کانبان (Kanban) یکی از محبوب‌ترین و کارآمدترین روش‌های مدیریت پروژه در دنیای امروز است که برای تعریف، مدیریت و بهبود فرآیندهای کاری استفاده می‌شود. مدیریت پروژه به روش کانبان، تبدیل به ابزاری شده که در طول سالیان متمادی به مدیران پروژه کمک کرده تا فرایند پیشرفت پروژه‌های خود را به‌راحتی مدیریت کنند. سیستم کانبان بر اساس یک فلسفه بهبود مستمر عمل می‌کند.
سیستم کانبان برای سال‌های زیادی در برنامه‌ریزی تولید و صنایع تولیدی جایگاه ویژه‌ای داشت، اما امروزه کانبان نه‌تنها در صنایع تولیدی، بلکه در تیم‌های DevOps نیز اهمیت زیادی پیدا کرده است. روش کانبان به تیم‌ها کمک می‌کند تا با ایجاد تعادل میان ظرفیت اجرایی خود و وظایف محول‌شده، بهره‌وری را افزایش دهند. تیم‌های مختلف با استفاده از بردهای کانبان، دید جامع و کاملی نسبت به روند پیشرفت کار دارند و می‌توانند به بهترین شکل پروژه‌های خود را به شکل منظم مدیریت کنند. در این مقاله به بررسی دقیق مفهوم کانبان، چگونگی کار با بردهای کانبان و مزایای استفاده از این روش در مدیریت تیم‌های کاری می‌پردازیم پس با ما همراه باشید.
کانبان چیست؟
کانبان (Kanban) یک روش بصری برای مدیریت پروژه‌ها و کارها است که با افزودن انعطاف‌پذیری در زمان و جریان انجام دادن کارها به تیم‌های مختلف، منجر به بهبود بهره‌وری می‌شود. واژه «کانبان» در زبان ژاپنی به معنای «تخته بصری» است که در ابتدا توسط شرکت تویوتا به‌عنوان بخشی از سیستم تولید ناب (Lean Manufacturing) معرفی شد. در این روش، با استفاده از تخته‌ها و کارت‌های تصویری، جریان مواد و اطلاعات در زنجیره تولید، به شکل دقیق و هماهنگ، هدایت می‌شود.
همانطور که گفته شد، کانبان بر پایه فلسفه بهبود مستمر بنا شده است. در جریان فلسفه بهبود مستمر، ایستایی معنای خود را از دست می‌دهد و پویایی در جریان تولید نقش مهمی ایفا می‌کند. منظور از پویایی این است که فرایندهای مختلف و روندهای انجام کار ساکن نیستند و در گذر زمان و با بررسی‌های انجام شده، اصلاح می‌شوند. پویایی مطرح‌شده نیز متمرکز بر حفظ روندهای موجود انجام کار و سعی در بهبود این روندها به شکل مستمر است. این روش به جای استفاده از رویکردهای مرسوم تولید انبوه، از یک مدل کششی بهره می‌گیرد، یعنی فعالیت‌ها و تولیدات بر اساس تقاضای واقعی مشتری انجام می‌شوند. این شیوه، ابتدا برای مدیریت موجودی و زمان‌بندی دقیق در خطوط تولید طراحی شد، اما امروزه به یکی از ابزارهای محبوب تیم‌های نرم‌افزاری، مهندسی و تولید محصولات تبدیل شده است.
بردهای کانبان، به عنوان هسته اصلی این سیستم عمل می‌کنند، یعنی شما می‌توانید کارها را در قالب تعدادی کارت در بردها مشخص کرده و فرایند کاری خود را تعریف کنید. ستون‌های تخته کانبان نشان‌دهنده مراحل انجام کار هستند و اعضای تیم می‌توانند به‌صورت شکل وضعیت پروژه را مشاهده کرده و گلوگاه‌ها و مشکلات احتمالی در جریان انجام کار را شناسایی کنند.
کانبان، علاوه‌بر ایجاد نظم در جریان انجام کارها، به تیم‌ها این امکان را می‌دهد که فرآیندهای خود را با سرعت و دقت بیشتری مدیریت کنند و بهره‌وری را به حداکثر برسانند.
