در محیط رقابتی کسبوکار امروز، سازمانها برای حرکت به سمت موفقیت نیازمند درک روشنی از عملکرد خود هستند. اینجاست که شاخصهای کلیدی عملکرد (KPI) به عنوان یک ابزار حیاتی ظاهر میشوند. KPIها معیارهای کمی هستند که پیشرفت را در برابر اهداف خاص تجاری دنبال میکنند. آنها یک لنز مبتنی بر داده را برای ارزیابی اثربخشی استراتژیها، شناسایی زمینههای بهبود و در نهایت، هدایت تصمیمگیری ارائه میدهند.
با اتخاذ یک رویکرد استراتژیک برای استفاده از KPI ها، کسبوکارها میتوانند دادهها را به یک نیروی قدرتمند برای بهبود خود تبدیل کنند. این مقاله به عنوان یک نقشه راه برای رهبران کسبوکار و متخصصانی است که به دنبال استفاده از قدرت KPI برای دستیابی به اهداف سازمانی خود هستند. با ما همراه باشید.
شاخص کلیدی عملکرد چیست؟
KPI مخفف Key Performance Indicator یا همان شاخص کلیدی عملکرد، یک هدف قابلاندازهگیری است که نشان میدهد افراد یا کسبوکارها، در راستای تحقق اهداف خود چگونه عمل میکنند. بررسی و ارزیابی KPIها به سازمانها کمک میکند تا تعیین کنند که آیا در مسیر رسیدن به اهداف موردنظر خود هستند یا خیر.
با نگاهکردن به چند شاخص کلیدی عملکرد که ممکن است شامل دستههایی مانند سود، تعداد فروش، گردش کار کارکنان و هزینههای متوسط سالانه باشد، کسبوکارها میتوانند موفقیتها و همچنین مواردی که عملکرد درستی ندارند را شناسایی کنند. تجزیهوتحلیل منظم KPI ها، یک نمای کلی و قدرتمند از عملکرد کسبوکار ارائه میدهد که به افراد مسئول کمک میکند در خصوص ادامه یا تغییر استراتژی عملیات فعلی، تصمیم بگیرند.
شاخص کلیدی عملکرد (KPI) معیارهای قابل سنجشی هستند که برای ارزیابی عملکرد کلی و بلندمدت یک کسبوکار استفاده میشوند. KPIها به طور خاص، به تعیین دستاوردهای استراتژیک، مالی و عملیاتی یک سازمان کمک میکنند؛ بهویژه در مقایسه با سایر مشاغل در همان بخش.
KPIها بسته به معیارهای عملکرد، میان شرکتها و صنایع مختلف، متفاوت هستند. برای مثال، یک شرکت نرمافزاری که در تلاش برای دستیابی به سریعترین رشد در صنعت خود است، ممکن است رشد درآمد سالبهسال (YOY) را به عنوان شاخص عملکرد اصلی خود در نظر بگیرد. برعکس، یک کسبوکار خردهفروشی میتواند میزان فروش هر فروشگاه را به عنوان بهترین KPI برای سنجش رشد خود مدنظر قرار دهد.
در قلب KPI ها؛ فرایند جمعآوری، ذخیرهسازی، تمیزکردن و ترکیب دادهها قرار دارد. این اطلاعات ممکن است مالی یا غیرمالی باشد و به بخشهای مختلف یک سازمان مربوط شوند. هدف از KPIها انتقال نتایج به شکل خلاصه است تا به مدیریت اجازه دهد تصمیمات استراتژیک و آگاهانهتری بگیرد.
تفاوت KPI و Metric در چیست؟
اگرچه شاخص و معیار، هر دو برای اندازهگیری عملکرد طراحی شدهاند، اما ویژگیهای متفاوتی دارند و در هر کسبوکار، به روشهای متفاوتی استفاده میشوند. Metric ها، معیارهایی هستند که برای ردیابی پیشرفت و ارزیابی موفقیت استفاده میشوند، درحالیکه KPI ها، شاخصهایی هستند که به اهداف خاص و در طول یک دوره زمانی خاص مرتبط میشوند.
