صنعت حمل و نقل و تدارکات، با پیشرفتهای دیجیتالی که به طور کامل در آن ادغام شدهاند، به دنیایی پویا و مدرن تبدیل شده است. دیگر روشهای سنتی در این صنعت کنار گذاشته و پیشرفتهای دیجیتالی، مسیر خود را به سمت این صنعت باز کرده است. یکی از مهمترین دستاوردهای دیجیتالی در چند سال اخیر، توسعه سیستم های مدیریت انبار است. انبار به عنوان هسته اصلی زنجیره تامین، مدیریت موثر عملیات آن همیشه در کانون توجه قرار داشت. با در نظر گرفتن این مفهوم، مهندسان داده به دنبال کشف روشی بهتر برای مدیریت عملیات انبار هستند. این همان چیزی است که ما امروزه آن را سیستم مدیریت انبار مینامیم. در این مقاله، به بررسی اجمالی سیستم های مدیریت انبار خواهیم پرداخت.
سیستم مدیریت انبار چیست؟
سیستم مدیریت انبار (warehouse management system) یا به اختصار WMS شامل فرایندهایی است که به سازمانها امکان میدهد عملیات انبار را از زمان ورود کالاها تا زمان خروج آنها کنترل و مدیریت کنند. انبارها در مرکز عملیات تولید و زنجیره تأمین قرار دارند و تمام مواد مورد نیاز یا تولید شده در این فرایندها، از مواد اولیه تا محصولات نهایی را در خود جای میدهند. هدف اصلی مدیریت انبار، تضمین حرکت کارآمد و مقرونبهصرفه کالاها در انبار است.
مزایای اجرای سیستم مدیریت انبار (WMS)
اجرای یک سیستم مدیریت انبار (WMS) مزایای فراوانی به همراه دارد که کارایی، دقت و عملکرد کلی فعالیتهای انبار را به طور چشمگیری بهبود میبخشد. برخی از مزایای اصلی شامل موارد زیر هستند:
- افزایش دقت موجودی با ردیابی در زمان واقعی
- افزایش کارایی و بهرهوری
- بهینهسازی فضا و نمایان بودن موجودی کالاها
- کاهش هزینههای عملیاتی مربوط به نیروی کار و موجودی
- تحویل سریع و دقیق سفارشات مشتریان
- از بین بردن خطاهای انسانی
تفاوت مدیریت موجودی و مدیریت انبار
مدیریت موجودی و مدیریت انبار، دو جنبه مرتبط، اما متفاوت از عملیات تجارت الکترونیکی به شمار میروند. مدیریت موجودی به نظارت بر کمیت، مکان و جابجایی کالاها در طول زنجیره تامین میپردازد تا به طور مؤثر به تقاضای مشتریان پاسخ دهد، هزینهها را به حداقل برساند و سطح موجودی را بهینه سازد. در مقابل، مدیریت انبار بر ذخیرهسازی فیزیکی، سازماندهی، و مدیریت موجودیها در انبار تمرکز دارد. در واقع، مدیریت انبار اطمینان حاصل میکند که عملیات به سهولت انجام میشوند، فرایندهای برداشت و بستهبندی به خوبی پیش میروند، حملونقل به شکلی کارآمد صورت میگیرد و از فضا و منابع به بهترین شکل ممکن برای تسهیل عملیات لجستیکی استفاده میشود.
در حالی که مدیریت موجودی به طور گسترده با زنجیره تامین در ارتباط است، مدیریت انبار به شکل تخصصی بر فعالیتهای داخلی انبار تمرکز دارد تا از جابجایی مؤثر موجودیها مطمئن شود. این دو بخش، اجزای جدانشدنی مدیریت لجستیک و زنجیره تامین محسوب میشوند و در همکاری نزدیک با یکدیگر، تضمینکننده تحویل به موقع و دقیق محصولات به مشتریان هستند.
