یکی از دغدغه‌های اصلی مدیران فروش در سازمان‌های پخش مویرگی، مدیریت صحیح ویزیتورها و نیروهای فروش است. به نحوی که هم نیروها بتوانند مشتریان بیشتری را ویزیت کنند و هم در بازدید مناطق مختلف جغرافیایی طبق یک برنامه منسجم زمان‌بندی شده پیش بروند. این دغدغه‌ها می‌تواند در یک برنامه مناسب برای روت بندی یا مسیربندی ویزیتور؛ پاسخ داده شود.
مسیربندی ویزیتور که اصطلاحا به آن تور ویزیت نیز گفته میشود، یکی از اولین فعالیت‌ها برای شروع فرایند و عملیات پخش مویرگی به شکل عملیاتی است. میتوان گفت بدون انجام این کار عملا نیروهای فروش دیدگاه جامعی نسبت به برنامه روزانه خود ندارند و ضمن آنکه بسیاری از فرصت‌های هدف شرکت‌های پخش از دست می‌رود.
این کار در گذشته بیشتر به شکل دستی انجام می‌شد. اما امروزه بیشتر به وسیله تکنولوژی‌ها و نرم‌افزارهای مرتبط انجام میشود که به مراتب ساده‌تر و راحت‌تر است.
با این حال، روت بندی صرفا یک کار نرم‌افزاری نیست. مدیران، سرپرستان و فروشندگان شرکت‌های پخش باید درک خوبی از این مفهوم و فعالیت‌ها و فرایندهای مرتبط با آن داشته باشند. اما تور ویزیت چیست و چگونه مسیربندی کنیم؟ در این مقاله قصد داریم به این پرسش‌ها پاسخ دهیم.
منطقه‌بندی فروش چیست و مزایای منطقه‌بندی نیروهای فروش
قبل از آنکه به موضوع تور ویزیت و مسیریابی اشاره کنیم. بهتر است با موضوع کلی‌تری به نام منطقه‌بندی فروش در پخش مویرگی یا بخش‌بندی بازار آشنا شویم. شرکت‌های پخش معمولا بازار هدف خود را براساس تقسیم‌بندی جغرافیایی و نقشه‌های شهری بخش‌بندی میکنند.
این شرکت‌ها معمولا از یکی از روشهای پخش گرم و سرد برای رساندن کالاها و خدمات به مشتریان استفاده میکنند که در هر کدام از این روشها ویزیتور و نیروهای فروش حضوری نقش اصلی را بازی میکند.
از آنجا که هر شرکت می‌تواند تعداد محدودی ویزیتور استخدام کند و معمولا برخی محدودیت‌های بودجه‌ای و منابع وجود دارد، بنابراین سرپرست یا مدیر فروش مویرگی بازار هدف را براساس فاکتورهای همچون تعداد ویزیتور یا حجم و زمان فعالیت به چندین بخش تقسیم میکند.
منطقه‌بندی فروش کمک میکند تا فرایندها و فعالیت‌ها با بهترین روش ممکن انجام شده و بهره‌وری نیروهای فروش افزایش پیدا کند. برای نمونه میتوان مناطق شهر را به چهار بخش شمال، جنوب، شرق و غرب تقسیم کرد و هر منطقه به یک ویزیتور اختصاص پیدا کند. البته یک دسته‌بندی کلی و ابتدایی است.
منطقه بندی فروش برای ویزیتور از چند نظر مزیت دارد. ابتدا آنکه با این کار هماهنگی بین نیروها بالا رفته و امکان دوباره‌کاری و بازدید همزمان از یک منطقه توسط چند ویزیتور کاهش می‌یابد. از طرفی هر کدام از نیروهای فروش حضوری می‌دانند که در قبال کدام منطقه و کدام بخش از بازار مسئولیت دارند. همچنین این کار به ارزیابی عملکرد تیم فروش و ویزیتور کمک میکند.
با استفاده از بخش‌بندی بازار میتوان مناطق پربازده و کم‌بازده را شناسایی تا تقسیم‌بندی این مناطق بین نیروهای فروش با استراتژی درستی انجام شود.
برای نمونه مناطقی که پربازده هستند، به یک ویزیتور موفق و باتجربه اختصاص پیدا کند و برعکس ویزیتورهای تازه‌کار می‌توانند از مناطقی شروع کنند که مشتریان کمتر یا مشتریان با اولویت کمتر و درجه دوم حضور دارند. البته این استراتژی می‌تواند برای هر شرکت و سازمان متفاوت باشد. اما در اختصاص نیروها به مناطق مختلف حتما باید به سطح تخصص و مهارت و آشنایی آنها با مشتریان و منطقه مورد نظر توجه کرد.