KPIها برای همسویی با اهداف تجاری طراحی شدهاند، درحالیکه معیارها عملکرد فرایندهای خاص را ارزیابی میکنند. معیارها معمولاً مختص یک فرد یا تیم خاص هستند و اغلب با استانداردهای صنعت یا بهترین شیوهها هماهنگ هستند.
مقایسه KPI و Metric
ویژگیهای یک KPI خوب
بهترین برنامهها، از پنج تا هفت KPI برای پیگیری و مدیریت پیشرفت خود استفاده میکنند. بهترین KPIها شامل همه عناصر معیارهای «SMART» هستند:
- خاص (Specific): باید مشخص شود که هر KPI برای اندازهگیری چه چیزی است و چرا مهم است؟
- قابلاندازهگیری (Measurable): KPIها باید قابلاندازهگیری باشند،
- دستیافتنی (Achievable): KPI باید یک هدف واقعبینانه و قابلدستیابی باشد،
- مرتبط (Relevant): KPIها برای پیشبرد یک کسبوکار در نظر گرفته شدهاند، بنابراین باید با بهبود نتایج مرتبط باشند،
- محدود به زمان (Time-bound): مهم است که یک چارچوب زمانی واقعبینانه بر اساس عملکرد گذشته تعیین کرده و اطمینان حاصل شود که تیم، به ضربالاجلهای توافق شده پایبند است.
انواع KPI
شاخصهای کلیدی عملکرد را میتوان به چهار دسته مختلف تقسیم کرد که هر دسته دارای ویژگیها، بازه زمانی و کاربران خاص خود است.
KPIهای استراتژیک
این شاخصهای کلیدی معمولاً بالاترین سطح را دارند که نشان میدهند یک سازمان چگونه کار میکند. KPIهای استراتژیک، فراتر از ارائه یک تصویر کلی از سازمان نرفته و اطلاعات زیادی ارائه نمیدهد؛ نمونههایی از KPI استراتژیک شامل نرخ بازگشت سرمایه، حاشیه سود و درآمد کل شرکت است.
در ادامه چند نوع کلیدی KPI استراتژیک آورده شده است:
- اهداف: اهداف مشخص و قابلاندازهگیری هستند که نتایج مطلوب و معیارهای موفقیت را در بالاترین سطح منعکس میکنند.
- معیارهای نتیجه: نتیجه نهایی ابتکارات خاص را میسنجند. آنها به ارزیابی تأثیرات واقعی استراتژیها و اینکه آیا آنها نتایج مطلوب را ارائه میدهند یا خیر، کمک میکنند. برای مثال، برای یک کمپین بازاریابی، KPI میتواند افزایش در نرخ تبدیل مشتری باشد.
- معیارها: شامل مقایسه عملکرد سازمان با استانداردهای صنعت، رقبا یا دادههای تاریخی است.
KPIهای عملیاتی
این KPIها بر یک چارچوب زمانی بسیار محدودتر متمرکز شدهاند و عملکرد یک شرکت را ماهبهماه (حتی روزبهروز)، با تجزیهوتحلیل فرایندها، بخشها یا مکانهای جغرافیایی مختلف اندازهگیری میکنند. KPIهای عملیاتی اغلب توسط مدیران میانی و برای تحلیل سؤالاتی که از تجزیهوتحلیل KPIهای استراتژیک به دست میآیند، مورد استفاده قرار میگیرند. برای مثال، اگر یک مدیر اجرایی متوجه شود که درآمد کل شرکت کاهشیافته است، ممکن است بررسی کند که کدام خطوط تولید با مشکل مواجه هستند.
شاخصهای عملیاتی را میتوان به موارد زیر تقسیم کرد:
- فرایندها: KPIهای فرایندی، کیفیت فرایندهای عملیاتی خاص را ارزیابی میکنند. آنها ممکن است شامل معیارهای مربوط به چرخههای تولید، زمان اتمام پروژه یا زمان پاسخگویی به پشتیبانی مشتری باشند.