تاریخچه کانبان
برای نخستین بار در اواخر دهه ۱۹۴۰ تای‌چی اونو، مهندس و مدیر صنعتی شرکت تویوتا، مفهوم کانبان را توسعه داد. در آن زمان، صنعت خودروسازی ژاپن به دلیل بهره‌وری پایین و کارایی کمتر نسبت به رقبای آمریکایی خود با چالش‌های بزرگی مواجه شده بود. تای‌چی اونو با هدف بهینه‌سازی فرآیند تولید و کاهش هزینه‌ها، سیستم کانبان را به عنوان بخشی از سیستم تولید ناب (Lean Manufacturing) معرفی کرد.
همانطور که گفته شد، واژه کانبان به‌معنای تخته بصری است و از دو کلمه ژاپنی (Kan) به معنای «نشان» و (Ban) به معنای «تخته» تشکیل شده است. در سیستم کانبان اولیه که بخشی از سیستم تولید به‌موقع یا Just-in-Time (JIT) تویوتا بود، قطعات و مواد اولیه تنها در صورت نیاز و براساس تقاضای واقعی مشتری تولید و تأمین می‌شدند. این رویکرد علاوه‌بر ایجاد امکان رقابت‌پذیری برای تویوتا در بازار، سطح موجودی را به‌طور چشمگیری کاهش داد و نقش مهمی در بهینه‌سازی هزینه‌های تولید ایفا کرد.
اصول و قواعد اساسی کانبان
کانبان به‌عنوان یک سیستم برای مدیریت کارها و پروژه‌ها، بر مجموعه‌ای از اصول اساسی استوار است که هدف نهایی این اصول، ایجاد تغییرات تدریجی و بهبود مداوم در فرآیندهای کاری است. با آشنایی و پیاده‌سازی این اصول در روند انجام کارها، تغییرات مثبت به‌طور محسوس ایجاد می‌شود و فرایند کارها با سرعت و دقت بیشتری پیش خواهد رفت. در ادامه به بررسی این اصول می‌پردازیم.
از وضعیت موجود شروع کنید
در سیستم کانبان، نیازی به تغییرات ناگهانی یا حذف فرآیندهای جاری نیست. در این روش شما می‌توانید بدون ایجاد تغییرات بنیادین در ابتدا، روی فرآیندها و نقش‌های فعلی تمرکز داشته باشید. کانبان انعطاف‌پذیری بالایی دارد و به‌راحتی در کنار سیستم‌ها و رویه‌های موجود پیاده‌سازی می‌شود. هدف نهایی سیستم کانبان این است که بدون تغییرات اساسی و ناگهانی و بدون ایجاد اختلال در عملکرد روزمره تیم‌ها، به شناسایی نقاط ضعف و بهبود آن‌ها در طول زمان کمک کند.
تغییرات تدریجی و تکاملی ایجاد کنید
تاکید اصلی در این روش، مبتنی‌بر تغییرات گام‌به‌گام و تدریجی است. تغییرات ناگهانی و بزرگ اغلب باعث ایجاد مقاومت در افراد و عدم اطمینان در رسیدن به نتیجه مطلوب می‌شوند، اما تغییرات کوچک و مداوم علاوه‌بر اینکه توسط افراد پذیرفته می‌شوند، به تیم‌ها نیز فرصت می‌دهند تا خود را به‌آرامی با شرایط جدید وفق دهند.
به فرآیندها، نقش‌ها و مسئولیت‌های فعلی احترام بگذارید
باور و هسته اصلی در روش کانبان این است که هرگونه سیستم یا ساختار موجود، باوجود مشکلاتی که دارد، نقاط قوتی را هم در درون خود جای داده و به‌دلیل وجود همین نکات مثبت، ساختار فعلی باید حفظ شود. برخلاف برخی از متدهای مدیریت ناب که ساختارها و نقش‌های جدید تعریف می‌کنند، کانبان روی ساختارهای فعلی متمرکز است و تلاش می‌کند تا ساختارهای موجود را بهبود دهد.