انواع سیستم های مدیریت انبار
سیستمهای مدیریت انبار (WMS) دارای انواع و رو های پیادهسازی متفاوتی هستند که معمولاً بر اساس اندازه و ماهیت سازمان انتخاب میشوند. در ادامه، به چهار نوع اصلی WMS اشاره کردهایم:
- سیستمهای مستقل: این سیستم مستقل عمل میکند و با سایر سیستمها مانند نرم افزار ERP (برنامه ریزی منابع سازمانی) یکپارچه نمیشود. تمرکز اصلی آن بر عملیات انبار است و ویژگیهایی نظیر ردیابی موجودی، انتخاب سفارش، بستهبندی و حمل و نقل را ارائه میدهد.
- ماژول های WMS در سیستم های ERP: بسیاری از سیستمهای مدیریت انبار (WMS) به طور کامل در سیستمهای برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) ادغام شدهاند. این سیستمها، عملکردهای WMS را با فرایندهای تجاری دیگری مانند حسابداری، مدیریت منابع انسانی و مدیریت ارتباط با مشتریان تلفیق میکنند. چنین ادغامی، جریان دادههای یکپارچهای را بین بخشهای مختلف سازمان تضمین میکند.
- WMS مبتنی بر ابر(cloud) : راهحلهای مدیریت انبار مبتنی بر ابر، که بر روی سرورهای ابری قرار دارند، از طریق اینترنت قابل دسترسی هستند. این سیستمها مقیاسپذیری، انعطافپذیری و دسترسی آسان را از هر نقطهای با اتصال به اینترنت فراهم میآورند. سیستم های مبتنی بر ابر، که اغلب به شکل مدلهای اشتراکی عرضه میشوند، نیاز به سرمایهگذاری اولیه در زیرساختها را به میزان قابل توجهی کاهش میدهند.
کارکردهای سیستم مدیریت انبار
برای درک اینکه چطور یک سیستم مدیریت انبار (WMS) میتواند بهطور کارآمد و مؤثر، تجارت حمل و نقل و لجستیک شما را بهبود بخشد و آن را تسریع کند، در ادامه به برخی از مهمترین عملکردهایی که توسط یک WMS انجام میپذیرد، اشاره کردهایم.
مهمترین عملکردهای سیستم WMS
ردیابی موجودی (Tracking Stock): یکی از مهمترین وظایف سیستمهای مدیریت انبار، ردیابی دقیق موجودیهای وارد شده به انبار و ارسال آنها به مقصد سفارشات است. این عملکرد، دید کاملی به مدیران میدهد تا از میزان در دسترس بودن موجودی و لحظه مناسب برای تجدید موجودی آگاه باشند. استفاده از سطوح حداقلی و حداکثری موجودی بر اساس نیازهای بازار، کسبوکارها را قادر میسازد تا موجودی خود را مدیریت کرده و به میزان و زمان مناسب سفارش دهند. این رویکرد، مشکلات مربوط به کمبود یا مازاد موجودی را به طور مؤثر حل میکند.
چیدن کالاها و حمل و نقل (Picking and Shipping): دومین وظیفه مهم یک سیستم مدیریت انبار، نظارت بر فعالیتهای برداشت و حملونقل در انبار است؛ یعنی تضمین دریافت و ارسال صحیح کالاها، تنها توسط سیستم مدیریت انبار (WMS) انجام میگیرد. در حالی که با یک سیستم دستی، اغلب اوقات، دادههای گمشده و ردیابی ناکارآمد، منجر به اشتباهات و سردرگمی در فریند دریافت و ارسال کالا میشود. شما میتوانید با بهرهگیری از یک سیستم مدیریت انبار پیشرفته، از ابزاری استفاده کنید که تمامی این فرایندها را به نحو احسن پیگیری کرده و در دفترچههای خود ثبت کنید. این امر تضمین میکند که سفارشات در بازههای زمانی مشخص، توسط مشتریان مربوطه دریافت شوند. همچنین، استراتژیهای بازیابی بهینه را فراهم آورده و کلیه فرایندها را بسیار سادهتر میسازد. به علاوه، دیگر نیازی به پرداخت هزینههای اضافی بابت اشتباهات انبارداری و ارسال نادرست به مشتریان نامناسب نیست، زیرا کالاها به درستی و به موقع ارسال میشوند.
