برنامه ریزی سفارشات و کنترل موجودی یکی از وظایف مهمی است که هر سازمان باید توجه ویژهای به آن داشته باشد؛ چرا که هزینههای مربوط به موجودی ، جزء دومین هزینههای بزرگی است که کسبوکارها متحمل آن میشوند. در حالی که بعضی از صاحبان کسبوکار به اهمیت کنترل و برنامهریزی موجودی کالا به طور منظم واقف هستند، تعداد زیادی از آنها اهمیتی به این موضوع نداده و کسبوکار خود را گرفتار مشکلات زیادی میکنند.
سفارش مقدار بهینه و درست موجودی امر دشواری است. سفارش زیاد و بیش از حد میتواند هزینه زیادی را برای شما به همراه داشته باشد، در عین حال نداشتن موجودی کافی نیز زمینه را برای از دست دادن پول و مشتریان شما فراهم میکند. بنابراین چگونه میتوان متوجه شد که چه مقدار موجودی را باید سفارش داد؟ چگونه میتوان تعداد بهینه سفارش را شناسایی کرد؟ اینجاست که مدلهای کنترل موجودی وارد عمل میشوند.
در این مقاله علاوه بر معرفی کلیاتی جامع در مورد کنترل موجودی ، با رایجترین مدلهای آن آشنا خواهید شد تا بتوانید با بهکارگیری آنها، در هزینههای خود صرفهجویی داشته باشید.
کنترل موجودی چیست؟
کنترل موجودی فرایندی است که طی آن از وجود مقدار مناسب عرضه یا همان موجودی اطمینان حاصل میشود. با انجام فرایند کنترل موجودی محصولات یک کسب و کار یا شرکت، میتوان پاسخدهی به نیازها یا تقاضای مشتریان را تضمین کرد. یک کنترل موجودی موفق به دادههایی از قبیل دادههای خریدها، سفارشها، لجستیک و حمل و نقل ، انبارداری، ذخیرهسازی، دریافت، رضایت مشتری، جلوگیری از ضرر و گردش مالی نیاز دارد.
بر اساس «گزارش وضعیت کسب و کار کوچک» در سال 2017، تقریباً نیمی از مشاغل کوچک موجودی خود را حتی به شکل دستی نیز مورد بررسی و ارزیابی قرار نمیدهند. کنترل موجودی این امکان را فراهم میکند تا بدون اینکه رضایت مشتریان کاهش پیدا کند، از کمترین میزان موجودی، بیشترین میزان سود و بهره را بهدست آورد.
اگر فرایند کنترل موجودی به درستی انجام شود، شرکتها را قادر میسازد تا از وضعیت فعلی خود در مورد داراییها، مانده حسابها و گزارشهای مالی ارزیابی جامعی در اختیار داشته باشند. کنترل موجودی میتواند از مشکلاتی مانند خالی شدن ناگهانی انبار جلوگیری کند. به عنوان مثال، در سال 2014 شرکت والمارت تخمین زد که فروشی به میزان 3 میلیارد دلار را از دست خواهد داد، زیرا رویههای نادرست کنترل موجودی آن منجر به کمبود موجودی در انبار شده بود.
یکی از اجزای جدایی ناپذیر کنترل موجودی، مدیریت زنجیره تامین (SCM) است که جریان مواد خام، کالاها و خدمات را، به میزانی که شرکت یا مشتریان آنها مورد مصرف قرار میدهند، مدیریت میکند. مدیریت انبار نیز کاملاً در حوزه کنترل موجودی قرار میگیرد. مدیریت انبار شامل وظایفی مانند یکپارچهسازی کدگذاری محصولات، زمان و گزارشهای سفارش مجدد، تمام جزئیات محصول، فهرستهای موجودی و تعداد و روشهای فروش یا ذخیرهسازی است. مدیریت انبار همچنین خرید و فروش را با میزان موجودی انطباق میدهد.