رهبری را در همه سطوح تشویق کنید
در بسیاری از سیستم‌ها و روش‌های دیگر، رهبری فقط مخصوص به مدیران است، اما در سیستم کانبان، این نقش فقط مختص به مدیران یک کسب‌وکار نخواهد بود. این روش تمام اعضای تیم را تشویق می‌کند تا در فرآیند بهبود مداوم کارها نقش فعالی داشته باشند. هرکسی در هر سطحی از سازمان می‌تواند با ارائه پیشنهادها و راه‌حل‌های خلاقانه، مسیر تکامل فرآیندها را هموار کند. مشارکت همه افراد در فرآیند بهبود، فرهنگ همکاری و مسئولیت‌پذیری را تقویت کرده و باعث می‌شود تغییرات به شکل مؤثرتری اجرا شوند.
برد کانبان چیست؟
یکی از ابزارهای قدرتمندی که در این روش استفاده می‌شود، برد کانبان است. استفاده از این برد، به تیم‌ها کمک می‌کند تا جریان کاری و روند پیشرفت کارها را به شکل بصری مشاهده کرده و آن را مدیریت کنند. این بردها با استفاده از عناصر ساده‌ای مانند کارت‌ها، ستون‌ها و محدودیت‌های کار در جریان، فرآیندها را شفاف کرده و امکان بهبود تدریجی و مداوم را فراهم می‌آورند.
اجزای اصلی برد کانبان
کارت‌های کانبان
کارت‌ها در این روش نشان‌دهنده وظایف و فعالیت‌ها هستند. هر کارت اطلاعات مهمی مانند شرح وظیفه، مسئول انجام کار، مهلت تحویل و وضعیت فعلی را نشان می‌دهد. این کارت‌ها در طول فرآیند انجام کارها میان ستون‌های مختلف جابه‌جا می‌شوند تا به‌تدریج تکمیل شوند.
ستون‌های کانبان
برد کانبان از ستون‌هایی تشکیل می‌شود که هر کدام بیانگر یک مرحله از فرآیند کاری هستند. رایج‌ترین برد کانبان شامل سه ستون است:
- To Do: وظایفی که هنوز آغاز نشده‌اند.
- In Progress: کارهایی که در حال انجام هستند.
- Done: فعالیت‌هایی که به اتمام رسیده‌اند.
محدودیت کارهای در جریان (WIP Limits)
یکی از مفاهیم کلیدی که باید به آن اشاره کرد، محدودیت کارهای در جریان (Work In Progress Limits) است. این محدودیت‌ها، ظرفیتی را مشخص می‌کنند که براساس آن، تعداد وظایف مجاز برای انجام در هر مرحله مشخص می‌شود. هدف نهایی WIP Limits این است که اعضای تیم روی تعداد مشخصی از کارها تمرکز کنند و از انجام کارهای بیش از ظرفیت افراد که منجر به کاهش بهره‌وری اعضای تیم می‌شود، جلوگیری شود.
خط اولویت‌بندی کارها (Swimlane)
خطوط افقی اولویت‌بندی روی برد کانبان به دسته‌بندی و مشخص کردن اولویت وظایف برای تیم‌ها کمک می‌کنند. این خطوط باعث می‌شوند که کارها به شکل منظم‌تری سازمان‌دهی شوند و اولویت‌بندی بهتری داشته باشند.
نقاط تعهد و تحویل
نقطه تعهد (Commitment Point): جایی که تیم، وظیفه‌ای را متعهد می‌شود و کار روی آن آغاز می‌شود.
نقطه تحویل (Delivery Point): نقطه‌ای که وظایف در آن نهایی شده و به مشتری یا ذی‌نفع تحویل داده می‌شوند.
انواع برد کانبان
بردهای کانبان به‌طور کلی به 2 نوع فیزیکی و دیجیتالی تقسیم می‌شوند:
برد کانبان فیزیکی
در بردهای کانبان فیزیکی، از یک تخته سفید و استیکرهایی استفاده می‌شود تا وظایف و کارها روی تخته قرار گیرد. فعالیت‌ها به شکل دستی نوشته‌شده و در ستون‌های مربوطه قرار می‌گیرند. استفاده از برد فیزیکی کانبان برای تیم‌های کوچک که همه اعضای آن در یک محل حضور دارند قابل اجرا و بسیار کم‌هزینه است.