منطقه‌بندی فروش و بازار معمولا توسط مدیران و سرپرستان فروش انجام شده و این کار از همان ابتدا و به هنگام برنامه‌ریزی فروش مویرگی انجام میشود تا هر کدام از نیروهای فروش از حدود و منطقه فعالیت خود اطلاع داشته باشند.
میزان جمعیت و وسعت شهر و استان مورد نظر نیز فاکتور مهمی در منطقه‌بندی بازار است. به میزانی که شهر مورد نظر از جمعیت، تراکم و وسعت بیشتری برخوردار باشد، اهمیت و پیچیدگی بخش‌بندی کردن بازار نیز بیشتر میشود. چرا که تعداد و تنوع پایانه‌های فروش، فروشگاه‌ها و خرده‌فروشی بیشتر میشود. البته نمی‌توان میزان گستردگی فعالیت شرکت پخش (در سطح کشور، استان، منطقه و شهر) در این مورد را نادیده گرفت.
اما علاوه بر بخش‌بندی بازار، هر کدام از نیروهای فروش باید در طول هفته و روز از برنامه کاری و اصطلاحا از مسیر خود اطلاع داشته باشند. این کار در سطح پایین‌تری از بخش‌بندی بازار انجام شده و اصطلاحا به آن مسیربندی فروش مویرگی می‌گویند.
مسیربندی ویزیتور چیست و چه کمکی به ما میکند؟
شرکت‌های فعال در صنعت پخش مویرگی در بخش‌های مختلفی از قبیل دارو، تجهیزات پزشکی، دخانیات، لوازم خانگی، لبنیات و مواد غذایی فعالیت میکنند و به تبع با طیف وسیعی از انواع خرده فروشی و پایانه‌های فروش روبرو هستند که تراکم این پایانه‌ها در هر کدام از مناطق جغرافیایی می‌تواند متفاوت باشد.
مسیربندی یا روت بندی (Rout Planing) در واقع برنامهای مشخص شده است که در آن زمان، مسیر و برنامه ویزیت برای نیروهای فروش در هر منطقه فروش مشخص میشود. بنابراین میتوان گفت که بخش مهمی از برنامههای روزانه و وظایف موزع و مامور پخش یا ویزیتور از این طریق مشخص میشود.
البته منطقه‌بندی فروش باید با اتکا به داده‌ها و اطلاعات دقیق پایانه‌های فروش انجام شود. این اطلاعات معمولا به دو روش در اختیار شرکت‌های پخش قرار داده میشود. گاهی اوقات این اطلاعات به روشهای مختلف توسط شرکت‌های پخش خریداری میشود. در این حالت ممکن است بخشی از اطلاعات قدیمی بوده و اهمیت خود را از دست داده باشد.
اما در بسیاری اوقات نیز ویزیتورها و نیروهای فروش ابتدا از منطقه بازدید کرده و اطلاعات مختلف پایانه‌های فروش از جمله محل و منطقه فعالیت، آدرس دقیق، مسئول پایانه فروش، وضعیت مالکیت ملک و تنوع و نوع محصولات و مواردی از این قبیل را جمع‌آوری میکنند. سپس مدیران فروش یا سرپرستان فروش با پردازش این داده‌ها مسیرها را مشخص میکنند که به آن اسکن مسیر یا یونیورس نیز گفته میشود.
مسیربندی فروش مویرگی معمولا به دو روش دستی یا با استفاده از نرم افزار پخش مویرگی و نرم افزار مسیریابی و ردیابی ویزیتور انجام میشود. در روش اول معمولا مدیران و سرپرستان فروش از طریق اکسل اقدام به دسته‌بندی اطلاعات مشتریان و تعیین مسیر ویزیتور میکنند.
اما در روش دوم با وارد کردن داده‌ها و اطلاعات پایانه‌های فروش در نرم افزار مربوطه میتوان برای تعیین مسیر روزانه کارشناسان فروش و سایر موارد مرتبط با آن اقدام کرد.