طراحی چیدمان (Layout Design): این موضوع در انبار برای هر کسب و کاری حیاتی است و باید با دقت و نظم بالایی انجام شود. سیستم مدیریت انبار (WMS) به شما این امکان را میدهد که طرح چیدمان انبارتان را به شکلی صحیح و کارآمد ترسیم کنید. این سیستم، قرارگیری کالاها در طرحبندی مورد نظر را با استفاده از یک تنظیم منطقی و الگوریتمیک، بهینه میسازد. عواملی مانند دسترسی، تقاضا و وزن در ایجاد این طرح سیستماتیک نقش دارند و به اجرای روان عملیات کمک میکنند و در نهایت، به دنبال یک روش یکپارچه برای مدیریت کالاها در انبار هستند تا به درستی جایگذاری شوند.
اطلاعات مدیریتی (Managerial Information): سیستم های مدیریت انبار (WMS) به عنوان یکی از اصول اساسی برای تقویت بنیانهای مدیریت انبار، با هدف فراهم آوردن بینشهای مولد و کاربردی طراحی شدهاند. یک WMS، که پایهای محکم در صنعت حمل و نقل و لجستیک است، مجموعهای از اطلاعات تجاری حیاتی را ارائه میدهد که میتواند به شکل گزارشهای جامع جمعآوری شود. این گزارشها برای مدیرانی که وظیفه مدیریت انبار را بر عهده دارند بسیار مهم هستند، زیرا به آنها کمک میکند تا جریان فعلی عملیات را تحلیل کرده و مواردی را که نیاز به توجه فوری دارند شناسایی کنند. یکی از اطلاعات مدیریتی کلیدی که توسط WMS ارائه میشود، دادههای مربوط به سفارشات مشتریان است. این دادهها مدیران انبار را قادر میسازند که برنامههای تجاری را به شکلی مؤثر پیشبینی کنند. همچنین، در زمان اتخاذ تصمیمات مهم متناسب با کلیت فریندهای زنجیره تامین، گزینههای خاصی را مشخص میکند.
بینش در زمان واقعی (Real-Time Insights): سیستم های مدیریت انبار (WMS)، به عنوان نرم افزارهای تخصصی طراحی شده برای ارائه اطلاعات حیاتی، برای کسب اطلاعات فوری و دقیق ضروری هستند. مدیران و ناظران قادرند با دادههایی که در لحظه و به صورت واقعی از سیستمهای مختلف WMS به دست میآید، ارزش قابل توجهی به کسب و کار خود اضافه کنند. فراتر از قابلیت پردازش موجودی در زمان واقعی، این سیستمها دقت کار را بالا میبرند که عامل مهمی در افزایش درآمد و کاهش هزینههای اضافی به شمار میرود. برای دستیابی به این مزایا، ضروری است که یک WMS مجهز به برنامههای سختافزاری و نرمافزاری پیشرفته ادغام شود.
مدیریت کار (Labor Management): از آنجایی که در انبار، بر تعداد متغیری از کارکنان کنترل و نظارت میشود، مدیریت کارکنان اهمیت ویژهای دارد. به عنوان یک رویکرد پیشرفته در مدیریت عملیات انبار، سیستم مدیریت انبار (WMS) قادر است عملکردهای متنوع کارکنان را رصد و نظارت کند. میتوان این موضوع را به عنوان یک شاخص کلیدی عملکرد مورد استفاده قرار داد که در مدیریت نیروی کار انبار بسیار مؤثر است. دسترسی به دادههای لحظهای در مورد کارایی و عملکرد کارکنان برای نظارت بر فریندهایی که بهدرستی در انبار اجرا میشوند، ضروری است. این امر به مدیریت انبار کمک میکند تا برنامههای تشویقی را برای افزایش بهرهوری کارکنان طراحی کرده و به این ترتیب، به طور مؤثری مشکلات مربوط به فرسودگی نیروی کار را حل کند.
در نهایت، اهمیت داشتن عملکردهای حیاتی در صنعت لجستیک و حملونقل بسیار حائز اهمیت است. نادیده گرفتن یک سیستم مدیریت انبار میتواند به ضرر بزرگی برای کسب و کار تبدیل شود. یک سیستم مدیریت انبار پیشرفته ممکن است هزینههای اولیه را افزایش دهد، اما قطعاً میتوان اطمینان داشت که این یک سرمایهگذاری ارزشمند برای کسبو کار است که در آینده، مسئولیت به حداکثر رساندن بازگشت سرمایه را بر عهده خواهد داشت.
