سازمان‌ها برای جذب با استعدادترین افراد برای جایگاه‌های شغلی خود، نیاز به تدوین و نگارش شرح شغل‌های استاندارد و جذاب دارند. باوجود اینکه کسب‌وکارها برای استعدادیابی با یکدیگر رقابت می‌کنند، این وظیفه سازمان است که در ابتدا تأثیر عمیقی بر متقاضی‌های بالقوه بگذارد و آنها را به سمت خود جذب کند.
شرح شغل در آگهی شغلی یکی از عواملی است که میتواند تاثیر زیادی بر ثبت درخواست متقاضی داشته باشد. متأسفانه بسیاری از آگهی‌های شغلی نه تنها اصولی طراحی نشده‌اند، بلکه سوال‌های زیادی را در ذهن متقاضی ایجاد می‌کنند. در این مقاله ابتدا به معرفی شرح شغل و اهمیت آن پرداخته و علاوه بر ذکر اجزای آن، به یک نمونه شرح شغل استاندارد نیز اشاره می‌کنیم. علاوه بر این، نکات مهم برای نگارش یک شرح شغل خوب و اصولی را ارائه خواهیم داد.
شرح شغل چیست؟
شرح شغل سندی آموزنده است که دامنه، وظایف، مسئولیتها و شرایط کاری مربوط به فهرست مشاغل در سازمان از طریق فرآیند تحلیل شغل را شامل میشود. شرح شغل همچنین مهارتها و صلاحیتهایی که فرد متقاضی شغل باید داشته باشد را نیز توضیح میدهد.
شرح شغل در فرآیند استخدام برای مطلع کردن متقاضیان نسبت به مشخصات شغلی و الزامات آن مورد استفاده قرار می‌گیرد و در فرآیند مدیریت عملکرد نیز از اطلاعات آن برای ارزیابی عملکرد کارمند استفاده میشود.
یک شرح شغل اساساً تمام جزئیاتی را که ممکن است هم برای شرکت و هم برای متقاضی شغل مفید باشد را ارائه میدهد تا هر دو طرف در مورد محتوای آگهی شغلی با یکدیگر در یک راستا باشند. اساساً تجزیه‌وتحلیل شغل به دو جزء شرح شغل و مشخصات شغل تقسیم میشود.
اهمیت شرح شغل
شرح شغل مهمترین اطلاعاتی است که یک نامزد شغلی در مورد آن شغل دریافت میکند. در واقع شرح شغل تمام جزئیات مرتبط و لازم در مورد یک شغل را ارائه میدهد؛ جزئیاتی که میتواند در تصمیمگیری درباره مرتبط و مناسب بودن یا نبودن شغل به فرد کمک کند.
همانطور که اشاره شد، در سند شرح شغل صلاحیت‌ها، نقش‌ها، مسئولیتها و غیره گنجانده شده است. این سند تصویر واضحی از آنچه که از یک جایگاه شغلی خاص انتظار می‌رود را برای متقضیان ترسیم میکند. مطالعه شرح وظایف این امکان را برای متقاضیان فراهم میکند تا به خوبی برای مصاحبه شغلی آماده شوند. در مقابل، به شرکت‌ها نیز کمک میکند تا تمام مهارت‌های مورد نیاز یک نامزد مناسب را شناسایی کنند.
به طور کلی مزایای سند شرح شغل و شرایط احراز شغل را می‌توان در قالب موارد زیر بیان کرد:
- نوشتن شرح وظایف به شرکت‌ها کمک میکند تا براساس عنوان، موقعیت و توانمندی‌های موردنیاز شغل، فرد موردنظر خود را پیدا کنند،
- کارکنان را نسبت به نقش و وظایف شغلی خود آگاه میکند،
- برای متقاضیان شغل این امکان را فراهم میکند تا درک بهتری نسبت به محیط کار، مزایای آن و غیره داشته باشند،
- به استخدام و انتخاب بهتر افراد کمک میکند،
- شرح شغل تمام الزامات و انتظاراتی را که از یک کارمند توقع می‌رود را به وضوح مشخص میکند.