به هر حال برنامه مسیر ویزیتورها باید به گونه‌ای طراحی شود که ضمن از بین بردن اتلاف وقت نیروهای فروش و کمک به مدیریت زمان آنها، ویزیتورها بتوانند مسیر مشخص شده برای یک روز کاری را به پایان برسانند. از طرفی با این کار مدیر فروش مویرگی بهتر می‌تواند فعالیت و عملکرد ویزیتورها را رصد و ارزیابی کند.
انواع روشهای مسیربندی ویزیتور در فروش مویرگی چیست؟
بعد از مشخص شدن تور ویزیت، هر کدام از کارشناسان فروش طبق برنامه روزانه خود به پایانه‌های فروش مراجعه میکنند. فاکتور مهمی که در بازدهی آنها از مسیر نقش دارد، زمان و مدیریت بهینه آن است. به نحوی که هم بتوان جایگاه‌های بیشتری را بازدید کرد و هم برای حل مشکلات جایگاه‌های پرچالش زمان اختصاص داد.
روشهای مختلف مسیربندی می‌توانند در مدیریت کردن بهینه زمان به ویزیتورها کمک کنند. برای این کار روشهای مختلفی وجود دارد. اما معمولا دو روش مسیر به شکل Z و مسیر به شکل U از روشها مرسوم هستند که هر کدام مزایا و معایب خاص خود را دارند. در ادامه به آنها اشاره می‌کنیم.
مسیر به شکل Z
در این روش معمولا کارشناس فروش برای مراجعه به پایانه‌های هر دو طرف خیابان، دائم در حال عبور از عرض خیابان است. به همین دلیل به آن روش زیگزاگی یا Z می‌گویند. این روش مزایا و معایبی دارد. اصلی‌ترین مزیت آن این است که ویزیتور فعالیت خود را از ابتدای یک خیابان آغاز و تا انتها به تمام پایانه‌های فروش مراجعه میکند.
با این حال، تردد دائم از عرض خیابان یکی از معایب آن است. این موضوع خصوصا برای کالاهایی که نیاز به لجستیک و خودرو دارند، دردسرساز است و باعث اتلاف زمان میشود. خصوصا اگر فعالیت شرکت در یک منطقه شلوغ و پرترافیک باشد. با این حال روش Z برای خیابان‌های کم عرض و همچنین محصولاتی که نیاز به لجستیک ندارند مناسب است.
مسیر به شکل U
در این روش کارشناس فروش ابتدا به تمام پایانه‌های فروش در یک سمت خیابان مراجعه کرده و بعد از رسیدن به انتهای خیابان، دور می‌زند و سمت دیگر را ویزیت میکند. به همین دلیل به آن مسیر به شکل U نیز می‌گویند.
این روش برای فروش کالاهایی که نیاز به خودرو و لجستیک دارند مناسب‌تر است. البته در برخی مواقع نیز هدف صرفا ویزیت و سفارش‌گیری از مشتریان است و عملیات پخش و توزیع در زمان دیگری انجام میشود که این روش می‌تواند مناسب باشد.
مسیربندی مناسب با راهکار پخش همکاران سیستم
امروزه اکثر قریب به اتفاق شرکت‌های بخش و فروش مویرگی از راهکارهای نرم‌افزاری برای مسیربندی و انجام سایر فعالیت‌ها و فرایندهای مرتبط با نیروهای فروش استفاده میکنند.
راهکار پخش همکاران سیستم با داشتن ماژول‌های مختلف از جمله نرم افزار پخش مویرگی، اطلاعات جغرافیایی، نرم افزار محاسبه پورسانت، موبایل سرویس پخش، مدیریت ظرف امانی و نرم افزار خدمات الکترونیکی مشتری بسته‌ای نرم‌افزاری است که در آن به تمام نیازهای نرم‌افزاری شرکت‌های پخش، مدیران و کارکنان آنها پاسخ داده شده است. برای کسب اطلاعات بیشتر و دریافت مشاوره رایگان با کارشناسان ما در ارتباط باشید.
لازم به ذکر است چنانچه در مورد موضوعات مرتبط با مسیربندی ویزیتور و تور ویزیت سوال دارید، حتما در بخش نظرات مطرح کنید تا به آن پاسخ دهیم.
منابع:
1: مدیریت کانال‌های توزیع و فروش؛ با تاکید بر پخش مویرگی. تالیف: دکتر محمد حقیقی، رضا نویدی نکو، محمود زمانی
2: مهندسی فروش، نگرشی نو بر فرایند فروش و پخش مویرگی با رویکرد بازار ایران. احمد صفار، فرامرز عیب‌پوش
نویسنده همکار: فاطمه فراهانی