گردش کار سیستم مدیریت انبار (WMS)
درک دقیق گردش کار در سیستم مدیریت انبار (WMS) برای بهینهسازی فرایندها و ارتقاء کارایی حائز اهمیت است. گردش کار استاندارد یک WMS شامل عملکردهای کلیدی زیر است:
- دریافت
- انتقال کالا به محل ذخیرهسازی
- ذخیرهسازی
- چیدن و بستهبندی
- حملونقل و کنترل کیفیت
- گزارشدهی
گردش کار در سیستم مدیریت انبار (WMS)
در ادامه هر کدام از این فرایندها را به تفصیل شرح دادهایم.
مرحله اول: دریافت (Receiving)
مرحله اول در سیستم مدیریت انبار، دریافت است. این مرحله اطمینان میدهد که کالاها به درستی از نظر کمیت، کیفیت، مکان و زمان دریافت شوند. برای افزایش کارایی این فرایند، یک سیستم مدیریت انبار پیشرفته کسبوکارها را قادر میسازد تا جزئیات مهم سفارش خرید، مانند تاریخ تحویل، تاریخ انقضا و اطلاعات فروشنده را ثبت کنند. پس از دریافت و تأیید کامل، یک یادداشت دریافت کالا (Goods Received Note) با به اختصار GRN صادر میشود و تأیید میکند که تمامی کالاها به درستی دریافت شدهاند.
مرحله اول در سیستم مدیریت انبار، دریافت (Receiving) است.
مرحله دوم: انتقال کالا به محل ذخیرهسازی (Putaway)
پس از اتمام فرایند دریافت، لازم است کالاها به مکانهایی مشخص برای ذخیرهسازی منتقل شوند. این فرایند، که به نام put away شناخته میشود، از اهمیت بالایی برخوردار است تا اطمینان حاصل شود که کالاها به شکل صحیح استفاده شده و از آسیبهای پرهزینه پیشگیری میشود. خوشبختانه، یک سیستم مدیریت انبار (WMS) که به درستی طراحی شده، میتواند به کسبوکارها کمک کند تا با ایجاد فرایندهای موقتی کارآمد، بهرهوری عملیاتی را افزایش دهند و از بروز مشکلات جلوگیری کنند.
مرحله دوم در سیستم مدیریت انبار انتقال کالا به محل ذخیرهسازی (Putaway) است.
مرحله سوم: ذخیرهسازی (Storage)
ذخیرهسازی، یکی از جنبههای حیاتی در هر کسب و کاری است که اطمینان از قرارگیری مناسب کالاها در انبار را فراهم میکند. هدف اصلی، افزایش حداکثری کارایی ذخیرهسازی، ضمن کاهش خطاها و جلوگیری از آسیب دیدن کالاها است. پرسش این است که چگونه میتوان به این هدف دست یافت؟ در اینجا است که مدیریت قفسهبندی یا مدیریت جانمایی کالا در انبار نقش خود را ایفا میکند. این فرایند شامل چیدمان استراتژیک کالاها بر روی قفسهها است تا استفاده بهینه از فضا را تضمین کند، خطاها را به حداقل برساند و از آسیب رسیدن به کالاها جلوگیری کند. با پیادهسازی صحیح این فرایند، کسب و کارها میتوانند فضای ذخیرهسازی خود را بهینه کرده و کارایی را افزایش دهند.
مرحله چهارم: چیدن و بستهبندی (Picking and Packing)
فرایندهای چیدن و بستهبندی، اجزای اساسی اجرای سفارشات هستند و بهینهسازی این مراحل میتواند به کاهش چشمگیر هزینهها منجر شود. با دریافت جزئیات سفارش، میتوان از طریق لیست انتخابی که توسط سیستم مدیریت انبار (WMS) تهیه شده، اطلاعات را به کارکنان انبار ارائه داد. این لیست، اطلاعات حیاتی مانند جزئیات سفارش، توضیحات کالاها، مکانهای قفسهبندی و اسکن بارکد را در اختیار کارکنان قرار میدهد.