مدیریت موجودی اصطلاح سطح بالاتری است که شامل فرآیند کامل تهیه، ذخیرهسازی و کسب سود از کالا یا خدمات شما میشود. در حالی که ممکن است کنترل موجودی و مدیریت موجودی کاملا یکسان تلقی شوند؛ اما این دو مقوله با هم تفاوت دارند، چرا که کنترل موجودی، موجودیهایی را مورد ارزیابی و بررسی قرار میدهد که در حال حاضر در انبار موجود هستند. این در حالی است که مدیریت موجودی گستردهتر بوده و از همه آنچه که در انبار وجود دارد تا نحوه رسیدن کالاهای سازمانها به انبار و مقصد نهایی را نیز شامل میشود.
اهمیت کنترل موجودی در چیست؟
موجودی یکی از بزرگترین هزینههای سرمایه هر کسبوکار مبتنی بر محصول است. اگر به ترازنامه این دسته از شرکتها نگاهی بیندازید، احتمالاً متوجه خواهید شد که موجودی کالا بخش بزرگی از داراییهای جاری آنها را تشکیل داده و سرمایه در گردش زیادی را صرف خود میکند.
کنترل موجودی در عین حال که از صرف هزینههای زیاد برای خرید موجودی بیش از حد جلوگیری میکند، جلوی کمبود موجودی را نیز میگیرد. در حالی که شرکتهای زیادی از روش سیستم سفارش به موقع (JIT) استفاده میکنند، ممکن است موجودیهای بسیار اندکی در اختیار داشته باشند. تقریباً هر کسبوکاری به نوع و مقداری از موجودی نیاز دارد که این میزان از طریق سیستمهای کنترل موجودی به بهترین شکل مدیریت میشود.
اگر شرکتی بتواند سطح موجودی خود را کاهش دهد، میتواند به منابع مالی جدیدی برای گسترش خود یا کسب سود دست پیدا کند. همچنین اگر کسبوکاری نیاز به در اختیار داشتن سطح بیشتری از موجودی باشد، فرآیندهای کنترل موجودی دقیق میتواند سطح موجودی را بالا برده و مقدمات افزایش فروش و سود شرکت را فراهم کند. استفاده از کنترل موجودی برای بهینهسازی انبار، اتاق عرضه یا ویترین فروشگاه، راهی مطمئن برای کاهش هزینهها و مدیریت بهتر هر نوع محصولی است.
کنترل موجودی علاوه بر صرفهجویی در هزینهها، جلوی کمبود موجودی را میگیرد و پاسخگویی بهتر به مشتریان را به همراه دارد.
فرایند کنترل موجودی چگونه است؟
فرآیندهای کنترل موجودی، اقدامات و تکنیکهایی هستند که برای سازماندهی موجودی و اندازهگیری شکافها، فرصتها و موفقیت نسبی سفارش و تولید از آنها استفاده میکنید. بسیاری از شرکتها از شاخصهای کلیدی عملکرد به خصوصی برای سنجش موفقیت فرآیندها و رویههای خود استفاده میکنند. تعدادی از شرکتها همواره نسبت به دراختیار نداشتن موجودی کافی نگران هستند، برای همین بیش از نیاز خود موجودی ذخیره میکنند که این موضوع بیش از درآمد محصول یا کالا برای آنها هزینه ایجاد میکند.
از آنجا که این دسته از شرکتها برای موجودیهای اضافه خود هزینه زیادی پرداخت کردهاند، مجبورند آنها را در انبارهای خود ذخیرهسازی کنند که این موضوع نیز میتواند سبب آسیب دیدن یا از بین رفتن موجودیها در طول زمان شود.
به طور کلی برای انجام فرایند کنترل موجودی، موجودیهای خود را به سه دسته اصلی تقسیم کنید:
- موجودی احتیاطی
- موجودیهای تکمیلی
- موجودیهای اضافی یا منقضی شده
هنگام توسعه فرآیندهای کنترل موجودی، تعیین کنید که آیا باید به طور همزمان ارزیابیهای تجاری را نیز انجام دهید یا خیر. شما باید عملکردها و فرآیندهای کسبوکار، به ویژه فرآیند سفارش تا تحویل (OTD) را در وضعیت موجود ارزیابی کنید تا شکافها و فرصتهای تغییر را شناسایی کنید.