برد کانبان دیجیتالی
بردهای دیجیتالی در نرم‌افزارها و ابزارهای مدیریت پروژه پیاده‌سازی می‌شوند که برای تیم‌های با تعداد نفرات بالا یا کسب‌وکارهای مبتنی‌بر دورکاری ابزار مناسبی هستند چون امکان به‌روزرسانی در لحظه را شامل می‌شوند و افراد یک تیم می‌توانند به شکل آنلاین پیشرفت کارها را مشاهده کنند. نرم‌افزارهایی مانند Trello، Jira و TFS، نمونه‌هایی از این ابزارند.
کارت کانبان چیست؟
کارت‌های کانبان یکی از اجزایی هستند که در روش کانبان و روی برد کانبان استفاده می‌شوند. با استفاده از این کارت‌ها، افراد می‌توانندجزئیات دقیق وظایف خود را مشخص کنند تا هر کدام از کارها را در زمان مقرر انجام دهند. بصری‌سازی وظایف توسط روش کانبان کمک بسیار زیادی به اولویت‌بندی دقیق کارها می‌کند تا همه اعضای تیم در جریان فعالیت‌های مختلف قرار گیرند.
ساختار کارت‌های کانبان
با توجه به مطالب بیان‌شده، کارت‌های کانبان 2 نوع فیزیکی و دیجیتالی دارند. نحوه عملکرد کارت‌های فیزیکی مشخص است. افراد یک تیم وظایف و زمان‌بندی را روی کاغذ می‌نوشتند و آن را به تخته کانبان می‌چسباندند و با انجام هر یک از این وظایف، به شکل دستی آن‌ها را جابه‌جا می‌کردند. اما کار با کارت‌های دیجیتالی کانبان کمی متفاوت است. کارت‌های دیجیتالی دارای 2 بخش مجزا هستند:
بخش جلویی کارت: شامل اطلاعات اولیه مانند توضیحات مختصر هر وظیفه، زمان‌بندی‌ها، شخص مسئول، و وضعیت فعلی و جریان کار.
بخش پشتی کارت: فضایی برای جزئیات بیشتر، مانند نظرات اعضای تیم، فایل‌های ضمیمه، لینک‌های مرتبط، و تاریخچه تغییرات وظیفه. تفاوت بخش پشتی کارت با بخش جلویی کارت در این است که افراد می‌توانند اطلاعات جزئی‌تر را در پشت کارت قرار دهند تا برای رسیدن به دیدگاهی عمیق‌تر از آن استفاده کنند.
مزایای بهره‌مندی از کارت‌های کانبان
کارت‌های کانبان علاوه‌بر راحتی استفاده و منظم‌کردن فعالیت‌ها مزایای دیگری را هم به تیم‌ها اضافه می‌کنند. در اینجا چند مورد از این مزایا را مطرح می‌کنیم.
تشخیص سریع مشکلات و ناکارآمدی‌ها: بصری بودن کارت‌ها باعث می‌شود تیم‌ها بتوانند مشکلات در مراحل مختلف کار را سریع‌تر شناسایی کنند. برای مثال، اگر تعداد زیادی کارت در ستون “In Progress” موجود باشد، نشان‌دهنده وجود مشکل در جریان انجام کارها است و باید در اسرع وقت، این مشکل را برطرف کرد.
تحویل به‌موقع وظایف: با استفاده از محدودیت‌های کارهای در جریان (WIP)، کارت‌های کانبان تضمین می‌کنند که تمرکز تیم بر تکمیل وظایف موجود است و از انباشت وظایف ناتمام و اضافی جلوگیری می‌شود.
تقویت همکاری تیمی: کارت‌ها معمولاً از ستونی به ستون دیگر جابه‌جا می‌شوند و این فرآیند معمولاً با تغییر مسئولیت‌ها میان اعضای تیم یا تیم‌های مختلف همراه است. این هماهنگی و شفافیت میان تیم‌ها، همکاری بهتری را تسهیل می‌کند.
