دبیرخانه به بخشی از سازمان گفته می‌شود که وظیفه ثبت، دریافت، حفظ و توزیع نامه‌ها، اسناد و پرونده‌های سازمان را برعهده دارد. هیچ نوشته‌ای در یک سازمان، بدون ثبت در دبیرخانه، رسمیت ندارد و سند اداری محسوب نمی‌شود.
هر سازمانی در هر زمینه‌ای که فعالیت دارد، ملزم به داشتن دبیرخانه نیست. قوانین دبیرخانه در کشورهای مختلف، متفاوت است. در برخی کشورها مانند بریتانیا و استرالیا، فقط شرکت‌های دولتی ملزم به داشتن دبیرخانه هستند، درحالی که داشتن دبیرخانه برای شرکت‌های خصوصی اختیاری است.
وظایف دبیرخانه
وظایف دبیرخانه به سه بخش مهم تقسیم‌بندی می‌شود:
- دریافت،
- ثبت،
- توزیع نامه‌ها.
در ادامه به مهمترین وظایف دبیرخانه در سازمان‌ها پرداخته‌ایم:
- دریافت و شماره‌گذاری تمامی نامه‌ها، دستورالعمل‌ها و بخشنامه‌ها و کنترل آنها از منظر داشتن مهر و امضا و تعداد پیوست‌ها و ثبت آنها در اتوماسیون اداری و دفتر اندیکاتور،
- تایپ نامه‌های اداری و صورت‌جلسات،
- تشکیل و نگهداری پرونده‌های اداری راکد و جاری و ارائه آنها به مراجع زی‌ربط،
- پیگیری مکاتبات تا حصول نتیجه نهایی با هماهنگی واحدهای مربوطه،
- حفظ و نگهداری تمامی نامه‌های اداری، پرونده‌ها، بخشنامه‌ها و اسناد براساس قوانین بایگانی،
- نظارت بر حفظ محرمانگی اسناد و مدارک و اطلاعات سازمان،
- استانداردسازی و یکپارچه‌سازی امور بایگانی و دبیرخانه در تمامی واحدهای سازمان،
- ارسال یا ارائه نامه به مسئول مربوطه برای تعیین محل و نوع فعالیت که به آن «ارجاع» گفته می‌شود،
- ارسال نامه به افراد بیرون از سازمان با استفاده از پست، ایمیل، اتوماسیون اداری، فکس و غیره.
ساختار دبیرخانه
دبیرخانه ها از نظر ساختاری، به سه دسته تقسیم می‌شوند که در ادامه به اختصار آنها را تعریف کرده‌ایم.
دبیرخانه متمرکز
این نوع دبیرخانه بیشتر برای سازمان‌های کوچک کاربرد دارد که تعداد نیروی انسانی و مراجعه‌کنندگان و میزان مکاتبات کم و محدود باشد و تمامی واحدهای سازمان در یک ساختمان مستقر باشند.
در این روش، مسئولان هر واحد در سازمان، اختیارات محدودی در امضای مکاتبات دارند. در دبیرخانه متمرکز، هیچ واحدی نمی‌تواند نامه‌ها را ثبت کند و تمامی فعالیت‌های مربوط به ثبت، توزیع، نگهداری و کنترل و نظارت بر مکاتبات، در دبیرخانه مرکزی انجام می‌شود.
دبیرخانه غیرمتمرکز
این روش بیشتر برای شرکت‌های بزرگ کاربرد دارد که تعداد نیروی انسانی و مراجعه‌کنندگان و همچنین میزان مکاتبات زیاد است، واحدهای مختلف در چند ساختمان پراکنده باشند و تنها در یک ساختمان متمرکز نباشند و اختیار مقامات سازمانی برای امضای مکاتبات گسترده باشد.
در این نوع از دبیرخانه، هر کدام از واحدهای سازمان، دبیرخانه مربوط به خود را دارد و تمامی امور مربوط به دریافت، ثبت و توزیع مکاتبات را خود انجام می‌دهد. یکی از بزرگ‌ترین مشکلات دبیرخانه غیرمتمرکز، سردرگمی مراجعه‌کنندگان است که با وظایف کارمندان سازمان آشنا نیستند. همچنین در این روش به نیروی انسانی و امکانات بیشتری نیاز است.
دبیرخانه نیمه متمرکز
در این روش، دبیرخانه براساس نوع سازمان، نیازهای آن و تصمیمات مدیران، ترکیبی از روش متمرکز و غیرمتمرکز است. سیستم های اتوماسیون اداری در به وجود آمدن دبیرخانه نیمه متمرکز نقش مهمی داشته‌اند.
در دبیرخانه نیمه متمرکز ، فعالیت‌های مربوط به دریافت و توزیع مکاتبات سازمانی به شکل متمرکز در واحد «مرکز دریافت و توزیع» انجام می‌شود. تمامی نامه‌های دریافتی در دبیرخانه مرکزی ثبت و سپس به گیرنده ارسال می‌شود.
با وجود دبیرخانه، میزان خطا و اشتباه در سازمان‌ها کاهش پیدا کرده و نظم در سازمان برقرار می‌شود. همچنین دبیرخانه باعث ایجاد ارتباط شفاف و سازنده بین مدیران، کارمندان و ذینفعان سازمان می‌شود. اگر در سازمان اتوماسیون اداری وجود داشته باشد، نامه به شکل الکترونیکی برای گیرندگان ارسال شده و اگر نامه فیزیکی بار مالی یا حقوقی نداشته باشد، در دبیرخانه بایگانی می‌شود.