اصول مدیریت تغییر باید با اجرای تغییرات لازم، در آینده شما را از وضعیت موجود خارج کند. اگر میخواهید به مشتریان خدمات بهتری ارائه دهید، تعیین کنید سیاستها و فرآیندهای کنترل موجودی شما چگونه بر آنها تأثیر میگذارد.
مدل های کنترل موجودی
در راستای انجام فرایند کنترل موجودی ، روشها و مدلهای مختلفی وجود دارد. هر مدل موجودی دارای رویکرد متفاوت و مخصوص به خود است و به شما کمک میکند تا بدانید چه مقدار موجودی باید در انبار داشته باشید. اما اینکه از کدام یک از این مدلها استفاده کنید به نوع کسبوکار شما بستگی دارد.
به شکل کلی، هر مدل کنترل موجودی باید به شما کمک کند تا بتوانید برای سوالهای زیر پاسخ مناسبی پیدا کنید:
- چقدر و به چه میزان باید موجودی سفارش دهید؟
- در چه نقاطی میتوان هزینهها را کاهش داد؟
- کدام موجودی به سرعت به فروش میرسد؟
- موجودیهای از دست رفته را تا چه حد میتوان نگهداری کرد؟
- کدام روش برنامه ریزی موجودی کالا باعث افزایش هزینههای نگهداری میشود؟
سه مدل رایج و مشهور کنترل موجودی شامل مدلهای مقدار سفارش اقتصادی(EOQ) ، مدل تولید اقتصادی(EPQ) و آنالیز ABC میشود که در ادامه به معرفی هر یک از این مدلها میپردازیم.
مقدار سفارش اقتصادی(EOQ)
مدل مدیریت موجودی مقدار سفارش اقتصادی یکی از قدیمیترین و محبوبترین فرمول های کنترل موجودی است. EOQ به شما این امکان را میدهد تا تعداد واحدهای موجودی را که باید برای کاهش هزینهها و بر اساس هزینههای نگهداری شرکت، هزینههای سفارش و نرخ تقاضا سفارش دهید، شناسایی کنید. فرمول کنترل موجودی EOQ به شکل زیر محاسبه میشود:
فرمول مقدار سفارش اقتصادی(EOQ)
- Q= مقدار سفارش اقتصادی به ازای هر واحد
- D= میزان تقاضا به ازای هر واحد
- S= هزینه سفارش(به ازای هر سفارش خرید)
- H=هزینههای خرید(به ازای هر واحد، به ازای هرسال)
هدف فرمول EOQ شناسایی تعداد بهینه واحدهای محصول برای سفارش است. با بهرهگیری از این روش، کسبوکارها میتوانند هزینههای خود را برای خرید، تحویل و ذخیره کالاها به حداقل برسانند. فرمول EOQ را میتوان برای تعیین سطوح مختلف تولید یا فواصل سفارش تغییر داد. شرکتهای با زنجیره تامین بزرگ و هزینههای متغیر بالا، در نرم افزارهای کامپیوتری خود از یک الگوریتم به خصوص برای تعیین EOQ استفاده میکنند.
محدودیت مدل EOQ فرضی است که در فرمول آن وجود دارد: تقاضای مصرفکننده ثابت است. همچنین پیش فرض فرمولEOQ این است که هر دو هزینه سفارش و نگهداری ثابت میمانند. این موضوع مواردی نظیر تغییر تقاضای مصرفکننده، تغییرات فصلی در هزینههای موجودی، از دست رفتن درآمد فروش به دلیل کمبود موجودی یا تخفیفهایی که شرکت ممکن است برای خرید موجودی در مقادیر بیشتر بهدست آورد را برای محاسبه با فرمول دشوار یا غیرممکن میکند.
مدل تولید اقتصادی(EPQ)
این نوع از مدل های کنترل موجودی تعداد محصولاتی که کسبوکار شما باید در یک دسته سفارش دهد را تعیین میکند؛ با این هدف که هزینههای نگهداری و هزینههای راهاندازی را برای شما کاهش دهد. فرض مدل کنترل موجودی EPQاین است که هر سفارشی که توسط تامینکننده به شما تحویل داده میشود، به جای یک محصول کامل در قالب قطعات خواهد بود.
