ارزیابی شغلی ضروری‌ترین جزء مدیریت جبران خدمات است. منظور از ارزشیابی شغل، استفاده از اطلاعات به دست آمده از تجزیه و تحلیل شغل ، برای تعیین سیستماتیک ارزش هر کار نسبت به تمام مشاغل درون سازمان است. سازمان‌ها از مشاغل زیادی تشکیل شده‌اند و همه آنها مهم هستند، اما درجه اهمیت این مشاغل به یک اندازه نیست. در واقع اهمیت نسبی مشاغل یکسان نیست. هدف از ارزیابی شغل، تعیین ارزش و اهمیت هریک از این مشاغل است.
ارزیابی شغل به ارزیابی ارزش یک شغل نسبت به مشاغل دیگر، در راستای ایجاد ساختار حقوق درست و متناسب اشاره دارد. در این مقاله به توضیح جامعی در مورد ارزشیابی شغل خواهیم پرداخت و علاوه بر شرح فرایند ارزیابی شغل ، انواع روش های ارزشیابی شغل را معرفی خواهیم کرد.
معنای ارزشیابی شغل
ارزیابی شغل روشی سیستماتیک برای تعیین ارزش یک شغل در مقایسه با سایر مشاغل در یک سازمان تعریف می‌شود. ارزیابی شغل روشی برای مقایسه مشاغل با یکدیگر است تا براساس آن، ساختار حقوق و دستمزد افراد شاغل در جایگاه‌های شغلی مختلف تعیین شوند.
بدون ارزشیابی شغل، واحد منابع انسانی نمی‌تواند یک رویکرد منطقی برای پرداخت حقوق و دستمزد به کارکنان داشته باشد. تمام سیستم‌های ارزیابی شغل به شدت به تجزیه و تحلیل شغل بستگی دارند. ارزشیابی شغلی نیاز به آموزش دارد و پرسنل آموزش‌دیده یا تحلیلگران شغل باید آن را انجام دهند.
گروهی از مدیران که برای انجام ارزیابی شغل انتخاب می‌شوند، کمیته ارزشیابی شغل را تشکیل می‌دهند. این کمیته اطلاعات به دست آمده از تجزیه و تحلیل شغل را بررسی می‌کند تا از وظایف، مسئولیت‌ها و شرایط کاری مطلع شود. با این دانش، مشاغل بر اساس ارزش نسبی و با استفاده از روش های ارزیابی شغل در سلسله مراتب قرار می‌گیرند.
در ارزشیابی شغل، هر شغل در سازمان با توجه به چند ویژگی بررسی و در نهایت ارزش‌گذاری می‌شود؛ مواردی مثل اهمیت نسبی شغل، دانش، مهارت‌ها و توانایی‌های مورد نیاز برای انجام کار و درجه سختی آن.
باید توجه داشت که ارزیابی شغل با تجزیه و تحلیل شغل متفاوت است. هر روش ارزشیابی شغلی نیازمند تجزیه و تحلیل شغلی اولیه برای کسب اطلاعات واقعی در مورد مشاغل مربوطه است. بنابراین، ارزیابی شغل با تجزیه و تحلیل شغل آغاز می‌شود و زمانی به پایان می‌رسد که ارزش یک شغل برای تعیین حقوق و دستمزد مناسب و منصفانه مشخص شود.
مولفه های اصلی ارزشیابی شغل
هدف از ارزیابی شغل رتبه‌بندی مشاغل است تا بتوان بر اساس آن یک ساختار پرداخت منطقی و قابل قبول را برای سازمان تعریف کرد. ویژگی های مهم ارزیابی شغل را می‌توان در قالب موارد زیر خلاصه کرد:
- ارزشیابی شغلی مشاغل را ارزیابی می‌کند، نه افراد،
- استانداردهای ارزیابی شغل نسبی است نه مطلق،
- اطلاعات اساسی که ارزشیابی‌های شغلی بر اساس آن انجام می‌شود از تجزیه و تحلیل شغل به دست می‌آید،
- ارزیابی های شغلی توسط گروه‌ها انجام می‌شود نه افراد،
- درجاتی از قضاوت‌های فردی همواره در ارزشیابی شغل وجود دارد،
- ارزیابی شغل مقیاس‌های ثابتی برای دستمزد تعیین نمی‌کند، بلکه صرفاً مبنایی را برای ارزیابی ساختار دستمزد منطقی ارائه می‌دهد.