- معیارهای ورودی: این معیارها؛ منابع، مواد و تلاش سرمایهگذاری شده در عملیات مختلف را اندازهگیری میکنند. برای مثال، در فرایند تولید، معیارهای ورودی میتواند شامل میزان مصرف مواد خام یا ساعات کاری باشد.
- معیارهای خروجی: معیارهای خروجی، نتایج فعالیتهای عملیاتی را ارزیابی میکنند؛ میتواند شامل کیفیت محصول، درآمد فروش یا امتیازات رضایت مشتری باشد.
KPIهای عملیاتی اغلب توسط مدیران میانی و برای تحلیل سؤالاتی که از تجزیهوتحلیل KPIهای استراتژیک به دست میآیند، مورد استفاده قرار میگیرند
KPIهای عملکردی
شاخصهای عملکردی روی بخشها یا عملکردهای خاص یک شرکت تأثیر میگذارند. برای مثال، بخش مالی ممکن است تعداد فروشندههای جدیدی را که هر ماه در سیستم اطلاعات حسابداری خود ثبتنام میکنند، پیگیری کند؛ درحالیکه واحد بازاریابی، تعداد کلیکهایی که پس از هر توزیع ایمیل دریافت میکند را اندازهگیری میکند. این نوع KPIها ممکن است استراتژیک یا عملیاتی باشند، اما بیشترین ارزش را برای یک مجموعه خاص از کاربران فراهم میکنند.
برخی از انواع کلیدی KPI عملکردی عبارتاند از:
- KPIهای فروش: این KPIها عملکرد بخش فروش را ارزیابی میکنند؛ برای مثال میتوان به درآمد ایجاد شده، نرخ تبدیل فروش و میانگین اندازه معامله اشاره کرد.
- KPIهای بازاریابی: KPIهای بازاریابی، موفقیت کمپینها و استراتژیهای بازاریابی را ارزیابی میکنند؛ معیارهایی مانند ترافیک وبسایت، تولید سرنخ، نرخ کلیک و جذب مشتری.
- KPIهای خدمات مشتری: این شاخصها بر کیفیت پشتیبانی مشتری تمرکز میکنند؛ معیارها ممکن است شامل نمرات رضایت مشتری، زمان پاسخگویی، نرخ وضوح و نرخ حفظ مشتری باشد.
- شاخصهای کلیدی عملکرد مالی: این KPI ها، با عملکرد مالی مرتبط هستند؛ مانند جریان نقدی، حاشیه سودآوری و پایبندی به بودجه.
KPIهای عملکردی پیشرو/ پسرو
این شاخصها، ماهیت دادههای مورد تجزیهوتحلیل را توصیف میکنند؛ اینکه آیا این دادهها به رویدادهای گذشته یا پیشرو مرتبط میشوند یا خیر. دو KPI مختلف را در نظر بگیرید: تعداد ساعات اضافهکاری و حاشیه سود برای یک محصول شاخص. اگر سازمان متوجه ضعف در کیفیت تولید محصولات خود شود، ممکن است تعداد ساعات اضافهکاری یک KPI پیشرو باشد. از طرف دیگر، حاشیه سود نتیجه عملیات است و به عنوان یک شاخص پسرو در نظر گرفته میشود.
مثالهایی از KPI های حوزههای مختلف
KPIها را تقریباً در هر صنعت و دستهبندی؛ از جمله فروش، بازاریابی، خدمات مشتری، فناوری اطلاعات، منابع انسانی و امور مالی میتوان پیدا کرد. ازآنجاکه این شاخصها اغلب مسئول اهداف و نتایج عملکرد هستند، مهم است که برای هر کسبوکار، شاخصهای مناسب انتخاب شود. انتخاب تعداد KPI قابلمدیریت برای هر هدف، به کسبوکارها امکان میدهد تا ارزیابیهای لازم را انجام دهند و عملکرد نیروی کار خود را همراستا با اهداف نگه دارند.