در واقع این مدل توسعه یافته مدل EOQ است، اما تفاوت بین این دو مدل این است که مدل EOQ فرض خود را بر این پایه قرار میدهد که تامینکنندگان موجودی را به طور کامل به مشتری یا کسبوکار شما تحویل میدهند. فرمول کنترل موجودی در این مدل به شکل زیر است:
فرمول مدل تولید اقتصادی(EPQ)
- Q= مقدار تولید اقتصادی به ازای هر واحد
- K= هزینههای راهاندازی سفارش
- D=نرخ تقاضا به ازای هر واحد
- H= هزینه سالیانه نگهداری هر محصول
- X= نرخ تقاضا / نرخ تولید
این مدل مناسب کسبوکار شما است چنانچه:
- کسبوکار شما تمایل داشته باشد به جای اینکه سفارشهای خود را به شکل کامل و یکباره از یک تامینکننده دریافت کند، مانند شرکتهای خودروسازی، موجودی را به صورت قطعات از تامینکنندگان مختلف سفارش دهد.
- تقاضا برای محصولات در دورههای زمانی ثابت باشد.
آنالیز ABC
به هر میزان که هریک از موجودیهای شما پول بیشتری به ارمغان بیاورد، باید برای شما اهمیت بیشتری نیز پیدا کنند. مدل کنترل موجودی آنالیز ABC موجودی شما را بر اساس سطوح اهمیت آنها دستهبندی میکند. با دانستن این موضوع که کدام دسته از موجودیهای شما از اهمیت بیشتری برخوردار است، قادر خواهید بود تا نقاط تمرکز خود را شناسایی کنید.
مدل آنالیز ABC در راستای اثربخشتر بودن، اغلب با سایر استراتژیهای مدیریت موجودی، مانند روش تولید به موقع(JIT) مورد استفاده قرار میگیرد.
در روش آنالیز ABC موجودیها در سه گروه A، B یا C طبقهبندی میشوند. حال ممکن است این سوال مطرح شود که بر چه اساسی باید موجودیها را در هر یک از گروههای فوق قرار داد؟ این تقسیمبندی بر اساس قانون 20/80 یا اصل پارتو صورت میگیرد.
قانون پارتو
- گروه A: موجودیهایی که در این دسته قرار میگیرند، بیشترین پول و ارزش را برای کسبوکار شما به همراه دارند؛ اما تنها تعداد کمی از کل موجودیهای شما را شامل میشوند. به عبارتی این گروه تنها شامل 20 درصد از موجودی شما میشود، اما تا حدود 70 درصد از درآمد کسبوکار از طریق آنها بهدست میآید. موجودیهای گروه A بیشترین توجه را به سمت خود جلب میکنند و کنترلهای سخت گیرانهای دارند.
- گروه B: برخلاف دسته A، موجودیهای این دسته برای بقای کسبکار شما حیاتی نیستند، اما همچنان مهماند و اهمیت دارند. این دسته شامل 30 درصد از موجودیها بوده و تا 25 درصد درآمد خلق میکنند.
- گروه C: موجودی که در گروه C طبقهبندی میشوند، شامل ۵۰ درصد از محصولات هستند که تنها با ۵ درصد از درآمد کسبوکار را به خود اختصاص میدهند. موجودیهای این دسته به اندازه دستههای A و B سود به همراه ندارند، اما ثابت هستند. کنترل موجودی در این دسته آزاد بوده و سختگیری زیادی ندارند، زیرا همانطور که اشاره شد موجودیهای این دسته درآمد کمی ایجاد میکنند.
درحالت کلی میتوان گفت چنانچه شرکت شما خدمات یا محصولاتی را ارائه میدهد که هرکدام از نظر قیمت تفاوت چشمگیری با هم دارند، استفاده از فرمول کنترل موجودی آنالیز ABC موثر خواهد بود. یک مثال خوب در این مورد شرکت آمازون است که محصولات آن طیف وسیعی از قیمتها را پوشش میدهد. همین موضوع منجر به هزینههای نگهداری بسیار بالا میشود و کسب سود را دشوار میکند. بنابراین آمازون مجبور است که موجودیهای خود را براساس دستورالعملهای مدل ABC سفارش دهد.