راهنمای گام‌به‌گام پیاده‌سازی سیستم کانبان
برای پیاده‌سازی سیستم کانبان به روش درست بین تیم‌ها، نیاز است که از روش مناسبی استفاده کنید و کار خود را با گام‌های ساده و ابتدایی شروع کرده تا در نهایت به یک سیستم جامع و کامل برسید که قابلیت مدیریت پروژه‌های مختلف در یک کسب‌وکار را داشته باشد. در اینجا 6 گام پیاده‌سازی کانبان برای مدیریت پروژه‌ها را بیان می‌کنیم.
فرایندها و جریان‌های کاری خود را بصری کنید
برای شروع استفاده از سیستم کانبان، در ابتدا باید مراحل کاری و جریان‌های انجام کار را شناسایی کنید. بعد از شناسایی مراحل مختلف انجام هر یک از وظایف، با استفاده از تخته کانبان، ستون‌های کارها را مشخص کنید (To Do، In Progress، Done).
محدودیت‌های جریان کاری (WIP) تعیین کنید
برای افزایش تمرکز هر یک از اعضای تیم و عدم پراکندگی فعالیت‌ها، باید به شکل دقیق وظایف محول‌شده به هر یک از افراد را مشخص کنید تا از مولتی تسکینگ جلوگیری شود. این رویکرد که سیستم “کششی” کانبان هم نامیده می‌شود، باعث می‌شود که تیم ابتدا وظایف جاری را به پایان برساند و سپس کار جدیدی را آغاز کند. با استفاده از محدودیت‌های جریان کاری (WIP) هم می‌توانید از انباشته‌شدن کارها جلوگیری کنید و هم بهره‌وری تیم را افزایش دهید.
جریان کار (Work Flow) را مدیریت کنید
سیستم کانبان به شما امکان می‌دهد جریان کار را به دقت بررسی کنید و گلوگاه‌های موجود را شناسایی کنید. اگر کارها در یک مرحله خاص متوقف شوند، می‌توانید مشکل را تحلیل کرده و راه‌حلی برای رفع آن پیدا کنید. همچنین، کاهش زمان انتظار در میان مراحل، کمک می‌کند چرخه زمانی کارها کوتاه‌تر شود و پیش‌بینی‌پذیری فرایندها افزایش یابد.
سیاست‌ها و قوانین فرایند کاری را به شکل شفاف مشخص کنید
انجام هر کاری بدون مشخص کردن قوانین دقیق برای آن، با مشکل مواجه خواهد شد. بهتر است قبل از شروع انجام یک پروژه، قوانینی که اعضای تیم، حین انجام کار باید آن‌ها را رعایت کنند، مشخص کنید. با تعیین سیاست‌ها و قوانین، چارچوب انجام فعالیت‌ها و دستورالعمل‌های مربوطه نیز برای اعضا روشن می‌شود. این سیاست‌ها می‌تواند شامل تعریف دقیق وظایف و مسئولیت‌ها یا اینکه چه کسی چه کاری را در چه زمانی انجام دهد باشد. یکی از مهم‌ترین نتایجی که با تعیین قوانین مشخص حین انجام پروژه ایجاد می‌شود، هماهنگی بیشتر اعضای تیم و منظم‌تر شدن کارها است.
چرخه بازخورد مداوم ایجاد کنید
یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های کانبان این است که با ارائه بازخوردهای مداوم و در لحظه، به شناسایی مشکلات موجود و بهبود مداوم جریان انجام کارها کمک می‌کند. جلسات بازبینی، گزارش‌ها، و تحلیل داده‌های کانبان ابزارهایی هستند که تیم‌ها می‌توانند از آن‌ها برای ارزیابی عملکرد و شناسایی مشکلات استفاده کند. پس از شناسایی سریع مشکلات و ارزیابی دقیق، می‌توان در کم‌ترین زمان ممکن راه‌حل این چالش‌ها را مشخص کرد تا جریان کاری به مسیر درست خود بازگردد.