در ادامه چند نمونه از KPIهای رایج معرفی شدهاند:
نمونهای از KPIهای فروش:
- رشد فروش ماهانه
- تعداد مشتریان ماهانه بهازای هر نماینده فروش
- میزان رزرو فروش سهماهه
- تعداد سرنخهای درگیر در قیف فروش
- میانگین زمان تبدیل مشتریان
نمونهای از KPIهای بازاریابی:
- ترافیک ماهانه وبسایت
- تعداد لایک و کامنت
- نرخ مشارکت در رسانههای اجتماعی
- تعداد سرنخهای جدید ماهانه
- درصد نرخ کلیک وبسایت
نمونهای از KPIهای منابع انسانی:
- ساعات اضافهکاری ماهانه
- هزینههای آموزشی فصلی
- هزینه هر استخدام جدید
- میزان بهرهوری کارکنان
- میزان غیبت ماهانه هر کارمند
نمونهای از KPIهای خدمات مشتریان:
- امتیاز رضایت مشتری
- نرخ حفظ مشتری
- تعداد ارسال تیکت پشتیبانی ماهانه
- میانگین زمان تفکیک
KPIها را تقریباً در هر صنعت و دستهبندی؛ از جمله فروش، بازاریابی، خدمات مشتری، فناوری اطلاعات، منابع انسانی و امور مالی میتوان پیدا کرد
نحوه محاسبه KPI
تا زمانی که اهداف استراتژیک بهوضوح تعریف نشده باشند، نمیتوان از KPI استفاده کرد. پس از مشخصشدن اهداف، گام بعدی انتخاب ابزارهای تحلیلی و گزارشدهی مناسب است که معمولاً با استفاده از برنامههای نرمافزاری مختلف قابلانجام است.
با اجرای KPI ها، تصویر واضحتری از اینکه کدام شاخصها مفید هستند و کدام یک ممکن است نیاز به تنظیم داشته باشند، ایجاد میشود. اگر KPI مورد استفاده اطلاعات کافی یا مناسب را ارائه نمیدهد، احتمالاً زمان آن رسیده است که با رویکردی متفاوت تحلیل شود؛ این موضوع بهویژه زمانی که یک کسبوکار در حال تغییر یا رشد است، صدق میکند. مؤثرترین KPIها آنهایی هستند که عملکرد را افزایش میدهند، موفقیت یک کسبوکار را نشان میدهند و به سازمان کمک میکنند تا به اهداف خود نزدیکتر شود.
گامهای طراحی یک KPI
شاخصهای کلیدی عملکرد باید بهصورت استراتژیک و همراستا با اهدافی تعریف شوند که با نتایج مطلوب یک کسبوکار مطابقت داشته باشند. نکته مهم در طراحی KPIها این است که باید قابلاندازهگیری، مشخص و شامل یک چارچوب زمانی باشند. در ادامه مراحل تنظیم KPI معرفی شدهاند:
- تعیین اهداف کلیدی: با تعیین اهداف کلیدی و درنظرگرفتن اینکه KPIها باید عملکرد تیمها را با اهداف سازمان همسو کنند، شروع کنید.
- تعریف نتایج موردنظر: پس از تعیین اهداف، مشخص کنید که برای دستیابی به موفقیت، چه نتایجی باید داشته باشید؟
- از شاخصهای پیشرو و پسرو استفاده کنید: شاخصهای پسرو به متغیرهای عملکرد گذشته مانند درآمد و سود نگاه میکنند تا نتیجه عملکرد گذشته را نشان دهند. شاخصهای پیشرو مشخص میکنند که چه اقداماتی برای دستیابی به اهداف کلی موردنیاز است.
- تعیین اهداف و آستانهها: تعیین اهداف و آستانه، فرصتی را برای تیمها فراهم میکند تا ببینند دقیقاً کجا هستند و در چارچوب زمانی KPI به کجا حرکت میکنند؟
- ارزیابی پیشرفت و تنظیم مجدد: KPIها احتمالاً باید با تکامل پروژه، مجدد تنظیم شوند. بنابراین ارزیابی پیشرفت به طور منظم، وجود هرگونه مشکل در فرایندها را نشان میدهد و به حفظ هدفمندی مسیر کمک میکند.