مزایای ارزشیابی شغلی
همانطور که ذکر شد، ارزیابی شغل فرآیندی برای تعیین ارزش نسبی هریک از مشاغل در سازمان است. فرآیند ارزیابی شغلی در مقوله برنامه ریزی جبران خدمات ، کمک زیادی به مدیر منابع انسانی می‌کند. ارزشیابی شغل از جهات مختلفی برای سازمان سودمند است:
- کاهش نابرابری در ساختار حقوق: میزان انگیزه‌ای که افراد برای کار خود دارند، رابطه مستقیمی با میزان حقوق دریافتی آنها دارد. بنابراین هدف اصلی از ارزشیابی شغلی، هماهنگی بیرونی و درونی در ساختار حقوق و دستمزد است تا نابرابری در حقوق کاهش پیدا کند.
- تخصص: به دلیل تقسیم کار و در نتیجه تخصصی شدن آن، نیازمندی های شغلی متعددی در سازمان‌های مختلف ایجاد شده است. در این راستا سازمان‌ها باید فرصت های شغلی مناسب و مرتبط را تعریف کرده و حقوق متناسب با هریک از آنها را تعیین کنند؛ این امر تنها از طریق ارزیابی شغل امکان‌پذیر است.
- به انتخاب کارمندان کمک می‌کند: اطلاعاتی که از طریق ارزشیابی شغل به‌دست می‌آید می‌تواند در زمان انتخاب نامزدهای شغلی نیز مفید باشد، به این معنا که عواملی که برای ارزیابی شغل تعیین می‌شود را می‌توان در انتخاب کارکنان هم مدنظر قرارداد.
- ایجاد رابطه هماهنگ بین کارکنان و مدیران: از طریق ارزشیابی شغل می‌توان روابط هماهنگ و سازگاری بین کارکنان و مدیریت برقرار کرد، به طوری که می‌توان انواع اختلافات حقوق و دستمزد را به حداقل رساند.
- استانداردسازی: فرآیند تعیین و تعریف تفاوت در حقوق و دستمزدها برای مشاغل مختلف از طریق ارزیابی شغل استاندارد می‌شود؛ این امر به ایجاد یکنواختی در ساختار حقوق کمک می‌کند.
- مرتبط بودن مشاغل جدید: از طریق ارزشیابی شغل، می‌توان ارزش نسبی مشاغل جدید را نیز برآورد کرد.
فرآیند ارزیابی شغلی در مقوله برنامه ریزی جبران خدمات ، کمک زیادی به مدیران واحد منابع انسانی می‌کند
محدودیت های ارزشیابی شغلی
- اگرچه روش‌های زیادی برای انجام ارزشیابی شغلی وجود دارد، تغییرات سریع در فناوری و عرضه و تقاضا برای مهارت‌های خاص، می‌تواند مشکلاتی را در زمینه لزوم بازنگری و انجام مجدد ارزیابی شغلی ایجاد کند.
- با توجه به محدودیت‌های مالی موجود در سیستم مالی سازمان‌ها، هنگامی که ارزشیابی شغل منجر به تغییرات اساسی در ساختار دستمزد موجود می‌شود، امکان اجرای این تغییرات در یک دوره نسبتاً کوتاه دشوار خواهد بود.
- هنگامی که تعداد کارکنان خوب و باانگیزه در سازمان زیاد باشند، ممکن است حفظ ساختار معقول و منصفانه درآمد دشوار باشد.
- فرآیند رتبه‌بندی مشاغل تاحدی دقیق نیست، زیرا برخی از عوامل و درجات را نمی‌توان با دقت اندازه‌گیری کرد.
- تکمیل فرایند ارزیابی شغل زمان زیادی را می‌طلبد؛ به پرسنل فنی متخصص نیاز دارد و عمدتا پرهزینه است.
فرایند ارزشیابی شغلی
تجزیه و تحلیل شغل ، شغل را توصیف می‌کند و ارزشیابی شغل ، با توجه به مواردی که سازمان به عنوان ارزش شغل درنظر می‌گیرد، برنامه‌ای را برای مقایسه مشاغل تدوین می‌کند. فرآیند ارزیابی شغل شامل مراحلی است که در ادامه به آنها اشاره خواهد شد.