ایراد مدل کنترل موجودی ABC این است که شما باید هر یک از موجودیها را دقیق و درست در دستههای مربوطه دستهبندی کنید تا بتوانید از مزایای این روش بهره ببرید، چرا که در غیر این صورت، این امکان وجود دارد که تمام توجه خود را بر کنترل موجودی محصولاتی قرار دهید که درآمد زیادی برای شما خلق نمیکنند.
انواع سیستم های کنترل موجودی
دو نوع اصلی از سیستمهای کنترل موجودی وجود دارد: سیستم دورهای و سیستم دائمی. انتخاب سیستم کنترل موجودی مناسب ؛ به نوع کسبوکار، اندازه و نوع موجودی بستگی دارد. در ادامه هر یک از این سیستمها به شکل خلاصه معرفی خواهند شد.
سیستم کنترل دوره ای
سیستم کنترل دورهای موجودی، به شمارش تعداد کالاها در فواصل زمانی خاص میپردازد. در این سیستم، مدیران انبار به صورت دستی موجودی خود را در بازههای زمانی ماهانه، سه ماهه یا سالانه شمارش میکنند. تعیین دوره دقیق برای شماره موجودی به نیازهای سازمان و فعالیتهای تجاری آن بستگی دارد.
از جمله مزایای سیستم کنترل دورهای این است که مدیریت آن برای موجودیهای کوچکتر نسبتاً ساده و آسان است. این سیستم به فناوری و تجهیزات تخصصی نیاز ندارد و میتوان برای انجام آن، افراد را به سادگی آموزش داد.
در مورد معایب این سیستم میتوان گفت که انجام آن برای شرکتهایی که دارای موجودیهای گسترده و زیادی هستند، فرآیند طولانی و زمانبر خواهد بود. همچنین فرآیند شمارش دستی نیز بسیار مستعد بهوجود آمدن انواع مختلفی از خطاهای انسانی است. سیستم کنترل موجودی دورهای برای شرکتهای کوچک که دارای حداقل موجودی هستند، ایدهآل است. همچنین برای مشاغلی که محصولات بهخصوصی را میفروشند یا با کالاهایی که دارای اندازه بزرگی هستند سروکاردارند، بسیار مناسب است.
سیستم کنترل موجودی دائمی
سیستم کنترل دائمی موجودی ، شمارش دقیقی از سطوح موجودی را در زمان واقعی ارائه میدهد. این سیستم از فناوریهایی مانند بارکد و فناوری (RFID) برای ردیابی محصولات استفاده میکند. سپس اطلاعات در یک پایگاه داده متمرکز ثبت میشود و مدیران انبار به راحتی میتوانند به آنها دسترسی داشته باشند.این روش نیاز به شمارش دستی را برطرف میکند.
سیستم کنترل موجودی دائمی یک تصویر فوری از تعداد موجودیها در یک دوره زمانی خاص را به مدیران ارائه میدهد. استفاده از این سیستم، امکان تصمیمگیری مبتنی بر داده را برای فروش، سفارش و مدیریت موجودی فراهم میکند.
از جمله معایب سیستم کنترل موجودی دائمی این است که نگهداری یک نرم افزار کنترل موجودی ممکن است برای کسبوکارها گران تمام شود. علاوه بر این، ممکن است این سیستم برنامه ریزی موجودی کالا ، مغایرتهای ناشی از سرقت محصول، گم شدن، آسیب دیدگی و خطاهایی که هنگام اسکن آنها اتفاق میافتد را نشان ندهد.
سیستم کنترل موجودی دائمی برای شرکتهایی که دارای مکانها و مقرهای متعددی هستند بسیار مناسب است. همچنین استفاده از آن برای مشاغلی که موجودیهای زیادی را نگهداری میکنند عالی است.
سیستم کنترل موجودی دائمی با استفاده از فناوریهایی مانند بارکد و RFID، شمارش دقیقی از موجودی انبار را ارائه میدهد.