فرایند را مداوم بررسی کنید و آن را بهبود دهید
کانبان یک سیستم تکاملی است که با اعمال تغییرات کوچک و بررسی نتایج آن‌ها، به بهبود مستمر تیم کمک می‌کند. با استفاده از داده‌ها و معیارهای عملکرد، تیم شما می‌تواند تأثیر تغییرات را ارزیابی کرده و تصمیم بگیرد که آیا به بهبود فرایند فعلی از طریق تغییرات ادامه دهد یا روش دیگری را امتحان کند.
مزایای استفاده از سیستم کانبان
روش مدیریت پروژه کانبان به‌عنوان یکی از محبوب‌ترین رویکردهای مدیریت فرآیندها و جریان‌های کاری، مزایای فراوانی را برای یک کسب‌وکار فراهم می‌کند. این روش بر شفافیت بالا حین اجرای یک پروژه و میان اعضا تمرکز دارد و انعطاف‌پذیری تیم‌ها را افزایش می‌دهد. در ادامه، به بررسی مزایای استفاده از روش کانبان می‌پردازیم.
شفافیت فرایندها و دید جامع بر آن‌ها
اجزای مختلف روش کانبان مثل کارت‌ها و تخته کانبان به تیم‌ها کمک می‌کند به شکل شفاف و واضح روند پیشرفت کار را مشاهده کنند. این وضوح، به شناسایی سریع مشکلات و مدیریت بهتر آن‌ها برای کاهش ابهامات کمک فراوانی می‌کند. نتیجه این شفافیت، افزایش هماهنگی بین اعضای تیم و تمرکز بر اولویت‌ها است.
انعطاف‌پذیری بالا
در گذشته از روش‌های متعددی برای مدیریت فرایندها کاری در پروژه‌ها استفاده می‌شد اما این روش‌های سنتی به‌دلیل فیزیکی بودن و طولانی شدن زمان اجرای آن‌ها، تطبیق‌پذیری مناسبی با پیشرفت کارها نداشتند. به‌گونه‌ای که ممکن بود شخصی وظیفه خود را به اتمام رسانده باشد اما دیگر اعضای تیم هنوز از این موضوع مطلع نباشند. برخلاف روش‌های سنتی، کانبان رویکردی انعطاف‌پذیر دارد و می‌تواند به‌سرعت با تغییرات به‌وجود آمده منطبق شود. این ویژگی به‌ویژه در محیط‌های پویا و پروژه‌هایی با نیازهای متغیر بسیار مفید است.
بهبود مستمر و کاهش انواع اتلاف‌ها
یکی دیگر از مزایای کانبان این است که تیم‌ها، جریان‌های کاری را در لحظه به‌روزرسانی می‌کنند و در صورت وجود هرگونه مشکل، در کم‌ترین زمان می‌توان به راه‌حل آن دست یافت. در این صورت امکان تحلیل جریان‌های کاری، شناسایی مشکلات و اعمال تغییرات، برای بهبود فریندهای کاری میسر می‌شود. علاوه‌بر این، با بهبود دائمی روند انجام کار، گام‌های غیرضروری حذف می‌شوند و از اتلاف منابع نیز جلوگیری خواهد شد.
کاهش هزینه‌ها و سرعت بالا در تحویل
مدیریت تولید به روش کانبان یکی از مهم‌ترین حوزه‌های استفاده از کانبان است. موضوع کاهش هزینه و تحویل سریع محصولات تولیدی در کسب‌وکارهای تولیدمحور نیز از موارد قابل توجه است. از آنجایی که کانبان مشکلات فرآیندها را شناسایی و آن‌ها را برطرف می‌کند، زمان تحویل نهایی کارها کاهش یافته و هزینه‌های مربوط به ذخیره‌سازی و مدیریت موجودی در پروژه‌های تولیدی کاهش می‌یابد.