1. تجزیه و تحلیل شغل
اولین قدم برای انجام ارزشیابی شغل، مطالعه مشاغل در سازمان است. از طریق تجزیه‌وتحلیل شغل، علاوه بر اطلاعات مربوط به محتوای شغل، الزامات اولیه‌ای که متقاضیان شغل برای کسب آن باید داشته باشند نیز به دست می‌آید. این اطلاعات به زبان دقیق و ثابت و در قالب شرح شغل ثبت می‌شوند.
2. تعیین عوامل جبران خدمات
مرحله بعدی تصمیم‌گیری در مورد این موضوع است که سازمان در چه صورت و برای چه شایستگی‌هایی به افراد پول پرداخت می‌کند. به عبارتی دیگر، چه عامل یا عواملی باعث می‌شوند که یک شغل در سطح بالاتری در سلسله مراتب شغلی نسبت به سایر مشاغل قرار بگیرد.
این عوامل معیارهایی هستند که برای تعیین موقعیت و وضعیت نسبی مشاغل مورداستفاده قرار می‌گیرند. در واقع می‌توان گفت که تعیین این عوامل قلب ارزشیابی شغل تلقی می‌شوند. این عوامل نه تنها مشاغل را در سلسله مراتب شغلی سازمان قرار می‌دهند، بلکه به مدیران نیز کمک می‌کند تا بهتر بتوانند در مورد زمان و شیوه ارائه پاداش کارکنان تصمیم بگیرند.
عوامل جبران خدمات شامل موارد زیر می‌شوند:
- سطح تجربه: چه مقدار سابقه کار یا تجربه قبلی برای انجام کار مورد نیاز است، خواه متقاضی شغل قبلاً در صنعت مشابه کار کرده باشد یا در سایر صنایع،
- مدارک تحصیلی: مدارک تحصیلی موردنیاز برای کسب شغل چیست؟
- شرایط کاری: شرایط شغلی که کارمند در آن مشغول به کار است (عوامل کلی محیطی مانند موقعیت مکانی، خطرات و سایر عوامل)،
- داده‌های محرمانه: میزان و اندازه‌ای که کارمند در معرض داده‌های محرمانه قرار می‌گیرد،
- عواقب اشتباهات و خطاها: پیامدهای وقوع اشتباه یا خطا توسط کارکنان، آثار خطاها یا اشتباه‌ها،
- پیچیدگی وظایف: میزان دشواری وظایف و مسئولیت‌ها؛ اینکه شغل شامل تصمیم‌گیری یا مهارت‌های قضاوتی زیاد هست یا خیر،
- مسئولیت: میزان و شدت مسئولیت‌هایی که کارمند به عهده دارد،
- نیازمندی‌های ذهنی و جسمی: درجه تمرکز موردنیاز و سطح و میزان تحرکات بدنی.
3. انتخاب روش
گام سوم در فرایند ارزیابی شغل، انتخاب روشی برای ارزشیابی مشاغل سازمان با توجه به عامل(های) انتخابی است. روش ارزیابی شغلی باید به گونه‌ای انتخاب شود که مشاغل را باتوجه به عواملی که به آنها اشاره شد، درجه‌بندی کرده و در سلسله مراتب سازمان قرار دهد.
4. ساختار شغلی
مرحله چهارم مقایسه مشاغل با یکدیگر برای تدوین ساختار شغلی است. این مرحله شامل انتخاب و تخصیص تصمیم‌گیرندگان، دسته شغل، سطح آن و تعیین سلسله مراتب شغلی است.
5. ساختار دستمزد
مرحله آخر در فرایند ارزشیابی شغل، ارزش و قیمت‌گذاری ساختار شغل برای دستیابی به ساختار دستمزد است. این امر به عنوان ساختار حقوق و دستمزد نیز شناخته می‌شود و شامل سیستمی است که بر اساس یک یا چند عامل از عوامل جبران خدمات که در بالا به آنها اشاره شد، تعیین می‌کند که چه مبلغی به عنوان حقوق و دستمزد به هریک از افراد شاغل در سازمان باید پرداخت شود.