مزایای استفاده از KPI در کسبوکار
استفاده از KPIها برای کسبوکارها با مزایای زیادی همراه است، زیرا به تخصیص منابع مناسب کمک کرده و در نهایت عملکرد سازمان را بهبود میبخشند. برخی از مهمترین مزایای KPI عبارتاند از:
- نظارت در لحظه: ازآنجاکه KPIها در هر لحظه قابلمحاسبه هستند، مدیران میتوانند بر عملکرد و پیشرفت تیم، در زمان واقعی و در حین پیشرفت پروژه، نظارت داشته باشند. این موضوع به سازمان اجازه میدهد تا تنظیمات موردنیاز را بهسرعت انجام داده و منابع لازم برای به حداکثر رساندن بهرهوری را تخصیص دهد.
- جلوگیری از تأخیر: با استفاده از KPI، تیمها میتوانند بهسرعت، موقعیت هر کار را در جدول زمانی مشاهده کنند، ببینند چه کاری در حال اجراست و چه کاری ممکن است متوقف شود. این موضوع به جلوگیری از تأخیر کمک میکند زیرا میتوان در صورت نیاز، تنظیمات لازم را انجام داد و بهاینترتیب، از تکمیل اهداف اطمینان حاصل کرد.
- فرمولنویسی آسان: KPIها این قابلیت را دارند که هم ساده و هم پیچیده باشند و این، فرمولبندی آنها را آسان میکند. ازآنجاکه ایجاد KPI فرایند پیچیدهای نیست، هر نوع کسبوکار با هر اندازهای، پس از تعیین اهداف خود میتواند آن را انجام دهد.
- اطمینان از عدالت و شفافیت: استفاده از KPI به معنای ایجاد اشتراک در اهداف و شفافیت است که اغلب منجر به سرمایهگذاری بیشتر اعضای تیم میشود. توانمندسازی کارمندان به این معنی است که همه، از آنچه در حال وقوع است آگاه هستند، میدانند چه کسی مسئول چه چیزی است و اینکه در موفقیت برابری وجود دارد.
- افزایش خالص درآمد: KPIها ابزار مهمی هستند که کسبوکارها از آن برای ارزیابی دستاوردها، تجزیهوتحلیل مسائل و حل مشکلات استفاده میکنند. این اندازهگیریها که به طور منظم انجام میشوند، روندها و الگوهایی را نشان میدهند که برای گرفتن آگاهانهترین تصمیمات ممکن، ضروری هستند. هنگامی که از انواع و مقادیر مناسب KPI استفاده میشود، این شاخصها دادههایی را ارائه میدهند که بهسلامت کلی یک سازمان و افزایش درآمد آن کمک میکند.
استفاده از KPIها برای کسبوکارها با مزایای زیادی همراه است، زیرا به تخصیص منابع مناسب کمک کرده و در نهایت عملکرد سازمان را بهبود میبخشند
محدودیتهای KPIها
هنگام کار با KPI ها، چالشهایی وجود دارد که باید آنها را در نظر گرفت. ممکن است برای ارائه دادههای معنادار از KPI ها، یک بازه زمانی طولانی نیاز باشد. برای مثال، یک سازمان ممکن است برای درک بهتر روند نرخ رضایت در دورههای زمانی طولانی، نیاز به جمعآوری دادههای سالانه کارکنان داشته باشد.
KPIها برای مفیدبودن، نیاز به نظارت مداوم و پیگیری دقیق دارند. یک گزارش KPI که هرگز تحلیل نمیشود، هیچ هدف و فایدهای ندارد. علاوه بر این، KPIهایی که به طور مداوم از نظر دقت و معقول بودن نظارت نمیشوند، تصمیمگیری سودمند را تشویق نمیکنند.