سیاستها و فرایندهای کنترل موجودی
فرایند کنترل موجودی دقیقا از لحظهای شروع میشود که کالاها وارد سازمان شما میشوند. توسعه رویههای عملیاتی استاندارد (SOP) میتواند به همه کمک کند تا نسبت به مسئولیتهای خود در رابطه با موجودیها آگاهی داشته باشند. SOP ها دستورالعملهای گام به گامی هستند که فعالیتهای روتین را تعریف میکنند.
مواردی که در SOP گنجانده میشود:
در مورد کنترل موجودی، SOP باید به موارد زیر توجه داشته باشد:
- دریافت کالا و ملزومات
- ذخیرهسازی و ردیابی
- تاریخ بازرسی و بررسی
- امنیت
- حملونقل
اگر در حال توسعه SOPهای جدید هستید، خطمشیها و فرآیندها را به وضوح تعریف کنید و از کارکنان (مخصوصاً تازه واردها) بخواهید که قابل فهم بودن آنها را بررسی کنند. سایر نکاتی که برای سیاستهای کنترل موجودی باید مدنظر قرار گیرند؛ عبارتند از:
- جداسازی کنترل موجودی اجرایی از حسابداری و مالی: در راستای موارد امنیتی، کارکنانی که مدیریت کنترل موجودی را انجام میدهند، نباید جزو همان پرسنلی باشند که وظایف کنترل موجودی را در امور مالی یا حسابداری انجام میدهند.
- اولویتبندی تعداد دقیق موجودی: مشکلات زمانی رخ میدهند که پرداختن به یک سفارش، با مقدار نامعلوم یا نادرست موجودی انبار صورت گیرد. دقت موجودی اولویت بالاتری نسبت به انجام سفارش است.
- انتخاب ابزارهای مناسب: قبل از تهیه پیشنویس فرآیندهای خود، مشخص کنید که چه خطراتی در نوع ابزار انتخابی شما وجود دارد و کدام یک قابل قبول است. چه از نرمافزار اختصاصی، چه تگهای RFID یا صفحات گسترده استفاده میکنید، ابتدا ابزار یا سیستم خود را تعریف کنید.
- درنظرگیری زمان برای شمارش موجودی: سه روش متمایز برای انجام شمارش موجودی وجود دارد: دورهای، دائمی و ترکیبی از دائمی و دورهای. در مورد فواصل زمانی مناسب برای شمارش موجودی تصمیم بگیرید و آنها را در SOP خود بنویسید.
- تعیین سیاستهای ذخیرهسازی حداقلی سالانه: سیاستهای ذخیرهسازی سالانه باید شامل حداکثر و حداقل سطوح، سطوح احتیاطی موجودی و سطوح بهینه سفارش مجدد باشد. همچنین باید میانگین سطوح موجودی خود را برای کمک به تنظیم این سیاستها محاسبه کنید.
- تهیه بودجه سالانه موجودی: قبل از خرید هرگونه موجودی و حداقل یک بار در سال، بودجه سالانه موجودی خود را تعیین کنید. این برآورد کل هزینه کالا در سال مثل هزینههای مواد، نگهداری، عملیات ثابت، تدارکات، توزیع مجدد و هر اقلام را شامل میشود.
نقش راهکارهای نرم افزاری در کنترل موجودی
نرم افزار انبار و حسابداری انبار، یک راهکار فرایند محور در مدیریت و برنامهریزی موجودی کالا و انبار است. استفاده از راهکارهای نرمافزاری در این زمینه، به شما کمک میکند تا متناسب با کسبوکار خود، فعالیتهای مربوط به انبارداری را برای کاربران سادهتر کنید. علاوه بر این، ارتباط میان فرایندهای مختلف انبار، با انعطافپذیری بالاتری ممکن شده و دادهها از یکپارچگی بیشتری برخوردارند.
نرم افزار تدارکات و لجستیک همکاران سیستم به شما کمک میکند برنامهریزی و تصمیمگیری مناسبی برای کنترل هزینههای نگهداری موجودی، سفارشگذاری و تامین بهموقع کالا و پیشگیری از کمبود موجودی داشته باشید. برای کسب اطلاعات بیشتر با ما در ارتباط باشید.
منابع:
- netsuite.com
- sortly.com
- investopedia.com
- safetyculture.com