تجزیه و تحلیل شغل ، شغل را توصیف می‌کند و ارزشیابی شغل ، با توجه به مواردی که سازمان به عنوان ارزش شغل درنظر می‌گیرد، برنامه‌ای را برای مقایسه مشاغل تدوین می‌کند
مدل های ارزشیابی شغلی
پس از انجام تجزیه و تحلیل شغل و تهیه شرح شغل، مرحله اساسی ارزیابی شغل ، یعنی مقایسه سیستماتیک مشاغل به منظور تدوین سلسله مراتب شغلی فرا می‌رسد. تکنیک‌هایی که برای ارزشیابی شغلی مورد استفاده قرار می‌گیرند معمولا در دو دسته اصلی قرار می‌گیرند:
- روش های غیرتحلیلی یا کیفی
- روش‌های تحلیلی یا کمی
روش های غیرتحلیلی یا کیفی
روش‌های کیفی ارزشیابی شغل خود شامل دو روش است که عبارتنداز:
روش درجه بندی در ارزشیابی مشاغل
روش درجه بندی ، ساده‌ترین روش برای طبقه بندی مشاغل است که مشاغل را بر اساس نحوه ارتباط وظایف با یکدیگر ارزیابی می‌کند. این روش مشاغل موجود درون سازمان را به ترتیب، از سخت‌ترین تا ساده‌ترین (یا بالعکس) مرتب می‌کند. این روش ارزش مشاغل را اندازه‌گیری نکرده و فقط رتبه آنها را تعیین می‌کند.
در این روش، ارزیاب شغل هر دو شغل را با هم مقایسه می‌کند و سوال می‌کند که کدام یک از این دو کار دشوارتر است.
پس از پاسخ به این سوال، شغل دیگری با دو شغل اول مقایسه می‌شود و درجه سختی آن نسبت دو شغل دیگر مورد ارزشیابی قرار می‌گیرد. این فرایند تا زمانی تکرار می‌شود که به همه مشاغل یک جایگاه نسبی اختصاص داده شود. مشاغل معمولاً در هر بخش رتبه‌بندی شده و در نهایت رتبه‌بندی بخش‌ها برای ایجاد یک رتبه‌بندی سازمانی با یکدیگر ترکیب می‌شوند.
مشکل اصلی روش درجه‌بندی این است که فقط می‌تواند تشخیص دهد که کدام شغل نسبت به دیگری دشوارتر است، بدون اینکه مشخص کند شدت دشواری چقدر است. این روش هیچ معیاری برای اندازه‌گیری ارزش نسبی یک شغل در مقابل شغل دیگر ارائه نمی‌دهد. درواقع در این روش نیازمندی‌های شغلی، ویژگی‌های آن و ویژگی‌های کارکنان در ارزیابی در نظر گرفته نمی‌شود.
یکی دیگر از اشکالات این روش ذهنی و قضاوتی بودن است، زیرا هیچ استاندارد مشخص یا ثابتی برای توجیه درجه‌بندی آن وجود ندارد. از آنجا که مشاغل فقط از نظر دشواری رتبه‌بندی می‌شوند، فاصله بین رتبه‌ها مشخص نیستند. بنابراین این روش تکنیک جامع و سیستماتیکی نیست و بیشتر برای کسب‌وکارهای کوچک مناسب بوده و کاربردی در سازمان‌های بزرگ ندارد.
روش طبقه بندی در ارزشیابی مشاغل
روش طبقه‌بندی یا گروه بندی مشاغل کمی پیچیده‌تر از روش درجه بندی مشاغل است اما همچنان خیلی دقیق نیست. این روش مشاغل را براساس ویژگی‌های عمومی شغلی گروه‌بندی می‌کند. این گروه‌بندی با در نظرگرفتن طبقه‌بندی‌های از پیش تعیین‌شده انجام می‌شود و بنابراین سطوح مهارت و مسئولیت فردی در انجام وظایف را منعکس می‌کند. این روش طبقه‌بندی ساده بوده و از اتلاف وقت جلوگیری می‌کند. با این حال، سیستم مجبور است نمرات شغلی را افزایش دهد، زیرا برخی از آنها به سطوح بالاتری از آنچه که شایسته آن هستند، سوق داده می‌شوند.