اجزای شرح شغل
فرم استاندارد شرح وظایف یک شغل شامل مواردی است که قرار دادن آنها در شرح شغل باعث ایجاد آگاهی هرچه بیشتر متقاضی درمورد شغل میشود. یک آگهی شغلی خوب باید تصویر واضحی را از موقعیت شغلی موجود به ترسیم کرده و با ارائه اطلاعات لازم، کارجویان را ترغیب کند تا برای این آگهی درخواست دهند.
در این قسمت به 8 جزء مهم یک شرح شغل موثر برای جذب کارجویان واجد شرایط اشاره شده است.
1. عنوان شغل
اولین بخش از شرح وظایف شغلی بیان عنوان شغلی است. عنوان شغلی باید به طور دقیق سطح تجربه و مسئولیت‌هایی که از متقاضی آن شغل انتظار می‌رود را به تصویر بکشد. این عنوان باید به اندازه کافی استاندارد باشد تا کارجویان مرتبط بتوانند آن را جستجو و پیدا کنند. همچنین استاندارد بودن عنوان این امکان را برای متقاضیان فراهم میکند تا بتوانند این آگهی را با سایر آگهی‌های موجود و مرتبط و از نظر میزان مسئولیتها و مزایای آن مقایسه کنند.
2. توضیحاتی در مورد شغل
پس از انتخاب و تعیین عنوان شغلی، در قالب 1 تا 3 جمله توضیحاتی در مورد شغل ارائه دهید که نشان دهد این موقعیت شغلی چگونه برای سازمان شما ارزش خلق میکند. به عبارتی دیگر، در این قسمت باید به مرتبط‌ترین جنبه‌های کار اشاره و از ذکر جزئیات خودداری کرد؛ چرا که در بخش بعدی، بخش مسئولیت‌های کلیدی، به طور کامل به آنها اشاره خواهد شد.
در بیان توضیحات شغل باید به مرتبط‌ترین جنبه‌های کار اشاره و از ذکر جزئیات خودداری کرد
3. مسئولیت های کلیدی
این بخش شرح شغل شامل شرح وظایف و مسئولیت‌هایی است که از متقاضی شغل انتظار می‌رود. این وظایف در واقع ماهیت اساسی شغل را توصیف می‌کنند؛ مسئولیت و وظایفی که بخش زیادی از زمان کارمند را به خود اختصاص می‌دهند. سعی کنید در این بخش به 5 الی 15 مسئولیت کلیدی و مهمی که از کارجو انتظار دارید آنها را انجام دهد، اشاره کنید.
4. مهارتها و صلاحیت‌های شغلی
در این بخش باید به سطح تحصیلات مورد انتظار، سوابق کاری، مهارت‌های فنی و گواهینامه‌های موردنیاز اشاره شود. این بخش برای فیلتر کردن کارجویان مرتبط از یکدیگر بسیار مناسب است. توجه داشته باشید که در این بخش باید صلاحیت‌های الزامی و ترجیحی از یکدیگر متمایز باشند و جداگانه به هریک از آنها اشاره شود. چنانچه متقاضیان شغل نیاز به دارا بودن مشخصه‌های خاصی هستند، حتما ارتباط آنها را با موقعیت شغلی شرح دهید.
5. معرفی سرپرست و بخش
در بیان شرح وظایف ، ذکر جزئیاتی در مورد اینکه کارمند در سازمان قرار است تحت سرپرستی چه کسی کار کند و در کدام بخش از سلسله مراتب سازمان قرار می‌گیرد، بسیار مهم است. اگر کار تیمی است، باید توضیح دهید که کارمند به طور منظم با چه کسی در تعامل خواهد بود. این امر به متقاضیان کمک میکند تا نسبت به اختیارات و روابط کاری تعریف شده در نقش خود آگاهی پیدا کنند.
6. نوع استخدام و مزایا
در مورد نوع همکاری (دائمی، قراردادی، پروژه‌ای و…) به صورت شفاف توضیح دهید. به عبارتی در مورد نحوه کار توضیحاتی را ارائه داده و مدت زمان استخدام و همکاری را تعیین کنید. همچنین در مورد شرایط کار نیز توضیح دهید.