کالاها توسط هندهلد که بارکد هر مورد را اسکن میکنند، از انبار انتخاب میشوند. پس از چیدن، اقلام به نحوی بستهبندی میشوند که احتمال آسیب در طول حمل و نقل به حداقل برسد. برچسبهای حمل و نقل تهیه و فاکتوری برای همراهی با سفارش صادر میشود.
مرحله چهارم در سیستم مدیریت انبار چیدن و بستهبندی (Picking and Packing) است.
مرحله پنجم: حمل و نقل و کنترل کیفیت (Shipping and Quality Control)
فرایند حملونقل و کنترل کیفیت (QC) نقطه پایانی برای سفر کالاها را مشخص میکند. این مرحله از اهمیت بالایی برخوردار است، چرا که تأثیر مستقیمی بر تجربه مشتری دارد. ارسال اشتباه محصولات به مشتریان میتواند به بازخوردهای منفی منجر شود. برای پیشگیری از چنین موقعیتهایی، انجام اقدامات QC دقیق، مانند تأیید سفارشات، بازرسی بستهبندی، اسکن بارکد، بررسی وزن و غیره ضروری است. با استفاده از نرم افزار WMS، این فرایندها نیز خودکارسازی شده و روند مسیریابی سفارشات را تسهیل میبخشد.
کاربران فناوری سیستم مدیریت انبار
کاربران سیستم مدیریت انبار (WMS) متنوع هستند و شامل طیف گستردهای از سازمانها و صنایع میشوند. این سیستمها میتوانند برای اندازههای مختلف سازمانی، از کسبوکارهای کوچک تا شرکتهای بزرگ چندملیتی، طراحی و پیادهسازی شوند. برخی از سازمانها ترجیح میدهند WMS خود را از پایه بسازند، در حالی که دیگران از راهحلهای ارائهشده توسط فروشندگان معتبر، به ویژه از طریق سروی های ابری، استفاده م کنند که امکان مقیاسپذیری و انعطافپذیری بیشتری را فراهم میآورد.
WMSها میتوانند برای پاسخگویی به نیازهای خاص هر سازمان طراحی یا پیکربندی شوند. به عنوان مثال، یک فروشنده تجارت الکترونیک ممکن است نیاز به ویژگیهای متفاوتی نسبت به یک خردهفروش سنتی داشته باشد. همچنین، WMS میتواند برای مدیریت انواع خاصی از کالاها، مانند محصولات ورزشی یا مواد غذایی، بهینهسازی شود تا بهترین عملکرد را در زمینههای مربوطه ارائه دهد. این انعطافپذیری باعث میشود که WMSها بتوانند به طور مؤثری در محیطهای مختلف کار کرده و به سازمانها کمک کنند تا فرایندهای انبارداری خود را بهینه سازند.
سیستم مدیریت انبار مبتنی بر ابر
WMSها، همراه با سایر سیستمهای سازمانی مانند ERP، ابتدا به عنوان سیستمهایی آغاز شدند که بر روی سرورهای داخلی سازمانها اجرا میشدند. این مدل در حال تغییر به سمت WMSهای مبتنی بر ابر است، زیرا سازمانها به تدریج مزایای اجرای سیستمها در فضای ابری را درک میکنند.
با WMSهای مبتنی بر ابر، فروشنده WMS یا ارائهدهنده خدمات ابری، مسئولیت میزبانی و مدیریت نرم افزار را بر عهده میگیرد. ارائهدهندگان خدمات مدیریتشده غیرابری (MSP) نیز ممکن است در پشتیبانی از WMSها نقش داشته باشند. این امر بار نصب، مدیریت و بهروز رسانی سیستم را از دوش بخش فناوری اطلاعات سازمان برمیدارد. کسبوکارهای کوچک و متوسط (SMB) از سهولت نصب و هزینههای پایینتری که WMSهای مبتنی بر ابر ارائه میدهند، استقبال میکنند. شرکتهای بزرگتر اغلب ترجیح میدهند WMSها را در محل خود مستقر سازند، زیرا به سیستمهای سفارشیسازی شدهای نیاز دارند که الزامات خاص صنعت خود را برآورده سازند و منابع لازم برای مدیریت نیازمندیهای فناوری اطلاعات را در اختیار دارند.