برای هر طبقه، یک توضیح در مورد شرح شغل و مسئولیت‌های مرتبط با آن ارائه می‌شود. براساس توضیحات هر طبقه، هر شغل سازمان، در طبقه یا گروه مشخصی قرار می‌گیرد که با آن تطابق دارد و به هر طبقه یا گروه، یک بازه حقوقی با محدودیت حداکثر و حداقل اختصاص داده می‌شود. بنابراین، طبق این سیستم، کارمندان ممکن است در یک طبقه، سرپرستان در یک طبقه بالاتر و مدیران اجرایی در بالاترین طبقه قرار بگیرند.
روش طبقه بندی مشاغل به تعیین و تشخیص اینکه کدام شغل در سطوح بالا، متوسط و پایین سلسله مراتب سازمانی قرار می‌گیرد کمک می‌کند. این روش نیز دارای محدودیت‌هایی است که عبارتنداز:
- این روش در بعضی موارد ذهنی و قضاوتی درنظر گرفته می‌شود،
- در این روش نوشتن توضیحات و شغل برای هر طبقه آسان نیست و زمان زیادی را طلب می‌کند.
روش های تحلیلی یا کمی
شیوه‌های کمی ارزشیابی شغل نیز دارای دو روش هستند:
روش امتیازی در ارزشیابی مشاغل
روش امتیازی از روش‌های رتبه‌بندی و طبقه‌بندی پیچیده‌تر است. این روش تحلیلی است، زیرا مشاغل را به عوامل مختلف جبران خدمات تقسیم می‌کند و به هریک از آنها وزن یا امتیاز می‌دهد. برای شناسایی ارزش شغلی که معمولاً در یک گروه از مشاغل وجود دارد، از یک عامل جبران خدمات استفاده می‌شود. همانطور که اشاره شد این روش کمی است، چرا که به هر عامل جبران خدمات یک مقدار عددی اختصاص داده می‌شود.
این روش بر پایه این فرض است که می‌توان به عوامل مختلف و هر میزان درجه از عوامل دخیل در شغل امتیاز داد. در نهایت نیز مجموع امتیازها شاخصی از ارزش نسبی مشاغل را به دست می‌دهد. عوامل از تجزیه و تحلیل شغل به‌دست می‌آیند و معمولاً توسط یک کمیته ارزیابی شغل یا یک تحلیل‌گر فردی انجام می‌گیرد.
روش امتیازی ارزشیابی مشاغل، شغل‌ها را به عوامل مختلف جبران خدمات تقسیم می‌کند و به هریک از آنها وزن یا امتیاز می‌دهد
روش امتیازی دارای 6 مرحله است که هریک از این مراحل را به تفکیک توضیح خواهیم داد.
مرحله 1: عوامل مهم و حیاتی را تعیین کنید
عوامل مهم مواردی نظیر مهارت، تلاش، مسئولیت، تجربه و شرایط کاری هستند و این عوامل خود به عوامل فرعی تقسیم نیز می‌شوند. به عنوان مثال، مسئولیت را می‌توان در قالب حفظ ایمنی دیگران، تجهیزات و مواد، کمک به کارآموزان و کیفیت محصول تقسیم کرد.
مرحله 2: سطوح عوامل را تعیین کنید
از آنجا که میزان مسئولیت یا عوامل دیگر از شغلی به شغل دیگر متفاوت است، سیستم امتیازدهی چندین سطح مرتبط با هر عامل را ایجاد می‌کند؛ برای مثال ممکن است چهار سطح برای امتیازدهی تعریف شود؛ حداقل، کم، متوسط و زیاد.
مرحله 3: به عوامل فرعی امتیاز اختصاص دهید
کمیته ارزیابی شغل به طور ذهنی حداکثر امتیاز ممکن را به هر عامل فرعی اختصاص می‌دهد. به عنوان مثال، اگر اهمیت ایمنی (امتیاز 100) دو برابر بیشتر از کمک به کارآموزان (امتیاز 50) باشد، این فاکتور امتیاز زیادی دریافت می‌کند.
مرحله 4: امتیاز هر سطح را مشخص کنید
هنگامی که حداکثر امتیاز کل برای هر عنصر شغلی تخصیص داده شد، تحلیلگران امتیاز را در هر سطح و به منظور نشان دادن میزان اهمیت سطوح مختلف تخصیص می‌دهند.