کاربرد کانبان در برنامه‌ریزی فرایندهای تولید
یکی از کاربردهای اولیه کانبان در جریان برنامه‌ریزی‌های تولیدی و مدیریت تولید در کسب‌وکارهای مختلف بوده است. پس از استفاده صنایع و کسب‌وکارهای تولیدی از سیستم کانبان و مشاهده نتایج آن، دیگر حوزه‌ها نیز به سمت بهره‌مندی از کانبان حرکت کردند. سیستم کانبان به‌عنوان یک ابزار قدرتمند در مدیریت تولید و برنامه‌ریزی تولید، نقش مؤثری در بهینه‌سازی فرآیندها، کاهش هدررفت منابع مختلف و افزایش بهره‌وری ایفا می‌کند. همچنین استفاده از روش کانبان در کنار نرم‌افزار مدیریت تولید مانند MRP و MPS به برنامه‌ریزی منابع و زمان‌بندی دقیق تولید، کمک شایانی می‌کند. در این بخش اصلی‌ترین کاربردهای کانبان در مدیریت و برنامه‌ریزی تولید را بیان می‌کنیم.
مدیریت موجودی تولید
یکی از اصلی‌ترین کاربردهای کانبان در حوزه تولید، مدیریت موجودی تولید است. با کمک این سیستم، می‌توان به‌صورت بصری نیاز به تولید محصولات یا سفارش مواد اولیه را شناسایی کرد کانبان با شناسایی نیاز به تولید محصولات جدید یا سفارش مواد اولیه برای تولید، از انباشت بیش‌ازحد موجودی یا کمبودهای ناگهانی جلوگیری می‌کند. این فرآیند نه‌تنها هزینه‌های انبارداری را کاهش می‌دهد، بلکه جریان نقدینگی را نیز بهبود می‌بخشد.
مدیریت سفارشات
در کنار مدیریت موجودی، کانبان در مدیریت سفارشات نیز کارآمد است. این سیستم امکان مشاهده و پیگیری دقیق وضعیت سفارش‌ها را فراهم می‌کند. از طرفی، با محدود کردن کارهای درحال‌انجام (WIP)، تیم‌ها می‌توانند بر وظایف اولویت‌دار تمرکز کرده و بهره‌وری را افزایش دهند.
مدیریت جریان کاری
همچنین، کانبان به‌عنوان یک ابزار مدیریت جریان کاری، فرآیند تولید را به شکلی شفاف و قابل پیش‌بینی، سامان‌دهی می‌کند. این شفافیت موجب می‌شود تیم‌ها بتوانند وظایف خود را با سرعت بیشتری انجام داده و از بروز گلوگاه‌های تولید جلوگیری کنند.
مدیریت زنجیره تامین
یکی دیگر از مزایای استفاده از کانبان در مدیریت تولید، مدیریت زنجیره تأمین است. این سیستم با محدود کردن موجودی اضافی و شناسایی نقاط ناکارآمد، تأمین مواد اولیه و هماهنگی با تأمین‌کنندگان را تسهیل می‌کند. در نتیجه، تولیدکنندگان می‌توانند به‌شکل مؤثرتری پاسخگوی نیازهای مشتریان باشند و بهره‌وری کلی را افزایش دهند.
نتیجه‌گیری
همانطور که در این مقاله مطرح کردیم، روش کانبان با فراهم کردن ابزارهای بصری مختلف مانند بردهای کانبان و تخته‌های کانبان، شفافیت و انعطاف در فرایندها را افزایش می‌دهد که درنهایت منجر به بهبود عملکرد افراد در یک پروژه می‌شود. اصولی که در این روش وجود دارد، مانند حفظ فرایند موجود، تلاش برای بهبود وضع موجود به‌جای تغییر ساختاری، ایجاد چرخه بازخورد مداوم و تغییرات کوچک، روبه‌رو شدن با چالش‌ها را برای تیم‌های کسب‌وکار ساده‌تر می‌کند. مدیریت پروژه به روش کانبان توانسته تفکر نسبت به مفهوم مدیریت پروژه‌ها را نیز تغییر دهد. درحال حاضر استفاده از کانبان نه‌تنها محدود به صنایع تولیدی نیست، بلکه در تیم‌های نرم‌افزاری، DevOps و سایر حوزه‌های نرم‌افزاری نیز از کانبان به‌عنوان روشی برای نظم‌دادن وظایف خود استفاده می‌کنند. پیاده‌سازی دقیق و درست کانبان، موفقیت پروژه‌های مختلف را در بلندمدت تضمین کرده و در رسیدن سازمان‌ها به هدف نهایی خود نقش موثری ایفا می‌کند.