برای مثال اگر موقعیت شغلی نیاز به انجام سفر دارد، به میزان و مدت زمان آن اشاره کنید. در مورد مزایایی که به کارمندان تعلق می‌گیرد، مانند بیمه پزشکی، اضافه کاری، مرخصی‌ها و … نیز در این قسمت توضیحات مربوطه را ارائه دهید.
7. معرفی شرکت یا سازمان
متقاضیان هر شرح شغل باید در مورد سازمان یک دید کلی داشته باشند تا بتوانند فرهنگ و چشم‌انداز آن را درک کنند. در این بخش سازمان خود را معرفی کنید و در مورد ارزش‌های سازمان، اهداف، محیط کاری و موقعیت جغرافیایی آن به صورت مختصر توضیح دهید.
8. اطلاعات تماس
آخرین بخش یک فایل شرح وظایف ، قرار دادن اطلاعات تماس است. اطلاعات تماس خود را به صورت کامل در آگهی شغلی قرار دهید تا چنانچه متقاضیان هنگام ارسال درخواست خود دچار مشکل یا سوالی بودند، بتوانند به راحتی با شما ارتباط برقرار کنند.
نمونه شرح شغل
در ادامه یک نمونه نوشتن شرح وظایف شغلی را برای شما آورده‌ایم تا با فرم استاندارد شرح وظایف آشنا شوید.
- عنوان شغل: مدیر منابع انسانی
- توضیحاتی در مورد شغل: از منظر ما، یک مدیر منابع انسانی فردی است که نظارت بر همه مسائل و امور مربوط به کارکنان سازمان را به عهده دارد. وظایف مدیر منابع انسانی مواردی مثل طراحی شغل، استخدام، روابط کارکنان، مدیریت عملکرد، آموزش و توسعه و مدیریت استعدادها را شامل میشود. جایگاه مدیر منابع انسانی برای موفقیت کسب‌وکار ما مهم است، چرا که کارکنان مهمترین دارایی ما هستند و این وظیفه مدیر منابع انسانی است که این اطمینان را حاصل کند که سازمان ما دارای محیط کاری شاد و سازنده‌ای است که همه در آن برای تحقق مأموریت و اهداف‌مان تلاش می‌کنند. ترویج ارزش‌های سازمانی و شکل دادن یک فرهنگ مثبت در سازمان، جنبه‌ای حیاتی از شرح وظایف و مشخصات مدیر منابع انسانی است که ما در جستجوی آن هستیم.
- وظایف و مسئولیت ها
- توسعه، سازماندهی و هدایت فعالیت‌های واحد منابع انسانی
- نظارت بر امور رفاهی و حضور و غیاب کارکنان
- انجام امور مربوط به استخدام نیروهای جدید از جمله تهیه پیش نویس آگهی شرح شغل، درج آگهی‌های شغلی و مصاحبه با نامزدهای شغلی
- تدوین برنامه‌های آموزش و توسعه برای کارکنان
- حفظ و بازنگری سیاست‌ها و رویه‌های سازمان
- تهیه گزارش‌های مدیریتی دوره‌ای در راستای پیگیری و تحقق اهداف سازمان
- بررسی حقوق و دستمزد سالانه، تجزیه‌وتحلیل و بازنگری برنامه‌های جبرانی سازمان
- مهارت ها و صلاحیت های شغلی
- دارای مدرک کارشناسی ارشد در رشته مدیریت منابع انسانی
- حداقل سه سال سابقه کار در مدیریت منابع انسانی
- داشتن دانش کافی در مورد قوانین کار و بهترین شیوه‌های منابع انسانی
- مهارت‌های ارتباطی و بین فردی عالی
- مهارت‌های گوش دادن فعال و حل تعارض
- دانش گسترده در رابطه با سیاست‌های منابع انسانی، معیارها، سیستم‌ها و پایگاه‌های داده
- آشنایی با نرم افزار منابع انسانی
- معرفی سرپرست و بخش: مدیر بخش منابع انسانی به صورت مستقیم و تحت نظر مدیرعامل سازمان فعالیت کرده و مسئولیت نظارت بر تمامی کارکنان واحد منابع انسانی را بر عهده دارد.
