واحدها نوشته می‌شود. اگر نامه صادره باشد، نام گیرنده یا مرجعی را که نامه صادره را دریافت می‌کند، در قسمت پایین این ستون و در جلوی عبارت «صادره به» نوشته می‌شود.
- موضوع نامه: خلاصه‌ای از اطلاعات اصلی نامه وارده یا صادره در این ستون نوشته می‌شود.
- تعداد پیوست: این بخش به دو ستون وارده و صادره تقسیم می‌شود و تعداد برگ‌های پیوست نامه وارده در ستون وارده و تعداد برگ‌های پیوست نامه صادره در ستون صادره نوشته می‌شود.
- ارجاع به: این ستون جهت تشخیص نامه‌های وارده برای اطلاع یا اقدام است و در آن اسامی واحدهای درون‌سازمانی یا اشخاصی که گیرنده نامه‌های وارده هستند و باید اقدامات لازم را انجام دهند، نوشته می‌شود.
- تاریخ صدور: این ستون مخصوص نامه‌های صادره است و تاریخ صدور نامه در این بخش نوشته می‌شود.
- رونوشت به: این ستون مخصوص نامه‌های صادره است و اگر نامه‌ای به جز گیرنده اصلی، گیرنده‌های دیگری (گیرندگان رونوشت) داشته باشد، در این ستون ذکر می‌شود.
- شماره پرونده: شماره پرونده نامه وارده یا نسخه بایگانی نامه صادره در این ستون نوشته می‌شود.
- شماره قبل دفتر اندیکاتور : در مواردی که نامه وارده یا صادره سازمان سابقه قبلی داشته باشد، باید در زمان ثبت آن نامه در دفتر اندیکاتور و در ادامه اقدامات قبلی، شماره اندیکاتور قبلی نامه را در ستون «شماره قبل» ثبت کرد. متصدی با مطالعه نامه وارده با دیدن عبارت‌هایی مانند «پیرو» و «بازگشت» متوجه می‌شود که این ستون باید پر شود یا خیر.
- شماره بعد دفتر اندیکاتور: اگر مواردی باشد که نامه وارده یا صادره سازمان، سابقه بعدی داشته باشد، باید در زمان ثبت نامه در دفتر اندیکاتور ، سابقه بعدی را در ستون «شماره بعد» ثبت کرد. متصدی با مطالعه نامه وارده با دیدن عبارت‌هایی مانند «پیرو» و «بازگشت» متوجه می‌شود که این ستون باید پر شود یا خیر.
نمونه فرم دفتر اندیکاتور
نمونه فرم دفتر اندیکاتور
دفتر اندکس چیست و چه تفاوتی با دفتر اندیکاتور دارد؟
دفتر اندکس، به دفتر اندیکاتور ساده یا دفترنامه نما گفته می‌شود. اگر تعداد نامه‌های وارده سازمان یا اداره‌ای زیاد و دسترسی به دفتر اندیکاتور سخت باشد، از دفتر اندکس استفاده می‌شود. درواقع، دفتر اندکس، یک دفتر کمکی در کنار دفتر اندیکاتور است که پیگیری نامه‌ها از طریق آن تسهیل می‌شود. به این شکل که شماره نامه‌های وارده در دفتر اندکس ثبت شده و باعث می‌شود شماره اندیکاتور نامه‌ها سریع‌تر پیدا شود. می‌توانید با در اختیار داشتن اطلاعات یکی از ستون‌ها، مانند شماره ردیف به تمام اطلاعات نامه یا سند در تاریخ مشخصی دسترسی داشته باشید.
فرم دفتر اندکس شامل ستون‌های فرستنده نامه، شماره دفتر اندیکاتور و هزار است.
- فرستنده نامه: در این ستون نام سازمان فرستنده نوشته می‌شود.
- شماره دفتر اندیکاتور: در این ستون، شماره دفتر اندیکاتور سازمان گیرنده ثبت می‌شود.
- هزار: رقم یا ارقام هزارگان شماره نامه وارده ثبت می‌شود.
نمونه فرم دفتر اندکس
نمونه فرم دفتر اندکس