با دبیرخانه، میزان خطا و اشتباه در سازمان‌ها کاهش پیدا کرده و ارتباط شفاف و سازنده میان مدیران، کارمندان و ذینفعان سازمان ایجاد می‌شود
انواع دبیرخانه
دبیرخانه‌ها براساس فرآیند مکاتباتی سازمان‌ها به چهار دسته زیر تقسیم می‌شوند.
دبیرخانه سنتی
در دبیرخانه سنتی، تمامی فعالیت‌های ثبت، صدور، دریافت، کنترل، ارسال و بایگانی به شکل دستی و کاغذی و توسط نیروی انسانی انجام می‌شود. خطای انسانی در این نوع از دبیرخانه بالا است و می‌تواند در هر سه ساختار متمرکز، غیرمتمرکز و نیمه متمرکز فعالیت داشته باشد.
دبیرخانه سنتی-الکترونیکی
اگر در یک دبیرخانه، بخشی از مراسلات به شکل دستی و بخشی دیگر الکترونیکی انجام شود، به آن دبیرخانه سنتی-الکترونیکی گفته می‌شود. مانند زمانی که روند ثبت، صدور و ارجاع نامه‌ها الکترونیکی است، اما تهیه پیش‌نویس، پاراف و امضا، دستی و روی کاغذ انجام می‌شود.
دبیرخانه الکترونیکی
فرآیندهای این نوع دبیرخانه براساس اتوماسیون اداری است. از مهمترین ویژگی‌های دبیرخانه الکترونیکی می‌توان به یکپارچگی بانک اطلاعات، سهولت دسترسی در هر زمان و موقعیت مکانی، سرعت انجام کارها و یکپارچه بودن آن اشاره کرد.
سازمان الکترونیکی (دیجیتال)
در سازمان الکترونیکی، تمامی مکاتبات درون و برون‌سازمانی الکترونیکی است و امکان ارتباط الکترونیکی سامانه مکاتبات با سایر سامانه‌های دستگاه فراهم می‌شود. در این نوع سازمان‌ها، سیستم اتوماسیون اداری استقرار یافته است که تمامی ارتباطات داخلی و خارجی سازمان توسط سیستم‌های الکترونیکی انجام می‌شود.
دبیرخانه در اتوماسیون اداری
نرم افزار اتوماسیون اداری، مهمترین و پرکاربردترین سیستم اطلاعاتی است که به سازمان‌ها در کنترل گردش مکاتبات کمک می‌کند. این سیستم ابزارهای مختلفی مانند ارسال و دریافت نامه‌ها و دستورالعمل‌ها، ارسال و دریافت پیام‌های شخصی و فوری و ارسال و دریافت نامه‌های الکترونیکی را دارد. به عبارت دیگر، اتوماسیون اداری یعنی برقراری اتصال بین اطلاعات کامپیوترهای موجود در واحدهای مختلف یک سازمان به کمک شبکه یا با استفاده از برنامه نرم‌افزاری مشترک که در آن اطلاعات، آمارها، نامه‌ها و مکاتبات به شکل یکپارچه وجود دارد و کارها با سرعت و سهولت انجام می‌شود.
در ادامه به برخی از مزایای استفاده از اتوماسیون اداری اشاره شده است:
- کاهش خطای انسانی،
- افزایش بهره‌وری در امور دفتری،
- حذف کاغذ،
- امنیت بالا در نگهداری اطلاعات و اسناد و مدارک،
- نظارت بهتر بر کارمندان،
- کاهش هزینه‌ها،
- افزایش رضایت مشتریان به خاطر ارائه خدمات به‌موقع،
- کاهش وابستگی به سایر سازمان‌ها برای امور مربوط به چاپ و کپی و غیره،
- امکان دورکاری،
- کمتر شدن فعالیت‌های غیرمولد مانند بایگانی فیزیکی اسناد و غیره،
- سهولت دسترسی در هر موقعیت مکانی و زمانی،
- امکان گرفتن گزارشات جامع.
به طور خلاصه، اتوماسیون اداری باعث می‌شود ریسک را به حداقل برسانید و هماهنگی بین بخش‌های مرتبط سازمان را بیشتر کنید. همچنین می‌توانید تمام اطلاعات، سوابق و اسناد را در یک پلتفرم متمرکز و به طور یکپارچه ببینید و پیگیری کنید.
نرم افزار اتوماسیون اداری همکاران سیستم ، با تمام ویژگی‌ها و مزیت‌هایی که در این مقاله گفته شد، به مشتریان ارائه شده است. سازمان‌ها می‌توانند با استفاده از اتوماسیون اداری، فرآیندهای سازمانی را ساماندهی کنند و مکاتبات اداری را به شکل الکترونیکی در محیطی امن، در هر موقعیت مکانی و با سرعت بالا انجام دهند. این سیستم بستر مناسبی را برای ثبت و گردش نامه و انواع فرم‌های سازمانی، پیگیری دقیق مکاتبات، گزارش‌گیری لازم و مدیریت بهینه جلسات فراهم می‌آورد که به روند مکاتبات درون سازمانی سرعت بخشیده و تعاملات برون سازمانی را نیز تسهیل می‌کند. برای کسب اطلاعات بیشتر با ما در تماس باشید.