- نوع استخدام و مزایا
- نوع استخدام: قراردادی، به صورت سالیانه
- نوع همکاری: تمام وقت، حضوری
- حقوق سالانه: 300 الی 400 میلیون تومان
- مزایا: بیمه تکمیلی، ساعات کاری شناور، بسته‌های مناسبتی
- معرفی سازمان: شرکت ABC یکی از ارائه‌دهندگان راهکارهای ICT به صورت جهانی و متعد به مشتری مداری است. ما با بهره‌گیری از نیروی انسانی خبره و مشارکت‌های قوی و کار تیمی، قابلیت‌هایی فنی و منحصر به فردی را برای سازمان ایجاد کرده‌ایم که این امر سبب تمایز ما نسبت به سایر رقبا شده است.
- اطلاعات تماس: جهت طرح هرگونه سوال یا کسب اطلاعات بیشتر با پست الکترونیکی شرکت به آدرس Hr-info@ABCcompany.co در ارتباط باشید.
نکات مهم در نوشتن شرح وظایف
شرح شغل باید به گونه‌ای تهیه شود که همه اجزای آن به صورت دقیق بیان شده و درک روشنی از جایگاه شغلی ارائه دهد. در ادامه به چند نکته اشاره شده است که به شما کمک میکند تا فرایند تدوین شرح شغل را به شکل اثربخش‌تری انجام دهید.
- اجزای شرح شغل را به صورت مختصر و مستقیم بنویسید،
- به جای کلمات پیچیده همواره از ساختارها و کلمات ساده استفاده کنید. این کار باعث کاهش افعال، کوتاه شدن توضیحات و افزایش درک متقاضی میشود،
- از افعال توصیفی در زمان حال استفاده کنید (به عنوان مثال: می‌نویسد، عمل میکند، به عهده دارد)،
- از ذکر کلمات اختصاری خودداری کنید؛ چرا که ممکن است افرادی که این شرح شغلی را می‌خوانند با آنها آشنا نباشند. اگر ناچار به استفاده از عبارات یا کلمات اختصاری هستید، اولین باری که از آنها استفاده می‌کنید، به طور کامل آنها را تعریف کنید،
- از به کاربردن عبارت‌های جنسیتی و تاکید روی یک جنسیت خاص اجتناب کنید،
- در مورد مسئولیت‌های مهم و کلیدی جایگاه شغلی صحبت کنید و از پرداختن به وظایف بی‌اهمیت و کارهای گاه و بیگاه خودداری کنید،
- از ذکر نام سایر کارمندان خودداری کرده و در عوض به عنوان شغل یا دپارتمان مربوطه اشاره کنید،
- در نگارش شرح شغل تنها در مورد وظایف کنونی سازمان صحبت کنید. صحبت در مورد وظایف احتمالی آینده و اموری که در این نقش شغلی نباید انجام گیرند ضرورتی ندارد.
نقش راهکارهای نرم افزاری در مدیریت مسیر شغلی
همانطور که در این مقاله اشاره شد، نوشتن شرح شغل و شرایط احراز شغل مناسب، یکی از عوامل مهمی است که روی جذب نیروهای متخصص در سازمان اثر می‌گذارد. پس از جذب نیروهای متخصص، «توسعه شغلی نیروها» باید مورد توجه قرار گیرد که همواره مورد تاکید سازمان‌های موفق در عرصه مدیریت سرمایه انسانی نیز هست.
نرم افزار ارتقا و مسیر شغلی همکاران سیستم ، با در اختیار قرار دادن اطلاعات کارکنان و فراهم کردن بستری مناسب و منعطف به‌منظور تعریف ساختارهای ارتقا و ترفیع مصوب، بستر مناسبی را برای اجرای این ساختارها و فرآیندهای مربوط به آن فراهم آورده و به این ترتیب نقش موثری در برآوردن نیازهای این حوزه ایفا میکند. برای کسب اطلاعات بیشتر با ما در تماس باشید.
منابع:
- forbes.com
- builtin.com
- upglide.com
- wright.edu