WMS و IoT
دادههای IoT میتواند در یک WMS ادغام شود تا به مدیریت مسیریابی کالاها از نقطه دریافت تا نقطه پایان کمک کنند. این یکپارچهسازی سازمانها را قادر میسازد تا زنجیرههای تامین مبتنی بر کشش را توسعه دهند، نه مبتنی بر فشار. زنجیرههای تامین مبتنی بر کشش توسط تقاضای مشتری هدایت میشوند که میتواند به سازمانها کمک کند تا انعطافپذیرتر و پاسخگوتر باشند، در حالی که پیشبینیهای تقاضای بلندمدت، سیستمهای مبتنی بر فشار را هدایت میکنند.
WMS و هوش مصنوعی
بررسیهای اخیر در سیستمهای WMS نشاندهنده افزایش عملکرد هوش مصنوعی (AI) است. این فناوری پیشرفته میتواند عملکرد ویژگیهایی را که در بخشهای قبلی توضیح داده شد، به طور قابلتوجهی بهبود بخشد. هوش مصنوعی با جمعآوری دادهها از سیستمهای دیگر مانند CRM یا سیستمهای پردازش سفارش، میتواند در یافتن محل دقیق کالاهای مورد نیاز، ارائه جزئیات مکانی برای انتخابکنندگان قطعات و ردیابی فرایند بستهبندی به مدیران انبار کمک کند.
علاوه بر پشتیبانی از عملیات انبار، هوش مصنوعی همچنین میتواند گزارشهای تحلیلی در مورد نحوه پیکربندی انبار تهیه کند، مکانهای بهینه جدیدی را برای کالاهای پر تقاضا پیشنهاد دهد، مدت زمان ذخیرهسازی کالاها قبل از ارسال را بررسی کند و حتی گزارشهای عملکرد و کارایی را برای کارکنان انبار فراهم آورد.
هنگام ارزیابی WMSهایی که از عناصر هوش مصنوعی بهره میبرند، مهم است که بفهمیم چه عملکردهایی از AI در دسترس هستند، چه کارهایی میتوانند انجام دهند و چه میزان از الزامات خاص کاربر را قبل از استقرار باید یاد بگیرند. ویژگیهای مولد هوش مصنوعی، مانند توابعی شبیه به ChatGPT برای گزارشنویسی و سایر فعالیتهای مرتبط با محتوا، به کالاها WMS افزوده میشوند. کاربران باید به طور مستمر نیازهای خود را بررسی کرده تا فرصتهایی را که AI میتواند ارزش افزوده ایجاد کند، شناسایی کنند.
مدیریت جانمایی کالا در انبار راهکاران
همانطور که در این مقاله اشاره شد انبار هسته اصلی زنجیره تامین بوده که مدیریت موثر عملیات باعث موفقیت و افزایش هرچه بیشتر درآمد شرکتها میشود. کسب اطلاعات دقیق و به هنگام از وضعیت موجودیها، به عنوان یک بخش حیاتی از زنجیره تأمین در هر سازمان محسوب میشود. در محیط انبار که تعداد کالاها و قفسهها زیاد باشد، پیدا کردن اقلام موردنظر انباردارها برای تحویل به واحدهای موردنیاز و انبارگردانی به سختی و با سرعت کم انجام خواهد شد.
نرم افزار انبارداری تحت وب همکاران سیستم، یک راهکار فرآیند محور در مدیریت موجودی کالا و انبار است که قابلیت انطباق با فرایندهای هر کسبوکار را دارد. این سیستم فعالیتهای مربوط به انبارداری را برای کاربران سادهتر کرده و در عین حال ارتباط میان فرآیندهای مختلف انبار را با انعطافپذیری بالاتری فراهم میکند. برای کسب اطلاعات بیشتر با ما در تماس باشید.
منابع
- techtarget.com
- safetyculture.com
- ithinklogistics.com
- unicommerce.com