KPIها این امکان را برای مدیران فراهم میکند تا با شاخصها «بازی» کنند. مدیران ممکن است بهجای تمرکز بر بهبود واقعی فرایندها یا نتایج، انگیزه داشته باشند تا روی بهبود KPIهای مرتبط با پاداش عملکرد تمرکز کنند. بهعلاوه، اگر مدیران بیش از حد بر شاخصهای عملکرد بهرهوری تمرکز کنند، کیفیت کار ممکن است کاهش پیدا کند. همچنین کارمندان ممکن است برای رسیدن به KPIهایی که ممکن است منطقی نباشد، بیش از حد تحتفشار قرار بگیرند.
تفاوت KPI و OKR در چیست؟
هر سازمان برای رشد، تغییر و دستیابی به تعالی عملیاتی، نیازمند ابتکاراست؛ این ابتکارات برای موفقیت بلندمدت حیاتی هستند. اکثر سازمانها از قبل با KPI یا شاخصهای کلیدی عملکرد آشنا هستند: اندازهگیریهای دورهای که میزان عملکرد سازمان را بررسی میکنند. KPIها یک ارزیابی کلی از سلامت سازمانی ارائه میکنند و معیارهای مهمی مانند میزان درآمد، محصولات تولید شده، رضایت مشتری و ثبتنام را برجسته میکنند. اما به عنوان معیارهای مستقل؛ هدف، مسیر یا میزان پیشرفت به سمت یک هدف را نشان نمیدهند.
OKRها (Objectives and Key Results) با پیونددادن نتایج به مأموریت سازمان، اهداف استراتژیکتری نسبت به KPIها ارائه میدهند. آنها همچنین میتوانند تیمها را تشویق کنند تا برای رسیدن به نتایجی که در ابتدا دور از دسترس به نظر میرسند، تلاش کنند و بیشتر از یک KPI معمولی، برای رسیدن به آنها تلاش کنند.
KPIها اغلب بر «وضعیت پایدار» نظارت میکنند، درحالیکه OKRها نتایج را توصیف میکنند؛ نتایج اقدامات سازمان در KPIهای خود.
OKRها «KPIهای دارای روح» هستند؛ زیرا جهت و هدف را به آن اضافه میکنند. OKRها اغلب مالکیت را القا میکنند که به نوبه خود، باعث تعالی عملیاتی میشود. به عبارت سادهتر، یک KPI به شما میگوید که در حال حاضر چگونه کار میکنید و یک OKR میگوید که چرا مهم است که «به این فاصله، به این سرعت» پیش بروید.
KPI ها، عاملی برای بهبود مستمر در کسبوکار
همانطور که در این مقاله اشاره شد، شاخصهای کلیدی عملکرد (KPI) اعداد صرف نیستند! بلکه مانند قطب نمایی هستند که مشاغل را به سمت اهداف استراتژیک خود هدایت میکنند. با ایجاد یک چارچوب KPI قوی، سازمانها تصویر روشنی از عملکرد خود در زمینههای مختلف به دست میآورند. این رویکرد مبتنی بر داده، آنها را قادر میسازد تا زمینههای بهبود را شناسایی کنند، تصمیمات آگاهانه بگیرند و در نهایت به رشد پایدار دست یابند.
بااینحال، ارزش واقعی KPIها تنها در ایجاد آنها نیست، بلکه در نظارت و تجزیهوتحلیل مستمر آنها نهفته است. درواقع KPIها به بازبینی و تنظیم دورهای نیاز دارند تا اهداف تجاری در حال تحول و شرایط بازار را منعکس کنند. از طریق ارزیابی و اصلاح مداوم، کسبوکارها اطمینان حاصل میکنند که KPI آنها ابزارهای مرتبط و مؤثر برای موفقیت بلندمدت باقی میمانند.
به یاد داشته باشید، KPIها یک ابزار پویا هستند که بر اساس زمینه کسبوکار، نیاز به سفارشیسازی دارند. سازمانها با پذیرش فرهنگ مبتنی بر داده و استفاده استراتژیک از KPI ها، میتوانند پتانسیل واقعی خود را باز کرده و کسبوکار را به سمت آیندهای با بهبود مستمر سوق دهند.
منابع
- forbes.com
- investopedia.com
- qlik.com
- databox.com
- whatmatters.com