مرحله 5: برای هر امتیاز توضیحات آن را ارائه دهید
در ادامه تحلیلگران یک راهنما تدوین می‌کنند که حاوی توضیح مکتوب در مورد هر عنصر شغلی است. همچنین انتظارات و معیارهای امتیازدهی به عوامل فرعی را نیز در این راهنما شرح می‌دهند.
مرحله 6: سیستم امتیاز را به کار بگیرید
هنگامی که امتیازها تعیین و راهنما آماده شد، می‌توان ارزش نسبی هر شغل را تعیین کرد. در این مرحله، امتیازهای هریک از عوامل فرعی برای تعیین امتیاز کل مشاغل تعیین می‌شوند و پس از مشخص شدن مجموع امتیازات هر شغل، مشاغل رتبه‌بندی می‌شوند.
از جمله معایب این روش دشوار بودن آن است، چرا که در مقایسه با تکنیک‌های کیفی، پرهزینه و پیاده‌سازی آن سخت است. این تکنیک همه عوامل فرعی را در نظر نمی‌گیرد، زیرا در صورت در نظرگرفتن همه عوامل، عملکرد سیستم دشوار خواهد بود. همچنین این روش پیچیده است و تهیه راهنما برای مشاغل مختلف، ارزش‌گذاری و امتیازدهی عوامل کلیدی و فرعی، تعیین نرخ دستمزد برای درجات مختلف و غیره بسیار زمان‌بر است.
روش مقایسه عوامل در ارزشیابی مشاغل
سیستم مقایسه عوامل ، رتبه نسبی مشاغل را تعیین می‌کند و با مقیاس‌های پولی ارزیابی می‌شود. این روش اغلب در ارزیابی مشاغل حرفه‌ای و نیمه‌حرفه‌ای مورد استفاده قرار می‌گیرد. روش مقایسه عوامل اساساً ترکیبی از سیستم‌های رتبه‌بندی و امتیازی است.
برای انجام روش مقایسه عوامل موثر باید مراحل زیر را دنبال کنید:
- همه عوامل موثر بر یک نقش شغلی خاص و عوامل جبران خدمات آن را شناسایی و فهرست کنید. این عوامل می‌تواند شامل مواردی مانند سابقه کاری، مهارت‌ها و توانایی‌های به خصوص داوطلب باشد،
- پس از شناسایی عوامل باید آنها را به ترتیب اهمیت برای هر شغل بنویسید،
- پس از تحقیق در مورد فهرست مشاغل و میانگین حقوق و پاداش برای یک نقش شغلی خاص، برای هر عامل یک ارزش تعریف کنید،
- پس از تعریف ارزش‌ها، مقادیر را با عوامل مختلف مقایسه کنید و یک فرآیند ارزیابی مناسب را برای جذب و استخدام افراد در سازمان تعریف کنید.
از جمله معایب این روش این است که روش مقایسه عوامل زمان‌بر بوده و مستلزم صرف هزینه زیادی است. همچنین در این روش ارزیابی عوامل باید با دقت زیاد و درست انجام شود در غیر اینصورت ممکن است هنگام استخدام‌های جدید مشکلات مختلفی به وجود آید.
استفاده از راهکارهای نرم افزاری در مدیریت جبران خدمات
جبران خدمات یکی از مهمترین موارد قابل توجه در مدیریت منابع انسانی سازمان‌ها است که استفاده از راهکارهای نرم‌افزاری به انجام دقیقتر محاسبات آن کمک خواهد کرد.
نرم افزار حقوق و دستمزد با دریافت احکام کارگزینی تایید شده از سیستم کارگزینی و اطلاعات محاسبات کارکرد از سیستم مدیریت تردد، محاسبه جبران خدمات کارکنان را انجام می‌دهد و خروجی فرآیند را برای واحد مالی سازمان می‌فرستد. علاوه‌بر این، خروجی‌های قانونی تعریف شده در سیستم امکان پاسخ‌گویی به مراجع قانونی مرتبط را ساده‌تر می‌کند. برای کسب اطلاعات بیشتر با ما در تماس باشید.
منابع:
- whatishumanresource.com
- iedunote.com
- hr.university